Bester KI-Notetaker für Recruiter 2026: 8 Tools im Check

Der beste KI-Notetaker für Recruiter ist Metaview, wenn Scorecards im ATS landen müssen: Es nennt Ashby, Greenhouse, Lever, Gem und SmartRecruiters, für 60 $ pro Nutzer im Monat. Reline (unser Produkt) passt zu kleinen Teams, die Notizen von Hand übertragen: kein Bot, Audio bleibt erhalten, 15 $ pro Platz im Monat, aber kein ATS-Connector.

• Scorecards direkt im ATS, und 60 $ pro Platz sind in Ordnung: Metaview.
• Sie nutzen schon Ashby: das Add-on AI Notetaker.
• Sie führen Interviews über Zoom und wollen ein vertriebsgeführtes Recruiting-Tool: BrightHire, heute ein Zoom-Produkt.
• Sie nutzen Greenhouse in den neuen Tarifen (Core, Plus oder Pro): dessen Notetaker.
• Notizen in Greenhouse zu einem niedrigeren Platzpreis, und ein Bot ist kein Problem: Fireflies.
• Sie zahlen schon für Otter: den Recruiting Agent testen und fragen, welcher Tarif ihn enthält.
• Kein Bot und kein gespeichertes Audio: Granola.
• Ein kleines Team ohne ATS-Übertragung, das Audio zum Prüfen von Aussagen will: Reline.

Diese Tabelle ordnet, was jede Anbieterseite heute sagt. Schweigt eine Seite, steht das in der Zelle.

Die Rechnung: Fünf Recruiter kosten bei Metaview Pro 300 $ im Monat und bei Reline Professional 75 $. Der Aufpreis bezahlt die ATS-Arbeit, also ausgefüllte Scorecards im Kandidatenprofil, die Reline nicht leistet. Wenn Sie Notizen ohnehin übertragen würden, ist dieser Abstand schwer zu begründen. Wenn Ihr Team im ATS lebt, rechnet er sich.

Die Recruiter-Vergleiche widersprechen sich hier, deshalb haben wir die Dokumentation der Anbieter gelesen. Alle sechs gelesenen Vergleiche stammen von Anbietern, und Dover, Scribbl und Noota setzen sich jeweils selbst auf Platz eins. Auch diese Seite stammt von einem Anbieter, prüfen Sie also die Quellen.

• Fireflies: Der eigene Blog und der Vergleich von Pin sagen nativ, der Beitrag von Metaview sagt Zapier und der von Scribbl Zapier oder API. Die Einrichtungsanleitung von Fireflies klärt die Greenhouse-Verbindung: Sie tragen einen Greenhouse-Harvest-API-Schlüssel in Fireflies ein, sie ist also direkt. Beim Rest ist die Anleitung weniger klar. Sie sagt, Notizen aktualisieren das Kandidatenprofil, aber auch, dass sie als Prospect erfasst werden, und sie erwähnt das Ausfüllen von Scorecards nie, obwohl der Blog sagt, dass Scorecards im Profil ankommen. Testen Sie beides.
• Otter: Die Recruiting-Seite nennt einen Sync mit Greenhouse und anderen ATS, und ihr Greenhouse-Abschnitt verweist auf Zapier-Integrationen. Der Beitrag von Metaview sagt, Otter habe keine native ATS-Übertragung, und die eigene Integrationsliste nennt Zapier, aber kein ATS. Fragen Sie, was der Sync schreibt und in welchem Tarif.
• Metaview: Die Notizen-Seite sagt, dass Notizen und ausgefüllte Scorecards ins Kandidatenprofil gehen, und die Integrationsseite listet mehr als 100 ATS-Namen, ohne zu sagen, was die einzelne Verbindung tut. Klären Sie, ob Ihr ATS Scorecard-Felder bekommt und welcher Tarif das enthält, denn die Preisseite sagt es nicht.
• Granola und Reline: kein ATS-Connector. Sie fügen von Hand ein oder gehen über ein Automatisierungstool, das Sie selbst bauen und pflegen. Scorecard-Felder füllt dabei nichts für Sie aus.

