AI議事録の社内ルール：50〜200人企業向けテンプレート

はい、50〜200人の会社でもAI議事録ツールは許可できます。条件は、1人が決定の責任者になり、6つの管理策を整えることです。承認ツールを1つに絞る、録音の告知ルール、機微な会議の除外、既定で非公開のアクセス、実行できる保存ルール、データを学習に使わないと定めたDPAの締結です。以下で、誰が決めるか、1枚のルール、1週間の展開を説明します。

今、使ってよいのか誰も知らないなら、正直な答えは「未決定」です。そして未決定とは、たいてい個人アカウントや無料ツールが、見えないところですでに使われているということです。このページはセキュリティ専任チームのない会社向けの短縮版です。ベンダー審査の全項目（SSO、SCIM、監査ログ、Slackのスコープ、データの保管場所）はIT管理者向けチェックリストを使ってください。ここでは繰り返しません。RelineはAI議事録ツールを作っているため、触れる箇所では、できることとできないことをはっきり書きます。

委員会ではなく、責任者を1人決めます。この規模では、ツールを運用するIT担当の責任者か、管理部門・オペレーションの責任者が一般的です。責任者がルールを書き、3つの承認を集めます。どれも短い確認で、プロジェクトにはなりません。

経営陣は最終版を一度だけ承認します。その後は責任者が6か月ごと、またはツールを変えるたびに見直します。

AI議事録ツールに慎重なIT担当者が心配するのは、たいてい4つです。誰も招待していないbot、録音すべきでない会議の録音、広く共有されすぎたメモ、会議データが行くべきでない場所に流れること。次の6つの管理策で4つすべてに対応できます。営業担当の「はい」ではなく、試用ワークスペースでの証拠を求めてください。

この規模で後回しにできるもの：SSO、自動プロビジョニング解除（SCIM）、監査ログ、SOC 2レポート。成長とともに重要になります。それぞれの確認方法はIT管理者向けチェックリストにあります。

社内規程やハンドブックに貼り付け、［ ］を埋めて、1枚に収めてください。各条項は6つの管理策のどれか1つに対応しています。

会議におけるAI議事録ツール利用ルール。責任者：［氏名・役職］。施行日：［日付］。次回見直し：［日付＋6か月］。会社の会議を録音、文字起こし、要約するすべての人に適用します。

1. 承認ツール。会社の会議の録音、文字起こし、要約には、会社アカウントで［ツール名］だけを使用します。個人アカウント、ブラウザ拡張機能、無料の文字起こしアプリ、その他の議事録botは会社の会議では使用禁止です。新しいツールは使う前に［責任者］の確認を受けてください。
2. 告知。録音する場合は会議の冒頭で伝え、可能であれば招待にも記載します。社外の参加者には録音前に確認します。誰かが反対したら録音を止め、手でメモを取ります。
3. 録音しない会議。人事・評価・懲戒の面談、法務や秘匿特権に関わる協議、セキュリティインシデント、M&Aなど未公表の財務情報、健康情報やその他の規制対象の個人データを扱う会議。例外には［法務または責任者］の書面承認が必要です。
4. アクセスと共有。メモは既定で非公開です。各メモは必要な人とだけ共有します。［責任者］の承認なしに会議メモの公開リンクを作成しません。退職者が出た場合は［その上長］がメモを引き継ぎ、［責任者］が最終出社日にアクセスを削除します。
5. 保存。録音と文字起こしは［N］日、会議メモは［N］か月保存し、その後削除します。文書化された訴訟ホールドや業務上の理由がある場合を除きます。［責任者］は［毎月または四半期ごと］に削除状況を確認します。
6. データの取り扱い。承認ツールはDPAを締結済みで、当社の会議をAIモデルの学習に使わないものに限ります。会議の内容を未承認のAIツールに貼り付けません。文字起こしは会話そのものと同じく機密として扱います。

質問は［責任者］へ。このルールへの違反は、他の利用規程違反と同じように扱います。

1. 1日目：責任者を決め、すでに使われているものを把握します。チームのチャットでどの議事録ツールを使っているか聞き、カレンダー招待にbotの参加者がいないか確認し、Google Workspace または Microsoft 365 の管理コンソールでアクセス権を持つAIアプリを一覧にします。
2. 2日目：3〜5人の協力者と1〜2個のツールを試用します。6つの管理策で採点し、証拠を残します。共有設定のスクリーンショット、DPA、削除テストの結果です。
3. 3日目：承認を集めます。法務・個人情報の担当が告知の文面とDPAを、人事が録音しない会議の一覧を確認し、労働者代表がいれば説明します。
4. 4日目：誰かが録音する前に設定します。共有の既定値を決め、ツールが対応していれば公開リンクを無効にし、削除の手順を書き、社外向け招待テンプレートに録音の告知を1行加えます。
5. 5日目：告知して切り替えます。下のメッセージを送り、承認ツールの席を購入し、未承認のbotとアプリ権限を削除し、6か月後の見直しを責任者のカレンダーに入れます。

6つの管理策は、当社を含むどのベンダーにも使えます。Relineが今できること、できないことは次のとおりです。

全社導入の料金：Freeは0ドル（月10時間の文字起こし）。Professionalは1ユーザーあたり月15ドル、年払いなら月12ドルで、録音と文字起こしは無制限です。Enterpriseは1ユーザーあたり月32ドル、年払いなら月26ドルで、SSO、監査ログ、ポリシーロック、個別のDPAとMSAが加わります。