KI-Notetaker im US-Recruiting: Was Bewerber erfahren müssen

Sagen Sie jeder Bewerberin und jedem Bewerber schriftlich und vor dem Interview, dass ein KI-Notetaker das Gespräch aufzeichnet und transkribiert, wozu, wer die Notizen sieht, wie lange Sie sie aufbewahren und wie man ohne Nachteil ablehnt. Holen Sie dann ein klares Ja ein. Ein Notetaker, der dem Call nicht beitritt, zeigt nichts an: Ihr Hinweis ist der einzige.

Das ist die Grundlage überall in den USA. Dazu kommen rund 11 Bundesstaaten, in denen alle Beteiligten einer Aufzeichnung zustimmen müssen, drei Gesetze in Illinois, die KI in Interviews erfassen können, eine New Yorker Regel für KI-Tools, die Einstellungsentscheidungen wesentlich prägen, und das Bundesrecht gegen Diskriminierung, das für jede Nutzung der Notizen gilt. Dieser Leitfaden geht alles der Reihe nach durch und endet mit einem Hinweistext und einem Einwilligungsskript zum Anpassen.

Tritt ein Bot einem Interview in Zoom, Teams oder Google Meet bei, sieht die Bewerberin einen zusätzlichen Teilnehmer, und die plattformeigene Aufzeichnung blendet einen eigenen Hinweis ein. Ein Notetaker, der den Ton auf dem Rechner der interviewenden Person aufnimmt, zeigt nichts davon. In der Teilnehmerliste erscheint nichts, die Plattform kann ihn nicht erkennen, und im Interview vor Ort gibt es gar keinen Bildschirm.

Für das Gespräch ist das gut: kein Bot in der Kachelansicht, kein Banner „Notetaker ist beigetreten“, während eine nervöse Bewerberin nachdenkt. Aufzeichnungsgesetze betreffen aber das Aufzeichnen von Menschen, nicht die Technik dahinter. Ohne Bot und ohne Plattform-Banner liegt die gesamte Offenlegung bei Ihnen, also muss sie ausdrücklich, früh und schriftlich erfolgen.

Das US-Bundesrecht verlangt nur die Zustimmung einer Partei, und Sie sind eine Partei. Damit ist es nicht getan. Laut dem Reporters Committee for Freedom of the Press verlangen 11 Bundesstaaten primär die Zustimmung aller: Kalifornien, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, New Hampshire, Pennsylvania und Washington. Oregon und Missouri verlangen alle Beteiligten bei persönlichen Gesprächen, aber nur eine Partei bei Telefonaten; Connecticut und Nevada handhaben es umgekehrt. Hawaii und Maine verlangen alle Beteiligten nur an besonders privaten Orten.

Interviews laufen remote, und Bewerbungen kommen von überall. Sind die Beteiligten in verschiedenen Bundesstaaten, ist die sichere Annahme, dass die strengste Regel gilt. Der Oberste Gerichtshof Kaliforniens hat genau das in Kearney v. Salomon Smith Barney (2006) getan und die kalifornische Allparteien-Regel auf Telefonate angewendet, die in Georgia aufgezeichnet wurden. Da Sie selten sicher wissen, wo eine Bewerberin gerade sitzt, lautet die praktische Regel für Recruiting-Teams: Behandeln Sie jedes Interview als Allparteien-Fall.

• Fragen Sie schriftlich vor dem Interview, mit der Terminbestätigung, nicht erst am Tag selbst.
• Fragen Sie zu Beginn noch einmal laut und warten Sie eine echte Antwort ab.
• Werten Sie Schweigen oder Zögern als Nein.
• Fragen Sie jede Person im Call, auch eine zweite Interviewerin oder einen Recruiter, der später dazukommt.
• Sagt die Bewerberin Nein, zeichnen Sie nichts auf, auch nicht „nur den Ton für mich“.

Illinois regelt KI im Recruiting heute am stärksten und ist zugleich ein Allparteien-Staat. Für jede Stelle dort lohnt sich ein Blick auf drei Gesetze.

Dieses Gesetz von 2020 gilt für Arbeitgeber, die Bewerbende Videointerviews aufzeichnen lassen und diese Videos mit KI analysieren, für Stellen mit Sitz in Illinois. Vor dem Interview müssen Sie mitteilen, dass KI das Video analysieren kann, erklären, wie die KI funktioniert und welche allgemeinen Merkmale sie bewertet, und die Einwilligung einholen. Das Video dürfen Sie nur mit Personen teilen, deren Fachwissen oder Technik für die Bewertung nötig ist, und Sie müssen es auf Wunsch binnen 30 Tagen löschen, einschließlich Sicherungskopien bei Dritten. Seit 2022 müssen Arbeitgeber, die allein auf KI-Analyse setzen, um über ein persönliches Interview zu entscheiden, zudem jährlich demografische Daten an den Staat melden.

