Transcrire une réunion Teams : en direct ou après coup

Pour transcrire une réunion Teams, choisissez Autres actions, puis Transcrire, ou lancez un enregistrement, qui transcrit automatiquement. La transcription va dans le OneDrive de l'organisateur et apparaît dans la conversation de la réunion et l'onglet Récapitulatif. Les invités et les personnes externes ne peuvent pas la lancer. Pour eux, Reline transcrit la prochaine réunion depuis leur ordinateur, sans bot.

1. Rejoignez la réunion dans l'app de bureau Teams.
2. Dans les commandes de la réunion, choisissez Autres actions, puis Transcrire.
3. Vérifiez la langue parlée, puis choisissez Confirmer. Prenez la langue réellement parlée : le réglage vaut pour tout le monde, et une langue qui ne correspond pas nuit à la précision.
4. Tous les participants voient un avis indiquant que la réunion est transcrite. Pour suivre le texte, ouvrez Autres actions, choisissez la flèche à côté de l'entrée de transcription, puis Afficher la transcription.
5. Pour arrêter, rouvrez Autres actions et arrêtez la transcription depuis l'entrée d'enregistrement ou de transcription. Elle s'arrête aussi toute seule quand tout le monde est parti.

Lancer un enregistrement démarre aussi la transcription, il n'y a donc pas besoin des deux. Selon Microsoft, l'affichage en direct n'existe que dans Teams pour ordinateur. L'app mobile peut lancer et arrêter la transcription et affiche le texte après la réunion, et les étapes de Microsoft ne couvrent pas Teams sur le web.

Rôles : les invités ne peuvent pas la lancer non plus. Avec Teams Premium ou une licence Copilot, les organisateurs choisissent qui peut enregistrer et transcrire : organisateurs et coorganisateurs, présentateurs en plus, ou personne.

Licence : l'aide de Microsoft sur la transcription ne nomme aucune licence précise pour la transcription simple, seulement des rôles et des stratégies. Pour l'enregistrement, il existe en revanche une liste : l'organisateur et la personne qui enregistre doivent avoir Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 ou A5, ou Microsoft 365 Business, Business Premium ou Business Essentials. Les options payantes ajoutent des extras : la transcription traduite en direct demande Teams Premium chez l'organisateur, le récapitulatif intelligent demande Teams Premium ou Microsoft Copilot, et Copilot est lui-même une licence complémentaire distincte.

Stratégie : la transcription est un réglage à la fois par organisateur et par utilisateur. L'organisateur doit l'avoir activée, et la personne qui la lance aussi. Selon Microsoft, elle est activée par défaut dans les nouvelles stratégies de réunion, et les appels 1:1 suivent une stratégie d'appel distincte.

Microsoft prévoit une info-bulle pour chaque cas : regardez d'abord celle de l'option. Les raisons les plus courantes :

• Vous êtes invité, dans une autre organisation que l'organisateur, ou non connecté.
• La stratégie de votre administrateur ou celle de l'organisateur n'autorise pas la transcription, ou un changement récent n'a pas encore pris effet.
• Vous n'êtes pas présentateur, et seuls les organisateurs et présentateurs peuvent la lancer dans cette réunion.
• L'organisateur a limité l'enregistrement et la transcription aux organisateurs et coorganisateurs, ou ne les autorise à personne.
• L'organisateur a désactivé Copilot pour la réunion, ce qui désactive aussi l'enregistrement et la transcription.

La transcription est stockée avec l'éventuel enregistrement dans le OneDrive de l'organisateur, ou sur le site SharePoint du canal pour une réunion de canal.

C'est possible. Lancez seulement la transcription avec les étapes ci-dessus : aucun enregistrement n'est créé, vous gardez une transcription enregistrée, et tout le monde voit quand même l'avis. Deux autres options ne créent pas d'enregistrement, mais ne laissent pas non plus de transcription :

• Sous-titres en direct : affichés sur votre propre écran, depuis Autres actions. Teams ne les enregistre pas.
• Copilot réglé sur « Uniquement pendant la réunion » : notes et réponses pendant la réunion pour les personnes qui ont une licence Copilot. Les données de reconnaissance vocale ne sont pas conservées après la réunion.

Copilot n'écrit pas de transcription tout seul : c'est un assistant IA, et il demande une licence complémentaire distincte. Tout dépend de l'option que l'organisateur choisit dans les options de la réunion, dans la partie consacrée à Copilot et à l'IA :

• Pendant et après la réunion : choisir Copilot dans les commandes de la réunion vous invite à lancer la transcription. Dès que quelqu'un transcrit, les personnes avec licence peuvent utiliser Copilot pendant la réunion, puis depuis la conversation de la réunion et l'onglet Récapitulatif, et la transcription est enregistrée comme d'habitude. Dans la stratégie d'administration par défaut de Microsoft, cette option est imposée et les organisateurs ne peuvent pas la changer.
• « Uniquement pendant la réunion » : Copilot démarre dès que vous le choisissez, sans transcription. Les données de reconnaissance vocale ne sont pas conservées : Copilot n'est donc pas disponible ensuite dans l'onglet Récapitulatif, sauf si quelqu'un a aussi transcrit ou enregistré. Votre organisation peut tout de même conserver les invites et réponses de Copilot.
• Copilot désactivé : personne ne peut utiliser Copilot, et personne ne peut enregistrer ni transcrire la réunion.

