Teams-Besprechung transkribieren: live und im Nachhinein

Um eine Teams-Besprechung zu transkribieren, wählen Sie Weitere Aktionen und dann Transkribieren, oder starten Sie eine Aufnahme, die automatisch transkribiert. Das Transkript landet im OneDrive des Organisators und erscheint im Besprechungschat und auf der Registerkarte Zusammenfassung. Gäste und Personen aus anderen Organisationen können es nicht starten. Für sie transkribiert Reline die nächste Besprechung vom eigenen Computer aus, ohne Bot.

1. Treten Sie der Besprechung in der Teams-Desktop-App bei.
2. Wählen Sie in der Besprechungssteuerung Weitere Aktionen und dann Transkribieren.
3. Prüfen Sie die gesprochene Sprache und wählen Sie Bestätigen. Nehmen Sie die Sprache, die wirklich gesprochen wird: Die Einstellung gilt für alle, und eine falsche Sprache schadet der Genauigkeit.
4. Alle in der Besprechung sehen einen Hinweis, dass transkribiert wird. Zum Mitlesen öffnen Sie Weitere Aktionen, wählen den Pfeil neben dem Transkriptionseintrag und dann Transkript anzeigen.
5. Zum Beenden öffnen Sie wieder Weitere Aktionen und stoppen die Transkription über den Eintrag Aufzeichnung oder Transkription. Sie endet auch von selbst, wenn alle gegangen sind.

Eine Aufnahme startet auch die Transkription, beides zusammen ist also nicht nötig. Die Live-Ansicht gibt es laut Microsoft nur in Teams für den Desktop. Die mobile App kann die Transkription starten und stoppen und zeigt das Transkript nach der Besprechung, und für Teams im Web nennt Microsoft keine Schritte.

Rollen: Auch Gäste können die Transkription nicht starten. Mit Teams Premium oder einer Copilot-Lizenz legen Organisatoren fest, wer aufzeichnen und transkribieren darf: Organisatoren und Mitorganisatoren, zusätzlich Referenten, oder niemand.

Lizenz: Die Hilfe von Microsoft zur Transkription nennt für die normale Transkription keine bestimmte Lizenz, nur Rollen und Richtlinien. Für Aufnahmen gibt es dagegen eine Liste: Organisator und aufnehmende Person brauchen Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 oder A5 oder Microsoft 365 Business, Business Premium oder Business Essentials. Zusatzlizenzen bringen die Extras: Live übersetzte Transkripte brauchen Teams Premium beim Organisator, Intelligent Recap braucht Teams Premium oder Microsoft Copilot, und Copilot selbst ist eine eigene Zusatzlizenz.

Richtlinie: Transkription ist eine Einstellung pro Organisator und pro Nutzer. Der Organisator muss sie eingeschaltet haben, und auch die Person, die startet. Laut Microsoft ist sie bei neuen Besprechungsrichtlinien standardmäßig an, und 1:1-Anrufe folgen einer eigenen Anrufrichtlinie.

Microsoft nennt für jeden Fall einen Hinweistext an der Option, schauen Sie dort zuerst nach. Die häufigsten Gründe:

• Sie sind Gast, gehören zu einer anderen Organisation als der Organisator oder sind nicht angemeldet.
• Die Richtlinie Ihres Admins oder die des Organisators erlaubt keine Transkription, oder eine Änderung ist noch nicht wirksam.
• Sie sind kein Referent, und in dieser Besprechung können nur Organisatoren und Referenten starten.
• Der Organisator hat Aufzeichnen und Transkribieren auf Organisatoren und Mitorganisatoren beschränkt oder für alle abgeschaltet.
• Der Organisator hat Copilot für die Besprechung ausgeschaltet, was auch Aufnahme und Transkription ausschaltet.

Das Transkript liegt zusammen mit einer eventuellen Aufnahme im OneDrive des Organisators, bei einer Kanalbesprechung auf der SharePoint-Website des Kanals.

