مولّد جدول أعمال اجتماع مجاني بالذكاء الاصطناعي
مع نموذج بأوقات محددة
اذكر الغرض من الاجتماع ومدته ومن سيحضره. تحصل على جدول أعمال فيه الدقائق والمسؤول والنتيجة المتوقعة لكل بند. أضف ملاحظات الاجتماع السابق أو نصه من Zoom أو Teams أو Google Meet (.vtt أو .docx أو نصاً ملصوقاً) فتنتقل البنود المفتوحة. مجاني، ودون حساب لنتيجتك الأولى.
يُرسل إلى مزوّد الذكاء الاصطناعي لدينا، ولا يحتفظ به Reline
يُرسل هدفك وأسماء الحضور وأي ملاحظات تضيفها عبر بوابة الذكاء الاصطناعي في Reline إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي الذي يكتب جدول الأعمال. لا يحتفظ Reline بها. جدول أعمالك الأول لا يحتاج إلى حساب ولا إلى بريد إلكتروني.
اكتب النتيجة التي تحتاجها، مثل «حسم موعد الإطلاق»، لا الموضوع وحده.
اضغط Enter أو اكتب فاصلة بعد كل اسم. يُختار المسؤولون من هذه القائمة.
يُرسل نصك عبر بوابة الذكاء الاصطناعي في Reline إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي الذي يكتب النتيجة. لا يحتفظ Reline به.
سيظهر جدول أعمالك هنا
اذكر الغرض من الاجتماع ومدته ومن سيحضره، ثم اضغط «جهّز جدول الأعمال». يحصل كل بند على دقائقه، والنتيجة التي ينبغي أن ينتهي إليها، ومسؤول حين يناسب ذلك.
ثلاث خطوات إلى جدول الأعمال
حدّد الهدف
اكتب في جملة ما يجب أن يحققه الاجتماع، واختر نوعه (اجتماع فريق، أو لقاء فردي، أو مع عميل، أو انطلاق مشروع، أو مراجعة استعادية، أو تخطيط)، وحدّد المدة، وأضف من سيحضر.
أضف ملاحظات المرة السابقة
اختياري. الصق الملاحظات أو ارفع نص الاجتماع السابق، فينتقل كل ما بقي مفتوحاً إلى جدول الأعمال الجديد.
اقرأه وأرسله
راجع الأوقات المحددة والمسؤولين، ثم انسخ جدول الأعمال إلى دعوة التقويم أو إلى مستند، ليصل الناس وهم يعرفون ما يجب حسمه.
جدول أعمال يمكن الالتزام به
أوقات محددة تتسع للاجتماع
لكل بند دقائقه الخاصة، مخططة وفق المدة التي حددتها، من اجتماع يومي قصير مدته 15 دقيقة إلى ورشة عمل تمتد نصف يوم.
نتيجة ومسؤول لكل بند
تُكتب البنود بصيغة ما ينبغي أن تخرج به المجموعة، مثل «حسم موعد الإطلاق»، مع شخص يقود كل بند حين يناسب ذلك، يُختار من الحضور الذين أدرجتهم.
البنود المفتوحة تنتقل معك
الصق ملاحظات الاجتماع السابق أو نصه، فتُدرج الأمور غير المنجزة مع جدول الأعمال الجديد، لتحصل المسائل المعلقة من الأسبوع الماضي على وقتها بدل أن تضيع.
مواد للقراءة المسبقة وسبع لغات
يُدرج جدول الأعمال كل ما يستحق القراءة قبل الاجتماع، ويمكن كتابته بالإنجليزية أو الألمانية أو الفرنسية أو الإسبانية أو اليابانية أو البرتغالية أو العربية.
نموذج جدول أعمال اجتماع جيد، بأوقات محددة
جدول الأعمال وعدٌ بطريقة قضاء المجموعة لوقتها. الجيد منه يوضح سبب وجود الاجتماع، ويمنح كل موضوع عدداً ثابتاً من الدقائق، وينتهي بمسؤولين واضحين. إليك نموذجاً يمكنك نسخه، وطريقة تكييفه مع الاجتماع الذي تديره.
ابدأ بالنتيجة
اكتب الغرض بصيغة النتيجة التي تحتاجها لا الموضوع: «الاتفاق على خارطة طريق الربع الرابع وأكبر خطرين فيها» بدل «خارطة الطريق». إن لم تستطع إكمال هذه الجملة، فربما لا حاجة إلى الاجتماع، وقد يكفي تحديث مكتوب. وسطر الغرض الواضح يخبر الناس أيضاً إن كانوا بحاجة إلى الحضور أصلاً. وكل ما عداه في جدول الأعمال ينبغي أن يخدم تلك النتيجة الواحدة.
