Bester KI-Notetaker für HR 2026: 7 Tools im Check

Der beste KI-Notetaker für HR besteht die Prüfpunkte, die Littler Arbeitgebern nennt, darunter Einwilligung, Genauigkeit, Aufbewahrung und Vertraulichkeit. Fellow Enterprise löscht nach Plan, Appraisd zeigt Aufnahmen nur den Beteiligten eines Mitarbeitergesprächs, und Reline (unser Produkt) ist standardmäßig privat und ohne Bot, löscht aber nicht automatisch. Manche HR-Gespräche sollten Sie gar nicht aufnehmen.

• Sie führen Mitarbeitergespräche in Appraisd: dessen AI Notetaker, der Aufnahmen bei den Beteiligten des Gesprächs hält.
• Ein Admin muss das Löschen für alle festlegen: Fellow, Fireflies oder Otter im jeweiligen Enterprise-Tarif.
• Sie wollen gar kein gespeichertes Audio: Granola, das Audio in jedem Tarif nach der Transkription löscht.
• Sie führen Gespräche zu Mitarbeiterbeziehungen vor Ort mit einem iPhone: Speakwise.
• Ihre Sicherheitsprüfung verlangt einen SOC-2-Bericht: Otter, Fireflies, Fellow und Granola nennen einen. Reline hat keinen.
• Ein kleines HR-Team, das das Audio zum Prüfen einer Aussage will, mit standardmäßig privaten Notizen, für 15 $ pro Platz: Reline.

Bewerbungsgespräche sind eine andere Aufgabe, mit Übergabe ins ATS und Hinweisen an Kandidaten, und haben eine eigene Seite.

Im Februar 2026 hat die Arbeitsrechtskanzlei Littler sieben Punkte für Arbeitgeber veröffentlicht, die KI-Transkription und Notiz-Tools abwägen: Einwilligung zur Aufnahme, Biometrie, Genauigkeit, Diskriminierung und KI-spezifische Gesetze, Anwaltsgeheimnis, Aufbewahrung sowie Vertraulichkeit und Sicherheit. Der einzige HR-Vergleich, den wir gefunden haben, der von Speakwise, setzt die eigene App auf Platz eins und nennt für kein Tool eine Aufbewahrungsfrist oder einen Speicherort. Wir haben die fünf Punkte, die sich mit der Wahl des Tools ändern, in Fragen übersetzt:

1. Einwilligung: Zeigt irgendetwas im Gespräch an, dass aufgenommen wird?
2. Biometrie: Legt das Tool ein Stimmprofil an, um Sprechende zu unterscheiden?
3. Genauigkeit: Können Sie das Audio hinter einer Zeile abspielen, bevor Sie sich darauf stützen?
4. Aufbewahrung: Kann ein Admin das Löschen für alle festlegen, und was wird gelöscht?
5. Vertraulichkeit: Wer kann eine Aufnahme standardmäßig öffnen, wird der Zugriff protokolliert, und trainieren Ihre Daten eine KI?

Anwaltsgeheimnis und Diskriminierung hängen eher davon ab, wie Sie ein Tool einsetzen. Sie prägen deshalb die Liste der Gespräche, die Sie nicht aufnehmen sollten, weiter unten.

Zwei Tabellen, sortiert nach dem, was die Seite des jeweiligen Anbieters heute sagt. Wo eine Seite schweigt, steht das in der Zelle.

Littler beginnt mit den Abhörgesetzen. Die Kanzlei zählt etwa ein Dutzend US-Bundesstaaten, in denen alle Beteiligten einer Aufnahme zustimmen müssen, und merkt an, dass die Zahl für Telefonate und Gespräche vor Ort unterschiedlich ist. In der EU brauchen Sie eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und sollten sagen, wozu Sie aufzeichnen. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie daher die Regeln dort, wo alle Teilnehmenden sind. Das ist keine Rechtsberatung.

