Sind KI-Notetaker sicher? Datenschutz- und Sicherheitscheck

Ja, KI-Notetaker können für die meisten beruflichen Meetings sicher sein, aber das hängt vom Tool ab, nicht von der Kategorie. Prüfen Sie vor der Freigabe sieben Dinge: ob ein Bot beitritt, wo Audio und Transkripte wie lange gespeichert werden, ob Ihre Meetings KI trainieren, wer die Notizen öffnen kann, Admin-Kontrollen und Logs, Einwilligung und Zertifizierungen.

Dieser Leitfaden richtet sich an die Person, die zustimmen muss: die IT-Leitung, das Security-Review oder die Führungskraft, die zuerst gefragt wird. Jede Angabe zu einem Anbieter stammt von dessen eigenen Seiten, gelesen im November 2026. Reline entwickelt selbst einen KI-Notetaker, deshalb beantworten wir jeden Prüfpunkt auch für Reline, einschließlich der Punkte, bei denen Reline nicht mithält.

Übernehmen Sie die Tabelle in Ihre Anbieterprüfung und verlangen Sie Nachweise statt eines Ja: eine Hilfeseite, einen Screenshot der Einstellung oder ein unterschriebenes Dokument.

Aus Sicht der Datensicherheit unterscheiden sich ein Notetaker, der als Bot beitritt, und einer, der auf Ihrem Rechner aufnimmt, darin, wo die Aufnahme entsteht, was sie erfassen kann und wer die Tür kontrolliert. Sie unterscheiden sich nicht darin, ob Ihr Audio in eine Cloud gelangt: Die meisten Tools beider Arten, Reline eingeschlossen, transkribieren und speichern dort.

Microsoft beschreibt das Bot-Risiko in seiner Teams-Admin-Dokumentation ohne Umschweife. Externe Notiz-Bots könnten demnach:

Deshalb erkennt Teams externe Bots inzwischen und lässt sie unter der Standardrichtlinie in der Lobby warten, bis die Person, die das Meeting organisiert, sie ausdrücklich zulässt. Microsoft ergänzt, dass die Erkennung manche Bots übersieht und ab und zu einen Menschen markiert (Microsoft Learn, aktualisiert im Juli 2026).

Eine App ohne Bot schließt diese Tür und lässt eine andere offen. In der Teilnehmerliste erscheint nichts, die Kontrollen des Hosts sehen sie also nie, und die Pflicht, alle zu informieren, liegt ganz bei Ihnen. Und weil sie aufnimmt, was Ihr Rechner abspielt, hört sie alles, was währenddessen läuft: Schließen Sie das Video im anderen Tab, bevor Sie die Aufnahme starten.

Unsere Einschätzung: Für interne Calls und für Kundencalls, in denen man Notizen erwartet, ist eine App auf Ihrem eigenen Rechner das kleinere Risiko, weil sie weniger erfasst und nie ohne Sie teilnimmt. Ein Bot lohnt sich, wenn Sie Meetings festhalten müssen, an denen Sie nicht teilnehmen können, oder wenn alle Teilnehmenden die Aufnahme standardmäßig sehen sollen. In beiden Fällen zählen die Cloud-Fragen weiter unten mehr als der Bot.

Es gibt eine dritte Option: den Assistenten, der in die Meeting-Plattform eingebaut ist, etwa Copilot in Teams, Gemini in Google Meet oder den AI Companion von Zoom. Niemand Neues tritt bei, und die Daten bleiben bei einem Anbieter, den Sie bereits freigegeben haben. Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training seiner Basismodelle genutzt werden, und Google, dass Workspace Kundendaten nicht ohne Erlaubnis für das Training von Modellen verwendet. Der Haken: Lizenz und Admin-Einstellungen des Hosts entscheiden, ob er läuft, im Call eines anderen Unternehmens hilft er also selten.

Wir haben im November 2026 die Datenschutzerklärung, die Sicherheitsseite, die Preisseite und das Hilfecenter jedes Anbieters gelesen. „Nicht angegeben“ heißt, dass wir es auf diesen Seiten nicht gefunden haben, nicht, dass die Funktion fehlt. Richtlinien ändern sich, prüfen Sie also das Datum auf der Seite, bevor Sie unterschreiben.

