Zoom My Notes erklärt: Werden andere benachrichtigt?

Zoom My Notes ist ein persönlicher KI-Notizassistent in der Zoom-Workplace-App für Zoom-Meetings, Calls in Teams und Google Meet sowie Gespräche vor Ort. In einem Zoom-Meeting erfahren es die anderen: Alle sehen ein Banner und ein Transkriptionssymbol, und der Host sieht, wer es nutzt. In Teams, Meet oder vor Ort zeigt My Notes laut Zoom keinen Hinweis im Meeting, also sagen Sie es selbst.

Laut Zooms Hilfecenter ist My Notes eine persönliche Notizfunktion für Meetings und Webinare. Sie schreiben Ihre eigenen Notizen, und wenn die Transkription aktiv ist, fügt My Notes ein Transkript hinzu, aus dem Zoom AI eine Zusammenfassung machen kann. Die Notizen gehören Ihnen und werden laut Zoom nicht automatisch mit Hosts oder Teilnehmenden geteilt.

Es braucht keinen Bot. In einem Zoom-Meeting nimmt My Notes das Audio aus dem Meeting selbst. Bei einem Call in einer anderen App oder einem Gespräch vor Ort nutzt die Zoom-Workplace-App die Berechtigungen Ihres Betriebssystems, um Ihr Mikrofon und den Ton Ihres Computers zu erfassen. Laut Zooms KI-Whitepaper streamt die App dieses Audio in die Zoom-Cloud, wo das Transkript entsteht.

• Zoom-Meetings: in der Desktop-App, der mobilen App und der Zoom Web App. Webinare funktionieren nicht in der mobilen App.
• Teams, Google Meet und andere Plattformen: in der Desktop-App und in der Web App, die Systemaudio nur in Chrome oder Edge erfasst. Nicht in der mobilen App.
• Gespräche vor Ort: in der Desktop-App und in der mobilen App, die das Gespräch dafür aufnimmt und transkribiert.

Das hängt davon ab, wo das Gespräch stattfindet. In eigenen Meetings kündigt Zoom My Notes an. In einem Teams- oder Google-Meet-Call oder einem Gespräch vor Ort zeigt My Notes den Teilnehmenden laut Zoom keinen Hinweis von Zoom.

• Banner: Laut Zooms Whitepaper sieht jede teilnehmende Person ein Banner, dass das Meeting transkribiert wird, es sei denn, sie hat früher gewählt, diesen Hinweis nicht mehr zu sehen.
• Symbole: Laut Zooms Hilfecenter läuft My Notes mit Transkription, wenn das My-Notes-Symbol da ist und das Transkriptionssymbol oben rechts im Meetingfenster leuchtet.
• Ansicht des Hosts: Wer My Notes nutzt, hat in der Teilnehmerliste das My-Notes-Symbol neben dem Namen.
• Steuerung durch den Host: Der Host kann die Transkription in My Notes für alle oder für eine Person erlauben oder stoppen und die gesamte Transkription von Zoom AI beenden, auf Wunsch samt allem, was Zoom AI erzeugt hat. Transkripte, die jemand schon abgeschlossen hat, bleiben bei dieser Person, und der Host muss dafür im Meeting sein.
• Teilnehmende: Über das Transkriptionssymbol kann jede Person den Host bitten, die Transkription zu stoppen. Der Host stoppt sie oder lehnt ab.
• Einstellungen des Hosts: Die My-Notes-Einstellungen des Hosts, die ein Admin sperren kann, legen fest, ob Teilnehmende überhaupt mit My Notes transkribieren dürfen und ob das nur für Personen aus der eigenen Organisation gilt.

Hier läuft My Notes auf Ihrem Computer neben der anderen App. Zooms KI-Whitepaper sagt, dass My Notes in Meetings anderer Plattformen und vor Ort den Teilnehmenden keinen Zoom-eigenen Hinweis im Meeting zeigt und dass Hosts dieser Plattformen keinen eigenen Weg haben, es zu verhindern. Was Zoom Ihnen gibt, ist eine Erinnerung, die geltenden Gesetze einzuhalten, wozu auch ein Hinweis an die anderen gehören kann.

Was Teams und Meet selbst anzeigen, steht in unserem Leitfaden dazu, was jede Plattform meldet.

