Discovery-Call-Vorlage für Notizen: gratis, mit Beispiel

Eine Vorlage für Discovery-Call-Notizen, mit der Sie ein Beratungs- oder Agenturprojekt eingrenzen, sollte festhalten: die Ausgangslage des Kunden, das Problem in seinen Worten, Erfolgskriterien, Umfang, Budget, Stakeholder, den Entscheidungsweg, Risiken und einen nächsten Schritt mit Verantwortlichem und Datum. Kopieren Sie die kostenlose Vorlage unten. Sie funktioniert auf Papier, in Word oder in Google Docs.

Eine Aufnahme ist freiwillig. Wenn Sie den genauen Wortlaut des Kunden für das Angebot wollen, sagen Sie es ihm vorher. Wir bauen einen KI-Notetaker, und weiter unten steht, wo unserer passt und was er nicht kann. Für diese Vorlage brauchen Sie ihn nicht.

Eine Notiz pro Gespräch. Markieren Sie die Tabelle, kopieren Sie sie in Word, Google Docs oder Ihre Notiz-App und ersetzen Sie jede Klammer durch das, was Sie hören. Die letzte Spalte nennt je eine Frage, die das Feld füllt.

Ein Ablauf, der jedes Feld abdeckt, ohne dass das Gespräch zum Fragebogen wird. Hören Sie die meiste Zeit zu: Der Kunde sollte deutlich mehr sprechen als Sie.

Fünf Fragen, die der Kunde vor dem Gespräch beantwortet, damit Sie die Zeit für das Problem nutzen statt für Grunddaten. Fügen Sie sie in die Einladung oder ein einfaches Formular ein.

1. Was macht Ihre Organisation, und mit wem würden wir zusammenarbeiten?
2. Warum suchen Sie gerade jetzt Unterstützung von außen?
3. Wie sähe ein gutes Ergebnis aus, und bis wann?
4. Gibt es einen Budgetrahmen oder eine Frist, die wir kennen sollten?
5. Wer sollte noch am Gespräch teilnehmen?

Eine Beraterin grenzt ein Projekt für ein mittelgroßes Logistikunternehmen ein. Kunde, Personen und Zahlen sind erfunden.

1. Schreiben Sie Problem und Erfolgskriterien in den Worten des Kunden und in Anführungszeichen. Sie wandern direkt ins Angebot.
2. Schreiben Sie „unbekannt“, wenn Sie etwas nicht erfahren haben. Eine Vermutung im Budgetfeld wird sonst zur Zahl im Angebot.
3. Halten Sie Fakten und Einschätzung getrennt. Ihre Einschätzung steht nur in der letzten Zeile.
4. Nennen Sie Personen mit Rolle und Namen, damit die Notizen auch für eine Kollegin verständlich sind, die später dazukommt.
5. Wiederholen Sie vor dem Auflegen laut das Wichtigste: Problem, Ergebnis, nächster Schritt. Korrigieren Sie die Notizen, solange der Kunde noch dabei ist.
6. Schicken Sie noch am selben Tag eine kurze Nachricht mit dem nächsten Schritt und seinem Datum.

Eine Vorlage für Sales-Discovery-Calls folgt meist einem Qualifizierungsschema wie BANT: Budget, Authority (Entscheidungsbefugnis), Need (Bedarf) und Timeline (Zeitplan). Diese vier stecken auch in dieser Vorlage. Eine Beratung oder Agentur braucht mehr, weil das Gespräch auch das Angebot formt.

Eine Aufnahme hilft bei den Feldern, in denen es auf den Wortlaut ankommt: Problem, Erfolgskriterien und Budget. Sie arbeiten mit dem, was der Kunde gesagt hat, statt mit Ihrer Erinnerung daran. Sie bringt auch Pflichten mit, deshalb ist sie freiwillig.

Ein Rekorder ohne Bot zeigt dem Kunden nichts, der Hinweis liegt also bei Ihnen. Schreiben Sie eine Zeile in die Einladung und sagen Sie es zu Beginn noch einmal.

