Charte IA de prise de notes : modèle pour 50 à 200 salariés

Oui, une entreprise de 50 à 200 salariés peut autoriser les assistants IA de prise de notes, dès qu'une personne porte la décision et que six contrôles sont en place : un outil approuvé, une règle d'information, des réunions exclues, un accès privé par défaut, une règle de conservation applicable et un DPA signé sans entraînement sur vos données. Ci-dessous : qui décide, une charte d'une page et un déploiement en une semaine.

Si personne ne sait aujourd'hui si c'est permis, la réponse honnête est que rien n'est décidé, et rien de décidé veut souvent dire que des comptes personnels et des outils gratuits invisibles pour vous sont déjà utilisés. Cette page est la version courte pour les entreprises sans équipe sécurité. Pour l'audit complet d'un fournisseur (SSO, SCIM, journaux d'audit, scopes Slack, localisation des données), utilisez notre checklist pour les admins IT ; nous ne la répétons pas ici. Reline édite un assistant IA de prise de notes : là où nous le citons, nous disons ce qu'il fait et ce qu'il ne fait pas.

Choisissez un responsable, pas un comité. À cette taille, c'est souvent le responsable IT ou le responsable des opérations, car c'est lui qui fera tourner l'outil. Il rédige la charte et recueille trois validations, chacune une courte relecture et non un projet.

La direction valide une fois la page finale. Ensuite, le responsable la relit tous les six mois ou à chaque changement d’outil.

Un responsable IT inquiet face aux assistants IA de prise de notes craint en général quatre choses : un bot que personne n'a invité, l'enregistrement de réunions qui ne devraient jamais l'être, des notes trop largement partagées et des données de réunion qui finissent là où elles ne devraient pas. Ces six contrôles couvrent les quatre. Exigez des preuves dans un espace de test, pas un oui en rendez-vous commercial.

Ce qui peut attendre à cette taille : le SSO, le déprovisionnement automatique (SCIM), un journal d'audit et un rapport SOC 2. Ils comptent davantage en grandissant, et la checklist pour les admins IT explique comment tester chacun.

Collez-la dans votre règlement ou votre charte informatique, remplissez les crochets et tenez-vous à une page. Chaque clause correspond à l'un des six contrôles.

Charte des assistants IA de prise de notes en réunion. Responsable : [NOM, FONCTION]. En vigueur le : [DATE]. Prochaine relecture : [DATE + 6 MOIS]. S’applique à toute personne qui enregistre, transcrit ou résume des réunions de l’entreprise.

1. Outil approuvé. Utilisez uniquement [NOM DE L'OUTIL], avec votre compte professionnel, pour enregistrer, transcrire ou résumer les réunions de l'entreprise. Comptes personnels, extensions de navigateur, applis de transcription gratuites et autres bots de prise de notes sont interdits pour les réunions de l'entreprise. Faites valider tout nouvel outil par [RESPONSABLE] avant de l'utiliser.
2. Information. Si vous enregistrez, dites-le au début de la réunion et, si possible, dans l'invitation. Demandez l'accord des participants externes avant d'enregistrer. Si quelqu'un s'y oppose, arrêtez l'enregistrement et prenez des notes à la main.
3. Ne pas enregistrer. Entretiens RH, annuels et disciplinaires ; échanges juridiques ou couverts par le secret professionnel ; incidents de sécurité ; fusions-acquisitions ou autres informations financières non publiques ; réunions avec des données de santé ou d'autres données personnelles réglementées. Toute exception exige l'accord écrit de [JURIDIQUE OU RESPONSABLE].
4. Accès et partage. Les notes sont privées par défaut. Partagez chaque note uniquement avec les personnes qui en ont besoin. Ne créez pas de lien public vers des notes de réunion sans l'accord de [RESPONSABLE]. Quand une personne part, [SON MANAGER] reprend ses notes et [RESPONSABLE] retire ses accès le dernier jour.
5. Conservation. Gardez les enregistrements et transcriptions [N] jours et les notes de réunion [N] mois, puis supprimez-les, sauf conservation légale ou motif métier documenté. [RESPONSABLE] vérifie les suppressions chaque [MOIS OU TRIMESTRE].
6. Traitement des données. L'outil approuvé doit être couvert par un DPA signé et ne doit pas utiliser nos réunions pour entraîner des modèles d'IA. Ne collez pas le contenu des réunions dans des outils d'IA non approuvés. Traitez les transcriptions comme confidentielles, au même titre que la conversation.

Les questions vont à [RESPONSABLE]. Un manquement à cette charte est traité comme tout autre manquement à nos règles d'usage.

1. Jour 1 : nommer le responsable et repérer ce qui est déjà utilisé. Demandez dans le chat d'équipe quels outils de notes sont utilisés, cherchez des bots dans les invitations et listez les apps d'IA ayant un accès dans la console d'administration Google Workspace ou Microsoft 365.
2. Jour 2 : tester un ou deux outils avec trois à cinq volontaires. Notez chacun selon les six contrôles et gardez les preuves : captures des réglages de partage, le DPA, le résultat du test de suppression.
3. Jour 3 : obtenir les validations. Le juridique ou le DPO relit le texte d'information et le DPA, les RH relisent la liste des réunions à ne pas enregistrer, et vous informez les représentants du personnel s'il y en a.
4. Jour 4 : configurer avant le premier enregistrement. Définissez les règles de partage, coupez les liens publics si l'outil le permet, écrivez la routine de suppression et ajoutez une mention d'enregistrement au modèle d'invitation externe.
5. Jour 5 : annoncer et basculer. Envoyez le message ci-dessous, achetez les licences de l'outil approuvé, retirez les bots et autorisations d'apps non approuvés et placez la relecture à six mois dans l'agenda du responsable.

Appliquez les six contrôles à n'importe quel fournisseur, nous compris. Voici ce que Reline propose aujourd'hui, et ce qui manque.

Tarifs pour un déploiement en entreprise : Free coûte 0 $ (10 heures de transcription par mois). Professional coûte 15 $ par utilisateur et par mois, ou 12 $ en facturation annuelle, avec enregistrement et transcription illimités. Enterprise coûte 32 $ par utilisateur et par mois, ou 26 $ en facturation annuelle, et ajoute le SSO, le journal d'audit, les verrous de politique ainsi qu'un DPA et un MSA sur mesure.