Prise de notes en entretien : méthode, modèle et IA

Bien prendre des notes en entretien, c'est noter des faits liés au poste : la question posée, l'exemple concret donné par le candidat, ses mots exacts quand ils comptent et une note par critère, justifiée en une ligne. Jamais d'impression vague, ni rien qui touche à un critère de discrimination. Écrivez comme si le candidat allait vous relire : il peut le demander.

La moitié d'une bonne prise de notes se joue avant l'arrivée du candidat. Sans trame, chaque recruteur note ce qui l'a marqué, et deux comptes rendus du même entretien ne se comparent plus. Avec une trame commune, vous notez la même chose pour chaque candidat : la comparaison devient plus juste et la décision plus facile à expliquer.

1. Choisissez 3 à 5 critères tirés de la fiche de poste (gestion de projet, relation client, maîtrise d'un outil). L'article L1221-6 du Code du travail limite les informations demandées à un candidat à celles qui servent à apprécier sa capacité à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles, avec un lien direct et nécessaire avec le poste.
2. Écrivez une ou deux questions par critère et posez-les à tous les candidats, dans le même ordre.
3. Fixez une échelle de 1 à 5 avec une phrase par niveau : 1 = aucun exemple, 3 = un exemple concret mais partiel, 5 = plusieurs exemples détaillés avec un résultat mesurable.
4. Prévoyez une case « non évalué » pour chaque critère : mieux vaut un vide assumé qu’une note devinée.
5. Si vous comptez enregistrer l'entretien ou utiliser un outil d'IA, prévenez le candidat avant, par écrit (voir plus bas).

Notez ce qui s'est passé, pas ce que vous en avez conclu. La méthode STAR aide à le faire vite : pour chaque exemple, la Situation, la Tâche dont le candidat était responsable, l'Action qu'il a lui-même menée et le Résultat obtenu. Quand une phrase compte, écrivez-la entre guillemets avec les mots du candidat, plutôt qu'une reformulation qui glisse déjà vers votre avis.

Deux familles de notes posent problème. La première, ce sont les impressions sans fait derrière : « pas le bon feeling », « manque de peps », « pas le profil de l'équipe ». Elles ressemblent à des raisons mais ne prouvent rien, et ce sont elles qui fragilisent une décision quand on vous la conteste. Remplacez chacune par le comportement qui l'a déclenchée, ou supprimez-la.

La seconde est plus grave : tout ce qui touche à un critère de discrimination. L'article L1132-1 du Code du travail interdit d'écarter une personne d'une procédure de recrutement sur ces critères. Une note qui les mentionne laisse une trace écrite qu'ils ont pu compter. Ne les notez pas, ne les déduisez pas, ne les laissez pas peser sur une note :

• l'origine, l'appartenance vraie ou supposée à une ethnie, une nation ou une prétendue race, le nom de famille, le lieu de résidence ;
• l'âge, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle ;
• la situation de famille, la grossesse ;
• l'état de santé, le handicap, la perte d'autonomie, les caractéristiques génétiques ;
• l'apparence physique ;
• les opinions politiques, les convictions religieuses, les activités syndicales ou mutualistes, un mandat électif ;
• la capacité à s'exprimer dans une langue autre que le français, la domiciliation bancaire, une situation économique vulnérable, le statut de lanceur d'alerte.

La CNIL donne aussi des exemples de questions interdites en entretien : des informations sur les membres de sa famille, le souhait d'avoir des enfants, le numéro de sécurité sociale ou les coordonnées bancaires (sauf cas particuliers comme l'intérim), ou encore le lieu de résidence, sauf pour un poste avec astreintes. Si une information ne pouvait pas être demandée, elle n'a rien à faire dans vos notes.

Voici la trame que nous recommandons. Elle tient sur une page, se remplit pendant l'entretien et dans les dix minutes qui suivent, et oblige chaque note à s'appuyer sur un fait.

Exemple rempli pour un poste de chef de projet :

Dans un entretien utilisateur, une étude qualitative ou une enquête de terrain, vous n'évaluez pas la personne : vous cherchez à comprendre ce qu'elle fait et pourquoi. La discipline reste la même, séparer ce qui a été dit de ce que vous en concluez, mais la trame change.

• Les phrases exactes entre guillemets, avec le moment de l'échange où elles ont été dites.
• Ce que la personne fait aujourd'hui, distinct de ce qu'elle dit qu'elle ferait : le second est bien moins fiable.
• Les contournements et irritants concrets (« j’exporte tout dans Excel le lundi pour… »).
• Vos hypothèses dans une colonne à part, jamais mêlées aux faits.
• Un code participant (P1, P2) plutôt que le nom dans les notes partagées.

Côté RGPD, la logique est la même : dites au participant à quoi servira l'entretien, s'il est enregistré, qui y aura accès et combien de temps vous le gardez, et notez dans l'en-tête son accord pour l'enregistrement. Pour la suite, notre guide sur la synthèse d'entretiens utilisateurs explique comment passer de dix entretiens à des conclusions sans retenir seulement les phrases qui vous arrangent.

Écrire et écouter en même temps, c'est perdre un peu des deux. Enregistrer l'entretien permet de regarder le candidat, de relancer au bon moment, puis de rédiger le compte rendu à partir de ce qui a vraiment été dit. Le problème des outils classiques, c'est le robot : un participant « Notetaker » qui rejoint la visio et s'affiche devant le candidat, et qui ne sert à rien en présentiel, puisqu'il n'y a pas d'appel à rejoindre.

