Meilleur outil de notes IA pour les RH 2026 : 7 comparés

Le meilleur outil de notes IA pour les RH passe les contrôles de Littler pour les employeurs, dont consentement, exactitude, conservation et confidentialité. Fellow Enterprise supprime selon un calendrier, Appraisd réserve les enregistrements d'entretien aux personnes concernées, et Reline (notre produit) est privé par défaut et sans bot, mais sans suppression automatique. Certains entretiens RH ne devraient pas être enregistrés.

• Vous menez vos entretiens annuels dans Appraisd : son AI Notetaker, qui réserve les enregistrements aux personnes de l'entretien.
• Un administrateur doit régler la suppression pour tout le monde : Fellow, Fireflies ou Otter dans leur offre Enterprise.
• Vous ne voulez aucun audio stocké : Granola, qui supprime l'audio après la transcription sur toutes les offres.
• Vous menez des entretiens en présentiel sur les relations avec les salariés avec un iPhone : Speakwise.
• Votre revue de sécurité exige un rapport SOC 2 : Otter, Fireflies, Fellow et Granola en mentionnent un. Reline n'en a pas.
• Une petite équipe RH qui veut l'audio pour vérifier une phrase, avec des notes privées par défaut, à 15 $ par siège : Reline.

Les entretiens d'embauche sont un autre métier, avec le transfert vers l'ATS et l'information des candidats, et ils ont leur propre page.

En février 2026, le cabinet de droit du travail Littler a publié sept points pour les employeurs qui évaluent les outils de transcription et de prise de notes par IA : consentement à l'enregistrement, biométrie, exactitude, discrimination et lois propres à l'IA, secret professionnel de l'avocat, conservation, et confidentialité et sécurité. Le seul comparatif RH que nous avons trouvé, celui de Speakwise, classe sa propre app en premier et ne donne ni durée de conservation ni lieu de stockage pour aucun outil. Nous avons donc transformé en questions les cinq points que le choix de l'outil change :

1. Consentement : quelque chose dans la réunion indique-t-il aux personnes qu'elles sont enregistrées ?
2. Biométrie : l'outil garde-t-il un profil vocal pour distinguer les voix ?
3. Exactitude : pouvez-vous réécouter l'audio derrière une ligne avant de vous y fier ?
4. Conservation : un administrateur peut-il régler la suppression pour tous, et que supprime-t-elle ?
5. Confidentialité : qui peut ouvrir un enregistrement par défaut, l'accès est-il journalisé, et vos données entraînent-elles une IA ?

Le secret professionnel et la discrimination dépendent surtout de l'usage que vous faites d'un outil. Ils déterminent donc la liste des entretiens à ne pas enregistrer, plus bas.

Deux tableaux, établis à partir de ce que la page de chaque éditeur dit aujourd'hui. Quand une page se tait, la cellule le dit.

Littler commence par les lois sur les écoutes. Le cabinet compte environ une douzaine d'États américains qui exigent l'accord de chaque participant avant un enregistrement, et note que ce nombre diffère pour les appels et pour les échanges en présentiel. Dans l'UE, il vous faut une base légale au titre du RGPD et vous devriez dire pourquoi vous enregistrez. Les règles varient selon le pays et l'État, vérifiez donc les règles là où se trouve chaque participant. Ceci n'est pas un conseil juridique.

Un bot visible fait une partie du travail d'information : le Note Taker de Fellow poste un message dans le chat indiquant qui l'a ajouté et qu'il enregistre. Fellow dit que son mode sans bot informe quand même les participants internes, tandis que les invités externes ne voient aucun bot et n'entendent aucune annonce. Sans bot, Reline n'affiche rien dans la réunion : c'est donc à vous de prévenir. Informez le salarié par écrit avant la réunion, redemandez au début, et arrêtez l'enregistrement s'il dit non. Reline publie une page d'information des participants vers laquelle vous pouvez renvoyer : reline.so/participants.

En Allemagne, le comité d'entreprise a un droit de codécision sur l'introduction de dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés (article 87, alinéa 1, point 6 de la loi sur l'organisation des entreprises, BetrVG). Demandez à votre conseil si votre outil de notes en relève avant de le déployer.

Littler prévient que ces outils peuvent mal transcrire le jargon, les sigles, les accents et certaines voix, qu'il faut relire un compte rendu avant de s'y fier, et que des erreurs systématiques dans les décisions de performance ou de discipline pourraient désavantager des groupes protégés. L'audio sert de contrôle. Granola supprime l'audio après la transcription et le mode Take Notes de Fireflies n'en garde aucun, donc une phrase contestée n'a rien derrière elle. Otter, le mode sans bot de Fellow et Reline gardent un audio à réécouter. Dans Reline, appuyez sur lecture sur la ligne de transcription avant de la reprendre dans un entretien annuel.

Littler fait le calcul : une réunion d'une heure produit environ 16 pages de transcription à interligne simple, et ce volume pèse sur les procédures de communication de pièces et sur les demandes d'accès. Le cabinet suggère une durée de conservation courte, avec suppression automatique quand l'outil le permet, sauf si votre calendrier de conservation des documents liés exige plus.