Ein sichtbarer Bot übernimmt einen Teil des Hinweises: Der Note Taker von Fellow schreibt eine Chatnachricht, wer ihn hinzugefügt hat und dass er aufnimmt. Fellow sagt, dass sein Modus ohne Bot interne Teilnehmende trotzdem informiert, während externe Gäste keinen Bot sehen und keine Ankündigung hören. Ohne Bot zeigt Reline in der Besprechung nichts an, der Hinweis liegt also bei Ihnen: Informieren Sie die Person vor dem Gespräch schriftlich, fragen Sie zu Beginn noch einmal und beenden Sie die Aufnahme, wenn sie Nein sagt. Reline veröffentlicht eine Hinweisseite für Teilnehmende, auf die Sie verlinken können: reline.so/participants.

In Deutschland hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, ob Ihr Notetaker darunter fällt, bevor Sie ihn einführen.

Littler warnt, dass diese Tools Fachjargon, Abkürzungen, Akzente und manche Stimmen falsch erfassen können, dass Menschen ein Protokoll prüfen sollten, bevor sie sich darauf stützen, und dass systematische Fehler bei Leistungs- oder Disziplinarentscheidungen geschützte Gruppen benachteiligen könnten. Das Audio ist die Kontrolle. Granola löscht Audio nach der Transkription und der Modus Take Notes von Fireflies speichert keines, eine strittige Zeile hat also nichts dahinter. Otter, der Modus ohne Bot von Fellow und Reline behalten Audio zum Abspielen. In Reline drücken Sie auf Wiedergabe an der Transkriptzeile, bevor Sie sie in einem Mitarbeitergespräch verwenden.

Littler rechnet vor: Ein einstündiges Meeting ergibt etwa 16 Seiten Transkript mit einfachem Zeilenabstand, und diese Menge belastet Offenlegungsverfahren und Auskunftsersuchen. Die Kanzlei schlägt eine kurze Aufbewahrungsfrist mit automatischem Löschen vor, wo das Tool es zulässt, sofern Ihr Aufbewahrungsplan für verwandte Unterlagen nicht länger verlangt.

Das ist die schwächste Zeile für Reline. Es gibt keinen automatischen Löschplan, die Frist ist also eine Regel, die Ihr Team von Hand befolgt. Legen Sie pro Personalvorgang einen privaten Ordner an: Den Ordner endgültig zu löschen entfernt alles darin, und Endgültig löschen im Papierkorb entfernt eine Notiz, ihre Aufnahmen und ihr Transkript auf einmal. Nur das Audio zu löschen und das Transkript zu behalten, geht nicht. Wenn das Löschen laufen muss, ohne dass jemand daran denkt, wählen Sie Fellow, Fireflies oder Otter in Enterprise, oder Appraisd für Mitarbeitergespräche.

Littler zählt Disziplinargespräche zu den vertraulichen Inhalten, die diese Tools erfassen, und rät, Anbieter nach Sicherheit, Dateneigentum, Löschung und KI-Training mit Ihren Daten zu fragen. Beim Zugriff ist Appraisd am klarsten: Nur die Person selbst, ihre Führungskraft und hinzugefügte Prüfende können eine Gesprächsaufnahme öffnen, und HR kann erfahren, dass ein Gespräch stattfand, ohne Zugriff zu bekommen. In Reline sind Notizen standardmäßig privat, und eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts, auch nicht Admins oder Ownern. Halten Sie HR-Notizen daher in einem privaten Ordner statt in einem geteilten Teamspace. In jedem Tarif protokolliert Reline Freigaben, Umbenennungen, Verschiebungen und Wiederherstellungen jeder Notiz, aber nicht, wer sie geöffnet hat oder was sich im Transkript geändert hat, und dieses Protokoll wird in der App nicht angezeigt. Wer Bearbeitungsrechte hat, kann eine Transkriptzeile ändern oder löschen, ohne dass eine Version oder ein Protokolleintrag entsteht; geben Sie anderen daher nur Leserechte. Der Enterprise-Tarif ergänzt ein Workspace-Audit-Log für Änderungen an Mitgliedern, Einstellungen und Richtlinien.

