Stakeholder-Interview-Vorlage: Fragen und Beispiel

Eine Stakeholder-Interview-Vorlage für ein Beratungsprojekt hat drei Teile: eine Liste, wen Sie befragen, einen Fragenkatalog nach Themen (Ziele, Ist-Zustand, Probleme, Rahmenbedingungen, Erfolg und wie Entscheidungen fallen) und ein einseitiges Notizblatt, das Sie in jedem 45-minütigen Interview ausfüllen. Unten finden Sie alle drei, mit Beispiel und Auswertungsmethode.

Eine Aufnahme ist freiwillig. Wir bauen einen KI-Notetaker, und weiter unten steht, wo unserer passt und was er nicht kann. Für diese Vorlage brauchen Sie ihn nicht.

Zu Beginn eines Mandats zeigen Ihnen Stakeholder-Interviews, wie der Kunde wirklich arbeitet, bevor Sie etwas vorschlagen: was jede Führungskraft will, wo die Arbeit hakt, was sich nicht ändern lässt und wer über Ihre Empfehlung entscheidet. Sie sind nicht das Verkaufsgespräch, das den Auftrag gebracht hat (das ist der Discovery Call). Sie kommen nach dem Vertrag, mit den Menschen, die Ihre Arbeit betrifft.

Stimmen Sie die Liste im Kickoff mit Ihrem Sponsor ab. Die meisten Mandate brauchen 8 bis 15 Interviews. Hören Sie auf, wenn neue Interviews keine neuen Themen mehr bringen, und fragen Sie am Ende immer: „Mit wem sollten wir noch sprechen?“

Schicken Sie eine kurze Einladung: warum Sie mit der Person sprechen, wie lange es dauert, wie ihre Aussagen verwendet werden und ob Sie aufnehmen möchten. Zum Beispiel:

Sie stellen nicht alle. Wählen Sie pro Person zwei oder drei je Thema und haken Sie bei jeder Antwort nach: „Können Sie mir ein aktuelles Beispiel geben?“

• Was ist Ihre Rolle, und wie berührt dieses Projekt Ihre Arbeit?
• Was würde sich für Ihr Team ändern, wenn es gelingt?
• Wie waren Sie an der Entscheidung beteiligt, es zu starten?

• Was soll dieses Projekt in Ihren Worten erreichen?
• Wenn wir nur ein Ziel erreichen könnten, welches?
• Warum jetzt und nicht letztes Jahr?

• Führen Sie mich Schritt für Schritt durch [den Prozess], wie er heute läuft.
• Wo stecken die Umgehungslösungen: Tabellen, Nebenmails, eine Person, die es weiß?
• Welchen Zahlen vertrauen Sie, welchen nicht?

• Was ist daran heute am frustrierendsten?
• Wann ging es zuletzt schief, und was hat es gekostet: Zeit, Geld, Kunden?
• Was wurde schon versucht, und warum ist es stecken geblieben?

• Was lässt sich nicht ändern: Systeme, Verträge, Termine, Regeln?
• Was konkurriert dieses Jahr noch um dieselben Leute?
• Gibt es Zeiten, in denen sich nichts ändern darf, etwa den Jahresabschluss oder eine Hochsaison?

• Woran würden Sie in einem Jahr merken, dass es funktioniert hat?
• Welche Zahl würde sich bewegen, und von welchem Wert auf welchen?
• Was würde es für Sie zum Misserfolg machen, selbst wenn wir alles liefern?

• Wer entscheidet über unsere Empfehlung, und wie?
• Wessen Meinung hat bei diesen Personen Gewicht?
• Wer könnte etwas verlieren, wenn sich das ändert?
• Wo sind Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen sich dabei uneinig?
• Was würde es hier schwer machen, eine Empfehlung anzunehmen?

Ein Blatt pro Interview. Kopieren Sie die Tabelle in Word, Google Docs oder Ihre Notiz-App und ersetzen Sie jede Klammer durch das Gehörte. Setzen Sie wörtliche Zitate in Anführungszeichen, damit Sie sie später von Ihrer Zusammenfassung unterscheiden.

Eine Beraterin gestaltet den Order-to-Cash-Prozess eines regionalen Großhändlers neu. Kunde, Person und alle Zahlen sind erfunden.

