Cómo transcribir una reunión de Zoom, seas anfitrión o no

Para transcribir una reunión de Zoom, el anfitrión activa la transcripción de la reunión o graba en la nube con transcripción de audio, ambas de pago. En una cuenta gratis, los subtítulos en directo no se guardan. Como participante, pídeselo al anfitrión o usa una app de escritorio sin bot como Reline. Una grabación local terminada necesita otra herramienta.

Es la vía en directo, y sustituyó a guardar subtítulos. Desde la actualización de mayo de 2026, los subtítulos sirven para leer durante la reunión y no se pueden guardar después, así que lo que quieras conservar tiene que ser una transcripción. Las transcripciones están desactivadas por defecto y requieren una cuenta Pro, Business o Enterprise.

1. Inicia sesión en el portal web de Zoom, abre la configuración y, en la parte de reuniones, entre las opciones avanzadas, activa la transcripción de la reunión. Si el interruptor está en gris, lo ha bloqueado un administrador.
2. En la reunión, abre el menú Más de la barra de herramientas y elige la transcripción. Aparece un icono de transcripción arriba a la derecha de la ventana.
3. El panel de transcripción se abre a la derecha de la ventana y se va llenando a medida que la gente habla.
4. Guarda la transcripción con el botón del final del panel antes de salir. Zoom deja un archivo .TXT en la carpeta Zoom de tus Documentos.

Tu cuenta decide quién más accede: un ajuste deja que todos los participantes vean la transcripción durante la reunión, y otro fija quién puede guardarla, desde solo el anfitrión hasta todos los participantes.

Esta vía te da un archivo después de la reunión, no texto durante ella. Requiere una cuenta Pro, Business, Education o Enterprise con la grabación en la nube activada, y el ajuste de transcripción tiene que estar activo antes de grabar.

1. En el portal web, abre la configuración, luego la parte de grabación y, entre los ajustes avanzados de la nube, activa la transcripción de audio. En una cuenta gestionada puede que tenga que hacerlo un administrador.
2. En la reunión, inicia una grabación en la nube. Solo pueden hacerlo el anfitrión o un coanfitrión.
3. Tras la reunión, Zoom te avisa por correo cuando la grabación está disponible y otra vez cuando lo está la transcripción, que puede tardar más.
4. En el portal web, abre las grabaciones y transcripciones, luego las grabaciones en la nube, el nombre de la reunión y la grabación. La transcripción aparece junto a la reproducción, en secciones con marcas de tiempo.
5. Corrige frases con el icono del lápiz, cambia el nombre de los hablantes desconocidos y descarga el archivo VTT.

El inglés es el idioma por defecto. En lo demás, las páginas de ayuda de Zoom se contradicen: la página sobre la transcripción enumera 19 idiomas y una opción para cambiar de idioma que vuelve a transcribir el audio, mientras que la página de ajustes dice que la transcripción de audio solo admite inglés. Prueba una grabación corta en tu idioma antes de confiar en ella.

¿Buscas AI Companion? Zoom ahora integra esas funciones en Zoom Workplace y las llama por lo que hacen, así que esta es simplemente el resumen de la reunión. Es para usuarios con licencia desde Zoom Workplace Pro. El anfitrión lo inicia desde el icono de Zoom AI, arriba a la derecha de la ventana, y marca la casilla que genera una transcripción para después de la reunión. Solo el anfitrión y el coanfitrión pueden iniciarlo o detenerlo, y cualquier participante puede pedirle al anfitrión que lo inicie.

Después, los anfitriones encuentran la transcripción en su perfil de Zoom, en las grabaciones y transcripciones, en la pestaña de transcripciones, y pueden descargarla en VTT si la cuenta les deja gestionar transcripciones. Según Zoom, estas transcripciones no se comparten directamente desde Zoom, así que envía tú el archivo. Los participantes con la sesión iniciada pueden recibir el resumen si el anfitrión lo comparte con ellos, por correo y, si la cuenta lo permite, en Zoom Chat. La página de Zoom sobre la transcripción describe el acceso solo para anfitriones y administradores.

