Preneur de notes IA : supprimer seul les transcriptions ?

Certains le peuvent, mais aucun outil vérifié ne supprime quand le poste est pourvu. Fellow, Fireflies, Otter, Granola, Tactiq et Ashby suppriment enregistrements ou transcriptions après un délai fixé, surtout en offre Enterprise. Choisissez donc un délai qui couvre votre cycle de recrutement et les durées légales minimales, ou supprimez à la main le jour où le poste est pourvu.

Dans les preneurs de notes IA, la conservation suit une horloge, pas votre pipeline. Les outils comptent les jours depuis la réunion (chez Tactiq, depuis la dernière modification de la transcription) et suppriment à l'échéance. L'outil ne sait pas quand un poste est clôturé : cette information vit dans votre ATS, et aucune des pages d'aide lues ne décrit de lien entre les deux.

Il reste deux options réalistes. Fixer un délai assez long pour couvrir votre cycle de recrutement le plus long et les durées légales minimales, en acceptant que certaines données survivent au poste. Ou regrouper les entretiens de chaque poste et les supprimer à la main le jour où il est pourvu. Les deux se combinent : un délai automatique long en filet de sécurité, et une suppression manuelle à la clôture.

Voici ce que dit la page d'aide de chaque éditeur au 22 octobre 2026. La plupart de ces réglages sont réservés à l'offre Enterprise, et certains sont configurés par l'équipe de l'éditeur plutôt que dans l'application.

Trois détails comptent plus que le délai. Le périmètre : Granola supprime les transcriptions mais garde les notes, Fellow ne supprime jamais les notes IA avant l'enregistrement dont elles viennent, et Otter prévient qu'un résumé ne peut plus être régénéré une fois sa transcription supprimée. Le moment : Fireflies n'applique la suppression qu'aux réunions futures, alors que Fellow supprime les contenus existants concernés dans l'heure qui suit l'enregistrement du réglage, sans avertissement, et que la politique Enterprise de Granola supprime les anciennes transcriptions dès son activation. Le délai de grâce : Tactiq garde les transcriptions archivées 30 jours avant de les supprimer pour de bon.

La conservation des données d'entretien tire dans deux directions. Le droit des données personnelles interdit de garder plus longtemps que nécessaire. Le droit du travail, surtout aux États-Unis, impose de garder les dossiers de recrutement pendant une durée minimale. Une bonne politique respecte les deux, type de données par type de données.

L'article 5, paragraphe 1, point e) du RGPD impose de ne conserver les données sous une forme identifiante que le temps nécessaire à la finalité. L'enregistrement, la transcription et les notes IA d'un entretien d'embauche sont des données personnelles. Le candidat peut aussi demander l'effacement (article 17), et vous devez répondre dans un délai d'un mois, sauf exception, comme une obligation légale de conserver.

La CNIL donne des repères concrets dans son guide « Recrutement » : jusqu'à trois mois après la fin du recrutement pour un candidat non retenu, jusqu'à deux ans après le dernier contact pour un vivier (avec accord, ou information claire et droit d'opposition simple), et un archivage à des fins de preuve jusqu'à cinq ans après la décision. Pour le son ou la vidéo de l'entretien, elle estime que leur conservation n'apparaît pas nécessaire sans justification précise, ni au-delà de la décision d'embauche.

Le droit fédéral américain ne fixe pas de date générale à laquelle supprimer les données d'entretien. Il fixe surtout des planchers. Les employeurs soumis au Title VII et à l'ADA doivent conserver les formulaires de candidature et les autres documents liés à l'embauche pendant un an à compter de leur création ou de la décision, selon la date la plus tardive (29 CFR 1602.14). L'ADEA prévoit aussi un an pour les candidatures (29 CFR 1627.3). Les prestataires fédéraux de 150 salariés ou plus, titulaires d'un contrat d'au moins 150 000 dollars, doivent les garder deux ans (41 CFR 60-1.12).

Si une plainte pour discrimination ou une action en justice est engagée, il faut conserver tous les dossiers pertinents jusqu'à leur issue définitive, y compris parfois ceux des autres candidats au même poste. C'est un gel juridique (legal hold), et il prime sur toute suppression automatique. Savoir si une transcription IA est un document d'embauche à conserver est une question pour votre conseil juridique. Une façon de concilier les deux : garder l'évaluation écrite pendant la durée requise et supprimer plus tôt l'enregistrement brut.