Jeder KI-Notetaker schickt Ihre Worte durch drei Stufen, und jede wirft ihre eigene Speicherfrage auf:

1. Aufnahme. Ein Bot nimmt auf den Servern des Anbieters auf, eine Desktop-App auf Ihrem Rechner.
2. Transkription. Fast immer ein Cloud-Dienst für Spracherkennung, betrieben vom Anbieter oder von einem Dienstleister auf seiner Liste der Unterauftragsverarbeiter.
3. Speicherung und KI. Transkript, Notizen und oft auch das Audio liegen in Datenbank und Dateispeicher des Anbieters, und Zusammenfassungen oder Chat-Antworten stammen von Sprachmodellen, meist von einem Drittanbieter.

Bei der Aufbewahrung gehen die Tools auseinander. Granola löscht das Audio nach der Transkription, es bleibt nur das Transkript. Otter und Reline behalten die Aufnahme bei der Notiz, bis Sie sie löschen, wobei Otters Preisseite unter den Admin-Funktionen auch eigene Aufbewahrungsregeln nennt. Fathom und Fireflies bieten mit Enterprise eigene Aufbewahrungsregeln, und bei Granola kann jede Person, oder ein Enterprise-Admin für alle, eine automatische Löschfrist für Transkripte setzen.

Keine der beiden Varianten ist umsonst. Gelöschtes Audio kann nicht abfließen, aber es kann auch nicht klären, was wirklich gesagt wurde: Eine falsch verstandene Zahl sieht genauso aus wie eine richtige. Behaltenes Audio lässt Sie das Transkript an der Aufnahme prüfen, und es ist eine Sache mehr, die verwaltet werden muss. Fragen Sie, was Sie bekommen und was „Löschen“ entfernt: Audio, Transkript, Zusammenfassung und alle KI-Ergebnisse, oder nur die Notiz, die Sie sehen.

Sie ist so sicher wie der Dienst, der sie ausführt, und der Vertrag drumherum. Die meisten Notetaker transkribieren in der Cloud, prüfen Sie also vier Dinge: Das Audio ist bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, der Spracherkennungsdienst steht auf der Liste der Unterauftragsverarbeiter, er trainiert nicht mit Ihrem Audio, und er behält nichts, sobald der Text zurück ist, oder sagt, wie lange.

Bei Reline wird das Audio während der Aufnahme an den Spracherkennungsdienst gestreamt, und das Transkript erscheint live. Notizen, Transkripte und Aufnahmen bleiben, bis Sie sie löschen, ohne Zeitlimit in irgendeinem Plan. Eine gelöschte Notiz liegt 30 Tage im Papierkorb und wird dann endgültig entfernt, mit Aufnahme, Transkript, Chatverlauf und KI-Ergebnissen. Eine von Admins festgelegte automatische Löschfrist gibt es noch nicht, was zählt, wenn Ihre Richtlinie eine verlangt. Fragen Sie Reline, wo Ihre Daten liegen und welche Anbieter sie verarbeiten; eine Option für Datenhaltung in der EU gibt es derzeit nicht.

Fragen Sie nach zwei Ebenen. Zuerst die eigenen Modelle des Anbieters: Trainiert er sie mit Ihren Meetings, auch de-identifiziert? Dann seine KI-Anbieter: Darf das Unternehmen hinter den Zusammenfassungen mit dem trainieren, was es erhält?

Auf der ersten Ebene gehen die Antworten im November 2026 weit auseinander. Otters Datenschutzerklärung nennt Training der eigenen KI mit de-identifiziertem Audio und Transkripten. Bei Fathom können de-identifizierte Meetingdaten die eigenen Modelle trainieren, außer Sie widersprechen in den Kontoeinstellungen. Granola nutzt anonymisierte Daten aus den Plänen Free und Business, außer jede Person widerspricht, und laut FAQ kann Granola nicht garantieren, dass Daten von vor einem Widerspruch ausgenommen wurden. Fireflies, tl;dv und Reline geben an, nicht mit Kundendaten zu trainieren, und Read AI macht Training zum Opt-in.

