社内調査の面談記録テンプレート（人事向け・無料）

人事の社内調査の面談記録テンプレートには8つの項目が必要です。案件情報、出席者とその理由、冒頭で読み上げる説明、質問ごとの面談対象者本人の言葉での回答、提示した資料、答えなかった質問、締めくくり、そして本人が確認して署名する供述書です。下の無料テンプレートをコピーしてください。紙でも使えます。

録音は任意です。正確な言葉を残したいなら、まず全員に知らせ、まず弁護士などの法務に相談してください。録音すると、後で誰が何を求められるかが変わるからです。私たちはAIノートテイカーを作っており、この記事の後半で、調査の場で私たちのツールがどこまで役立ち、どこには頼らないほうがよいかも書きます。

面談1回、1人につき1つの記録を作ります。表を選択してWord、Googleドキュメント、または案件管理システムに貼り付け、右の列を埋めてください。ファイル名には案件番号を入れ、申し立ての内容や人名は入れないでください。

イングランド、スコットランド、ウェールズの雇用主に助言する機関Acasは、調査担当者が最初に説明すべきことを挙げています。出席者とその理由、自分の役割、面談の目的、秘密保持の必要性、供述が調査報告書に使われうること、そして誰がそれを読むかです。どの国でもそのまま台本として使えます。

1. 出席者：「調査を担当する[氏名]です。[氏名]が記録を取ります」。同席者がいれば、その人と役割も伝えます。
2. この面談の性格：[テーマ]について事実を確認する面談で、今日は何も決定しません。
3. 内容：申し立ての内容をはっきり伝えます。証人には、尋ねたい出来事を伝えます。
4. 記録の方法：「書面でメモを取ります」。録音する場合はここで伝え、一人ずつ声に出して同意してもらいます。
5. 秘密保持：調査中に口外しないでほしいこと、そして調査への協力を理由とした報復を禁じる社内ルール。
6. 誰が読むか：供述は調査報告書に使われることがあり、[誰]が読みます。
7. 休憩：いつでも休憩を求められます。

質問1つにつき1行です。質問は尋ねたとおりに書き、続けて回答を書きます。回答が本人の言葉そのままなら「逐語」、あなたが言い換えたものなら「要旨」と印を付けます。

証人への面談の一部です。案件、人物、回答はすべて架空です。

1. オープンな質問をし、尋ねたとおりに書き留めます。誘導的な質問（「彼は怒鳴っていましたよね？」）は回答の価値を下げ、記録にもそれが残ります。
2. 回答はできるだけ本人の言葉で書き、言い換えた部分にはそうと分かる印を付けます。
3. 見たこと、聞いたことを書き、信用性や動機についての結論は書きません。
4. 沈黙、回答の拒否、休憩を時刻とともに記録します。
5. 提示した資料は名称と日付で特定し、後で版について争いが起きないようにします。
6. 面談1回に記録1つ。2人の回答を1つの記録にまとめてはいけません。
7. 記録はその日のうちに書き終え、時刻を添えて確定します。
8. 確定後は行を上書きしません。日付を付けた訂正をその下に追記します。

Acasは、証人の供述書は通常、面談メモに署名したものだとし、本人には内容が正確か確認できるよう、すぐに写しを渡すべきだとしています。すっきりした進め方は次のとおりです。

1. 1日以内にメモを清書し、返答の期限を添えて面談対象者に送ります。
2. 本人の修正は追記として受け取ります。元の行は残し、その横に本人の版を日付とともに置きます。
3. 本人がある行に異議を唱え、面談を録音していた場合は、署名の前にその箇所を一緒に聞きます。
4. 本人が署名しない場合は、その旨を日付と本人が述べた理由とともに記録します。
5. 3つの版をすべて保管します。あなたのメモ、本人の修正を反映した版、署名済みの供述書です。