Prenez comme déclencheur la date où le poste est pourvu (ou clôturé sans embauche), et donnez à chaque type de données sa propre horloge. Ce tableau est un point de départ à adapter avec votre conseil, pas une règle.

Si votre preneur de notes n'a pas de délai automatique, ou s'il est réservé à une offre que vous n'avez pas, une routine manuelle fonctionne, à condition d'être écrite et d'avoir un responsable.

1. Écrire la règle. Une ligne par type de données : quoi, combien de temps après la clôture du poste, qui supprime. Reprenez la même information dans votre notice aux candidats.
2. Un seul endroit par poste. Rangez tous les entretiens d'un poste dans un dossier : clôturer le poste devient une suppression, pas une recherche.
3. Sauvegarder d'abord la décision. Avant de supprimer, vérifiez que l'évaluation écrite, fondée sur vos critères, est dans votre ATS.
4. Vérifier les gels. Une réclamation, une plainte, une action en justice ou une demande en cours du candidat suspend la suppression de ces données.
5. Supprimer la source, puis la corbeille. Effacez l'enregistrement, la transcription et les notes IA, puis videz la corbeille ou attendez la fin de son délai. La plupart des outils gardent un temps les éléments supprimés.
6. Traquer les copies. Liens partagés, fichiers téléchargés, résumés collés dans un e-mail ou dans Slack, exports vers Notion ou un drive : rien de tout cela ne disparaît avec l'original.
7. Tenir un registre. Date, poste, ce qui a été supprimé et par qui. Si quelqu'un pose la question plus tard, vous montrez que la politique a été suivie.

Reline enregistre les entretiens sans robot : l'audio est capté sur votre ordinateur, puis transcrit et stocké dans le cloud. Vous prévenez quand même le candidat avant d'enregistrer. Voici précisément comment fonctionne la suppression, pour planifier en conséquence.

• Pas de suppression automatique programmée. Les administrateurs ne peuvent pas fixer de règle pour tout l'espace, du type « supprimer les enregistrements après 90 jours ». Si l'outil doit imposer la suppression, choisissez-en un dans le tableau ci-dessus ou appliquez la routine manuelle.
• Une corbeille limitée à 30 jours. Une note ou un dossier supprimé va dans la corbeille, et tout ce qui y reste est supprimé définitivement après 30 jours, automatiquement.
• Supprimer définitivement, tout de suite. Dans la corbeille, « Supprimer définitivement » efface une note immédiatement, avec ses enregistrements, sa transcription et l'index que le chat utilise pour répondre aux questions. Il n'existe pas de bouton séparé pour supprimer uniquement l'enregistrement.
• Un dossier par poste. Supprimer définitivement un dossier supprime tout ce qu'il contient : les entretiens d'un poste partent en une seule action.
• Créateur ou propriétaire uniquement. Seul le créateur de la note ou le propriétaire de l'espace peut la supprimer définitivement. Les administrateurs ne peuvent pas purger les notes d'un membre.
• Privé par défaut. Tant que vous ne les supprimez pas, les notes d'entretien ne sont visibles que par les personnes à qui vous donnez accès.

Les copies faites hors de Reline, comme un résumé collé dans votre ATS, un message Slack ou un export Notion, suivent les règles de conservation de ces outils.

• Qu'est-ce qui est supprimé exactement : audio, vidéo, transcription, notes IA, résumés, extraits, index de recherche ou du chat ?
• Qu'est-ce qui déclenche l'horloge : la date de la réunion, la dernière modification, autre chose ?
• Une nouvelle règle s’applique-t-elle aux contenus existants, ou seulement aux réunions futures ?
• Y a-t-il une corbeille ou une archive, et combien de temps les sauvegardes gardent-elles les données supprimées ?
• Un administrateur peut-il imposer une règle à tous, ou chaque utilisateur peut-il la contourner ?
• Peut-on suspendre la suppression en cas de gel juridique ?
• Quelle offre l'inclut, et se règle-t-elle dans l'application ou par l'équipe de l'éditeur ?

Aucun preneur de notes IA vérifié ne sait quand un poste est pourvu. Plusieurs suppriment selon un délai si vous avez la bonne offre. Le dispositif sûr : une règle écrite par type de données, un délai automatique en filet de sécurité quand l'outil le propose, et une suppression manuelle le jour de la clôture, une fois l'évaluation écrite à l'abri dans votre ATS.