Dem Wortlaut nach zielt das Gesetz auf die KI-Analyse von Bewerbungsvideos. Ein Audio-Notetaker in einem Live-Call ist eine andere Konstellation. Analysiert Ihr Tool aber Video oder bewertet es, wie Bewerbende vor der Kamera wirken, lesen Sie das Gesetz genau, und nehmen Sie seine Hinweis- und Löschregeln auch dort als Vorbild, wo es vielleicht nicht streng greift.

Seit dem 1. Januar 2026 ist es nach dem Illinois Human Rights Act eine Bürgerrechtsverletzung, KI bei Recruiting, Einstellung, Beförderung und anderen Personalentscheidungen so einzusetzen, dass sie diskriminierend wirkt, oder Postleitzahlen als Ersatz für geschützte Merkmale zu nutzen. Ebenso verstößt es gegen das Gesetz, KI für diese Zwecke ohne Hinweis einzusetzen. Das Illinois Department of Human Rights darf festlegen, wann und wie dieser Hinweis erfolgt; prüfen Sie also die aktuellen Regeln. Fließen KI-Notizen oder Bewertungen von Interviews in Ihre Entscheidungen ein, ist die vorsichtige Lesart: Bewerbende sollten es erfahren.

BIPA führt Stimmabdrücke (Voiceprints) als biometrische Merkmale. Bevor ein privates Unternehmen einen erfasst, muss es die Person schriftlich informieren, was es erfasst, wozu und wie lange, eine schriftliche Freigabe einholen und einen Aufbewahrungsplan mit Löschregeln veröffentlichen. Betroffene können klagen, mit pauschalem Schadenersatz von 1.000 US-Dollar pro fahrlässigem und 5.000 US-Dollar pro vorsätzlichem oder leichtfertigem Verstoß.

NYC Local Law 144 regelt automatisierte Tools für Personalentscheidungen (AEDTs). Laut der FAQ der Stadt ist ein AEDT ein computergestütztes Tool, das maschinelles Lernen, statistische Modelle, Datenanalyse oder KI nutzt, bei Personalentscheidungen hilft und die Ermessensentscheidung wesentlich unterstützt oder ersetzt. Als wesentliche Unterstützung gilt nach den Regeln, wenn das vereinfachte Ergebnis, etwa ein Score oder ein Ranking, der einzige Faktor ist, stärker gewichtet wird als jedes andere Kriterium oder menschliches Urteil überstimmt.

Ein Transkript allein ist kein Score. Viele Notetaker bewerten inzwischen aber Bewerbende, ordnen Antworten in eine Rangfolge oder schlagen Einstellen oder Absagen vor. Verlässt sich Ihr Team bei einer Stelle in NYC auf eine dieser drei Arten auf solche Ergebnisse, verlangt das Gesetz ein Bias-Audit innerhalb eines Jahres vor der Nutzung, eine öffentliche Zusammenfassung der Ergebnisse und einen Hinweis an Bewerbende mit Wohnsitz in NYC mindestens 10 Werktage vor der Nutzung. Der Hinweis kann in der Stellenanzeige, per Post oder E-Mail oder im Karrierebereich Ihrer Website stehen. Er muss sagen, dass ein AEDT genutzt wird, welche Qualifikationen oder Merkmale es bewertet und wie man angemessene Vorkehrungen beantragt.

Die Durchsetzung dürfte strenger werden. Im Dezember 2025 bezeichnete eine Prüfung des New York State Comptroller die Durchsetzung durch die Stadt als unwirksam, und die zuständige Behörde sagte zu, die meisten Empfehlungen umzusetzen. Die einfachste Haltung für einen Interview-Notetaker: Seine Ergebnisse sind Notizen, die ein Mensch liest, nie die Entscheidung selbst.

Im Januar 2025 hat die EEOC ihre Hinweise zu KI im Recruiting (ein Dokument zum ADA vom Mai 2022 und eines zu Title VII vom Mai 2023) von ihrer Website entfernt. Die Gesetze selbst haben sich nicht geändert. Title VII verbietet weiterhin Auswahlverfahren mit ungerechtfertigter mittelbarer Benachteiligung einer geschützten Gruppe, und der ADA verlangt weiterhin angemessene Vorkehrungen für Bewerbende mit Behinderung, egal ob ein Mensch oder eine Software beteiligt ist.

• Nennen Sie im Hinweis einen Weg zu Vorkehrungen: Wer eine Sprach- oder Hörbehinderung hat, braucht vielleicht ein anderes Format.
• Beurteilen Sie Kommunikationsfähigkeit nicht an der Qualität des Transkripts. Bei manchen Akzenten und Sprechweisen ist die Transkription ungenauer, und das ist eine Grenze des Tools, nicht der Bewerberin.
• Halten Sie geschützte Angaben aus den Notizen heraus: Alter, Familienstand, Gesundheit, Religion, Herkunft.
• Bewerten Sie nach Anforderungskriterien, und lassen Sie für jede Entscheidung einen Menschen verantwortlich sein.