Drei Fragen klären das in jeder Demo. Füllt es Scorecard-Felder aus oder ergänzt es nur eine Notiz? Für welches ATS, in welchem Tarif? Was passiert, wenn kein Kandidat passt? Fireflies legt zum Beispiel standardmäßig einen neuen Kandidaten an, was Sie abschalten können.

Keiner der sechs Vergleiche nennt eine Aufbewahrungsfrist für jedes Tool (Noota nennt nur den Speicher des eigenen Gratis-Tarifs), deshalb steht hier, was die Seiten jedes Anbieters sagen.

Legen Sie Ihre eigene Frist vor dem ersten Interview fest und schreiben Sie sie in Ihren Hinweis. Bei Reline ist diese Frist eine Regel, die Ihr Team von Hand einhält. Ein Ordner pro Stelle macht daraus einen einzigen Schritt: Wird der Ordner endgültig gelöscht, ist alles darin weg. Nur das Audio zu löschen und das Transkript der Notiz zu behalten, ist nicht möglich.

Ein sichtbarer Bot übernimmt einen Teil des Hinweises. Die Support-Seite von Metaview beschreibt den Notetaker als klar benannten Teilnehmer, den der Host entfernen kann, und BrightHire zeigt in Meet und Teams ein Recording-Label und eine Chat-Nachricht. Der Preis ist ein weiteres Gesicht in einem stressigen Gespräch. Ohne Bot sieht der Kandidat nichts, also sagt ihm im Call auch nichts Bescheid. Das macht einen schriftlichen Hinweis wichtiger, nicht unwichtiger.

Ohne Bot im Call sieht niemand einen Recorder in der Teilnehmerliste, und Reline zeigt in der Besprechung nichts an, der Hinweis liegt also bei Ihnen. Mehrere US-Bundesstaaten, darunter Kalifornien, verlangen die Zustimmung aller Beteiligten, bevor ein Gespräch aufgezeichnet wird, und in der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und sollten sagen, wozu Sie aufzeichnen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind. Die einfache Gewohnheit im Recruiting: Informieren Sie den Kandidaten vor dem Gespräch schriftlich, fragen Sie zu Beginn noch einmal und beenden Sie die Aufnahme, wenn er Nein sagt.

Manche Tools übernehmen einen Teil davon. BrightHire kann Kandidaten am Tag vor dem ersten Interview eine E-Mail mit Widerspruchsmöglichkeit senden, Metaview sagt, dass Kandidaten mit einem Klick widersprechen können, und Ashby bietet Einwilligungstexte und Protokollierung im Produkt. Reline hat keinen Einwilligungsablauf für Kandidaten, den Hinweis senden Sie also selbst. Es gibt aber eine öffentliche Seite für Teilnehmende, auf die Sie verlinken können: reline.so/participants.

In den sechs Vergleichen haben wir dazu nichts gefunden. Anhang III, Nummer 4 des Gesetzes führt KI-Systeme für Einstellung oder Auswahl als hochriskant auf, darunter Tools, die Bewerbungen filtern oder Kandidaten bewerten. Die Seite der Europäischen Kommission zum AI Act sagt, dass diese Regeln nun ab dem 2. Dezember 2027 gelten, nach dem AI Omnibus, den die Kanzleien Cooley und Cuatrecasas als Verordnung (EU) 2026/1744 nennen.

Ob ein Tool darunterfällt, das nur transkribiert und zusammenfasst, ist ungeklärt. Die Dokumentation von Ashby sagt, Recruiting-KI sei grundsätzlich hochriskant, der eigene Notetaker falle aber unter die Ausnahme für eng begrenzte verfahrenstechnische oder vorbereitende Aufgaben. Das ist die Lesart eines Anbieters. Ein Tool, das Kandidaten bewertet, liegt näher an der Grenze. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung, bevor Sie sich auf die Lesart eines Anbieters verlassen, auch auf unsere. Dies ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie in der EU einstellen, beachten Sie auch: Reline bietet keine EU-Datenresidenz, und die KI-Anbieter werden auf Anfrage im Anhang des AVV genannt. Lesen Sie das vor Ihrer Entscheidung.