• Am Desktop wird keine Aufnahme gespeichert. Laut Zooms Whitepaper speichert My Notes keine Audioaufnahmen und löscht das für die Verarbeitung genutzte Audio, sobald die Transkription fertig ist. Sie behalten Ihre Notizen und das Transkript.
• Auf dem Smartphone nimmt My Notes Gespräche vor Ort auf, um sie zu transkribieren. Die Aufnahme wird standardmäßig gelöscht, sobald die Notiz abgeschlossen ist, außer das automatische Speichern für Aufnahmen außerhalb von Zoom-Meetings ist eingeschaltet (das können Sie oder ein Admin tun); diese finden Sie dann im Webportal bei den Aufnahmen und Transkripten. In einem Zoom-Meeting entsteht auf dem Smartphone keine Aufnahme.
• Speicherort: in Ihrem Zoom-Konto, im Tab My Notes sowie in Zoom Hub und Zoom Canvas.
• Wer sie sieht: standardmäßig nur Sie. Teilen können Sie eine Notiz, sobald sie abgeschlossen ist, und laut Zooms Whitepaper können berechtigte Konto-Admins Notizen im Admin-Portal einsehen.
• Zugriff auf das Transkript: Ob Nutzer My-Notes-Transkripte ansehen, teilen oder kopieren und herunterladen dürfen, sind getrennte Einstellungen der Admins. Fehlt der Download, fragen Sie Ihren Admin nach dieser Einstellung.
• Löschen: Eine gelöschte Notiz landet im Papierkorb, alle verlieren den Zugriff, und nach 30 Tagen löscht Zoom sie endgültig. Ansonsten gelten die Aufbewahrungseinstellungen Ihres Kontos, und laut Zoom ist die Option Zero Data Retention nicht mit My Notes kompatibel.

• Tarife: Zooms Hilfecenter nennt Pro-, Business- und Enterprise-Konten oder einen eigenständigen My-Notes-Tarif. Zooms My-Notes-Seite nennt außerdem 3 Nutzungen der KI-Notizfunktion pro Monat im kostenlosen Basic-Tarif und einen eigenständigen Tarif ab 8,33 $ pro Nutzer und Monat (Zooms Ankündigung vom Mai 2026 nannte 10 $).
• Desktop-App: Zoom Workplace 6.7.5 oder neuer unter Windows oder macOS. Der volle Funktionsumfang braucht macOS 14.2 oder neuer bzw. Windows 21H1 (Build 18430) oder neuer.
• Mobile App: Zoom Workplace 7.0.3 oder neuer unter Android oder iOS. Auf dem Smartphone keine anderen Plattformen und keine Webinare.
• Zoom Web App: Windows 10 oder neuer mit Chrome oder Edge 107+, macOS 14.2 oder neuer mit Chrome oder Edge 142+ oder ChromeOS 114+. Bei anderen Plattformen und vor Ort erfassen andere Browser nur das Mikrofon. Zooms KI-Whitepaper sagt dagegen, My Notes sei nicht für den Web-Client gedacht.
• Einstellungen: My Notes muss aktiviert sein, Zoom AI muss Inhalte in My Notes erzeugen dürfen, und die Transkription mit My Notes muss eingeschaltet sein.
• Sprachen: Zooms Seiten weichen ab. Die My-Notes-Produktseite nennt 9 Sprachen. Das KI-Whitepaper nennt 46 Sprachen in Zoom-Meetings und 12 bei anderen Plattformen und vor Ort: Arabisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Niederländisch, Portugiesisch und Spanisch. Die Transkriptionssprache wählen Sie in My Notes.

Zoom nutzt den Namen AI Companion nicht mehr für seine eingebauten KI-Funktionen. In seinem Blogbeitrag vom 24. Juni 2026 schrieb Zoom, dass die Funktionen mit diesem Namen weiter in Zoom Workplace stecken und jetzt nach ihrer Aufgabe heißen, und beschrieb My Notes als plattformübergreifenden Notizassistenten für Zoom, Teams, Google Meet und Gespräche vor Ort. ZoomMate ist ein separates, neues Add-on. Der sinnvolle Vergleich ist heute also My Notes gegen Meeting Summary, die Zusammenfassung für das ganze Meeting, die früher den Namen AI Companion trug.

Ein Detail aus Zooms Whitepaper wird oft übersehen: Die allgemeinen Hinweise von Zoom AI gelten nicht für My Notes. My Notes hat im Zoom-Meeting ein eigenes Banner und ein eigenes Symbol.

Faustregel: Wenn Sie hosten und alle dasselbe Ergebnis bekommen sollen, nehmen Sie Meeting Summary. Wenn Sie eigene Notizen wollen, auch in einem Meeting, das Sie nicht hosten, ist My Notes die Option von Zoom, sofern Host und Admin es erlauben.

