Teams-Besprechung als Gast aufzeichnen: So geht es (2026)

Als Gast können Sie in Teams keine Aufnahme starten: Microsoft sperrt das für Gäste, Personen aus anderen Organisationen und anonyme Teilnehmende. Bitten Sie den Organisator oder jemanden aus seiner Organisation, aufzuzeichnen und die Datei mit Ihnen zu teilen. Stimmt er stattdessen Notizen zu, nimmt Reline Ihr Mikrofon und den Besprechungston auf Ihrem Computer auf, ohne Bot.

Die Regel von Microsoft ist eindeutig: Wer eine Aufnahme starten oder beenden will, darf kein Gast sein und nicht aus einer anderen Organisation kommen. Diese Regel steht neben den Anforderungen an Lizenz, IT-Admin und Cloud-Aufzeichnungsrichtlinie, sie zu erfüllen hilft einem Gast also nicht. Auch das Einverständnis des Organisators wird nicht als Ausnahme genannt: Die einzige Ausnahme auf den Aufzeichnungsseiten von Microsoft ist die Compliance-Aufzeichnung über Drittanbieter, ein System, das die Admins der Organisation des externen Teilnehmers betreiben, keine Taste für Sie.

Welcher Fall auf Sie zutrifft, zeigt das Schloss-Symbol an der Aufnahme-Funktion: Fahren Sie mit der Maus darüber. Steht im Tooltip, dass nur Personen aus dieser Organisation aufzeichnen können, sind Sie anonym dabei oder gehören zu einer anderen Organisation als der Organisator. Microsoft nennt dafür zwei Lösungen: sich mit einem authentifizierten Konto anmelden, oder eine Person aus der Organisation des Organisators bitten, die Aufnahme zu starten und nach der Besprechung zu teilen. Die anderen Tipps, etwa Referent oder Mitorganisator zu werden, gehören zu anderen Meldungen.

Nur auf diesem Weg erhalten Sie Video und geteilte Bildschirme, mit einem Hinweis, den alle sehen. Der Organisator muss nicht einmal dabei sein: Jede Person aus seiner Organisation, deren Lizenz, Richtlinie und Besprechungsoptionen es erlauben, kann die Aufnahme starten.

1. Fragen Sie vor der Besprechung, per E-Mail oder im Chat. Sagen Sie, wofür Sie die Aufnahme brauchen und wer sie sehen wird.
2. Der Organisator oder eine Kollegin wählt zu Beginn Weitere Aktionen und dann Aufzeichnen. Alle erhalten in ihrer Teams-App einen Hinweis.
3. Bei einer normalen Besprechung landet die Datei im OneDrive des Organisators. Eingeladene aus der Organisation erhalten automatisch einen Link. Externe nicht: Der Organisator oder ein Mitorganisator muss Sie zur Freigabeliste der Datei hinzufügen.
4. Öffnen Sie sie bald nach der Besprechung, denn der Admin auf der anderen Seite legt fest, wann Aufnahmen ablaufen.

Mehrere Einstellungen entscheiden, ob eine Besprechung überhaupt aufgezeichnet werden kann. Keine davon gibt einem Gast die Aufnahme-Funktion, aber sie zeigen Ihnen, was der Organisator oder sein Unternehmen möchte:

• Die Besprechungsrichtlinie: Ein Admin schaltet die Aufnahme ein oder aus, und sowohl der Organisator als auch die Person, die aufzeichnet, brauchen sie.
• Wer aufzeichnen und transkribieren darf: In den Besprechungsoptionen kann ein Organisator mit Teams Premium oder einer Copilot-Lizenz das auf Organisatoren und Mitorganisatoren beschränken oder ganz abschalten.
• Die Copilot-Option: Schaltet der Organisator Copilot aus, sind auch Aufnahme und Transkription aus.
• Ausdrückliche Zustimmung: Ein Admin kann verlangen, dass Teilnehmende zustimmen, bevor sie aufgezeichnet oder transkribiert werden.
• Der Schutz vor Bildschirmaufnahmen: Ein Organisator mit Teams Premium kann ihn einschalten. In der Teams-App für Windows zeigen Screenshots dann ein schwarzes Rechteck um das Besprechungsfenster, und die meisten Aufnahme-Apps von Drittanbietern sind blockiert. In der Teams-App für Mac und im Web gibt es dann nur Audio.

Ist die Aufnahme für alle abgeschaltet oder sind Bildschirmaufnahmen blockiert, verstehen Sie das als Antwort des Organisators. Fragen Sie, bevor Sie irgendetwas aufnehmen, mit welchem Tool auch immer.

Die Bordmittel Ihres Computers prüfen nicht, wer in Teams aufzeichnen darf, haben aber eigene Grenzen und zeigen in der Besprechung keinen Hinweis. Nutzen Sie sie erst, wenn alle zugestimmt haben.