Auf der zweiten Ebene erklären Otter, Fathom und Granola, dass ihre KI-Anbieter nicht mit Kundendaten trainieren dürfen, und Fireflies beschreibt eine Null-Tage-Aufbewahrung bei seinen KI-Anbietern. Lassen Sie sich beides vertraglich zusichern, denn ein Verzicht auf Training sagt nichts darüber, wie lange ein Anbieter behält, was er erhält.

Laut Datenschutzerklärung nutzt Reline Ihr Audio, Ihre Transkripte und Notizen nicht zum Training von KI-Modellen. Zusammenfassungen und Chat laufen auf Sprachmodellen von Drittanbietern über das AI Gateway von Vercel; fragen Sie Reline, welche Anbieter Ihre Daten verarbeiten. Stellen Sie jedem Anbieter dieselbe Frage: So prüfen Sie, wer Ihre Meetings tatsächlich verarbeitet.

Das alltägliche Risiko ist eine Notiz, die mehr Menschen erreicht als beabsichtigt: eine Zusammenfassung per Mail an alle Teilnehmenden, eine Bibliothek, die die ganze Firma durchsuchen kann, ein Link, der weiter funktioniert. Prüfen Sie drei Voreinstellungen:

• Neue Notizen: privat für die Person, die aufgenommen hat, für den ganzen Workspace sichtbar oder per Link geteilt?
• Admins: Kann ein Admin jede Notiz öffnen? Fireflies hat eine Super-Admin-Rolle mit Zugriff auf jedes Meeting im Workspace; Granola gibt an, dass Admins einzelne private Notizen nicht sehen können.
• Zusammenfassungen und Links: Verschickt das Tool Notizen von selbst an Teilnehmende, und bleiben Links aus, bis jemand sie einschaltet? Otters Preisseite beschreibt einen Notetaker, der Zoom, Teams und Meet beitritt, um Notizen automatisch zu schreiben und zu teilen, prüfen Sie also, wohin sie gehen.

Reline ist standardmäßig privat. Eine neue Notiz sehen nur Sie, bis Sie sie teilen oder in einen geteilten Ordner oder Teamspace legen. Klicken Sie auf Teilen, um Personen oder einen Teamspace mit Vollzugriff, Kann bearbeiten, Kann kommentieren oder Kann ansehen hinzuzufügen; eine Workspace-Rolle allein, auch Eigentümer oder Admin, öffnet nichts. Der Schalter Im Web teilen bleibt aus, bis Sie ihn einschalten, und dann wählen Sie Jeder mit dem Link oder Nur eingeladene Personen. Die einzige weite Tür ist ein offener Teamspace, in dem alle mit der Rolle Mitglied die Inhalte bearbeiten können, legen Sie sensible Calls also in einen geschlossenen oder privaten. Eine Ausnahme verhindert, dass Arbeit verloren geht: Verlässt die Person, die eine Notiz erstellt hat, den Workspace, kann der Eigentümer des Workspaces ihre Notizen außerhalb geschlossener und privater Teamspaces öffnen.

Für die IT sind die Fragen konkret: Können wir die Anmeldung über unseren Identitätsanbieter erzwingen, ausscheidende Personen automatisch entfernen, öffentliche Links sperren, die Aufbewahrung für alle festlegen und hinterher zeigen, wer was getan hat? Das veröffentlichen die Anbieter:

• Fireflies dokumentiert Enterprise-Audit-Ereignisse, abrufbar über seine API, darunter Meeting-Aufrufe, Freigaben, Downloads und Löschungen, Rollenänderungen und Anmeldungen.
• Otter nennt Aktivitätslogs im Business-Plan sowie SSO und SCIM ab 100 Lizenzen.
• Fathom nennt SSO und SCIM-Provisioning mit Enterprise. Granola bietet SSO mit Enterprise ab 50 Plätzen, dazu firmenweite Grenzen fürs Teilen und Aufbewahrungsregeln.
• Jamie, ein weiterer Notetaker ohne Bot, dokumentiert ein Enterprise-Audit-Log über 14 Kategorien, Anmeldungen eingeschlossen, mit CSV-Export.