Sin permisos de anfitrión o coanfitrión no puedes iniciar la transcripción de Zoom ni una grabación en la nube. Esto es lo que puedes hacer:

• Leer subtítulos: actívalos desde la barra de herramientas. Puedes seguir la reunión, pero el texto no se puede guardar. Si el anfitrión los ha limitado, envías una solicitud.
• Pedir una transcripción: si la cuenta del anfitrión tiene activada la transcripción de la reunión, abre el menú Más, elige la transcripción y envía la solicitud. El anfitrión puede iniciarla o rechazarla. Que luego puedas verla o guardarla depende de los ajustes de la cuenta.
• Pedir la grabación después: si el anfitrión grabó en la nube, puede compartir el enlace dejando que quienes lo vean accedan a la transcripción.
• Usar My Notes: si tu cuenta lo incluye, la función de notas personales de Zoom puede transcribir para ti, pero en una reunión de Zoom solo si el anfitrión lo permite. El anfitrión ve un icono de My Notes junto a tu nombre y puede detenerlo.
• Usar una app de escritorio en tu propio ordenador: Reline, más abajo, no depende de ningún ajuste de Zoom.

Un callejón sin salida que conviene conocer: cuando el anfitrión te da permiso para grabar, obtienes una grabación local, y Zoom no transcribe esas.

Depende de dónde esté la grabación. La transcripción de audio de Zoom solo cubre las grabaciones en la nube, así que un archivo en tu ordenador necesita otra herramienta.

• Zoom Clips: según las notas de versión de Zoom, se pueden generar a mano transcripciones de vídeos subidos si la transcripción está activada, y una nota más antigua sitúa la transcripción en los planes Pro y superiores, no en Basic. No encontramos una página de ayuda paso a paso ni lo hemos probado, así que comprueba que tu cuenta muestre la opción.
• Microsoft Word: la función Transcribir, en Word para la web y en Word para Microsoft 365 en Windows para cuentas de empresa, permite subir archivos .wav, .mp4, .m4a y .mp3, con 300 minutos de audio subido al mes en una suscripción a Microsoft 365.
• Whisper: el reconocimiento de voz de código abierto de OpenAI es gratis con licencia MIT. Lo instalas tú con Python y ffmpeg y lo ejecutas desde la línea de comandos, así que encaja con quien se maneja bien con eso.

¿Ya tienes un archivo VTT lleno de hablantes desconocidos? Nuestro editor gratuito de nombres los cambia por nombres reales en tu navegador. Solo trabaja con transcripciones de texto y no transcribe audio.

• Zoom Basic: los subtítulos automáticos aparecen en el plan, pero son solo en directo. La página de precios de Zoom también indica resúmenes de reunión para 3 reuniones organizadas al mes y 3 usos al mes de la toma de notas con IA, mientras que sus páginas de ayuda nombran cuentas de pago o independientes para esas funciones y no dicen si los usos en Basic conservan una transcripción. La transcripción de la reunión y la de las grabaciones en la nube requieren un plan de pago.
• Una grabación local más Whisper: ninguno cuesta nada, pero tienes que ser el anfitrión o tener permiso para grabar, y Whisper lo instalas tú.
• El plan Free de Reline: una transcripción en directo sin cambiar nada en Zoom, hasta las horas de transcripción del plan, sea cual sea el plan de Zoom del anfitrión.

Para tu próxima llamada de Zoom, puedes transcribir tu propio ordenador en lugar de la reunión. La app de escritorio de Reline para Mac, Windows y Linux (beta) capta tu micrófono y el sonido que reproduce tu ordenador, y escribe una transcripción en directo en más de 60 idiomas con detección automática. Nada se une a la reunión, la lista de participantes no cambia y no tienes que pedirle al anfitrión que cambie nada en Zoom. Funciona con la app de escritorio de Zoom y con Zoom en un navegador.

