KI-Notetaker: Interview-Transkripte automatisch löschen?

Manche können es, aber keines der geprüften Tools löscht, wenn die Stelle besetzt ist. Fellow, Fireflies, Otter, Granola, Tactiq und Ashby löschen Aufnahmen oder Transkripte nach einer festen Frist, meist im Enterprise-Tarif. Wählen Sie also eine Frist, die Ihren Einstellungsprozess und gesetzliche Mindestfristen abdeckt, oder löschen Sie von Hand, sobald die Stelle besetzt ist.

Aufbewahrungsregeln in KI-Notetakern laufen nach der Uhr, nicht nach Ihrer Pipeline. Sie zählen Tage ab dem Meeting (bei Tactiq ab der letzten Bearbeitung des Transkripts) und löschen, wenn die Frist abläuft. Der Notetaker weiß nicht, wann eine Stelle geschlossen wird. Das steht in Ihrem Bewerbermanagementsystem, und keine der gelesenen Hilfeseiten beschreibt eine Verbindung zwischen beiden.

Es bleiben zwei praktikable Wege. Sie wählen eine Frist, die Ihren längsten Einstellungsprozess plus gesetzliche Mindestfristen abdeckt, und nehmen in Kauf, dass manche Daten die Stelle überdauern. Oder Sie halten die Interviews einer Stelle zusammen und löschen sie von Hand am Tag der Besetzung. Beides lässt sich kombinieren: eine lange automatische Frist als Absicherung und eine manuelle Löschung beim Abschluss.

Das steht auf den Hilfeseiten der Anbieter, Stand 22. Oktober 2026. Die meisten dieser Funktionen sind Enterprise-Funktionen, und einige richtet das Team des Anbieters ein, nicht Sie in der App.

Drei Details zählen mehr als die Frist selbst. Umfang: Granola löscht Transkripte, behält aber Notizen, Fellow löscht KI-Notizen nie vor der zugehörigen Aufnahme, und Otter weist darauf hin, dass sich eine Zusammenfassung nach dem Löschen des Transkripts nicht neu erzeugen lässt. Zeitpunkt: Fireflies wendet die Löschung nur auf künftige Meetings an, Fellow löscht vorhandene Inhalte innerhalb einer Stunde nach dem Speichern ohne Vorwarnung, und Granolas Enterprise-Richtlinie löscht ältere Transkripte sofort bei Aktivierung. Karenzfrist: Tactiq hält archivierte Transkripte 30 Tage, bevor es sie endgültig entfernt.

Bei Interviewdaten ziehen zwei Regeln in entgegengesetzte Richtungen. Datenschutzrecht verlangt, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Arbeitsrecht, besonders in den USA, verlangt, Einstellungsunterlagen eine Mindestzeit aufzubewahren. Eine gute Richtlinie erfüllt beides, für jeden Datentyp einzeln.

Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Aufnahme, Transkript und KI-Notizen eines Bewerbungsgesprächs sind personenbezogene Daten. Bewerber können nach Art. 17 die Löschung verlangen, und Sie müssen innerhalb eines Monats reagieren, sofern keine Ausnahme greift, etwa eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Die französische Datenschutzbehörde CNIL nennt in ihrem Recruiting-Leitfaden konkrete Richtwerte: bis zu drei Monate nach Ende des Verfahrens für abgelehnte Bewerber, bis zu zwei Jahre nach dem letzten Kontakt für einen Talentpool (mit Einwilligung oder klarer Information und einfachem Widerspruch) und eine Archivierung zu Beweiszwecken bis zu fünf Jahre nach der Entscheidung. Für Audio oder Video des Gesprächs hält sie eine Aufbewahrung ohne konkrete Begründung nicht für erforderlich, und nicht über die Einstellungsentscheidung hinaus.

Das US-Bundesrecht kennt keine allgemeine Frist, bis zu der Interviewdaten gelöscht sein müssen. Es setzt vor allem Untergrenzen. Arbeitgeber, die unter Title VII und den ADA fallen, müssen Bewerbungsunterlagen und andere Unterlagen zur Einstellung ein Jahr lang aufbewahren, ab Erstellung oder ab der Personalentscheidung, je nachdem, was später liegt (29 CFR 1602.14). Nach dem ADEA gilt für Bewerbungen ebenfalls ein Jahr (29 CFR 1627.3). Bundesauftragnehmer mit 150 oder mehr Beschäftigten und einem Auftrag ab 150.000 US-Dollar müssen sie zwei Jahre aufbewahren (41 CFR 60-1.12).

Wird eine Diskriminierungsbeschwerde oder Klage eingereicht, müssen alle relevanten Personalunterlagen bis zum endgültigen Abschluss erhalten bleiben, und das kann Unterlagen zu anderen Bewerbern auf dieselbe Stelle einschließen. Das ist ein Legal Hold, und er geht jeder automatischen Löschung vor. Ob ein KI-Transkript als aufbewahrungspflichtige Einstellungsunterlage gilt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Ein Weg, beide Ziele zu erfüllen: die schriftliche Bewertung für die Pflichtfrist behalten und die Rohaufnahme früher löschen.