Zum KI-Training: Speakwise sagt, es trainiere nie KI mit Ihren Daten, Appraisd sagt, sein Notetaker nutze Ihre Daten nicht zum Training seiner Modelle, und die Datenschutzerklärung von Fireflies sagt, es nutze keine personenbezogenen Daten für das Training von KI-Modellen. Otter sagt, es de-identifiziere Nutzerdaten, bevor es seine eigenen Modelle trainiert. Bei Granola kann jeder Nutzer dem Modelltraining widersprechen, in Enterprise ein Admin für das ganze Team. Die gelesenen Seiten von Fellow sagen dazu nichts. Reline bietet keine Datenhaltung in der EU, und seine KI-Anbieter werden im Anhang des AVV auf Anfrage genannt, lesen Sie diesen also vor der Entscheidung. Lassen Sie sich die Antwort von jedem Anbieter, uns eingeschlossen, im Vertrag geben.

Littler rät, KI-Notetaker aus Gesprächen mit Anwälten, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, aus Gesprächen unter Führungskräften der obersten Ebene und aus Gesprächen über geschützte Gesundheitsdaten in betrieblichen Gesundheitsplänen herauszuhalten. Manche Arbeitgeber gehen weiter: Die IT-Richtlinie der Wright State University etwa rät dringend von KI-Notizen in Leistungsbeurteilungen und Disziplinarangelegenheiten ab. Prüfen Sie zuerst Ihre eigene Richtlinie. So würden wir gängige HR-Gespräche einordnen; das ist unser Vorschlag, keine Rechtsberatung.

In Reline können Sie eine Aufnahme pausieren, wenn das Gespräch etwas berührt, das Sie nicht behalten sollten, und danach fortsetzen. Littler merkt außerdem an, dass Verbote oft scheitern, weil Beschäftigte diese Tools ohnehin nutzen, und dass ein Tool, das das Unternehmen auswählt, einrichtet und kontrolliert, die realistischere Antwort sein kann. Schreiben Sie fest, welche Gespräche es abdeckt.

Anhang III, Nummer 4 der Verordnung führt als hochriskant KI, die über Beförderung oder Kündigung entscheidet, Aufgaben nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuweist oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht und bewertet. Die Seite der Europäischen Kommission zum AI Act sagt, dass diese Regeln ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Ob ein Tool zählt, das nur transkribiert und zusammenfasst, ist offen; eines, das Beschäftigte bewertet, liegt näher an der Grenze. Fragen Sie Ihre Rechtsberatung, bevor Sie sich auf die Lesart eines Anbieters verlassen, unsere eingeschlossen. Das ist keine Rechtsberatung.

Der Notetaker von Otter tritt Zoom, Teams und Meet über Ihren Kalender bei, und die Desktop-App für Mac und Windows nimmt ohne Bot auf, auch Gespräche vor Ort. Basic endet bei 30 Minuten pro Gespräch, für die meisten HR-Gespräche zu kurz. Business kostet 19,99 $ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Abrechnung und bringt Aktivitätsprotokolle; eigene Aufbewahrungsregeln sind laut Otters Blog eine Admin-Einstellung in Enterprise. Otter nennt einen SOC-2-Typ-2-Bericht.

Der Notetaker von Fireflies tritt dem Call bei, und der Desktop-Modus Take Notes kommt ohne Bot aus, speichert aber keine Audiodatei, es gibt also nichts abzuspielen. Pro kostet 10 $ pro Platz im Monat bei jährlicher Abrechnung, Business 19 $. Löschregeln, eigene Aufbewahrung und HIPAA gibt es nur in Enterprise, für 39 $ pro Platz im Monat bei jährlicher Abrechnung.

Der Note Taker von Fellow tritt bei und schreibt eine Chatnachricht, und die Desktop-App nimmt auf Mac und Windows ohne Bot auf und behält das Audio zum Abspielen. In Enterprise legen Admins fest, wie viele Tage Aufnahmen und KI-Notizen im ganzen Workspace bleiben, bis hin zum Löschen direkt nach der Verarbeitung; ohne diese Einstellung haben gespeicherte Aufnahmen laut Sicherheitsseite keine Frist. Team kostet 7 $ pro Nutzer im Monat bei jährlicher Abrechnung, Enterprise 25 $. Fellow nennt SOC 2 Typ II und HIPAA.

Granola nimmt ohne Bot vom eigenen Gerät auf und löscht Audio in jedem Tarif nach der Transkription. Wenn Ihr Unternehmen lieber kein HR-Audio hält, ist das ein echter Vorteil; der Preis ist, dass niemand eine strittige Zeile abspielen kann. Jeder Nutzer kann das automatische Löschen von Transkripten einstellen und dem Modelltraining widersprechen, Enterprise legt beides für den ganzen Workspace fest. Business kostet 14 $ pro Nutzer im Monat, Enterprise 35 $, und Granola nennt SOC 2 Typ II.