1. Instala la app de escritorio de Reline e inicia sesión. Puedes empezar con el plan Free.
2. Permite el micrófono cuando te lo pida y, en un Mac, también el audio del sistema.
3. Únete a la reunión de Zoom como siempre y avisa a los demás de que grabas el audio para tomar notas.
4. Pulsa Grabar en Reline. La transcripción en directo empieza en cuanto alguien habla.
5. Para al terminar la reunión. Tienes la transcripción, un resumen con IA al lado y el audio guardado, con un botón de reproducir en cada línea.

Nombres de quien habla: la transcripción se etiqueta Yo frente a Otro (tu micrófono frente al audio de la reunión), y Reline no lee los nombres de Zoom. En una reunión de grupo, abre «Quién está al otro lado» junto al botón de grabar y elige «Separar hablantes» (beta): Reline numera cada voz del lado de la reunión (una estimación), y haces clic en una voz para ponerle nombre tú. Los subtítulos de Zoom muestran el nombre de cada persona, así que en esto Zoom va por delante.

• Reuniones ya terminadas: sin subida de audio ni vídeo, una grabación terminada queda para las opciones de Zoom o una herramienta de transcripción de archivos.
• Vídeo: Reline guarda audio y transcripción, no un vídeo de la reunión ni de la pantalla compartida.
• Nombres desde Zoom: la opción beta «Separar hablantes» solo numera las voces para que tú les pongas nombre.
• Sonido en Windows: Reline graba todo el dispositivo de salida predeterminado, no solo Zoom. Usa auriculares y silencia otros sonidos.
• Sin conexión: la transcripción, los resúmenes y el almacenamiento van en la nube. Solo la captura es local.
• Tu móvil: no hay app móvil.

La transcripción de Zoom muestra un icono en la ventana de la reunión, su grabación muestra un aviso, y el anfitrión ve un icono de My Notes junto al nombre de un participante. Reline no muestra nada en la reunión, así que avisar te toca a ti, y una transcripción hecha así parte igualmente de una grabación de la voz de los demás. Varios estados de EE. UU., entre ellos California, exigen que todas las partes acepten antes de grabar una llamada, y en la UE necesitas una base legal según el RGPD y deberías explicar para qué grabas. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante. El hábito sencillo: di al empezar la reunión que grabas para tomar notas, y para si alguien se opone.

• Zoom Support, "Frequently asked questions about meeting captions and transcript updates (May 2026)" (KB0085668): support.zoom.com
• Zoom Support, "Using Meeting transcripts" (KB0085682) and "Enabling or disabling meeting transcripts" (KB0085675): support.zoom.com
• Zoom Support, "Enabling or disabling automated captions" (KB0058810) and "Viewing captions in a meeting or webinar" (KB0059762): support.zoom.com
• Zoom Support, "Using audio transcription for cloud recordings" (KB0064927) and "Enabling or disabling audio transcription for cloud recordings" (KB0065911): support.zoom.com
• Zoom Support, "Starting a cloud recording" (KB0062627), "Starting a computer recording" (KB0076922) and "Managing and sharing cloud recordings" (KB0067567): support.zoom.com
• Zoom Support, "Using Meeting Summary with AI" (KB0058013) and "Accessing meeting transcripts for Meeting Summary with AI" (KB0076632): support.zoom.com
• Zoom Support, "Using My Notes" (KB0087985) and "Release notes for Zoom Clips" (KB0068160): support.zoom.com
• Zoom, "Zoom Workplace Pricing": zoom.us/pricing
• Zoom blog, "Meet ZoomMate: Zoom's next chapter in AI" (24 June 2026): zoom.com/en/blog/zoom-ai-companion-zoommate
• Microsoft Support, "Transcribe your recordings": support.microsoft.com
• OpenAI, Whisper: github.com/openai/whisper