C'est la ligne la plus faible pour Reline. Il n'a pas de calendrier de suppression automatique, la durée est donc une règle que votre équipe applique à la main. Gardez un dossier privé par dossier salarié : supprimer définitivement le dossier retire tout ce qu'il contient, et Supprimer définitivement dans la corbeille retire une note, ses enregistrements et sa transcription d'un coup. Impossible de supprimer seulement l'audio et de garder la transcription. Si la suppression doit tourner sans que personne n'y pense, prenez Fellow, Fireflies ou Otter en Enterprise, ou Appraisd pour les entretiens annuels.

Littler range les échanges disciplinaires parmi les contenus confidentiels que ces outils captent, et conseille d'interroger les éditeurs sur la sécurité, la propriété des données, la suppression et l'usage de vos données pour entraîner une IA. Sur l'accès, Appraisd est le plus clair : seuls le salarié, son manager et les évaluateurs ajoutés peuvent ouvrir un enregistrement d'entretien, et les RH peuvent être prévenues qu'un entretien a eu lieu sans y avoir accès. Dans Reline, les notes sont privées par défaut et un rôle dans l'espace de travail ne donne rien à lui seul, pas même à un administrateur ou un propriétaire. Gardez donc les notes RH dans un dossier privé plutôt que dans un teamspace partagé. Sur toutes les offres, Reline journalise les partages, renommages, déplacements et restaurations de chaque note, mais pas qui l'a ouverte ni ce qui a changé dans la transcription, et ce journal n'est pas affiché dans l'app. Toute personne avec un accès en modification peut changer ou supprimer une ligne de transcription sans laisser de version ni d'entrée de journal : donnez aux autres un accès en lecture seule. L'offre Enterprise ajoute un journal d'audit de l'espace de travail pour les changements de membres, de réglages et de règles.

Sur l'entraînement de l'IA, Speakwise dit ne jamais entraîner d'IA sur vos données, Appraisd dit que son Notetaker n'utilise pas vos données pour entraîner ses modèles, et la politique de confidentialité de Fireflies dit qu'il n'utilise pas d'informations personnelles pour entraîner des modèles d'IA. Otter dit dé-identifier les données des utilisateurs avant d'entraîner ses propres modèles. Granola permet à chaque utilisateur de refuser l'entraînement des modèles, et à un administrateur Enterprise de le refuser pour toute l'équipe. Les pages de Fellow que nous avons lues ne disent rien. Reline n'offre pas d'hébergement des données dans l'UE, et ses fournisseurs d'IA sont nommés dans l'annexe du DPA sur demande, lisez-la donc avant de décider. Demandez à chaque éditeur, nous compris, de mettre la réponse dans le contrat.

Littler suggère de tenir les outils de notes IA à l'écart des réunions couvertes par le secret avec des avocats, des échanges entre dirigeants, et des discussions sur des informations de santé protégées dans les régimes de santé des salariés. Certains employeurs vont plus loin : les consignes informatiques de la Wright State University, par exemple, déconseillent fortement la prise de notes par IA dans les évaluations de performance et les affaires disciplinaires. Vérifiez d'abord votre propre politique. Voici comment nous classerions les entretiens RH courants ; c'est notre suggestion, pas un conseil juridique.

Dans Reline, vous pouvez mettre un enregistrement en pause quand la discussion aborde quelque chose que vous ne devriez pas garder, puis reprendre. Littler note aussi que les interdictions échouent souvent parce que les salariés utilisent déjà ces outils, et qu'un outil choisi, configuré et contrôlé par l'entreprise peut être la réponse la plus réaliste. Écrivez quels entretiens il couvre.

L'annexe III, point 4 du règlement classe à haut risque l'IA utilisée pour prendre des décisions de promotion ou de licenciement, pour attribuer des tâches selon le comportement ou les traits personnels, ou pour surveiller et évaluer la performance et le comportement des travailleurs. La page de la Commission européenne sur l'AI Act indique que ces règles s'appliquent à partir du 2 décembre 2027. Qu'un outil qui ne fait que transcrire et résumer soit concerné reste incertain ; un outil qui note les salariés est plus proche de la limite. Demandez à votre conseil avant de vous fier à la lecture d'un éditeur, la nôtre comprise. Ceci n'est pas un conseil juridique.

Le notetaker d'Otter rejoint Zoom, Teams et Meet depuis votre agenda, et son app de bureau pour Mac et Windows enregistre sans bot, y compris en présentiel. Basic s'arrête à 30 minutes par conversation, court pour la plupart des entretiens RH. Business coûte 19,99 $ par utilisateur et par mois en annuel et ajoute des journaux d'activité ; la conservation personnalisée est un réglage d'administration Enterprise, selon le blog d'Otter. Otter mentionne un rapport SOC 2 Type 2.