• In der Einladung: „Ich würde unser Gespräch gern aufzeichnen, damit ich Ihre Anforderungen im Angebot genau erfasse. Die Aufnahme bleibt in meinen Notizen. Sagen Sie mir Bescheid, wenn Ihnen das nicht recht ist.“
• Zu Beginn: „Bevor wir anfangen: Ich zeichne das Gespräch für meine Notizen auf. Ist das für alle in Ordnung?“ Wenn jemand nein sagt, hören Sie auf und nutzen Sie die Vorlage von Hand.

In Kalifornien ist es strafbar, ein vertrauliches Gespräch ohne die Zustimmung aller Beteiligten aufzuzeichnen (Penal Code, Abschnitt 632). In Deutschland ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen (§ 201 StGB). Nach der DSGVO braucht eine Aufnahme eine Rechtsgrundlage, und Personen müssen bei der Erhebung ihrer Daten bei ihnen über Zweck und Rechtsgrundlage informiert werden (Artikel 6 und 13). Manche Kunden schließen Aufnahmen auch in ihren eigenen Richtlinien oder NDAs aus. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind.

Füllen Sie nach dem Gespräch jedes Feld aus dem Transkript, nicht aus dem Gedächtnis. Nehmen Sie die Feldnamen als Überschriften Ihrer Zusammenfassung, dann liest sich jedes Gespräch mit jedem Kunden gleich. Wo das Gespräch ein Feld nicht berührt hat, schreiben Sie „Nicht besprochen“ statt einer Vermutung. Bevor die Worte des Kunden ins Angebot gehen, hören Sie sich die Stelle an, aus der sie stammen.

So passt Reline hinein. Es erfasst Ihr Mikrofon und den Ton des Computers lokal auf Mac, Windows, Linux (Beta) oder im Browser, und kein Bot tritt bei. Transkription, KI und Speicherung laufen in der Cloud. Reline transkribiert während der Aufnahme und kann deshalb keine Datei aus einem anderen Rekorder transkribieren. Die Aufnahme bleibt erhalten, also können Sie auf jeder Transkriptzeile Play drücken, bevor Sie die Worte verwenden. Zusammenfassungen zitieren nichts, prüfen Sie sie deshalb am Transkript. Chat-Antworten können eine Notiz oder einen Moment zitieren.

Unsere Lens „Qualifizierung nach BANT“ passt zu einem Discovery Call. Wenden Sie sie auf die Notiz des Gesprächs an, dann liest sie das Transkript, zieht Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf und Zeitplan heraus, markiert alles, was nicht zur Sprache kam, als nicht besprochen und ergänzt eine Gesamtbewertung der Qualifizierung von 1 bis 10, die wichtigsten Risiken und empfohlene nächste Schritte. Sie ist für Vertriebsgespräche geschrieben. Um sie an diese Vorlage anzupassen, öffnen Sie die Lens in der App und wählen Sie „Zu meinem Workspace hinzufügen“, was eine eigene Kopie anlegt, und bearbeiten Sie diese Kopie: Ergänzen Sie Erfolgskriterien und Umfang, und streichen Sie die Bewertung, wenn Sie keine wollen. Behandeln Sie das Ergebnis als Entwurf und prüfen Sie es an der Aufnahme.

• Sprecher: Die Labels lauten Ich vs. Andere, dazu eine Beta-Nummerierung der Stimmen, die Sie selbst benennen. Namen kommen nicht automatisch. In einem Raum kommen alle über ein Mikrofon herein, prüfen Sie also vor dem Zitieren, wer gesprochen hat.
• Kunden: Notizen sind standardmäßig privat, und eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts. Geben Sie jedem Kunden einen eigenen Ordner und teilen Sie ihn nur mit den Personen, die an diesem Mandat arbeiten.
• CRM: kein Connector zu einem CRM. Sie fügen die Notizen von Hand ein.
• Unterlagen: Ein AVV ist verfügbar. Es gibt keinen SOC-2-Bericht.
• Preis: 15 $ pro Nutzer im Monat. Der Gratis-Plan enthält 10 Stunden Transkription und 1 Stunde pro Aufnahme.

Die Vorlage gehört Ihnen so oder so. Wenn Sie aufzeichnen, informieren Sie den Kunden vorher, und füllen Sie die Felder mit dem, was er gesagt hat, nicht mit dem, was Sie hören wollten.