Bei Reline sind die Logs dünner. In jedem Plan zeigt der Tab Aktivität eines Ordners, wann er erstellt, umbenannt, verschoben, geteilt oder in den Papierkorb gelegt wurde. Notizen führen einen ähnlichen Verlauf, den die App noch nicht anzeigt und der mit der Notiz gelöscht wird. Keines dieser Logs erfasst Anmeldungen, Exporte, Notizaufrufe oder Aufrufe öffentlicher Links. Enterprise-Workspaces zeichnen zusätzlich Einladungen und Änderungen an Rollen, Teamspaces, Einstellungen und Richtlinien in einem Audit-Log auf, dessen Seite aber noch nicht im Einstellungsmenü der App steht. Bei den Kontrollen gibt es mehr: In jedem Plan können Admins unter Datenkontrollen verhindern, dass Mitglieder Notizen in einen anderen Workspace kopieren oder verschieben, und mit Enterprise kann der Eigentümer des Workspaces öffentliche Links für den ganzen Workspace abschalten, wodurch auch bestehende Links nicht mehr öffnen, und Einladungen in den Workspace auf Ihre E-Mail-Domains beschränken. Angemeldet wird mit Google, Microsoft oder E-Mail; eine Anmeldung über Ihren eigenen Identitätsanbieter kann Reline noch nicht erzwingen, und SAML und SCIM stehen auf der Roadmap. Wenn Sie heute SSO, Logs bis auf Aufruf-Ebene oder automatisches Offboarding brauchen, ist Reline noch nicht so weit.

Das Aufnahmerecht gilt, ob ein Bot beitritt oder nicht. Das US-Bundesrecht verlangt die Zustimmung einer Partei, aber etwa ein Dutzend Bundesstaaten, darunter Kalifornien, Florida und Illinois, verlangen in der Regel die aller. In der EU und im Vereinigten Königreich gilt das Datenschutzrecht für Aufnahmen von Personen. Sitzen die Teilnehmenden an verschiedenen Orten, folgen Sie der strengsten Regel.

Gerichte prüfen beide Arten von Tools. Im August 2026 lehnte es ein Bundesgericht in Kalifornien ab, Ansprüche gegen Otter wegen Abhörens und nach dem biometrischen Datenschutzgesetz von Illinois abzuweisen (In re Otter.AI Privacy Litigation); es bleiben Vorwürfe, keine Feststellungen. Eine geplante Sammelklage, die am 30. Juli 2026 beim selben Gericht eingereicht wurde, Chamberlain v. Granola, wirft vor, dass eine Aufnahme ohne Bot Menschen ohne Hinweis aufgezeichnet habe; diese Vorwürfe sind ungeprüft. Wer den Bot weglässt, lässt die Frage der Einwilligung nicht weg.

1. Schreiben Sie eine Zeile in die Einladung: wer aufnimmt, warum und wohin die Notizen gehen.
2. Sagen Sie es zu Beginn noch einmal, bevor Sie aufnehmen, und fragen Sie, ob jemand widerspricht.
3. Sagt jemand Nein, hören Sie auf und schreiben Sie von Hand mit.

Manche Apps ohne Bot können die Aufnahme für Sie ankündigen: Die Desktop-App von Fireflies bietet am Mac eine Nachricht im Meeting-Chat und eine Audio-Ansage zur Einwilligung. Reline hat keinen Hinweis im Call. Es tritt dem Call nie bei, niemand sieht also eine Aufnahme, und die Information ist Ihre Aufgabe. Als Hilfe veröffentlicht Reline unter reline.so/participants einen verständlichen Hinweis für Meeting-Teilnehmende: was erfasst worden sein kann, wer darüber entscheidet und wie man ohne Konto widerspricht oder die Löschung verlangt. Verlinken Sie ihn in Ihrer Einladung.