Le Notetaker de Fireflies rejoint l'appel, et son mode de bureau Take Notes n'ajoute pas de bot mais n'enregistre aucun fichier audio, il n'y a donc rien à réécouter. Pro coûte 10 $ par siège et par mois en annuel, Business 19 $. Les règles de suppression automatique, la conservation personnalisée et HIPAA sont réservées à Enterprise, à 39 $ par siège et par mois, facturé à l'année.

Le Note Taker de Fellow rejoint la réunion et poste un message dans le chat, et son app de bureau enregistre sans bot sur Mac et Windows en gardant l'audio pour la réécoute. En Enterprise, les administrateurs fixent combien de jours les enregistrements et les notes IA restent dans tout l'espace de travail, jusqu'à la suppression juste après le traitement ; sans ce réglage, sa page sécurité indique que les enregistrements stockés n'ont pas de limite de durée. Team coûte 7 $ par utilisateur et par mois en annuel, Enterprise 25 $. Fellow mentionne SOC 2 Type II et HIPAA.

Granola capte depuis votre appareil sans bot et supprime l'audio après la transcription sur toutes les offres. Si votre entreprise préfère ne pas détenir d'audio RH, c'est un vrai avantage ; le prix, c'est que personne ne peut réécouter une phrase contestée. Chaque utilisateur peut régler la suppression automatique des transcriptions et refuser l'entraînement des modèles, et Enterprise règle les deux pour tout l'espace de travail. Business coûte 14 $ par utilisateur et par mois, Enterprise 35 $, et Granola mentionne SOC 2 Type II.

Speakwise est une app iPhone qui enregistre par le micro du téléphone, sans bot, et son propre comparatif RH la classe en premier. L'audio reste sur le téléphone jusqu'à la synchronisation, et son site nomme les fournisseurs qui le transcrivent : fal.ai, ElevenLabs et Replicate. Speakwise dit ne jamais entraîner d'IA sur vos données, et vous pouvez supprimer un enregistrement et sa transcription à tout moment. Son article RH l'affiche à partir de 69,99 $ par an. Les pages lues ne donnent aucune durée de conservation et ne décrivent aucun réglage d'équipe.

Appraisd est une plateforme de gestion de la performance, et son AI Notetaker fonctionne dans un entretien ou un point d'étape : en appel, vous partagez l'audio de votre ordinateur, en présentiel vous le démarrez sur votre appareil. Seuls le salarié, son manager et les évaluateurs ajoutés peuvent ouvrir l'enregistrement ; les RH peuvent être prévenues qu'un entretien a eu lieu mais n'y ont pas accès par défaut, et les participants peuvent supprimer les enregistrements à tout moment. Chaque organisation fixe la conservation, et Appraisd dit que le Notetaker n'utilise pas vos données pour entraîner ses modèles. Aucun prix n'est affiché, et l'outil convient aux entretiens d'évaluation, pas à tous les échanges RH.

Reline enregistre votre micro et l'audio système en local sur Mac, Windows ou Linux (bêta), ou dans le navigateur, donc aucun bot ne rejoint. Vous obtenez une transcription en direct dans plus de 60 langues, un résumé IA et l'audio conservé, avec un bouton de lecture sur chaque ligne de transcription, pour vérifier une phrase avant qu'elle n'entre dans une évaluation. La capture est locale ; la transcription, l'IA et le stockage passent par le cloud.

Les résumés ne citent rien. Les réponses du chat peuvent renvoyer à une note ou à un moment. Les notes sont privées par défaut : un rôle dans l'espace de travail ne donne rien à lui seul. Professional coûte 15 $ par siège et par mois (12 $ en annuel). Free comprend 10 heures de transcription et 1 heure par enregistrement. Il n'y a aucun connecteur vers un outil RH : vous exportez la note ou la collez dans votre dossier.

• Vous avez besoin d'une suppression selon un calendrier. Reline n'en a pas, la suppression se fait à la main. Fellow, Fireflies et Otter la proposent en Enterprise, et Appraisd par organisation.
• Votre revue de sécurité exige un rapport SOC 2 ou un BAA, par exemple pour des échanges sur un régime de santé. Reline n'a ni l'un ni l'autre ; un DPA est disponible.
• Vous devez savoir qui a ouvert une note ou modifié une transcription. Reline ne journalise ni l'un ni l'autre, et le journal d'activité de chaque note n'est pas affiché dans l'app.
• Vous voulez que les notes arrivent automatiquement dans votre SIRH ou votre outil de suivi. Reline n'a aucun connecteur ; vous exportez ou collez.
• Vous avez besoin de noms dans une salle de réunion. Tout le monde passe par un seul micro ; les étiquettes sont Moi vs Autre, plus une numérotation bêta des voix que vous nommez vous-même.
• Vous échangez sur un téléphone fixe ou un mobile. Reline ne capte que les appels qui passent par l'ordinateur, et n'a pas d'app mobile.
• Vous devez traiter des enregistrements passés. Reline transcrit en direct uniquement, sans import.
• Vous avez besoin d'un hébergement des données dans l'UE, ou d'un outil qui envoie l'information à votre place. Reline n'offre ni l'un ni l'autre.