Notizen im Vorstellungsgespräch: Vorlage, Regeln und KI

Gute Notizen im Vorstellungsgespräch halten stellenbezogene Fakten fest: die gestellte Frage, das konkrete Beispiel der Person, ihre wörtlichen Aussagen, wenn sie zählen, und eine Bewertung pro Kriterium mit einer Zeile Begründung. Nie ein vager Eindruck, nie etwas, das ein Diskriminierungsmerkmal berührt. Schreiben Sie so, als würde die Person mitlesen: Sie kann es verlangen.

Die Hälfte guter Notizen entsteht, bevor die Person den Raum betritt. Ohne Raster notiert jede Interviewerin, was ihr auffiel, und zwei Protokolle desselben Gesprächs lassen sich nicht mehr vergleichen. Mit einem gemeinsamen Raster halten Sie für alle Bewerbenden dasselbe fest: Der Vergleich wird fairer und die Entscheidung leichter zu begründen.

1. Wählen Sie 3 bis 5 Kriterien aus der Stellenbeschreibung (Projektsteuerung, Kundenbeziehung, ein bestimmtes Tool). Artikel L1221-6 des französischen Arbeitsgesetzbuchs beschränkt die Fragen an Bewerbende auf Informationen, die die Eignung für die Stelle oder die beruflichen Fähigkeiten beurteilen, mit direktem und notwendigem Bezug zur Stelle.
2. Formulieren Sie ein bis zwei Fragen pro Kriterium und stellen Sie allen Bewerbenden dieselben, in derselben Reihenfolge.
3. Legen Sie eine Skala von 1 bis 5 mit einem Satz pro Stufe fest: 1 = kein Beispiel, 3 = ein konkretes, aber unvollständiges Beispiel, 5 = mehrere ausführliche Beispiele mit messbarem Ergebnis.
4. Sehen Sie für jedes Kriterium ein Feld „nicht bewertet“ vor: Eine ehrliche Lücke ist besser als eine geratene Zahl.
5. Wenn Sie das Gespräch aufzeichnen oder ein KI-Tool nutzen wollen, informieren Sie die Person vorher schriftlich (siehe unten).

Notieren Sie, was passiert ist, nicht was Sie daraus schließen. Die STAR-Methode hilft dabei: für jedes Beispiel die Situation, die Aufgabe, für die die Person verantwortlich war, die Aktion, die sie selbst ausgeführt hat, und das Resultat. Wenn ein Satz zählt, schreiben Sie ihn in Anführungszeichen mit den Worten der Person auf, statt einer Umschreibung, die schon in Richtung Ihrer Meinung rutscht.

Zwei Arten von Notizen machen Probleme. Die erste sind Eindrücke ohne Tatsache dahinter: „Chemie stimmt nicht“, „wenig Energie“, „passt nicht ins Team“. Sie klingen wie Gründe, beweisen aber nichts, und genau sie schwächen eine Entscheidung, wenn sie angefochten wird. Ersetzen Sie jeden Eindruck durch das Verhalten, das ihn ausgelöst hat, oder streichen Sie ihn.

Die zweite ist ernster: alles, was ein Diskriminierungsmerkmal berührt. Artikel L1132-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs verbietet, jemanden aus diesen Gründen von einem Auswahlverfahren auszuschließen, und die meisten Länder haben eine eigene Liste (in Deutschland das AGG, dessen Merkmale enger gefasst sind). Eine Notiz, die sie erwähnt, hinterlässt eine schriftliche Spur, dass sie eine Rolle gespielt haben könnten. Notieren Sie sie nicht, leiten Sie sie nicht ab, lassen Sie sie keine Bewertung beeinflussen:

• Herkunft, tatsächliche oder vermutete Zugehörigkeit zu einer Ethnie, Nation oder angeblichen „Rasse“, Nachname, Wohnort;
• Alter, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung;
• Familienstand, Schwangerschaft;
• Gesundheitszustand, Behinderung, Verlust der Selbstständigkeit, genetische Merkmale;
• äußeres Erscheinungsbild;
• politische Meinung, religiöse Überzeugung, gewerkschaftliche Tätigkeit, ein Wahlamt;
• die Fähigkeit, eine andere Sprache als Französisch zu sprechen, die Bankverbindung, wirtschaftliche Notlage, Whistleblower-Status.