• SOC 2 Type II: Ein unabhängiger Prüfer hat die Sicherheitskontrollen des Anbieters über einen Zeitraum getestet, meist 3 bis 12 Monate. Das Ergebnis ist ein Bericht, den Sie unter NDA anfordern; prüfen Sie Zeitraum und Umfang.
• ISO 27001: ein Zertifikat für ein Managementsystem für Informationssicherheit, geprüft nach einer veröffentlichten Norm.
• HIPAA: Ein HIPAA-Zertifikat gibt es nicht. Wenn Sie Gesundheitsdaten für eine Covered Entity aufnehmen, brauchen Sie ein unterschriebenes Business Associate Agreement, meist nur im Enterprise-Plan.
• DSGVO: auch kein Zertifikat. Achten Sie auf einen AVV, eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter und einen Übermittlungsmechanismus wie die EU-Standardvertragsklauseln.

Reline hat derzeit keinen SOC-2-Bericht, kein ISO-27001-Zertifikat und kein HIPAA-BAA. Nutzen Sie es nicht für Gesundheitsdaten, und wenn Ihr Security-Review einen SOC-2-Bericht verlangt, besteht Reline es noch nicht. Was es gibt: einen öffentlichen AVV mit Standardvertragsklauseln, eine öffentliche Liste der Unterauftragsverarbeiter, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand und eine Statustabelle auf der Sicherheitsseite, die SOC 2 Type II als geplant führt.

• Gesundheitsdaten, außer Ihr Plan enthält ein unterschriebenes BAA.
• Rechtsberatung, die vertraulich bleiben muss. Kanzleien warnen, dass ein Dritter, der das Gespräch verarbeitet, das Anwaltsprivileg gefährden kann; fragen Sie vorher Ihre Rechtsabteilung.
• Disziplinar- oder Untersuchungsgespräche, wenn die Beteiligten einer Aufnahme nicht zugestimmt haben.
• Jedes Meeting, in dem jemand Nein sagt.

Für alles andere ist nach unserer Einschätzung ein freigegebenes Tool, das diese Prüfung besteht, besser als ein Verbot. Ein Verbot treibt Menschen eher zu privaten Konten, die niemand geprüft hat; ein freigegebenes Tool bringt Einstellungen, einen Vertrag und Logs mit.

Dieselben sieben Prüfpunkte, für Reline beantwortet, Stand November 2026, Lücken eingeschlossen.

Testen Sie es zuerst in einem unkritischen Call. Installieren Sie die Desktop-App, öffnen Sie eine Notiz und klicken Sie auf Starten: Das Transkript erscheint, während gesprochen wird. Wenn Sie stoppen, klicken Sie auf Notizen generieren, dann auf Teilen, und lesen Sie die Zugriffsliste, bevor Sie jemanden hinzufügen. Der Gratis-Plan enthält 10 Stunden Transkription und bis zu 1 Stunde Aufnahme pro Notiz; Professional kostet 15 $ im Monat oder 12 $ im Monat bei jährlicher Zahlung.

Quellen, im November 2026 auf den eigenen Seiten der Anbieter gelesen: Datenschutzerklärung von Otter (gültig ab 16. Juni 2026), Seite zu Datenschutz und Sicherheit, Preis- und Desktop-Seite; Sicherheitsseite von Fireflies, Hilfeartikel zur Aufnahme ohne Bot und API-Dokumentation zu Audit-Ereignissen; Datenschutzerklärung von Fathom (aktualisiert am 16. August 2026), Übersichts- und Preisseite; Granolas FAQ zu Sicherheit, Datenschutz und Daten; Datenschutzseite von Read AI; Security Commitment und Desktop-App-Seite von tl;dv; Audit-Log-Dokumentation von Jamie; Microsoft Learn zu externen Bots in Teams und zum Datenschutz bei Copilot; Googles Privacy Hub zu generativer KI in Google Workspace; Barnes & Thornburg (12. August 2026) und Baird Holm (24. August 2026) zu den Verfahren gegen Granola und Otter; Polsinelli (Februar 2026) zum Anwaltsprivileg; Datenschutzerklärung, AVV, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsseite von Reline.