AI議事録ツールは面接の文字起こしを自動削除できる？

できるツールはありますが、調べた範囲で「ポジションが埋まったら削除」できるものはありません。Fellow、Fireflies、Otter、Granola、Tactiq、Ashbyは、録音や文字起こしを一定期間後に削除でき、多くはEnterpriseプラン限定です。採用期間と法定の最低保管期間をカバーする期間を設定するか、採用が決まった日に手動で削除しましょう。

AI議事録ツールの保存設定は、採用パイプラインではなく時計で動きます。会議の日から（Tactiqの場合は文字起こしの最終編集日から）日数を数え、期限が来たら削除します。ツールは求人がいつ締め切られたかを知りません。その情報はATS（採用管理システム）にあり、今回読んだヘルプページのどれも両者の連携を説明していません。

現実的な選択肢は2つです。最も長い採用期間と法定の最低保管期間をカバーできる長さの期間を設定し、一部のデータが求人終了後も残ることを受け入れる。あるいは、求人ごとに面接をまとめておき、採用が決まった日に手動で削除する。両方を組み合わせることもできます。長めの自動削除を安全網にし、締め切り時に手動で削除する方法です。

2026年10月22日時点で、各社のヘルプページに書かれている内容です。多くはEnterprise向けの機能で、アプリ内ではなく提供元のチームが設定するものもあります。

期間そのものより大事な点が3つあります。対象範囲：Granolaは文字起こしを消してもノートは残し、Fellowは元の録画より先にAIノートを消すことはありません。Otterは、文字起こしが消えると要約を再生成できなくなると注意しています。タイミング：Firefliesの自動削除は今後の会議にしか適用されませんが、Fellowは設定を保存してから1時間以内に、警告なしで既存の対象データを削除します。GranolaのEnterprise方針も、有効化した時点で古い文字起こしを削除します。猶予期間：Tactiqはアーカイブした文字起こしを30日間保持してから完全に削除します。

面接データの保管は、2つの方向に引っ張られます。個人情報保護法は、必要以上に長く個人データを持たないよう求めます。労働法、特に米国の法律は、採用記録を一定期間残すよう求めます。よいポリシーは、データの種類ごとに両方を満たします。

GDPR第5条1項(e)は、個人データを本人が識別できる形で保存するのは目的に必要な期間に限るとしています。採用面接の録音、文字起こし、AIノートは個人データです。候補者は第17条に基づき削除を求めることもでき、法的な保存義務などの例外がない限り、1か月以内に対応する必要があります。

フランスのデータ保護機関CNILは、採用ガイドで具体的な目安を示しています。不採用の候補者は採用終了から最長3か月、タレントプールは最後の連絡から最長2年（同意、または明確な通知と簡単に拒否できる方法が必要）、証拠のための保管は決定から最長5年です。面接の音声や動画については、具体的な理由がない限り保存は必要とは考えにくく、採用決定を超えて保存する必要はないとしています。

米国連邦法には、面接データをいつまでに削除せよという一般的な期限はありません。定めているのは主に下限です。Title VIIとADAの対象となる雇用主は、応募書類その他の採用関連記録を、記録の作成日か人事上の決定日の遅い方から1年間保管しなければなりません（29 CFR 1602.14）。ADEAでも応募書類の保管は1年です（29 CFR 1627.3）。従業員150人以上で15万ドル以上の契約を持つ連邦政府の請負業者は2年間です（41 CFR 60-1.12）。

差別の申し立てや訴訟が起きた場合は、最終的に決着するまで関連する人事記録をすべて保管する必要があり、同じ職に応募した他の候補者の記録も含まれることがあります。これがリーガルホールドで、どの自動削除よりも優先されます。AIの文字起こしが保管義務のある採用記録に当たるかは、法務担当に確認すべき問題です。両方の目的を満たす一つの方法は、書面の評価は必要な期間保管し、生の録音は早めに削除することです。