Die CNIL nennt außerdem Fragen, die im Gespräch tabu sind: Angaben zu Familienangehörigen, Kinderwunsch, Sozialversicherungsnummer oder Bankdaten (außer in Sonderfällen wie der Zeitarbeit) oder der Wohnort, außer bei Stellen mit Rufbereitschaft. Was Sie nicht fragen durften, hat in Ihren Notizen nichts verloren.

Dieses Raster empfehlen wir. Es passt auf eine Seite, wird während des Gesprächs und in den zehn Minuten danach ausgefüllt und zwingt jede Bewertung, sich auf eine Tatsache zu stützen.

Ein ausgefülltes Beispiel für eine Projektleitungsstelle:

In einem Nutzerinterview, einer qualitativen Studie oder einer Feldforschung bewerten Sie nicht die Person: Sie wollen verstehen, was sie tut und warum. Die Disziplin bleibt gleich, Gesagtes von Ihren Schlüssen zu trennen, nur das Raster ändert sich.

• Wörtliche Sätze in Anführungszeichen, mit der Stelle im Gespräch, an der sie fielen.
• Was die Person heute tut, getrennt von dem, was sie zu tun glaubt: Letzteres ist viel weniger verlässlich.
• Konkrete Umwege und Ärgernisse („Ich exportiere jeden Montag alles nach Excel, um…“).
• Ihre Hypothesen in einer eigenen Spalte, nie mit den Fakten vermischt.
• Ein Teilnehmercode (P1, P2) statt des Namens in geteilten Notizen.

Nach der DSGVO gilt dieselbe Logik: Sagen Sie der Person, wozu das Interview dient, ob es aufgezeichnet wird, wer Zugriff hat und wie lange Sie es aufbewahren, und vermerken Sie ihre Zustimmung zur Aufzeichnung in der Kopfzeile. Für den nächsten Schritt zeigt unser Leitfaden zur Synthese von Nutzerinterviews, wie Sie von zehn Interviews zu Schlüssen kommen, ohne nur die passenden Sätze herauszupicken.

Wer gleichzeitig schreibt und zuhört, verliert von beidem etwas. Eine Aufzeichnung erlaubt es, die Person anzusehen, im richtigen Moment nachzufragen und das Protokoll danach aus dem zu schreiben, was wirklich gesagt wurde. Das Problem gängiger Tools ist der Bot: ein Teilnehmer „Notetaker“, der dem Videocall beitritt und vor der Person erscheint, und der vor Ort nutzlos ist, weil es keinen Call gibt, dem er beitreten könnte.

Reline nimmt auf Ihrer Seite auf: Die App erfasst Ihr Mikrofon und den Ton Ihres Computers unter macOS, Windows und Linux (Beta) oder im Browser. Kein Bot tritt dem Call bei, und ein Gespräch im Raum wird genauso über das Mikrofon des Computers aufgenommen. Die Transkription deckt über 60 Sprachen ab, darunter Deutsch und Französisch, automatisch erkannt; im Videocall trennt sie Ihr Mikrofon vom Call-Ton (Ich und Andere). Um einen Satz zu prüfen, drücken Sie in der Transkriptzeile auf Abspielen und hören den genauen Moment noch einmal.

Der ehrliche Hinweis: Nur die Aufnahme ist lokal. Transkription, KI-Zusammenfassungen und Speicherung laufen in der Cloud von Reline unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), und Ihre Meetings werden nie zum Training von Modellen Dritter verwendet.

• Vorher informieren, nicht währenddessen. Die CNIL wertet es als unlautere Erhebung, ein Bewerbungsgespräch zu filmen oder aufzuzeichnen, ohne die Person vorher zu informieren. Artikel L1221-9 des französischen Arbeitsgesetzbuchs verbietet, Informationen über Bewerbende mit einem Verfahren zu erheben, das ihnen nicht vorher bekannt gemacht wurde, und Artikel L1221-8 verlangt, sie über die eingesetzten Auswahlmethoden zu informieren.
• Den Bedarf begründen. Für Video- wie Präsenzgespräche hält der CNIL-Leitfaden eine Aufbewahrung von Ton oder Video ohne konkrete Begründung nicht für erforderlich; ohne besondere Begründung müssen diese Daten nicht über die Einstellungsentscheidung hinaus aufbewahrt werden.
• Datensparsam bleiben. Das Unternehmen bleibt für das gewählte Tool verantwortlich: Prüfen Sie, dass der Anbieter Bewerberdaten nicht für andere Zwecke als das Recruiting verarbeitet.
• Keine Emotionsanalyse. Seit dem 2. Februar 2025 verbietet der AI Act KI-Systeme, die am Arbeitsplatz Emotionen einer Person ableiten (Artikel 5), und die nicht verbindlichen Leitlinien der EU-Kommission wenden das auch auf das Recruiting an. Reline transkribiert und fasst zusammen, was gesagt wurde; es analysiert keine Emotionen aus der Stimme.
• Die Entscheidung bleibt menschlich. Der AI Act stuft KI-Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl von Personen bestimmt sind, als hochriskant ein (Anhang III). Ob ein Tool, das ein Gespräch transkribiert und zusammenfasst, darunter fällt, hängt vom Einsatz ab und ist im Einzelfall zu prüfen. Behandeln Sie die KI-Ausgabe als Entwurf, den Sie lesen, korrigieren und verantworten, nie als Urteil.