Das geht. Starten Sie die Transkription allein mit den Schritten oben: Es entsteht keine Aufnahme, Sie bekommen trotzdem ein gespeichertes Transkript, und alle sehen trotzdem den Hinweis. Zwei weitere Wege erzeugen ebenfalls keine Aufnahme, hinterlassen aber auch kein Transkript:

• Live-Untertitel: Untertitel auf Ihrem eigenen Bildschirm, über Weitere Aktionen. Teams speichert sie nicht.
• Copilot mit „Nur während der Besprechung“: Notizen und Antworten während der Besprechung für Personen mit Copilot-Lizenz. Die Sprache-zu-Text-Daten werden nach der Besprechung nicht gespeichert.

Copilot schreibt von sich aus kein Transkript: Er ist ein KI-Assistent und braucht eine eigene Zusatzlizenz. Was passiert, hängt von der Option ab, die der Organisator in den Besprechungsoptionen im Bereich zu Copilot und KI wählt:

• Während und nach der Besprechung: Wenn Sie in der Besprechungssteuerung Copilot wählen, werden Sie aufgefordert, die Transkription zu starten. Sobald jemand transkribiert, können Personen mit Lizenz Copilot während der Besprechung und danach im Besprechungschat und auf der Registerkarte Zusammenfassung nutzen, und das Transkript wird wie gewohnt gespeichert. In der Standard-Adminrichtlinie von Microsoft ist diese Option fest vorgegeben, Organisatoren können sie nicht ändern.
• „Nur während der Besprechung“: Copilot startet, sobald Sie ihn wählen, ein Transkript ist nicht nötig. Die Sprache-zu-Text-Daten werden nicht gespeichert, danach ist Copilot also nicht auf der Registerkarte Zusammenfassung verfügbar, außer jemand hat auch transkribiert oder aufgezeichnet. Ihre Organisation kann Copilot-Eingaben und -Antworten trotzdem aufbewahren.
• „Aus“: Niemand kann Copilot nutzen, und niemand kann die Besprechung aufzeichnen oder transkribieren.

Laut Microsoft funktioniert Copilot außerdem nicht in Besprechungen, die außerhalb Ihrer Organisation veranstaltet werden. Als Gast hilft Ihnen eine Copilot-Lizenz also nicht.

Das hängt davon ab, was schon da ist. Eine Aufnahme startet normalerweise automatisch die Transkription, suchen Sie also zuerst nach einem Transkript.

1. Es gibt ein Transkript: Öffnen Sie die Besprechung im Teams-Kalender, den Besprechungschat oder die Registerkarte Zusammenfassung. Organisatoren und Mitorganisatoren können eine .docx- oder .vtt-Datei herunterladen.
2. Aufnahme ohne Transkript: Öffnen Sie das Video in OneDrive oder SharePoint. Wenn es Ihnen gehört oder Sie es bearbeiten dürfen, öffnen Sie auf der Player-Seite die Videoeinstellungen und generieren dort das Transkript. Microsoft begrenzt das auf Videos unter 4 GB und unter 4 Stunden, Admins können es abschalten, und der Artikel sagt nicht, ob es bei einer Teams-Aufnahme ohne Transkript funktioniert. Das Ergebnis lässt sich als WebVTT-Datei herunterladen.
3. Keine Option zum Generieren: Laden Sie die Aufnahme herunter und dann in Word hoch, über Startseite, Diktieren, Transkribieren, Audio hochladen. Word nimmt .wav, .mp4, .m4a und .mp3, trennt die Sprecher und erlaubt mit einem Microsoft-365-Abo 300 Minuten Uploads pro Monat (30.000 mit Copilot-Lizenz). Das klappt in Word für das Web mit Edge oder Chrome und in Word für Microsoft 365 unter Windows in kommerziellen Tenants.
4. Keine Aufnahme und kein Transkript: Es gibt nichts mehr zu transkribieren. Teams speichert keine Untertitel.

