Benachrichtigen Zoom, Meet und Teams beim Aufzeichnen?

Ja, bei ihren eigenen Funktionen. Zoom, Google Meet und Microsoft Teams informieren alle Teilnehmenden, wenn die eingebaute Aufzeichnung oder Transkription startet, und die meisten KI-Notizfunktionen zeigen ein Symbol oder einen Hinweis. Wer nur für sich Untertitel einschaltet, löst keine Meldung aus, und eine Möglichkeit, einen Bildschirm- oder Audiorekorder auf dem Computer einer Person zu erkennen, dokumentiert keine der Plattformen.

Genau deshalb zählt die Einwilligung dort am meisten, wo die Plattform schweigt. Wenn nichts auf dem Bildschirm sagt, dass aufgezeichnet wird, muss es die aufzeichnende Person sagen.

Die eigene Meet-Aufzeichnung schon. Laut Google erhalten Teilnehmende eine Benachrichtigung, wenn die Aufzeichnung beginnt oder endet, auch Personen außerhalb Ihrer Organisation sowie Telefon- und App-Nutzer, die informiert werden, sie aber nicht steuern können. Hat der Host die automatische Aufzeichnung eingestellt, sehen Beitretende eine Warnung auf dem Bildschirm.

Ein Bildschirmrekorder außerhalb von Meet nicht. Das Aufnahmewerkzeug Ihres Computers, eine Browsererweiterung oder eine Desktop-App läuft außerhalb des Calls, und Google dokumentiert keinen Weg, wie Meet das erkennen oder jemandem melden könnte.

• Transkripte: Sind sie aktiv, erscheint oben rechts für alle ein Transkript-Symbol. Das Transkript landet in Google Drive der organisierenden Person.
• Untertitel: Laut Google-Hilfe werden Live-Untertitel nur für Sie eingeschaltet. Niemand sonst wird informiert, und es entsteht keine gespeicherte Datei.
• Gemini „Mach Notizen für mich“: Meet informiert alle Teilnehmenden und zeigt auf jedem Bildschirm ein Stiftsymbol. Sind Screenshots aktiv, weist eine Meldung darauf hin.
• Einwilligungsabfrage: Ein Workspace-Admin kann für Aufzeichnung, Transkripte und Notizen eine ausdrückliche Einwilligung verlangen. Dann wählen alle „Starten“, „Teilnehmen“, „Weiter“ oder „Verlassen“. Laut Google ist diese Einstellung standardmäßig aus.

Ja. Laut Microsoft sehen alle Teilnehmenden eine Benachrichtigung, dass die Besprechung transkribiert wird. Für die Aufzeichnung gilt dasselbe: Beim Start werden alle in der Teams-Desktop-, Web- und Mobil-App benachrichtigt. Standardmäßig können die organisierende Person und Personen derselben Organisation beides starten; Gäste, Personen anderer Organisationen und anonyme Nutzer nicht.

Admins können weiter gehen, mit der Richtlinie „Require participant agreement for recording and transcription“. Sie ist standardmäßig aus. Ist sie an und startet jemand Aufzeichnung oder Transkription, werden alle anderen stummgeschaltet, Kamera und Bildschirmfreigabe aus, und jede Person muss mit Ja oder Nein antworten, bevor sie Mikrofon, Kamera oder Bildschirmfreigabe einschalten kann. Ein Nein bedeutet einen Nur-Ansehen-Platz. Jede Antwort steht im Anwesenheitsbericht.

• Live-Untertitel sind eine persönliche Ansicht. Laut Microsoft sind sie nur für Sie sichtbar, Teams speichert sie nicht, und die Untertiteldaten werden nach der Besprechung gelöscht.
• Copilot mit der Option „Während und nach der Besprechung“ braucht die Transkription, also sehen alle den Transkriptionshinweis.
• Copilot mit „Nur während der Besprechung“ arbeitet ohne Transkript. Microsofts Hilfe beschreibt in diesem Modus keinen Bildschirmhinweis für andere; telefonisch Eingewählte hören eine Ansage, wenn Copilot ihren Ton zu verarbeiten beginnt oder aufhört. Eingaben und Antworten können trotzdem für Compliance-Zwecke aufbewahrt werden.

Zoom sagt, es benachrichtige Teilnehmende immer, wenn eine Besprechung aufgezeichnet wird. In der Desktop- oder Mobil-App erscheint ein Einwilligungs-Pop-up: OK zum Bleiben oder Verlassen. Telefon-Teilnehmende hören eine Sprachansage, die sich nicht abschalten lässt. Konten mit 100 oder mehr Lizenzen können das Pop-up für interne Teilnehmende ausblenden, Gäste sehen es immer. Für Zooms lokale Aufzeichnung brauchen Teilnehmende ohnehin die Erlaubnis des Hosts.

• Untertitel: Alle können sie einschalten, sofern der Host sie nicht einschränkt; sind sie eingeschränkt, geht Ihre Anfrage zum Einschalten an den Host. Anzeigeeinstellungen sind nur für Sie sichtbar. Zooms Untertitel-Seiten beschreiben keinen Hinweis an andere, und der Host kann Untertitel für alle abschalten.
• AI Companion: Ist Besprechungszusammenfassung oder Besprechungsfragen aktiv, leuchtet laut Zoom oben rechts ein KI-Symbol auf; beim Darüberfahren sieht man, welche Funktionen laufen. Admins können eine ausdrückliche Einwilligung verlangen; dann treten alle mit Mikrofon und Kamera aus bei, bis sie den Hinweis annehmen.
• My Notes: Alle sehen ein Banner, dass transkribiert wird, ein Transkriptionssymbol erscheint, und die nutzende Person bekommt in der Teilnehmerliste ein Stiftsymbol.