Hier gehen die Anbieter auseinander. Greenhouse sagt, seine KI vergebe keine Bewertungen und empfehle keine Punktzahlen, und die Support-Seite von Metaview sagt, die Notizen beschreiben das Gesagte, statt die Person zu beurteilen. Fireflies sagt, AI Skills könnten Kandidaten bewerten, und der AI Interviewer von BrightHire bewertet Interviews anhand Ihres Rasters. Die Candidate Scorecard Lens von Reline entwirft pro Dimension eine Bewertung von 1 bis 5, auch zur Culture Fit, dazu eine Summe von maximal 30 und eine Empfehlung von Strong Yes bis Strong No.

Behandeln Sie all das als Entwurf, auch unseres. Die Entscheidung trifft ein Mensch. Jede interviewende Person bewertet, bevor sie die Einschätzung anderer liest, und vor einem Zitat prüfen Sie das Audio. In Reline können Sie die Lens duplizieren und die Empfehlung sowie die Zeile zur Culture Fit entfernen. In New York City verlangt Local Law 144 für automatisierte Entscheidungstools im Recruiting ein Bias-Audit innerhalb eines Jahres vor der Nutzung und einen Hinweis 10 Werktage im Voraus. Unser Leitfaden für die USA zeigt, wann ein Notetaker diese Grenze überschreiten kann.

Metaview ist fürs Recruiting gebaut. Notizen und ausgefüllte Scorecards gehen ins Kandidatenprofil, Telefoninterviews laufen über einen Notetaker zum Durchwählen, und Sie können nachträglich eine Aufnahme hochladen. Eine Desktop-App für Mac und Windows nimmt ohne Bot auf, die Seite sagt aber nicht, ob Audio erhalten bleibt. Free umfasst 25 Calls im Monat, Pro kostet 60 $ pro Nutzer im Monat mit unbegrenzten Calls. Es nennt SOC 2 Type II.

BrightHire ist heute ein Zoom-Produkt. In Zoom läuft es als native App neben dem Video und tritt als Teilnehmer bei, Kandidaten können es also sehen; eine Chrome-Erweiterung ist die Alternative. Interviewende reichen Scorecards mit einem Klick ein, und es nennt Greenhouse, Ashby, Workday, Lever, Rippling, BambooHR und Gem. Es nennt SOC 2 Type 2 und veröffentlicht keinen Preis.

Das ist ein Add-on zum Ashby-ATS, kein eigenes Tool. Es tritt Videocalls als entfernbarer Teilnehmer bei und entwirft Feedback-Formulare zur Prüfung. Jeder Tarif enthält 500 Interviews zum Testen, ohne Ablaufdatum, wobei der Zugriff auf Aufnahmen im Test auf 14 Tage begrenzt ist. Laut FAQ können Interviewende sich derzeit nicht selbst abmelden, und wenn ein Kandidat nach dem Beitritt widerspricht, entfernen Sie es oder stoppen die Aufnahme.

Greenhouse führt dies in seinen neuen Tarifen (Core, Plus und Pro), während die Seite zum AI Note Taker weiter um ein Formular zur Interessensanmeldung bittet. Klären Sie also, ob Ihr Konto es hat. Ein Bot tritt Zoom, Google Meet oder Teams bei, sobald der Kandidat eingewilligt hat, nimmt auf und transkribiert, KI-Zusammenfassungen werden Scorecard-Fragen zugeordnet, und die interviewende Person reicht ein. Aufnahmen werden standardmäßig nach 30 Tagen gelöscht, Admins können bis zu 60 festlegen. Ein Preis steht nicht dabei.