1. Ihr Konto: Prüfen Sie, ob Ihr Tarif My Notes enthält (siehe Tarife oben) und ob ein Admin es für das ganze Konto oder eine Gruppe ausgeschaltet oder gesperrt hat.
2. Ihre Einstellungen: Prüfen Sie in den Einstellungen des Webportals im Bereich für Notizen, ob My Notes aktiviert ist, ob Zoom AI Inhalte in My Notes erzeugen darf und ob die Transkription mit My Notes eingeschaltet ist.
3. Ihre App: Aktualisieren Sie Zoom Workplace auf 6.7.5 oder neuer am Desktop bzw. 7.0.3 oder neuer auf dem Smartphone. Der volle Funktionsumfang braucht macOS 14.2 oder Windows 21H1 (Build 18430) oder neuer.
4. Berechtigungen: Erlauben Sie Mikrofon und Systemaudio, wenn danach gefragt wird. Zoom braucht beides für Transkripte.
5. In einem Zoom-Meeting: Der Host hat die Transkription in My Notes vielleicht ausgeschaltet oder auf Personen aus seiner Organisation beschränkt. Host und Teilnehmende brauchen alle die Mindestversionen für den vollen Funktionsumfang.
6. In Teams oder Meet: Nutzen Sie die Desktop-App oder die Web App in Chrome oder Edge. Die mobile App unterstützt keine anderen Plattformen.

Wenn Ihr Unternehmen schon für Zoom Workplace zahlt und die meisten Calls in Zoom stattfinden, ist My Notes eine vernünftige erste Wahl: Es steckt schon in der App, und in Zoom sagt es allen, was passiert. Man sucht woanders, wenn die Notizen nicht in einem Zoom-Konto liegen sollen, wenn das Audio neben dem Transkript bleiben soll oder wenn im Team niemand Zoom nutzt.

Reline (von uns entwickelt) ist eine Notiz-App mit einem Rekorder ohne Bot. Die Desktop-App für Mac, Windows und Linux (Beta) erfasst Ihr Mikrofon und den Ton, den Ihr Computer abspielt, und funktioniert daher in Zoom, Google Meet, Teams oder jeder anderen Call-App gleich, ohne dass etwas dem Meeting beitritt. Sie bekommen ein Live-Transkript in über 60 Sprachen und eine KI-Zusammenfassung, und das Audio bleibt bei der Notiz, mit einem Play-Button an jeder Transkriptzeile. Notizen sind standardmäßig privat und liegen in Ihrem Reline-Workspace, nicht im Konto einer Meeting-Plattform. Der Free-Tarif enthält 10 Stunden Transkription, ohne Karte.

Wo es nicht passt, ehrlich gesagt:

• Kein Hinweis im Call. Wie My Notes in Teams oder Meet zeigt Reline den anderen nichts an, also sagen Sie es ihnen.
• Keine Namen aus dem Meeting. Das Transkript trennt Ich und Andere (Ihr Mikrofon und das Call-Audio). In einem Gruppencall nummeriert „Sprecher trennen“ (Beta) die Stimmen auf der anderen Seite, und Sie benennen sie selbst.
• Kein Video und keine mobile App. Reline behält Audio und Transkript.
• Nur live. Reline hat keinen Audio- oder Video-Upload und kann ein Meeting, das schon vorbei ist, nicht transkribieren.
• Windows: Reline nimmt das gesamte Standard-Ausgabegerät auf, nicht nur die Meeting-App, schalten Sie also andere Töne stumm.

In einem Zoom-Meeting kündigt sich My Notes selbst an. In Teams, Google Meet und vor Ort zeigt My Notes laut Zoom keinen Hinweis, und Reline zeigt nie einen, der Hinweis liegt also bei Ihnen. Mehrere US-Bundesstaaten, darunter Kalifornien, verlangen die Zustimmung aller Beteiligten, bevor ein Gespräch aufgezeichnet wird, und in der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und sollten sagen, wozu Sie aufzeichnen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind. Die einfache Gewohnheit: Sagen Sie zu Beginn, dass Sie für Notizen aufzeichnen oder transkribieren, und hören Sie auf, wenn jemand widerspricht.

• Zoom Support, "Using My Notes" (KB0083849): support.zoom.com
• Zoom Support, "Managing My Notes" (KB0089199): support.zoom.com
• Zoom Support, "Enabling or disabling the My Notes feature" (KB0083850): support.zoom.com
• Zoom Support, "Using Meeting Summary with AI" (KB0058013): support.zoom.com
• Zoom AI whitepaper, "My Notes" and "User Transparency and Notice": library.zoom.com
• Zoom, My Notes product page: zoom.com/en/products/ai-assistant/features/ai-note-taking
• Zoom blog, "Meet ZoomMate: Zoom's next chapter in AI" (24 June 2026): zoom.com/en/blog/zoom-ai-companion-zoommate
• Zoom newsroom, "Harness work intelligence across Zoom with new agentic search and My Notes on mobile" (18 May 2026): news.zoom.com/my-notes-on-mobile