AI議事録は誰が見られる？チーム単位で閲覧を制限する方法

はい、AI議事録は非公開に保ち、閲覧できる人をチーム単位で絞れます。ただし、ツールが会社全体より細かい単位でアクセスを管理できることが条件です。確認すべきは3点。ノートが非公開で作られること、チームごとに制限された場所があること、共有リンクがその境界で止まることです。Relineではワークスペースの役割だけでは何の権限も生まれず、チームごとのクローズドなチームスペースで、マネージャーは自分のチームだけを見られます。

AI議事録を誰が開けるかは、録音ボタンを押す前にツール側の設計で決まっています。初期設定で公開するツールは、会議が終わった瞬間に各ノートをワークスペース全体へ公開するか、リンクを持つ人なら誰でも開ける共有リンクを発行します。初期設定で非公開のツールは、あなた以外の誰かが開く前に明示的な付与を求めます。同じ録音でも、届く範囲がまったく違います。

すべてのノートが、ワークスペース全員が閲覧・検索できる共有ライブラリに入ります。誰もリンクを送る必要はありません。同僚が検索欄に名前を入れるだけで、あなたの1on1や営業担当の価格交渉の通話が表示されます。漏えいしたわけではありません。最初から誰でも届く状態で、誰も範囲を絞らなかっただけです。

会議が終わるとリンクが作られ、それを持つ人なら誰でも開けます。ログイン不要や有効期限なしの場合もあります。間違ったチャンネルに貼られたり、一度余計に転送されたりすれば、その場にいなかった人に非公開の会話が露出します。定例の進捗確認なら便利ですが、人事評価、人員削減の計画、商談の交渉ではリスクです。

これがセールスオプスの問いです。担当者が通話を記録し、そのマネージャーは見られるべきですが、隣のチームや他部署、好奇心のある管理者には見えるべきではありません。ツールの解決策は2通りあります。

• 階層ベースのアクセス。ツールに登録された報告ラインに沿ってアクセスが決まります。たとえばGongには権限プロファイルがあり、Callsの範囲を「Calls their direct and indirect reports participated in」に設定できます。基準はGong内で定義した会社の階層です。組織図が整った大規模な営業組織に向いていますが、ツール内の報告ラインが古いと、気づかないうちにずれます。
• スペースベースのアクセス。チームごとに制限された専用の場所で作業し、メンバーかどうかで見える範囲が決まります。Relineはこの方式です。組織図は同期しないため、アクセスは「信頼するしかない階層」ではなく「読めるメンバー一覧」です。

出典：Gongの権限設定（help.gong.io/docs/available-permission-settings、2026年10月22日に確認）。

• ワークスペースの役割だけでは何も付与されません。オーナー、管理者、メンバーであっても、共有されていないノートやフォルダを開くことも、検索することも、存在を知ることもできません。
• 新しいノートは、共有するか、共有フォルダやチームスペースの中で作成する（または移動する）までは、あなただけのものです。
• チームスペースのメンバーは、そのチームスペースのノートを編集できます。クローズドとプライベートのチームスペースは招待制で、ワークスペースのオーナーや管理者を含め、メンバー以外はアクセスできません。
• オープンなチームスペースだけが広い入口です。ワークスペースのメンバーなら誰でも内容を編集できますが、オーナーと管理者には黙ってアクセスする権限はありません。1チームに留めたい通話は、オープンなチームスペースに置かないでください。
• 権限は明示的で、範囲に紐づきます。特定の人、チームスペース、ワークスペース全体のいずれかに、閲覧・編集・フルアクセスのいずれかを付与します。
• 例外が1つあります。作業が失われないよう、ノートの作成者がワークスペースを離れた場合、その人がクローズドとプライベートのチームスペース以外に残したノートは、ワークスペースのオーナー（管理者は対象外）が開けるようになります。

非公開のノートが外へ出ていく経路の多くはリンクです。リンクは文脈を持たずに移動するからです。想定すべきリスクは4つあります。

• 転送。「リンクを知っている全員」のURLを持つ人は、それを誰にでも渡せます。次に受け取る人はあなたと何の関係もなくて構いません。
• 期限切れがない。1回の会議のために作ったリンクが、誰かが無効にしない限り何か月も使え続けることがあります。
• 編集リンク。編集を許可するリンクは、会議の外にいる人が、後であなたが頼りにする記録を書き換えられる状態を作ります。
• チーム体制の変更を越えて残るリンク。チームの場所がオープンだった頃にリンクで共有したノートが、締めた後も開けるままになることがあります。

それぞれに対するRelineの安全策：

• リンクの対象を選べます。リンクを持つ全員か、そのノートに招待された人だけか。
• リンクで開けるのはそのページだけです。リンクを持っていてもアクセス一覧に追加されることはなく、他に誰がアクセスできるかも見えず、共有設定も変更できません。
• クローズドまたはプライベートのチームスペースでは、「リンクを知っている全員」のアクセスは無効として扱われます。チームスペースを再びオープンにすると、リンクは元どおり使えます。
• Webリンクを作っても、Reline内のサイドバー、フィード、検索にそのノートが表示されることはありません。リンクはいつでも無効にできます。

権限は範囲ごとに付くため、会話の性質に合わせて見える範囲を分けられます。よくあるのは、要点とアクションアイテムはチームのノートやSlackでチームに共有し、録音と全文の文字起こしを含む会議ノート自体は、通話に参加した人だけに共有したままにするやり方です。チームは結論を受け取り、編集前の元データはその場の参加者の手元に残ります。

1. ノートの共有パネルを開き、アクセス一覧を確認します。すべての人、チームスペース、ワークスペースへの付与が、レベル付きで表示されます。
2. ノートの置き場所を確認します。フォルダやチームスペースの中にあれば、そのフォルダにアクセスできる人やチームスペースのメンバーも開けます。メンバー一覧と、チームスペースがオープン、クローズド、プライベートのどれかを確認しましょう。
3. Webリンクを確認します。有効か、全員向けか招待者だけ向けか。不要なら無効にします。

• ボットなしで記録。Relineはマイクとシステム音声をあなたのデバイスで録音し、録音ボットは会議に参加しません。そのため、参加者への告知と同意取得はあなたが行います。文字起こしはクラウドで60以上の言語に対応し、会議データが第三者のAIモデルの学習に使われることはありません。
• 確かめられる記録。AI要約は全文の文字起こしと録音の隣にあり、文字起こしの各行に再生ボタンがあります。Relineのチャットに質問すると、回答がその場面をタイムスタンプ付きで示し、その場で再生できます。
• Enterpriseでは組織全体の管理が加わります。ワークスペースの監査ログ、組織全体のポリシーロック、DPAにより、セキュリティ体制を保つだけでなく証明する必要があるチームに対応します。

1on1、人事評価、採用面接、商談を扱うチームにとって、ノートツールの初期設定の公開範囲は、ITだけでなく人と信頼に関わる判断です。

安全な状態が初期設定になっているツールを選びましょう。Relineでは、すべてのノートが非公開から始まり、アクセスを開くことが意図を必要とする操作です。