Teilnehmende aus der Organisation des Organisators können eine Aufnahme meist ansehen, aber nicht herunterladen, und Personen aus anderen Organisationen haben keinen Zugriff, bis der Organisator sie teilt. Wenn Sie nicht der Organisator sind, bitten Sie also zuerst um die Datei.

Mit einem privaten Microsoft-Konto beschreibt die Hilfe von Microsoft Live-Untertitel, aber kein gespeichertes Transkript. Abonnenten von Microsoft 365 Single, Family und Premium können aufnehmen, und die Aufnahme bleibt 30 Tage im Chat. Der Weg ist also: aufnehmen, die Datei herunterladen und in Word für das Web über Transkribieren hochladen, denn Word unter Windows bietet das nur in kommerziellen Tenants.

Wenn Teams Sie kein Transkript starten oder behalten lässt, können Sie die Besprechung auf Ihrem eigenen Computer erfassen. Die Desktop-App von Reline (Windows, Mac und Linux (Beta)) nimmt Ihr Mikrofon und den Besprechungston lokal auf und transkribiert sie live. Nichts tritt der Besprechung bei, und Sie brauchen weder eine Copilot-Lizenz noch die Richtlinie des Organisators noch ein Konto in dessen Organisation.

1. Installieren Sie die Desktop-App von Reline und melden Sie sich an. Sie können mit dem Free-Tarif starten.
2. Erlauben Sie das Mikrofon, wenn Sie gefragt werden. Am Mac erlauben Sie zusätzlich das Systemaudio.
3. Treten Sie der Besprechung wie gewohnt in der Teams-App oder in Teams im Web bei.
4. Drücken Sie in Reline auf Aufnahme. Das Live-Transkript startet, sobald jemand spricht, in über 60 Sprachen mit automatischer Spracherkennung.
5. Stoppen Sie am Ende der Besprechung. Sie erhalten das Transkript, eine KI-Zusammenfassung daneben und das gespeicherte Audio, mit einer Play-Taste an jeder Transkriptzeile.

Sprechernamen: Das Transkript ist mit Ich vs. Andere beschriftet (Ihr Mikrofon vs. der Besprechungston), und Reline liest keine Namen aus Teams. In einer Gruppenbesprechung öffnen Sie neben der Aufnahmetaste „Wer auf der anderen Seite spricht“ und wählen „Sprecher trennen“ (Beta): Reline nummeriert jede Stimme auf der Besprechungsseite (eine Schätzung), und Sie klicken auf eine Stimme, um sie selbst zu benennen.

• Keine Transkripte vergangener Besprechungen: Es nimmt keine Teams-Aufnahme und keine andere Audio- oder Videodatei an.
• Kein Video: Reline speichert Audio und Transkript, keine Bildschirmaufnahme.
• Keine Sprechernamen aus Teams: Die Beta-Option „Sprecher trennen“ nummeriert die Stimmen nur, die Namen vergeben Sie.
• Unter Windows nimmt es die gesamte Standardausgabe auf, nicht ein einzelnes Fenster, also auch andere Töne auf Ihrem PC.
• Keine KI auf dem Gerät: Transkription, Zusammenfassungen und Speicherung laufen in der Cloud. Nur die Erfassung ist lokal.
• Das Transkript bleibt in Reline: Es erscheint nicht im Teams-Chat oder auf der Registerkarte Zusammenfassung, und Sie starten die Aufnahme selbst.

Der Hinweis von Teams gilt nur für die eigene Transkription und Aufnahme. Reline zeigt in der Besprechung nichts an, der Hinweis liegt also bei Ihnen. Mehrere US-Bundesstaaten, darunter Kalifornien, verlangen die Zustimmung aller Beteiligten, bevor ein Gespräch aufgezeichnet wird, und in der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und sollten sagen, wozu Sie aufzeichnen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind. Die einfache Gewohnheit: Sagen Sie zu Beginn, dass Sie für Notizen aufzeichnen, und hören Sie auf, wenn jemand widerspricht. Als Gast sind Sie in der Besprechung einer anderen Firma, fragen Sie also zuerst den Organisator.