نموذج لاجتماع مدته 45 دقيقة
إليك نموذجاً لاجتماع فريق مدته 45 دقيقة. 5 دقائق: الغرض والافتتاح. 10 دقائق: البنود المفتوحة المنقولة من المرة السابقة، يُغلق كل منها أو يُعطى موعداً جديداً. 20 دقيقة: القرار الرئيسي، مع عرض الخيارات في مادة قراءة مسبقة ليُصرف الوقت في الحسم. 5 دقائق: ما يُستجد من أعمال، يُعطى مسؤولاً وموعداً الأسبوع المقبل إن لم يتسع له الوقت. 5 دقائق: إعادة قراءة القرارات وبنود العمل مع المسؤولين والمواعيد. يطابق المجموع مدة الاجتماع، والكتلة الأكبر للقرار. ولنسخة مدتها 30 دقيقة، احذف فقرة ما يُستجد من أعمال واختصر القرار الرئيسي إلى 10 دقائق.
اكتب البنود أسئلةً أو نتائج
بند «التوظيف» يفتح جولة على آراء الجميع. أما «حسم الوظيفتين اللتين نفتحهما في الربع الرابع» فيخبر الناس بما يحضّرونه ومتى ينتهي البند. أعطِ كل بند مسؤولاً واحداً يقوده، وعلّم التحديثات بأنها للعلم فقط حتى لا يحضّر أحد نقاشاً حولها. وضع البند الأصعب مبكراً، والناس في نشاطهم، لا في الآخر حيث يحصل على ما تبقى من وقت.
التكييف حسب نوع الاجتماع
اللقاءات الفردية: مواضيع الطرف الآخر أولاً، ثم الملاحظات، ثم الالتزامات. مكالمات العملاء: أهدافهم، ثم تحديثك، ثم الخطوات التالية المتفق عليها. انطلاق المشاريع: الأهداف، والنطاق، والأدوار، والمخاطر، والجدول الزمني. المراجعات الاستعادية: إجراءات المراجعة السابقة، وما نجح، وما لم ينجح، وتغييران أو ثلاثة مع مسؤوليها. التخطيط: الأولويات، والطاقة المتاحة، وما لن يحدث صراحة. اختر النوع في المولّد فيخطط لهذا النوع من الاجتماعات.
أرسله مبكراً، واختم بالمسؤولين
أرسل جدول الأعمال مع الدعوة أو قبل يوم على الأقل، مرفقاً بمواد القراءة المسبقة، ليأتي الناس مستعدين للحسم. التزم بالأوقات المحددة وأرجئ كل ما يتجاوزها. واستخدم الدقائق الأخيرة لإعادة قراءة القرارات وبنود العمل، ثم انقل ما لم يكتمل إلى جدول الأعمال التالي. والبند الذي لم يحصل على وقت لأن الاجتماع تجاوز مدته يأتي أولاً في المرة القادمة، لا أخيراً من جديد.
جداول أعمال الاجتماعات: إجابات
- ماذا ينبغي أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع؟
- غرضاً واضحاً، والمواضيع بترتيبها، والدقائق المخصصة لكل منها، ومن يقود كل بند، وما ينبغي أن تخرج به المجموعة. أضف مواد للقراءة المسبقة إن احتاج الناس إلى التحضير، وأي بنود مفتوحة منقولة من الاجتماع السابق. واختم بدقائق لتأكيد القرارات وبنود العمل. وهذا المولّد يكتب لك كل هذه الأجزاء.
- كم ينبغي أن تستغرق كل فقرة في جدول الأعمال؟
- ما يكفي لنتيجتها. نادراً ما تحتاج التحديثات إلى أكثر من خمس دقائق، بينما يحتاج القرار الحقيقي غالباً إلى خمس عشرة أو عشرين دقيقة. خصّص الكتلة الأكبر للبند الأهم، واترك دقائق في النهاية للقرارات والمسؤولين، واجعل المجموع مطابقاً لمدة الاجتماع. فجدول الأعمال الذي لا يتطابق مجموعه يتجاوز وقته.
- متى ينبغي إرسال جدول أعمال الاجتماع؟
- قبل يوم على الأقل للاجتماع الروتيني، وقبل يومين أو ثلاثة لأي اجتماع فيه قرار أو مادة للقراءة المسبقة. هذا يمنح الناس وقتاً للقراءة، ولطرح المواضيع الناقصة، ولتقرير ما إذا كانوا بحاجة إلى الحضور أصلاً. ووضع جدول الأعمال في دعوة التقويم يعني ألا يضطر أحد إلى البحث عنه في يوم الاجتماع.
- هل يستطيع ChatGPT كتابة جدول أعمال الاجتماع؟
- نعم، يستطيع كتابة مسودة انطلاقاً من طلب. لكن عليك أن تطلب الأوقات المحددة والمسؤولين والنتائج والبنود المفتوحة من المرة السابقة، ثم تتأكد من أن الدقائق يتطابق مجموعها. أما هذا المولّد فيسألك عن الهدف والمدة والنوع والحضور، ويكتب جدول الأعمال بهذه البنية، ويستطيع قراءة ملاحظات الاجتماع السابق لنقل البنود غير المنجزة.