ポジションが埋まった日（または採用なしで締め切った日）を起点にし、データの種類ごとに別の時計を持たせましょう。この表はルールではなく、法務担当と調整するための出発点です。

ツールに自動削除がない、または自社にないプランの機能である場合でも、書面にして担当者を決めておけば手動の運用で回せます。

1. ルールを書く。データの種類ごとに1行：何を、採用決定から何日後に、誰が削除するか。同じ内容を候補者への通知にも書きます。
2. 求人ごとに保存場所を1つにする。1つの求人の面接はすべて1つのフォルダに入れ、締め切りの作業を検索ではなく1回の削除にします。
3. 先に判断記録を移す。削除の前に、評価基準に基づいた書面の評価がATSに入っていることを確認します。
4. 保留の有無を確認する。苦情、申し立て、訴訟、候補者からの未処理の請求があれば、そのデータの削除は止めます。
5. 元データを消し、次にゴミ箱を空にする。録音、文字起こし、AIノートを削除し、ゴミ箱を空にするか保持期間が過ぎるのを待ちます。多くのツールは削除したデータをしばらく保持します。
6. コピーを追いかける。共有リンク、ダウンロードしたファイル、メールやSlackに貼った要約、Notionやドライブへのエクスポートは、元データを消しても消えません。
7. 記録を残す。日付、求人、削除したもの、実施者。後で問われても、ポリシーどおりに運用したことを示せます。

Relineはボットなしで面接を録音します。音声はあなたのパソコンで取り込まれ、その後クラウドで文字起こしされ保存されます。録音の前に候補者へ伝えることは変わりません。計画を立てられるよう、削除の仕組みを正確に説明します。

• 自動削除のスケジュールはありません。管理者が「90日後に録音を削除」のようなワークスペース全体のルールを設定することはできません。ツール側で削除を強制したい場合は、上の表のツールを選ぶか、手動の運用を行ってください。
• ゴミ箱は30日で自動削除。削除したノートやフォルダはゴミ箱に入り、そこに残ったものは30日後に自動で完全に削除されます。
• 「完全に削除」で即時に削除。ゴミ箱で「完全に削除」を選ぶと、ノートは録音、文字起こし、チャットが質問に答えるためのインデックスとともにすぐ削除されます。録音だけを削除する専用ボタンはありません。
• 求人ごとに1フォルダ。フォルダを完全に削除すると中身もすべて削除されるので、1つの求人の面接を1回の操作で消せます。
• 作成者かオーナーのみ。ノートを完全に削除できるのは、ノートの作成者かワークスペースのオーナーだけです。ワークスペース管理者がメンバーのノートを完全に削除することはできません。
• 既定で非公開。削除するまで、面接のノートはアクセス権を与えた人にしか見えません。

ATSに貼り付けた要約、Slackのメッセージ、Notionへのエクスポートなど、Relineの外に作ったコピーは、それぞれのツールの保存ルールに従います。

• 正確に何が削除されるか：音声、動画、文字起こし、AIノート、要約、クリップ、検索やチャットのインデックス。
• 何を起点に期間を数えるか：会議の日、最終編集日、それ以外。
• 新しいルールは既存のデータにも適用されるか、今後の会議だけか。
• ゴミ箱やアーカイブの期間はあるか、バックアップには削除済みデータがどれだけ残るか。
• 管理者が全員に一律のルールを強制できるか、ユーザーごとに変更できるか。
• リーガルホールドのために削除を一時停止できるか。
• どのプランに含まれるか、アプリ内で設定するのか提供元のチームが設定するのか。

調べた範囲で、ポジションが埋まったことを知っているAI議事録ツールはありません。適切なプランなら、期間指定で削除できるツールはいくつかあります。安全なのは、データの種類ごとの書面ルール、ツールが対応していれば期間ベースの自動削除という安全網、そして書面の評価をATSに移したうえで締め切り日に行う手動削除の組み合わせです。