テンプレートは録音なしで完結します。録音すれば正確な言葉が残りますが、その分の義務も増えます。録音を始める前に3つのことを確認してください。

• 社内ポリシー。AIノートテイカーに関する一部のポリシーは人事関連の会議を対象外にしています。私たち自身のポリシーテンプレートも、人事、評価、懲戒の会議を「録音しない」リストに入れ、例外は書面での承認が必要としています。
• 法務への相談。弁護士が調査を主導または助言している場合は、録音やAIツールを使う前に相談してください。米国の労働法事務所Littlerは、秘匿特権のある協議をベンダーと共有すると特権を失うおそれがあると警告し、法的助言を扱う場ではAIノートテイカーの使用を制限するよう勧めています。
• 合意。Acasによれば、組織は自社ポリシーが認め、本人が同意すれば面談を録音でき、録音の判断は全当事者の合意によるべきで、隠し録りは非違行為や信頼関係の破壊とみなされうるとしています。

ボットのいない録音は誰にも何も表示しないので、始める前に全員へ知らせるのはあなたの役目です。カリフォルニア州では、内密の会話を当事者全員の同意なく録音することは、対面でも電話でも犯罪です（刑法632条）。ドイツでは、他人の非公開の発言を無断で録音することは犯罪です（刑法典201条）。ルールは国や州によって異なるため、面談の参加者全員がいる場所のルールを確認してください。

メモは、話された内容をあなたの言葉でまとめたものです。録音とその文字起こしは本人の言葉をそのまま全部残します。この違いを重く見るルールがいくつかあります。

Relineの位置づけはこうです。Mac、Windows、Linux（ベータ）またはブラウザで、マイクとコンピューターの音声をローカルでキャプチャし、ボットは参加しません。文字起こし、AI、保存はクラウドで行われます。Relineは録音しながら文字起こしするため、別の録音機器で作ったファイルは文字起こしできません。録音は保存されるので、文字起こしのどの行でも再生ボタンを押して確認できます。

• 対面では全員が1つのマイクに入るため、頼れる話者の分離はありません。ベータ版の「共有マイク」（「このマイクを使う人」から選択）は声に番号を振り、名前は自分で付けます。これは推定で、誰が話したかの証拠にはなりません。発言を書き写す前に、必ず音声を聞いて確かめてください。
• あなたが1人でパソコンの前にいるビデオ通話なら、あなたの側（自分）と通話の側（相手）は別々の音声ストリームから届きます。面談対象者の側にいる同席者は、本人と一緒に「相手」に入ります。
• 面談対象者が署名する前に、異議のある行を一緒に再生して聞きます。
• 編集権限のある人は文字起こしの行の文言や話者名を変更したり、行を削除したりでき、Relineは以前の版を残さず、変更の記録も残しません。音声は録音したときのままです。訂正は日付を付けてノートに書き、ほかの人には閲覧権限だけを与えてください。
• 要約には出典がありませんので、AIの要約は供述書になりません。署名用に送らないでください。チャットの回答はノートや特定の瞬間を引用できるので、聞く前に該当箇所を探すのに役立ちます。
• アクセス：ノートは初期設定で非公開で、ワークスペースのロールだけでは何も閲覧できません。案件ごとにフォルダーをマイノートに作り、チームスペースには置かず、相手を名指しで共有してください。すべてのプランで、Relineは各ノートの共有、名前の変更、移動、復元などを記録しますが、誰が開いたかや文字起こしの変更は記録しません。あなたがワークスペースを離れると、クローズドとプライベートのチームスペース以外に残したノートは、ワークスペースのオーナーが開けるようになります。
• 保存期間：自動削除のスケジュールはないので、保存期間はチームで守るルールになります。ゴミ箱の「完全に削除」は、ノート、録音、文字起こしをすぐに削除します。ゴミ箱に残したものは30日で完全に削除されます。
• 書類：DPAを用意しています。SOC 2レポートとBAAはありません。
• 料金：1ユーザーあたり月15ドル。無料プランは文字起こし10時間、1録音あたり1時間です。

テンプレートはどちらにしても自由に使えます。録音する場合は、先に全員に知らせ、録音の冒頭で一人ずつ声に出して同意してもらってください。