Speakwise ist eine iPhone-App, die ohne Bot über das Mikrofon des Telefons aufnimmt, und der eigene HR-Vergleich setzt sie auf Platz eins. Das Audio bleibt auf dem Telefon, bis es synchronisiert, und die Website nennt die Anbieter, die es transkribieren: fal.ai, ElevenLabs und Replicate. Speakwise sagt, es trainiere nie KI mit Ihren Daten, und Sie können eine Aufnahme samt Transkript jederzeit löschen. Laut dem HR-Beitrag kostet es ab 69,99 $ im Jahr. Die gelesenen Seiten nennen keine Aufbewahrungsfrist und beschreiben keine Team-Einstellungen.

Appraisd ist eine Plattform für Leistungsmanagement, und sein AI Notetaker läuft in einem Mitarbeitergespräch oder Check-in: Im Call teilen Sie das Audio Ihres Computers, vor Ort starten Sie ihn auf Ihrem Gerät. Nur die Person selbst, ihre Führungskraft und hinzugefügte Prüfende können die Aufnahme öffnen; HR kann erfahren, dass ein Gespräch stattfand, hat aber standardmäßig keinen Zugriff, und Beteiligte können Aufnahmen jederzeit löschen. Die Aufbewahrung legt jede Organisation fest, und Appraisd sagt, der Notetaker nutze Ihre Daten nicht zum Training seiner Modelle. Ein Preis steht nicht dabei, und es passt zu Mitarbeitergesprächen, nicht zu jedem HR-Gespräch.

Reline nimmt Ihr Mikrofon und das System-Audio lokal auf Mac, Windows oder Linux (Beta) auf, oder im Browser, sodass kein Bot beitritt. Sie bekommen ein Live-Transkript in 60+ Sprachen, eine KI-Zusammenfassung und das aufbewahrte Audio, mit einer Wiedergabetaste an jeder Transkriptzeile, damit Sie eine Aussage prüfen können, bevor sie in einer Beurteilung steht. Die Aufnahme ist lokal; Transkription, KI und Speicherung laufen in der Cloud.

Zusammenfassungen zitieren nichts. Chat-Antworten können eine Notiz oder einen Moment zitieren. Notizen sind standardmäßig privat: Eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts. Professional kostet 15 $ pro Platz im Monat (12 $ jährlich). Free umfasst 10 Stunden Transkription und 1 Stunde pro Aufnahme. Eine Anbindung an ein HR-System gibt es nicht, Sie exportieren die Notiz also oder fügen sie in Ihre Fallakte ein.

• Sie brauchen Löschen nach Plan. Reline hat keinen Löschplan, gelöscht wird von Hand. Fellow, Fireflies und Otter bieten das in Enterprise, Appraisd pro Organisation.
• Ihre Sicherheitsprüfung verlangt einen SOC-2-Bericht oder ein BAA, etwa für Gespräche über Gesundheitspläne. Reline hat beides nicht; ein AVV ist verfügbar.
• Sie müssen sehen, wer eine Notiz geöffnet oder ein Transkript geändert hat. Reline protokolliert beides nicht, und das Aktivitätsprotokoll pro Notiz wird in der App nicht angezeigt.
• Notizen sollen automatisch in Ihrem HR-System oder Fall-Tool landen. Reline hat keine Anbindung daran; Sie exportieren oder fügen ein.
• Sie brauchen Namen in einem Besprechungsraum. Alle kommen über ein Mikrofon an; die Kennzeichnung ist Ich und Andere, plus eine Beta-Nummerierung von Stimmen, die Sie selbst benennen.
• Sie sprechen über ein Tischtelefon oder ein Handy. Reline erfasst nur Anrufe, die über den Computer laufen, und hat keine Mobil-App.
• Sie müssen frühere Aufnahmen verarbeiten. Reline transkribiert nur live, ohne Upload.
• Sie brauchen Datenhaltung in der EU oder ein Tool, das den Hinweis für Sie verschickt. Reline bietet beides nicht.