Was Zoom nicht sieht: andere Software. Zooms Hilfeseiten beschreiben Hinweise nur für Zooms eigene Funktionen. In einer Antwort von 2022 im Zoom-Community-Forum schrieb ein Zoom-Mitarbeiter, Zoom erkenne nur Aufnahmen mit Zoom, nicht mit Aufnahmesoftware von Drittanbietern; es geht also keine Meldung raus, wenn jemand mit einem anderen Tool aufzeichnet. Das ist ein Forenbeitrag, keine offizielle Dokumentation. Zooms Wasserzeichen helfen, eine geleakte Aufnahme im Nachhinein zuzuordnen; im Moment warnen sie niemanden.

Bots wie Otter, Fireflies oder Read.ai treten als Teilnehmende bei, alle sehen sie also in der Liste, und viele schreiben in den Chat, dass sie aufzeichnen. Diese Sichtbarkeit ist der einzige Hinweis der Plattform. In Teams können erkannte Bots zusätzlich im Wartebereich landen, bis jemand sie zulässt. Wer sie lieber draußen hält, findet die Schritte in unserem Leitfaden zum Blockieren von KI-Notetakern.

Nein. Jede Plattform kündigt ihre eigenen Funktionen an und zeigt die Teilnehmenden im Call. Ein Bildschirmrekorder, ein Audiorekorder, eine bot-freie Notetaker-App auf dem Laptop oder ein Handy auf dem Tisch nimmt auf, was aus Ihren Lautsprechern kommt, und keine der drei Plattformen dokumentiert eine Möglichkeit, das zu erkennen oder anzukündigen.

Falls Sie Untertitel ohne Meeting-Bot suchen: Jede Plattform hat sie schon eingebaut. Untertitel in Zoom, Meet und Teams brauchen keinen Bot, erscheinen nur auf Ihrem Bildschirm und benachrichtigen niemanden. Der Haken: Sie verschwinden. Teams speichert Untertitel nicht, und Meet-Untertitel sind eine Live-Ansicht, keine Datei.

Für Text, den Sie behalten können, gibt es zwei ehrliche Wege. Schalten Sie die Transkription der Plattform ein, die alle informiert, oder nutzen Sie einen Notetaker, der auf Ihrem eigenen Gerät aufzeichnet und niemanden informiert; dann sagen Sie es selbst.

1. In der Einladung: „Wir zeichnen diesen Call für Notizen auf und transkribieren ihn. Sagen Sie Bescheid, wenn Sie das nicht möchten.“
2. Zu Beginn: „Bevor wir starten: Ich zeichne den Ton auf meinem Computer für Notizen und ein Transkript auf. Ist das für alle in Ordnung?“
3. Im Chat, damit Nachzügler es sehen: „Hinweis: Dieser Call wird für Notizen aufgezeichnet.“
4. Sagt jemand Nein, stoppen Sie die Aufnahme und schreiben von Hand mit. Fragen Sie beim nächsten Mal erneut, statt es vorauszusetzen.

Weitere Formulierungen für Kunden, Interviews und interne Calls finden Sie in unserem Leitfaden mit Einwilligungsskripten.

Reline ist ein Notetaker ohne Bot. Es zeichnet Ihr Mikrofon und den Ton Ihres Computers auf, in der Desktop-App für macOS, Windows und Linux (Beta) oder im Browser, sodass nichts dem Call beitritt und Zoom, Meet und Teams keinen Hinweis zeigen. Reline kündigt sich auch selbst nicht an, das Informieren liegt also bei Ihnen. Transkription und Zusammenfassung laufen in der Cloud, nicht auf Ihrem Gerät.

• Google Meet Help, "Record a video meeting": support.google.com/meet/answer/9308681
• Google Meet Help, "Use Transcripts with Google Meet": support.google.com/meet/answer/12849897
• Google Meet Help, "Use live captions in Google Meet": support.google.com/meet/answer/15077804
• Google Meet Help, "Take notes for me in Google Meet": support.google.com/meet/answer/14754931
• Microsoft Support, "Record a meeting in Microsoft Teams": support.microsoft.com
• Microsoft Support, "View live transcription in Microsoft Teams meetings": support.microsoft.com
• Microsoft Support, "Use live captions in Microsoft Teams meetings" and "Live captions in Microsoft Teams Free": support.microsoft.com
• Microsoft Support, "Use Copilot in Microsoft Teams meetings" and "Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call": support.microsoft.com
• Microsoft Support, "Prevent screen captures in Microsoft Teams meetings": support.microsoft.com
• Microsoft Learn, "Manage participant agreement for recording and transcription": learn.microsoft.com/microsoftteams/participant-agreement-recording-transcription
• Microsoft 365 Message Center, MC1260709 (Copilot PSTN audio announcements) and MC1459141 (external bot access policy for meetings)
• Zoom Support, "Modifying recording notification prompts" (KB0068228) and "Providing consent to be recorded" (KB0059819): support.zoom.com
• Zoom Support, "Viewing captions in a meeting or webinar" (KB0059762) and "Managing automated captions as the host of a meeting or webinar" (KB0062813): support.zoom.com
• Zoom Support, "Configuring the custom message for AI" (KB0082011): support.zoom.com
• Zoom AI whitepaper, "User Transparency and Notice": library.zoom.com
• Zoom Community, a 2022 answer by a Zoom employee on third-party recording software (a forum post, not official documentation): community.zoom.com