In Kalifornien gelten seit dem 1. Oktober 2025 Regeln des Civil Rights Council zu automatisierten Entscheidungssystemen im Arbeitsleben, einschließlich einer vierjährigen Aufbewahrung zugehöriger Unterlagen. Die Regeln der California Privacy Protection Agency zu automatisierter Entscheidungstechnik verlangen von erfassten Unternehmen die Umsetzung bis zum 1. Januar 2027. Colorado hat sein KI-Gesetz von 2024 durch SB 26-189 ersetzt, unterzeichnet am 14. Mai 2026 und wirksam ab 1. Januar 2027. Wenn Sie dort einstellen, nehmen Sie diese Staaten in die rechtliche Prüfung auf.

Schicken Sie ihn mit der Terminbestätigung, damit die Bewerberin Zeit zum Lesen hat und ohne Druck ablehnen kann. Ersetzen Sie alles in Klammern und streichen Sie jede Zeile, die für Ihr Tool nicht stimmt. Für US-Bewerbende schicken Sie die Nachricht natürlich auf Englisch.

• Stellen in Illinois: Wenn KI-Analyse in Ihre Entscheidung einfließt, ergänzen Sie eine verständliche Beschreibung, wie sie funktioniert und was sie bewertet, und geben Sie den Hinweis nach dem Human Rights Act.
• Stellen in NYC, bei denen ein KI-Score die Entscheidung wesentlich unterstützt: Hinweis mindestens 10 Werktage vor der Nutzung, bewertete Qualifikationen nennen, Zusammenfassung des Bias-Audits verlinken.
• Erstellt das Tool Stimmabdrücke und ist die Bewerberin in Illinois: Holen Sie vor dem Interview eine separate schriftliche Freigabe nach BIPA ein.

Dann hören Sie auf zu sprechen und warten. Starten Sie die Aufnahme erst nach einem klaren Ja. Zögert die Bewerberin, sagen Sie „kein Problem“ und schreiben Sie von Hand mit. Wer spürt, dass er wirklich wählen durfte, vertraut Ihrem Prozess.

1. Klären Sie, wo Stellen, Interviewende und Bewerbende sind, und gehen Sie standardmäßig von Allparteien-Zustimmung aus.
2. Fragen Sie Ihren Anbieter schriftlich: Wo wird Ton verarbeitet und gespeichert, trainiert er Modelle mit Ihren Daten, erstellt er Stimmabdrücke?
3. Entscheiden Sie, ob das Tool nur Notizen macht oder auch Bewerbende bewertet. Wenn es bewertet, prüfen Sie NYC Local Law 144 und die Gesetze in Illinois.
4. Schicken Sie den schriftlichen Hinweis mit der Terminbestätigung und dokumentieren Sie die Antwort.
5. Fragen Sie zu Beginn des Interviews erneut und respektieren Sie ein Nein mit handschriftlichen Notizen.
6. Beschränken Sie den Zugriff auf das Recruiting-Team und legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest, die Sie wirklich einhalten.
7. Löschen Sie auf Anfrage und nach Plan, und lassen Sie Menschen für jede Entscheidung verantwortlich sein.

Reline ist ein Notetaker, der dem Interview nicht beitritt. Er nimmt Ihr Mikrofon und den Ton Ihres Rechners lokal auf, auf Mac, Windows oder Linux (Beta), sodass kein Bot im Call erscheint. Lokal ist nur die Aufnahme: Transkription, KI-Notizen und Speicherung laufen in unserer Cloud, und das gehört in Ihren Bewerberhinweis. Reline trennt Ihre Seite von der Gegenseite anhand der Audioquelle und erstellt keinen gespeicherten Stimmabdruck, um eine Person über mehrere Aufnahmen hinweg wiederzuerkennen.

Notizen sind standardmäßig privat: Eine Workspace-Rolle allein gewährt keinen Zugriff, jede Person braucht eine ausdrückliche Freigabe, also bleiben Bewerbernotizen beim Recruiting-Team. Die Candidate Scorecard Lens bewertet nur, was besprochen wurde, und markiert den Rest als N/A, entwirft aber auch Scores und eine Einstellungsempfehlung, also behandeln Sie ihr Ergebnis als Notizen, die ein Mensch prüft; sobald jemand ihre Scores als Entscheidung behandelt, wird NYC Local Law 144 relevant. Reline löscht Notizen nicht von selbst nach einem Zeitplan, Ihre Aufbewahrungsfrist ist also eine Teamregel, die Sie einhalten. Um eine Löschanfrage zu erfüllen, löschen Sie die Notiz und anschließend endgültig aus dem Papierkorb (sonst wird der Papierkorb nach 30 Tagen geleert), womit auch die Aufnahme entfernt wird. Den Hinweis verschickt Reline nicht für Sie. Das Skript oben ist Ihre Aufgabe, und es ist der wichtigste Teil.