1. Kündigen Sie in der Einladung KI-gestützte Notizen an: Zweck (Gesprächsprotokoll), wer Zugriff hat, Aufbewahrungsdauer und dass die Person ablehnen kann.
2. Fragen Sie zu Beginn des Gesprächs noch einmal mündlich. Lehnt die Person ab, schreiben Sie mit demselben Raster von Hand mit, ohne dass es die Bewertung beeinflusst.
3. Starten Sie die Aufnahme in Reline auf Ihrem Computer. Kein Bot tritt dem Call bei.
4. Notieren Sie während des Gesprächs nur Ihre Bewertungen und Nachfragen: Den Rest hält die Aufnahme fest.
5. Wenden Sie danach die Lens „Scorecard für Bewerber:innen“ an oder schreiben Sie eine eigene Lens mit Ihren Kriterien. Sie bewertet nur, was besprochen wurde, und markiert den Rest mit „N/A“. Die mitgelieferte Lens enthält eine Dimension „Culture Fit“: Entfernen Sie sie, wenn Sie sie nicht an Fakten festmachen können. Lesen, korrigieren und alles streichen, was außerhalb der Kriterien liegt.
6. Teilen Sie die Notiz nur mit dem Gremium. In Reline sind Notizen standardmäßig privat: Eine Rolle im Workspace gewährt allein keinen Zugriff, jede lesende Person erhält eine ausdrückliche, widerrufbare Freigabe.
7. Wenn die Frist Ihrer Richtlinie erreicht ist (für die Aufnahme spätestens bei der Entscheidung, sofern nicht begründet), übertragen Sie das schriftliche Protokoll in die Bewerbungsakte und löschen die Reline-Notiz mit der Aufnahme, danach auch aus dem Papierkorb: Die Aufnahme wird mit der Notiz gelöscht (nicht einzeln), und eine Notiz im Papierkorb wird erst nach 30 Tagen endgültig entfernt.

Für abgelehnte Bewerbende beschreibt der CNIL-Leitfaden drei Fristen: bis zu drei Monate nach Abschluss des Verfahrens, um die Absage erklären zu können; bis zu zwei Jahre nach dem letzten Kontakt für einen Talentpool, mit Einwilligung oder klarer Information und einfachem Widerspruchsrecht; und eine Zwischenarchivierung zu Beweiszwecken bis zu fünf Jahre nach der Entscheidung. Für die Audioaufnahme selbst ist der Maßstab kürzer: die Einstellungsentscheidung, sofern nicht begründet. In Deutschland gelten eigene Fristen; halten Sie Ihre Regel schriftlich fest, wenden Sie sie auf alle an und löschen Sie zum geplanten Datum.

Der Zugriff zählt so viel wie die Dauer. Ein Gesprächsprotokoll muss nicht für das ganze Unternehmen lesbar sein, nur für die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind. Genau das ist der Standard in Reline: Keine Notiz ist ohne ausdrücklich erteilten Zugriff sichtbar, und es gibt keine stille Hintertür für Admins.

Gute Gesprächsnotizen folgen vier Regeln: dasselbe Raster für alle, Fakten statt Eindrücke, nichts, was ein Diskriminierungsmerkmal berührt, und Notizen, die Sie der Person zeigen könnten. KI hilft, diese Regeln einzuhalten, ohne aufs Zuhören zu verzichten, solange Sie vorher informieren, die Entscheidung menschlich bleibt und Sie die Aufnahme löschen, sobald sie ihren Zweck erfüllt hat.