KI-Notiztool-Richtlinie: Vorlage für 50-200 Mitarbeitende

Ja, ein Unternehmen mit 50-200 Mitarbeitenden kann KI-Notiztools erlauben, sobald eine Person die Entscheidung verantwortet und sechs Kontrollen stehen: ein freigegebenes Tool, eine Hinweispflicht, Ausschlüsse für sensible Meetings, standardmäßig privater Zugriff, eine umsetzbare Löschregel und ein unterschriebener AVV ohne Training auf Ihren Daten. Unten: wer entscheidet, eine einseitige Richtlinie und eine Einführung in einer Woche.

Wenn heute niemand weiß, ob es erlaubt ist, lautet die ehrliche Antwort: Es ist nicht entschieden. Und nicht entschieden heißt meist, dass schon private Konten und kostenlose Tools im Einsatz sind, die Sie nicht sehen. Diese Seite ist die Kurzfassung für Unternehmen ohne eigenes Security-Team. Für die vollständige Anbieterprüfung (SSO, SCIM, Audit-Logs, Slack-Scopes, Datenstandort) nutzen Sie unsere IT-Admin-Checkliste; wir wiederholen sie hier nicht. Reline entwickelt selbst ein KI-Notiztool. Wo wir es erwähnen, sagen wir, was es kann und was nicht.

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, kein Gremium. In dieser Größe ist das meist die IT-Leitung oder die Leitung Operations, weil sie das Tool betreiben wird. Sie schreibt die Richtlinie und holt drei Freigaben ein, jeweils eine kurze Prüfung und kein Projekt.

Die Geschäftsführung gibt die fertige Seite einmal frei. Danach prüft die verantwortliche Person sie alle sechs Monate oder bei jedem Toolwechsel.

Eine IT-Leitung, die bei KI-Notiztools nervös ist, sorgt sich meist um vier Dinge: einen Bot, den niemand eingeladen hat, Aufnahmen von Meetings, die nie aufgenommen werden sollten, zu breit geteilte Notizen und Meeting-Daten, die dort landen, wo sie nicht hingehören. Diese sechs Kontrollen decken alle vier ab. Verlangen Sie Nachweise in einem Test-Workspace, kein Ja im Vertriebsgespräch.

Was in dieser Größe warten kann: SSO, automatische Deprovisionierung (SCIM), ein Audit-Log und ein SOC-2-Bericht. Sie werden mit dem Wachstum wichtiger, und die IT-Admin-Checkliste zeigt, wie Sie jedes davon testen.

Fügen Sie sie in Ihr Handbuch ein, füllen Sie die Klammern aus und bleiben Sie bei einer Seite. Jede Klausel entspricht einer der sechs Kontrollen.

Richtlinie für KI-Notiztools in Meetings. Verantwortlich: [NAME, ROLLE]. Gültig ab: [DATUM]. Nächste Prüfung: [DATUM + 6 MONATE]. Gilt für alle, die Firmen-Meetings aufnehmen, transkribieren oder zusammenfassen.