Reline enregistre de votre côté : l'application capte votre micro et le son de votre ordinateur sur macOS, Windows et Linux (bêta), ou depuis le navigateur. Aucun robot ne rejoint l'appel, et un entretien en salle s'enregistre de la même façon, avec le micro de l'ordinateur. La transcription couvre plus de 60 langues, dont le français, détecté automatiquement ; en visio, elle sépare votre micro de l'audio de l'appel (Moi et Autre). Pour vérifier une phrase, vous appuyez sur lecture sur la ligne de transcription et vous réécoutez le moment exact.

Réserve honnête : seule la capture est locale. La transcription, les résumés IA et le stockage passent par le cloud de Reline, sous accord de traitement des données (DPA), et vos réunions ne servent jamais à entraîner des modèles tiers. Reline ne promet pas d'hébergement en France.

• Prévenir avant, pas pendant. La CNIL range parmi les collectes déloyales le fait de filmer ou d'enregistrer un entretien d'embauche sans en informer le candidat au préalable. L'article L1221-9 du Code du travail interdit de collecter une information sur un candidat par un dispositif qui n'a pas été porté à sa connaissance au préalable, et l'article L1221-8 impose de l'informer des méthodes d'aide au recrutement utilisées.
• Justifier le besoin. Pour les entretiens en visio comme en présentiel, le guide de la CNIL estime qu'aucune conservation du son ou de la vidéo n'apparaît nécessaire sans justification précise, et que ces données n'ont pas, sauf justification particulière, à être gardées au-delà de la décision d'embauche.
• Minimiser. Le recruteur reste responsable de l'outil choisi : vérifiez que le fournisseur ne traite pas les données des candidats à d'autres fins que le recrutement.
• Pas d'analyse des émotions. Depuis le 2 février 2025, l'AI Act interdit les systèmes d'IA qui déduisent les émotions d'une personne sur le lieu de travail (article 5), et les lignes directrices de la Commission européenne, non contraignantes, l'appliquent aussi au recrutement. Reline transcrit et résume ce qui a été dit ; il n'analyse pas les émotions à partir de la voix.
• Garder la décision humaine. L'AI Act classe à haut risque les systèmes d'IA destinés au recrutement ou à la sélection de personnes (annexe III). Qu'un outil qui transcrit et résume un entretien entre ou non dans cette catégorie dépend de son usage et reste à apprécier au cas par cas. Traitez la sortie de l'IA comme un brouillon que vous relisez, corrigez et assumez, jamais comme un verdict.

1. Dans l'invitation, annoncez la prise de notes assistée par IA : finalité (compte rendu), qui y aura accès, durée de conservation, et la possibilité de refuser.
2. Au début de l'entretien, redemandez l'accord à l'oral. En cas de refus, prenez des notes à la main avec la même trame, sans que cela pèse sur l'évaluation.
3. Lancez l'enregistrement dans Reline sur votre ordinateur. Aucun robot ne rejoint l'appel.
4. Pendant l'entretien, ne notez que vos notes par critère et vos relances : l'audio garde le reste.
5. Après l'entretien, appliquez la Lens « Grille d'évaluation du candidat », ou écrivez votre propre Lens avec vos critères. Elle ne note que ce qui a été abordé et marque « N/A » le reste. La Lens fournie inclut un critère d'adéquation culturelle : retirez-le si vous ne pouvez pas l'ancrer dans des faits. Relisez, corrigez, supprimez toute mention hors critères.
6. Partagez la note uniquement avec le jury. Dans Reline, les notes sont privées par défaut : un rôle dans l'espace de travail ne donne accès à rien, chaque lecteur reçoit un accès explicite et révocable.
7. À l'échéance fixée par votre politique (pour l'audio, au plus tard à la décision sauf justification), recopiez le compte rendu écrit dans le dossier du candidat et supprimez la note Reline qui contient l'enregistrement, puis retirez-la de la corbeille : l'enregistrement est effacé avec la note (il ne se supprime pas séparément), et une note laissée dans la corbeille n'est purgée qu'au bout de 30 jours.

Pour un candidat non retenu, le guide de la CNIL décrit trois durées : jusqu'à trois mois après la fin du recrutement, pour pouvoir lui expliquer le refus ; jusqu'à deux ans après le dernier contact s'il entre dans un vivier de candidats, avec son accord ou une information claire et un droit d'opposition simple ; et un archivage intermédiaire à des fins de preuve, jusqu'à cinq ans après la décision. Pour l'enregistrement audio lui-même, la référence est plus courte : la décision d'embauche, sauf justification. Écrivez votre règle, appliquez-la à tous et supprimez à la date prévue.

L'accès compte autant que la durée. Le compte rendu d'un candidat n'a pas à être lisible par toute l'entreprise : seulement par les personnes qui participent à la décision. C'est le modèle par défaut de Reline, où aucune note n'est visible sans un accès accordé explicitement, sans passe-droit silencieux pour les administrateurs.

Une bonne prise de notes en entretien tient en quatre règles : une trame identique pour tous, des faits plutôt que des impressions, rien qui touche à un critère de discrimination, et des notes que vous pourriez montrer au candidat. L'IA aide à les tenir sans sacrifier l'écoute, à condition de prévenir avant, de garder la décision humaine et de supprimer l'audio quand il ne sert plus.