Der Notetaker von Fireflies tritt dem Call bei, und der Desktop-Modus Take Notes kommt ohne Bot aus, speichert aber keine Audio- oder Videodatei. Pro kostet 10 $ pro Platz im Monat bei jährlicher Abrechnung (18 $ monatlich), Business 19 $ (29 $ monatlich). Die Greenhouse-Anleitung nennt den nötigen Tarif nicht, fragen Sie also nach. Die Recruiting-Seite sagt, AI Skills könnten Kandidaten bewerten, und damit gelten auch hier die Fragen zur Bewertung von oben.

Der Notetaker von Otter tritt Zoom, Teams und Meet über den Kalender bei, und die Desktop-App nimmt ohne Bot in Slack Huddles, Zoom, Google Meet und persönlichen Gesprächen auf. Die Recruiting-Seite sagt nicht, welchen der beiden Wege sie nutzt, und behandelt die Einwilligung von Kandidaten nicht. Achten Sie auf die Grenzen: Basic stoppt bei 30 Minuten pro Gespräch, was für ein Interview knapp ist, Pro bei 90 Minuten und Business bei 4 Stunden.

Granola nimmt ohne Bot vom Gerät auf und kann als Hinweis ein Wasserzeichen oder eine automatische Chat-Nachricht ergänzen. Der eigene Recruiter-Beitrag sagt, dass das Roh-Audio nach der Transkription gelöscht wird. Ist sich ein Panel also uneinig über eine Aussage, gibt es keine Aufnahme, die das klärt. Bevorzugt Ihr Unternehmen kein gespeichertes Audio, ist das ein echter Vorteil. Panel-Interviews behandelt der Beitrag nicht, und die Preisseite nennt kein ATS.

Reline nimmt Ihr Mikrofon und das System-Audio lokal auf Mac, Windows oder Linux (Beta) auf, oder im Browser, sodass kein Bot beitritt. Sie bekommen ein Live-Transkript in 60+ Sprachen, eine KI-Zusammenfassung und das aufbewahrte Audio, mit einer Wiedergabetaste an jeder Transkriptzeile, damit Sie eine Aussage prüfen können, bevor sie auf einer Scorecard steht. Die Aufnahme ist lokal; Transkription, KI und Speicherung laufen in der Cloud.

Zusammenfassungen zitieren nichts. Chat-Antworten können eine Notiz oder einen Moment zitieren. Notizen sind standardmäßig privat: Eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts, und jede Notiz hat in jedem Tarif ein Aktivitätsprotokoll. Professional kostet 15 $ pro Platz im Monat (12 $ jährlich). Free umfasst 10 Stunden Transkription und 1 Stunde pro Aufnahme.

• Sie brauchen ausgefüllte Scorecards im ATS. Reline hat keinen Connector zu Greenhouse, Lever, Ashby oder einem anderen ATS. Wählen Sie Metaview, BrightHire, Ashby oder den Greenhouse Notetaker.
• Sie brauchen einen automatischen Löschplan. Reline hat keinen, gelöscht wird von Hand. Bei Ashby, Greenhouse, Fireflies Enterprise und Granola Enterprise kann ein Admin Regeln festlegen.
• Ihre Sicherheitsprüfung verlangt einen SOC-2-Bericht oder ein BAA. Reline hat beides nicht; ein AVV ist verfügbar. Metaview und BrightHire nennen SOC 2 Type 2.
• Sie brauchen Namen in Panel-Interviews. Die Kennzeichnung ist Ich vs. Andere, dazu eine Beta-Nummerierung der Stimmen, die Sie selbst benennen. Im Raum kommen alle über ein Mikrofon herein.
• Sie führen Vorgespräche am Festnetz oder Handy. Reline erfasst nur einen Anruf, der über den Computer läuft, und hat keine mobile App. Metaview und BrightHire decken Telefoninterviews ab.
• Das Tool soll den Hinweis senden oder die Einwilligung einholen. Reline tut beides nicht.
• Sie wollen frühere Interviews verarbeiten. Reline transkribiert nur live, ohne Upload. Metaview nimmt Uploads an.
• Sie brauchen EU-Datenresidenz oder Video vom Interview. Reline bietet beides nicht.