1. Freigegebenes Tool. Nutzen Sie zum Aufnehmen, Transkribieren oder Zusammenfassen von Firmen-Meetings ausschließlich [TOOLNAME] mit Ihrem Firmenkonto. Private Konten, Browser-Erweiterungen, kostenlose Transkriptions-Apps und andere Notiz-Bots sind für Firmen-Meetings nicht erlaubt. Lassen Sie neue Tools vor der Nutzung von [VERANTWORTLICHE PERSON] prüfen.
2. Hinweis. Wenn Sie aufnehmen, sagen Sie es zu Beginn des Meetings und, wo möglich, in der Einladung. Fragen Sie externe Teilnehmende vor der Aufnahme. Widerspricht jemand, beenden Sie die Aufnahme und schreiben Sie von Hand mit.
3. Nicht aufnehmen. HR-, Leistungs- und Disziplinargespräche; rechtliche oder vertrauliche anwaltliche Gespräche; Sicherheitsvorfälle; M&A oder andere nicht öffentliche Finanzinformationen; Meetings mit Gesundheitsdaten oder anderen regulierten personenbezogenen Daten. Ausnahmen brauchen eine schriftliche Freigabe von [RECHT ODER VERANTWORTLICHE PERSON].
4. Zugriff und Teilen. Notizen sind standardmäßig privat. Teilen Sie jede Notiz nur mit den Personen, die sie brauchen. Erstellen Sie keine öffentlichen Links zu Meeting-Notizen ohne Freigabe von [VERANTWORTLICHE PERSON]. Verlässt jemand das Unternehmen, übernimmt [DIE FÜHRUNGSKRAFT] die Notizen, und [VERANTWORTLICHE PERSON] entzieht am letzten Arbeitstag den Zugriff.
5. Aufbewahrung. Bewahren Sie Aufnahmen und Transkripte [N] Tage und Meeting-Notizen [N] Monate auf und löschen Sie sie dann, sofern kein dokumentierter Legal Hold oder Geschäftsgrund besteht. [VERANTWORTLICHE PERSON] prüft die Löschung jeden [MONAT ODER JEDES QUARTAL].
6. Umgang mit Daten. Für das freigegebene Tool muss ein unterschriebener AVV vorliegen, und es darf unsere Meetings nicht zum Training von KI-Modellen nutzen. Kopieren Sie keine Meeting-Inhalte in nicht freigegebene KI-Tools. Behandeln Sie Transkripte so vertraulich wie das Gespräch selbst.

Fragen gehen an [VERANTWORTLICHE PERSON]. Ein Verstoß gegen diese Richtlinie wird wie jeder andere Verstoß gegen unsere Nutzungsregeln behandelt.

1. Tag 1: Verantwortliche Person benennen und herausfinden, was schon genutzt wird. Fragen Sie im Team-Chat nach genutzten Notiztools, prüfen Sie Kalendereinladungen auf Bot-Teilnehmer und listen Sie die KI-Apps mit Zugriff in der Admin-Konsole von Google Workspace oder Microsoft 365 auf.
2. Tag 2: Ein oder zwei Tools mit drei bis fünf Freiwilligen testen. Bewerten Sie jedes anhand der sechs Kontrollen und sichern Sie die Nachweise: Screenshots der Freigabeeinstellungen, den AVV, das Ergebnis des Löschtests.
3. Tag 3: Freigaben einholen. Recht oder Datenschutz prüft Hinweistext und AVV, HR prüft die Liste der Meetings ohne Aufnahme, und Sie informieren den Betriebsrat, falls vorhanden.
4. Tag 4: Einrichten, bevor jemand aufnimmt. Freigabe-Standards setzen, öffentliche Links abschalten, wenn das Tool es erlaubt, die Löschroutine aufschreiben und einen Aufnahmehinweis in die Vorlage für externe Einladungen aufnehmen.
5. Tag 5: Ankündigen und umstellen. Senden Sie die Nachricht unten, kaufen Sie Lizenzen für das freigegebene Tool, entfernen Sie nicht freigegebene Bots und App-Berechtigungen und tragen Sie die Prüfung nach sechs Monaten in den Kalender der verantwortlichen Person ein.

Nutzen Sie die sechs Kontrollen mit jedem Anbieter, auch mit uns. Das hat Reline heute, und das hat es nicht.

Preise für eine Einführung im Unternehmen: Free kostet 0 $ (10 Stunden Transkription pro Monat). Professional kostet 15 $ pro Nutzer und Monat, oder 12 $ bei jährlicher Zahlung, mit unbegrenzter Aufnahme und Transkription. Enterprise kostet 32 $ pro Nutzer und Monat, oder 26 $ bei jährlicher Zahlung, und ergänzt SSO, das Audit-Log, Richtlinien-Sperren sowie einen individuellen AVV und MSA.