顧客のZoom・Teams会議でAI議事録ツールは使える？

使えますが、顧客の同意が前提です。顧客のZoomやTeams会議では、あなたではなく顧客側の設定が適用されます。Teamsは検出したボットを既定でロビーに留め、Zoomのホストはボットを待機室に留めたり退出させたりできます。ボットを断られたら、ボットなしのローカル録音か顧客自身の録画を相談するか、手書きでメモを取りましょう。

顧客が招待を送った会議は、顧客のZoomアカウント、Microsoft 365テナント、またはGoogle Workspaceの中で行われます。あなたの設定は持ち込めません。どのツールの参加を許すかは顧客の管理者が、誰を入れるかは顧客のホストが決めます。議事録ボットは入室を求める参加者の一人にすぎず、主要なプラットフォームは今では多くのボットを検出し、まずホストに確認するようになっています。

Teamsには、外部ボットと会議へのアクセスを管理する会議ポリシーがあります。既定値の「検出時は参加前に承認を必要とする」では、検出されたボットがロビーで明示され、会議の通常のロビー設定にかかわらず、誰かが明示的に許可するまでロビーに留められます。Microsoftによると、開催者はボットを許可する前にリスクについて注意を促されます。また、参加者を許可できるのを開催者と共同開催者に限ることを推奨しています。検出は完全ではなく、見逃されるボットや、誤ってボットと判定される人もいるとMicrosoftは説明しています。

つまり、顧客のTeams会議であなたの議事録ツールがロビーに留まっていても、それは不具合ではありません。顧客のポリシーが機能しているのであり、許可する人には意識的な判断が求められています。

Zoomの管理者は、自社アカウント向けに自動会議ツールを事前承認したり制限したりできます。ただしZoomは、それだけでは外部ユーザーが持ち込むツールは止められないと説明しており、そのため待機室の利用を勧めています。2026年3月2日以降、ZoomのMeeting SDKで作られたアプリが自分のアカウント外の会議に参加するには承認が必要になりました。たとえば、アプリを承認し、すでに会議に参加しているユーザーに紐づくトークンを使います。ホストは引き続き、誰でも待機室に留めたり、参加者を退出させたりできます。

Zoom自体のコンピューターへのレコーディングもホストが管理します。参加者が自分の端末に録画できるのは、ホストが許可するか、リクエストを承認した場合だけです。

Meetのホストはアクセスの種類を選びます。「信頼できる」では、ホストの組織外でカレンダーの招待に含まれていない人は参加をリクエストする必要があります。「制限付き」では、招待されたゲストと、会議中にホストが追加した人だけがリクエストなしで参加できます。招待に含まれていないボットは、誰かに承認してもらわなければ入れません。

ボットをロビーから入れることは小さな問題です。次の4点は、手書きメモ、ボット、ローカル録音、ホストの録画のいずれにも当てはまります。

• 参加者の同意。録音や文字起こしをしたいこと、その理由を伝えて確認します。窓口担当者の了承は、その人が招いた同僚3人には及びません。会議の冒頭で改めて確認しましょう。
• 契約。NDA、基本契約、データ処理に関する条項を確認します。録音を禁じるもの、書面での許可を求めるもの、顧客データを扱える第三者を限定するものもあります。クラウドの文字起こしサービスは第三者にあたります。
• 法律。EUと英国では、人を録音したデータにもデータ保護法が適用されます。米国では連邦法は一方当事者の同意で足りますが、カリフォルニア、フロリダ、イリノイなど約11州は原則として全員の同意を求めます。日本でも、特定の個人を識別できる録音は個人情報にあたり、個人情報保護法に沿った取り扱い（利用目的の通知・公表など）が必要です。参加者が複数の地域にいるときは、最も厳しいルールに従いましょう。
• 顧客のAIポリシー。承認済みAIツールの一覧を持つ企業は多くあります。あなたのツールが載っていないなら、黙って使うのではなく確認する理由になります。

「ボットは困る」は「メモも困る」よりずっと狭い要望であることが多いものです。顧客が嫌がるのは、知らない参加者、審査していないベンダー、自分で管理できない録音であることがほとんどです。相手の本当の懸念に応える選択肢を選びましょう。

逐語記録ではなく、決定事項、担当者、期日を書き留めます。会議から1時間以内に短いまとめを送り、顧客に修正してもらいましょう。確認済みのまとめが共有の記録になり、録音を断る顧客が最初から望んでいたのは多くの場合これです。

ローカル録音ツールは自分のパソコン上で音声を取り込むため、会議に何も参加せず、参加者一覧にも何も表示されません。Relineはこの方式です。Mac、Windows、Linux（ベータ）でマイクとパソコンの音声を録音し、ブラウザでは、デスクトップのChromeまたはEdgeでタブを共有すると通話音声を取り込めます。文字起こし、AI要約、保存はクラウドで行われるため、契約の話し合いに含めるべき内容です。

会議に何も表示されないので、顧客のボット対策はこれを検知しません。だからこそ明確な同意が必要です。ボット対策は顧客に判断の機会を与えるためのものであり、こちらから尋ねることでその機会を顧客に返せます。使うツール、データの送り先、メモを読める人を伝えましょう。Relineのメモは既定で非公開で、明示的に共有した人だけが開けます。

顧客に録画してもらうのが一番すっきりする場合もあります。Teamsでは、ゲストや他組織の人は会議のレコーディングを開始できず、開始されると全員に通知されます。開催者に録画を頼み、後でファイルや文字起こしを共有してもらいましょう。Zoomでは、コンピューターへのレコーディングの許可をリクエストでき、判断はホストが行います。

会議の前に書面で確認し、冒頭でもう一度口頭で確認します。短く具体的に伝えるのが一番です。

細部はツールと契約に合わせて調整してください。一人でもためらう人がいれば、その会議全体について「いいえ」と受け止めましょう。

1. その場で受け入れ、食い下がったり理由を求めたりしない。
2. 会議の前に、カレンダーから自動参加するボットも含め、録音するものをすべてオフにする。
3. 手書きでメモを取り、顧客に確認してもらうまとめを送る。
4. 代わりに何なら良いかを尋ねる。顧客自身の録画、短い振り返りの打ち合わせ、社内の準備会議だけ録音する、など。
5. チーム全員が守れるよう、案件メモや作業範囲記述書（SOW）に決定を書き残す。
6. それでも録音することは絶対にしない。断った人を録音すれば、法律、契約、信頼関係を一度に損なうおそれがあります。

はっきりした「いいえ」は役に立つ情報です。それを尊重する姿を見た顧客は、あなたの議事録をむしろより信頼してくれます。

1. 契約の録音とデータ処理に関する条項を確認する。
2. ツール名を明記して書面で確認する。
3. 断られたら、その会議から自動参加ボットを外す。
4. 会議の冒頭で改めて確認する。
5. 顧客が修正できるまとめを送る。
6. 案件や契約の定めに従ってメモを削除またはアーカイブする。