- هل يستطيع بناء جدول الأعمال من ملاحظات الاجتماع السابق؟
- نعم. الصق الملاحظات أو ارفع نص الاجتماع السابق، سواء جاء من Zoom أو Teams أو Google Meet أو كتبته بنفسك، فيُدرج المولّد البنود التي بقيت مفتوحة لتحصل على وقتها في جدول الأعمال الجديد. ومن دون ملاحظات، يخطط انطلاقاً من هدفك ونوع الاجتماع والحاضرين.
- هل يكتب Reline جداول الأعمال داخل التطبيق؟
- لا. مولّد جدول الأعمال هذا أداة مجانية مستقلة. أما تطبيق Reline فيعمل على الاجتماع نفسه: يسجّل على جهازك دون روبوت في المكالمة، ويحوّل الكلام إلى نص أثناء الحديث، ويكتب الملخص وبنود العمل بعد ذلك. وتلك الملاحظات بالضبط هي ما يمكنك لصقه هنا للتخطيط للاجتماع التالي.
- هل يبقى ما أكتبه خاصاً؟
- يُرسل هدفك وأسماء الحضور وأي ملاحظات تضيفها عبر بوابة الذكاء الاصطناعي في Reline إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي الذي يكتب جدول الأعمال. وكلاهما مدرج في صفحة المعالجين الفرعيين لدينا. لا يحتفظ Reline بما كتبته ولا يحفظه في قاعدة بيانات. ولمنع إساءة الاستخدام، تُحسب المحاولات على بصمة أحادية الاتجاه لعنوان IP الخاص بك، لا على محتواك أبداً. واترك خارجاً كل ما لا تشاركه مع خدمة خارجية.
- ما أنواع الاجتماعات واللغات التي يدعمها؟
- اجتماعات الفرق، واللقاءات الفردية، ومكالمات العملاء، وانطلاق المشاريع، والمراجعات الاستعادية، وجلسات التخطيط، وأي اجتماع آخر تصفه، من 5 دقائق إلى 8 ساعات وحتى 30 حاضراً. ويمكن كتابة جدول الأعمال بالإنجليزية أو الألمانية أو الفرنسية أو الإسبانية أو اليابانية أو البرتغالية أو العربية، وتبقى أسماء الحضور كما كتبتها تماماً.
خططت للاجتماع، فدع Reline يدوّن الملاحظات
لا يكتب Reline جداول الأعمال. بل يتولى الاجتماع نفسه: يسجّل على جهازك أنت دون إرسال روبوت إلى المكالمة، ويحوّله إلى نص مباشرة، ويكتب الملخص وبنود العمل في ملاحظة واحدة. الصق تلك الملاحظة هنا في المرة القادمة فتنتقل البنود المفتوحة. سجّل من هذا المتصفح خلال يوم واحد، فيُحفظ جدول الأعمال هذا أيضاً كملاحظة خاصة.
الخطة المجانية تشمل ساعة واحدة لكل ملاحظة، و10 ساعات تحويل إلى نص شهرياً، و2 غيغابايت للتخزين. دون بطاقة.
- لا روبوت في المكالمة: يسجّل Reline الميكروفون وصوت النظام على جهازك
- نص مباشر بأكثر من 60 لغة، ثم ملخص وبنود عمل في الملاحظة نفسها
- عدسة «ملخّص الأسبوع» تجمع اجتماعات أسبوع كامل في خلاصة واحدة يمكنك مشاركتها
أدوات مجانية أخرى
- مولّد محضر الاجتماعحوّل نص اجتماع من Zoom أو Teams أو Google Meet، أو ملاحظاتك السريعة، إلى محضر يضم الحضور والقرارات والأسئلة المفتوحة وبنود العمل مجمّعة حسب كل شخص.
- تلخيص نص الاجتماعاحصل على خلاصة سريعة ونقاط رئيسية وقرارات وبنود عمل من نص اجتماع يصل إلى نحو ثلاث ساعات، في نسخة موجزة أو عادية أو مفصّلة.
- استخراج بنود العملاستخرج كل مهمة من نص الاجتماع أو الملاحظات، مجمّعة حسب المسؤول مع مواعيد التسليم والسطر الذي جاءت منه، ثم صدّرها ملف CSV أو قائمة تحقق.
- محرر أسماء المتحدثيناستبدل «المتحدث 1» و«المتحدث 2» و«متحدث غير معروف» بأسماء حقيقية داخل نص WebVTT أو SRT أو نص عادي أو نص من Teams، ثم انسخ الملف الجديد أو نزّله.
- إخفاء الهوية في النصيستبدل كل شخص في نص WebVTT أو SRT أو نص عادي أو نص Teams باسم مستعار ثابت، ويخرج معه عناوين البريد وأرقام الهاتف والروابط.
- حاسبة تكلفة الاجتماعاحسب تكلفة الاجتماع من عدد الحضور والأجور والمدة، واطّلع على المجموع السنوي للاجتماع المتكرر، وشغّل عدّاداً مباشراً أثناء المكالمة.