Microsoft indique aussi que Copilot ne fonctionne pas dans les réunions organisées hors de votre organisation : une licence Copilot ne sert donc à rien quand vous êtes invité.

Tout dépend de ce qui existe. Un enregistrement lance normalement la transcription automatiquement : cherchez donc d'abord une transcription.

1. Il y a une transcription : ouvrez la réunion dans votre calendrier Teams, la conversation de la réunion ou l'onglet Récapitulatif. Les organisateurs et coorganisateurs peuvent télécharger un fichier .docx ou .vtt.
2. Un enregistrement sans transcription : ouvrez la vidéo dans OneDrive ou SharePoint. Si vous en êtes propriétaire ou pouvez la modifier, ouvrez les paramètres vidéo sur la page du lecteur et générez-y la transcription. Microsoft limite cela aux vidéos de moins de 4 Go et de moins de 4 heures, les administrateurs peuvent le désactiver, et l'article ne dit pas si cela fonctionne pour un enregistrement Teams sans transcription. Le résultat se télécharge en fichier WebVTT.
3. Pas d'option pour générer : téléchargez l'enregistrement et importez-le dans Word, via Accueil, Dicter, Transcrire, Télécharger l’audio. Word accepte les fichiers .wav, .mp4, .m4a et .mp3, sépare les intervenants et permet 300 minutes d'import par mois avec un abonnement Microsoft 365 (30 000 avec une licence Copilot). Cela fonctionne dans Word pour le web sous Edge ou Chrome, et dans Word pour Microsoft 365 sous Windows avec un locataire commercial.
4. Ni enregistrement ni transcription : il ne reste rien à transcrire. Teams n'enregistre pas les sous-titres.

Les participants de l'organisation de l'organisateur peuvent en général regarder un enregistrement mais pas le télécharger, et les personnes d'autres organisations n'y ont pas accès tant que l'organisateur ne le partage pas. Si vous n'êtes pas l'organisateur, commencez par demander le fichier.

Avec un compte Microsoft personnel, l'aide de Microsoft couvre les sous-titres en direct, pas une transcription enregistrée. Les abonnés Microsoft 365 Personnel, Famille et Premium peuvent enregistrer, et l'enregistrement reste 30 jours dans la conversation. La marche à suivre : enregistrer, télécharger le fichier et l'importer dans Transcrire, dans Word pour le web, car Word sous Windows ne le propose qu'avec un locataire commercial.

Quand Teams ne vous laisse pas lancer ou garder une transcription, vous pouvez capter la réunion sur votre propre ordinateur. L'app de bureau Reline (Windows, Mac et Linux (bêta)) enregistre localement votre micro et l'audio de la réunion et les transcrit en direct. Rien ne rejoint la réunion, et vous n'avez besoin ni d'une licence Copilot, ni de la stratégie de l'organisateur, ni d'un compte dans son organisation.

1. Installez l'app de bureau Reline et connectez-vous. Vous pouvez commencer avec le forfait Free.
2. Autorisez le micro quand on vous le demande. Sur Mac, autorisez aussi l'audio système.
3. Rejoignez la réunion comme d'habitude, dans l'app Teams ou dans Teams sur le web.
4. Appuyez sur Enregistrer dans Reline. La transcription en direct démarre dès que quelqu’un parle, dans plus de 60 langues avec détection automatique.
5. Arrêtez à la fin de la réunion. Vous obtenez la transcription, un résumé IA à côté et l'audio conservé, avec un bouton lecture sur chaque ligne.

Noms des intervenants : la transcription est étiquetée Moi vs Autre (votre micro vs l'audio de la réunion), et Reline ne lit pas les noms dans Teams. Dans une réunion de groupe, ouvrez « Qui parle en face » à côté du bouton d'enregistrement et choisissez « Séparer les intervenants » (bêta) : Reline numérote chaque voix côté réunion (une estimation), et vous cliquez sur une voix pour la nommer vous-même.

• Pas de transcription des réunions passées : il n'accepte ni enregistrement Teams ni aucun autre fichier audio ou vidéo.
• Pas de vidéo : Reline garde l'audio et la transcription, pas un enregistrement d'écran.
• Pas de noms d'intervenants venus de Teams : l'option bêta « Séparer les intervenants » ne fait que numéroter les voix, que vous nommez.
• Sous Windows, il enregistre toute la sortie par défaut, pas une seule fenêtre : les autres sons de votre PC sont captés aussi.
• Pas d'IA sur l'appareil : transcription, résumés et stockage se font dans le cloud. Seule la capture est locale.
• La transcription reste dans Reline : elle n'apparaît ni dans la conversation Teams ni dans l'onglet Récapitulatif, et c'est vous qui lancez l'enregistrement.

L'avis de Teams ne concerne que sa propre transcription et son propre enregistrement. Reline n'affiche rien dans la réunion : c'est donc à vous de prévenir. Plusieurs États américains, dont la Californie, exigent l'accord de chaque participant avant d'enregistrer un appel, et dans l'UE il vous faut une base légale au titre du RGPD et vous devriez dire pourquoi vous enregistrez. Les règles varient selon le pays et l'État, vérifiez donc les règles là où se trouve chaque participant. L'habitude simple : dites en début de réunion que vous enregistrez pour vos notes, et arrêtez si quelqu'un s'y oppose. En tant qu'invité, vous êtes dans la réunion d'une autre entreprise : demandez d'abord à l'organisateur.