Nehmen Sie das Datum der Besetzung (oder der Schließung ohne Einstellung) als Auslöser und geben Sie jedem Datentyp eine eigene Uhr. Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt, den Sie mit Ihrer Rechtsberatung anpassen, keine Regel.

Hat Ihr Notetaker keinen Zeitplan, oder steckt er in einem Tarif, den Sie nicht haben, funktioniert eine manuelle Routine, solange sie schriftlich festgelegt ist und jemand dafür verantwortlich ist.

1. Regel aufschreiben. Eine Zeile pro Datentyp: was, wie lange nach der Besetzung, wer löscht. Dieselbe Information gehört in Ihren Bewerberhinweis.
2. Ein Ort pro Stelle. Legen Sie alle Interviews einer Stelle in einen Ordner, damit der Abschluss eine Löschung ist und keine Suche.
3. Zuerst die Entscheidung sichern. Prüfen Sie vor dem Löschen, dass die schriftliche, an Ihren Kriterien ausgerichtete Bewertung in Ihrem Bewerbermanagementsystem liegt.
4. Auf Sperren prüfen. Eine Beschwerde, eine Klage oder eine offene Anfrage des Bewerbers stoppt die Löschung für diese Daten.
5. Erst die Quelle, dann den Papierkorb. Löschen Sie Aufnahme, Transkript und KI-Notizen, dann leeren Sie den Papierkorb oder warten seine Frist ab. Die meisten Tools behalten Gelöschtes eine Weile.
6. Kopien einsammeln. Geteilte Links, heruntergeladene Dateien, in E-Mail oder Slack kopierte Zusammenfassungen, Exporte nach Notion oder in ein Laufwerk: Nichts davon verschwindet mit dem Original.
7. Protokollieren. Datum, Stelle, was gelöscht wurde und von wem. Fragt später jemand nach, können Sie zeigen, dass die Richtlinie eingehalten wurde.

Reline nimmt Interviews ohne Bot auf: Das Audio wird auf Ihrem Computer erfasst, dann in der Cloud transkribiert und gespeichert. Den Bewerber informieren Sie trotzdem vor der Aufnahme. So funktioniert das Löschen genau, damit Sie damit planen können.

• Keine automatische Löschfrist. Admins können keine Workspace-weite Regel wie „Aufnahmen nach 90 Tagen löschen“ festlegen. Muss das Tool die Löschung erzwingen, wählen Sie eines aus der Tabelle oben oder nutzen die manuelle Routine.
• Papierkorb mit 30-Tage-Grenze. Eine gelöschte Notiz oder ein gelöschter Ordner landet im Papierkorb, und was dort liegt, wird nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht.
• Endgültig löschen, sofort. Im Papierkorb entfernt „Endgültig löschen“ eine Notiz sofort, zusammen mit ihren Aufnahmen, ihrem Transkript und dem Index, mit dem der Chat Fragen beantwortet. Einen eigenen Knopf, nur die Aufnahme zu löschen, gibt es nicht.
• Ein Ordner pro Stelle. Wer einen Ordner endgültig löscht, löscht alles darin, so verschwinden die Interviews einer Stelle in einem Schritt.
• Nur Ersteller oder Owner. Nur wer die Notiz erstellt hat oder der Workspace-Owner kann sie endgültig löschen. Workspace-Admins können die Notizen eines Mitglieds nicht endgültig löschen.
• Standardmäßig privat. Bis Sie sie löschen, sehen Interview-Notizen nur die Personen, denen Sie Zugriff geben.

Kopien außerhalb von Reline, etwa eine in Ihr Bewerbermanagementsystem kopierte Zusammenfassung, eine Slack-Nachricht oder ein Notion-Export, folgen den Löschregeln dieser Tools.

• Was genau wird gelöscht: Audio, Video, Transkript, KI-Notizen, Zusammenfassungen, Clips, der Such- oder Chat-Index?
• Was startet die Uhr: das Meeting-Datum, die letzte Bearbeitung oder etwas anderes?
• Gilt eine neue Regel für vorhandene Inhalte oder nur für künftige Meetings?
• Gibt es einen Papierkorb oder ein Archiv, und wie lange halten Backups gelöschte Daten?
• Kann ein Admin eine Regel für alle erzwingen, oder kann jeder Nutzer sie überschreiben?
• Lässt sich die Löschung für einen Legal Hold aussetzen?
• Welcher Tarif enthält die Funktion, und wird sie in der App oder vom Team des Anbieters eingerichtet?

Keiner der geprüften KI-Notetaker weiß, wann eine Stelle besetzt ist. Mehrere löschen nach Zeitplan, wenn Sie den passenden Tarif haben. Sicher ist: eine schriftliche Regel pro Datentyp, eine zeitbasierte Absicherung, wo Ihr Tool sie bietet, und eine manuelle Löschung am Tag der Besetzung, nachdem die schriftliche Bewertung sicher im Bewerbermanagementsystem liegt.