Verständliche Definitionen der Begriffe hinter KI-Meeting-Notizen — botfreie Aufnahme, quellenbelegte Zusammenfassungen, Diarisierung, RAG-Chat und mehr.
KI-Meeting-Notizen sind Zusammenfassungen, Transkripte und Aufgaben, die ein KI-System automatisch aus einem aufgezeichneten Meeting erstellt. Statt während eines Gesprächs mitzuschreiben, zeichnest du es auf, und die KI erstellt anschließend ein sprecherzugeordnetes Transkript und eine strukturierte Zusammenfassung. Die besten Tools verknüpfen jeden Punkt der Zusammenfassung mit der Transkriptstelle, die ihn belegt.
Ein KI-Notizblock ist eine Notiz-App mit einer integrierten KI-Ebene, die Meetings erfasst, transkribiert und Zusammenfassungen schreibt, die du neben deinen eigenen Notizen bearbeiten kannst. Anders als ein reiner Rekorder ist er ein Arbeitsbereich: Du tippst, die KI ergänzt Transkript und Zusammenfassung, und beides lebt zusammen in einem Dokument.
Eine botfreie Meeting-Aufnahme zeichnet ein Gespräch auf, ohne einen separaten Bot-Teilnehmer hineinzuschicken. Statt eines Bots, der mit „Notetaker ist beigetreten“ erscheint, nimmt die App dein Mikrofon und den Systemton des Meetings direkt von deinem eigenen Gerät auf. Nichts kündigt sich der Gegenseite an, sodass das Gespräch unangekündigt und privat für dich bleibt.
Ein Meeting-Bot, oder Notetaker-Bot, ist ein automatisierter Teilnehmer, den ein KI-Notetaker in einen Videoanruf schickt, um ihn aufzuzeichnen und zu transkribieren. Er erscheint in der Teilnehmerliste — oft als „Otter.ai“ oder „Fireflies Notetaker“ —, was allen signalisiert, dass eine Software das Meeting aufzeichnet.
Eine quellenbelegte Zusammenfassung ist eine KI-Meeting-Zusammenfassung, in der jeder Punkt mit der genauen Transkriptstelle verknüpft ist, die ihn rechtfertigt. Statt darauf zu vertrauen, dass die KI korrekt zusammengefasst hat, klickst du auf eine Aussage und prüfst die Quelle. Es ist das Gegenmittel zu KI-Zusammenfassungen, die ungenau paraphrasieren oder Details halluzinieren.
Eine sprecherzugeordnete Transkription ist ein Transkript, das kennzeichnet, wer welche Zeile gesagt hat — nicht nur, was gesagt wurde. Die Zuordnung kann nach benanntem Sprecher (per Diarisierung) oder nach Audioquelle erfolgen — zum Beispiel, indem dein Mikrofon vom Systemton des Meetings getrennt wird, um dich von allen anderen im Gespräch zu unterscheiden.
Sprecherdiarisierung ist der Vorgang, eine Aufnahme nach Sprecher zu unterteilen — sie beantwortet die Frage „wer hat wann gesprochen“. Sie gruppiert das Audio in einzelne Stimmen und kennzeichnet jede Transkriptzeile entsprechend. Diarisierung ist bei verrauschter oder überlappender Sprache schwieriger, weshalb manche Tools Sprecher stattdessen nach Audiokanal trennen.
Die Systemton-Aufnahme zeichnet den Ton auf, den dein Computer abspielt — die Stimmen der anderen Teilnehmer in einem Videoanruf — und nicht nur dein Mikrofon. Kombiniert mit der Mikrofonaufnahme kann ein Rekorder so das gesamte Gespräch lokal auf deinem Gerät rekonstruieren, ohne dass ein Bot dem Anruf beitritt, um den entfernten Ton zu erfassen.
RAG-Chat (Retrieval-Augmented) lässt dich Fragen über deine Meeting-Notizen hinweg stellen und liefert Antworten, die in den tatsächlichen Transkripten verankert sind. Das System ruft die relevanten Passagen aus deinen Notizen und Ordnern ab und erzeugt dann eine Antwort, die sie zitiert — sodass „was hat dieser Kunde zum Preis gesagt?“ eine belegte Antwort zurückgibt, keine Vermutung.
Die Echtzeit-Transkription wandelt Sprache live in Text um, während das Meeting stattfindet, und nicht erst nach dessen Ende. Die Wörter erscheinen innerhalb von ein bis zwei Sekunden nach dem Gesprochenen auf dem Bildschirm, sodass du das Gespräch mitlesen kannst, während es sich entfaltet, und alles Verpasste nachholst, ohne auf die Verarbeitung zu warten.
Lokale Aufnahme, oder Erfassung auf dem Gerät, bedeutet, dass das Audio auf deinem eigenen Computer aufgezeichnet wird und nicht von einem Server oder einem Bot im Gespräch. Beachte: Lokale Erfassung bedeutet nicht immer lokale Verarbeitung — viele Tools nehmen auf dem Gerät auf, senden das Audio aber trotzdem für Transkription und KI-Zusammenfassungen in die Cloud.
Ein KI-Meeting-Assistent ist eine Software, die deine Meetings aufzeichnet oder ihnen beitritt und die damit verbundene Fleißarbeit automatisiert — Transkription, Zusammenfassungen, Aufgaben und Nachfassaktionen. Manche Assistenten nehmen als Bot teil, andere erfassen botfrei von deinem Gerät. Die Kategorie überschneidet sich stark mit „KI-Notizblock“ und „KI-Meeting-Notizen“.
Eine Meeting-Lens ist eine wiederverwendbare KI-Vorlage, die bestimmt, wie ein Meeting zusammengefasst wird — eine Sales-Discovery-Lens, eine Design-Review-Lens oder eine Standup-Lens. Wendest du eine Lens auf ein Transkript an, entsteht jedes Mal eine konsistente, strukturierte Ausgabe, sodass unterschiedliche Meeting-Typen das Format erhalten, das wirklich zu ihnen passt.
Aufgaben sind die konkreten To-dos, die eine KI aus einem Meeting extrahiert — wer hat zugesagt, was bis wann zu erledigen. Ein guter KI-Notetaker zieht sie automatisch aus dem Gespräch und kann sie an Tools wie Slack, Linear oder Notion weitergeben, damit die Nachfassaktionen nach dem Gespräch nicht verloren gehen.