Die Gefahr ist eine Präsentation, die nur wiederholt, was der Sponsor gesagt hat. Eine kurze Methode hält Sie ehrlich:

1. Bauen Sie ein Raster: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Thema. Jede Zelle enthält eine kurze Zusammenfassung und die Quelle.
2. Zählen Sie, bevor Sie schließen. „7 von 11 nannten Aktionen als Ursache der Reklamationen“ ist ein Befund. „Pricing ist ein Problem“ ist ein Eindruck.
3. Füllen Sie das Feld „Abweichung“ für jedes Thema. Ein Befund ohne Gegenstimme wurde nicht geprüft.
4. Trennen Sie nach Gruppen, statt zu mitteln. Führung und Basis beschreiben oft verschiedene Prozesse, und gerade die Lücke ist oft der Befund.
5. Zitieren Sie nur, was Sie einem Interview zuordnen können, und hören Sie die Stelle noch einmal an, wenn Sie aufgenommen haben.
6. Halten Sie die Zusage zur Zuordnung. Wenn Sie nur die Rolle vereinbart haben, kann eine Gruppe aus einer Person (die einzige Finanzleiterin) trotzdem jemanden erkennbar machen: Gruppen zusammenlegen oder vorher fragen.
7. Spielen Sie die Themen vor der Präsentation Ihrem Sponsor zurück, damit niemand vor dem Lenkungsausschuss überrascht wird.

Eine Aufnahme hilft bei Zitaten und dabei, ein Thema mit dem tatsächlich Gesagten abzugleichen. Sie bringt auch Pflichten mit sich, deshalb ist sie freiwillig.

Ein Rekorder ohne Bot zeigt der anderen Person nichts an, also ist es Ihre Aufgabe, es ihr zu sagen. Sagen Sie es in der Einladung und noch einmal zu Beginn: „Ich nehme das für meine Notizen auf. Ist das in Ordnung?“ Wenn jemand Nein sagt, hören Sie auf und nutzen Sie das Notizblatt von Hand.

In Kalifornien ist es eine Straftat, ein vertrauliches Gespräch ohne die Einwilligung aller Beteiligten aufzunehmen (Penal Code, Section 632). In Deutschland ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen (§ 201 StGB). Nach der DSGVO braucht eine Aufnahme eine Rechtsgrundlage, und Betroffene müssen bei der Erhebung über Zweck und Rechtsgrundlage informiert werden (Artikel 6 und 13). Manche Kunden schließen Aufnahmen auch in eigenen Richtlinien oder Verträgen aus. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie also die Regeln dort, wo alle Beteiligten des Interviews sind.

Noch ein Punkt, den andere Vorlagen auslassen: Eine Zusage „nur nach Rolle“ gilt für Ihre Präsentation, nicht für die Aufnahme. Das Transkript enthält weiter Stimme und Namen. Legen Sie fest, wer in Ihrem Team es öffnen darf, und beschränken Sie es auf diese Personen.

Reline nimmt Ihr Mikrofon und den Ton des Computers lokal auf, auf Mac, Windows, Linux (Beta) oder im Browser, und kein Bot tritt bei. Transkription, KI und Speicherung laufen in der Cloud. Reline transkribiert während der Aufnahme, kann also keine Datei aus einem anderen Rekorder transkribieren. Die Aufnahme bleibt erhalten, sodass Sie jede Transkriptzeile abspielen können, bevor Sie sie zitieren. Zusammenfassungen nennen keine Quellen, prüfen Sie sie also am Transkript.

Für eine Interviewreihe geben Sie dem Kunden einen eigenen Ordner und legen jedes Interview des Mandats hinein. Der ordnerbezogene Chat beantwortet eine Frage über alle hinweg, etwa „Was haben die Leute über Reklamationen gesagt?“, und die Antwort zitiert Transkriptzeilen mit Zeitstempeln, die Sie abspielen können. Das hilft beim Füllen des Rasters, auch mit den Gegenstimmen. Behandeln Sie jede Antwort als Hinweis und prüfen Sie die Zeile, bevor sie in eine Präsentation geht.

• Sprecher: Die Labels sind Ich und Andere, dazu eine Beta-Nummerierung der Stimmen, die Sie selbst benennen. Namen kommen nicht automatisch. In einem Raum kommen alle über ein Mikrofon, prüfen Sie also, wer gesprochen hat, bevor Sie jemanden zitieren.
• Zugriff: Notizen sind standardmäßig privat, und eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts. Teilen Sie den Kundenordner nur mit den Personen dieses Mandats.
• Unterlagen: Ein AVV (DPA) ist verfügbar. Einen SOC-2-Bericht gibt es nicht.
• Preis: 15 $ pro Platz und Monat. Free umfasst 10 Stunden Transkription und 1 Stunde pro Notiz.

Die Vorlage funktioniert auf Papier. Wenn Sie aufnehmen, sagen Sie es vorher, halten Sie Ihre Zusage zu Namen ein und lassen Sie die Zählung entscheiden, nicht die lauteste Stimme.