Stimmt der Organisator Notizen statt einer Teams-Aufnahme zu, nimmt die Desktop-App von Reline für Windows oder Mac Ihr Mikrofon (Sie) und das Systemaudio (alle anderen) auf Ihrem eigenen Computer auf und liefert ein Live-Transkript, eine KI-Zusammenfassung und das gespeicherte Audio. Niemand tritt der Besprechung bei, und Sie brauchen weder eine Aufnahme-Lizenz noch ein Konto in der Organisation des Organisators. Ein Notiz-Bot braucht meist ebenfalls die Seite des Organisators: Standardmäßig hält Teams erkannte Bots in der Lobby, bis jemand sie zulässt.

1. Holen Sie zuerst das Einverständnis des Organisators ein, mit der Nachricht oben oder in eigenen Worten.
2. Installieren Sie die Reline-App für Windows oder Mac und melden Sie sich an. Sie können mit dem Free-Tarif starten.
3. Erlauben Sie das Mikrofon. Unter Windows 11 öffnen Sie Einstellungen, Datenschutz und Sicherheit, Mikrofon, und schalten den Desktop-Apps den Mikrofonzugriff frei. Auf dem Mac erlauben Sie das Mikrofon, wenn macOS fragt, und danach das Systemaudio: Ab macOS 14.2 ist das eine reine Audio-Berechtigung.
4. Treten Sie der Besprechung wie gewohnt in der Teams-App oder im Browser bei. Sobald die Besprechung Ihr Mikrofon nutzt, kann Reline einen Hinweis zeigen; falls nicht, starten Sie in der Reline-App.
5. Sagen Sie zu Beginn, dass Sie für Notizen aufzeichnen, und drücken Sie dann in Reline auf Aufnahme. Das Live-Transkript startet, sobald jemand spricht, in über 60 Sprachen mit automatischer Spracherkennung.
6. Stoppen Sie am Ende der Besprechung. Sie erhalten das Transkript, eine KI-Zusammenfassung daneben und das gespeicherte Audio, mit einer Play-Taste an jeder Transkriptzeile.

Sprechernamen: Das Transkript ist mit Ich vs. Andere beschriftet (Ihr Mikrofon vs. der Besprechungston), und Reline liest keine Namen aus Teams. In einer Gruppenbesprechung öffnen Sie neben der Aufnahmetaste „Wer auf der anderen Seite spricht“ und wählen „Sprecher trennen“ (Beta): Reline nummeriert jede Stimme auf der Besprechungsseite (eine Schätzung), und Sie klicken auf eine Stimme, um sie selbst zu benennen.

• Es ersetzt nicht das Einverständnis des Organisators. Reline kann nicht prüfen, ob Sie gefragt haben, das liegt bei Ihnen.
• Kein Video und keine geteilten Bildschirme, nur Audio und Transkript. Brauchen Sie die Folien, bitten Sie um die Teams-Aufnahme.
• Unter Windows nimmt es die gesamte Standardausgabe auf, nicht ein einzelnes Fenster, also auch andere Töne auf Ihrem PC.
• Auf dem Mac braucht der Besprechungston macOS 13 oder neuer. Davor wird nur Ihr Mikrofon aufgenommen.
• Keine Sprechernamen aus Teams: Die Beta-Option „Sprecher trennen“ nummeriert die Stimmen nur, die Namen vergeben Sie.
• Keine KI auf dem Gerät: Transkription, Zusammenfassungen und Speicherung laufen in der Cloud. Nur die Erfassung ist lokal.
• Sie starten die Aufnahme selbst, und es gibt keine Mobil-App. Reline hat Desktop-Apps für Mac, Windows und Linux (Beta).

Sie sind in der Besprechung von jemand anderem, oft mit dessen Kunden, Kollegen oder vertraulichen Plänen, und das Unternehmen kann eigene Regeln zur Aufnahme haben. Der Hinweis von Teams gilt nur für die eigene Aufnahme-Funktion. Game Bar, Snipping-Tool, die Bildschirmfoto-Leiste des Mac und Reline zeigen in der Besprechung nichts an, der Hinweis liegt also bei Ihnen. Dass Reline ohne eine Einstellung auf der Seite des Organisators funktioniert, ist eine technische Tatsache, keine Erlaubnis.

Microsoft weist selbst darauf hin, dass Sie je nach Region die Erlaubnis aller brauchen können, bevor Sie sie aufzeichnen. Mehrere US-Bundesstaaten, darunter Kalifornien, verlangen die Zustimmung aller Beteiligten, bevor ein Gespräch aufgezeichnet wird, und in der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und sollten sagen, wozu Sie aufzeichnen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind. Die einfache Gewohnheit: Sagen Sie zu Beginn, dass Sie für Notizen aufzeichnen, und hören Sie auf, wenn jemand widerspricht.