Mejor tomador de notas con IA para RR. HH. en 2026

El mejor tomador de notas con IA para RR. HH. supera los controles de Littler para empresas, como consentimiento, exactitud, conservación y confidencialidad. Fellow Enterprise programa el borrado, Appraisd reserva las grabaciones de evaluación a quienes participan, y Reline (nuestro producto) es privado por defecto y sin bot, pero no borra solo. Algunas reuniones de RR. HH. no deberían grabarse.

• Haces las evaluaciones de desempeño en Appraisd: su AI Notetaker, que reserva las grabaciones a quienes están en la evaluación.
• Un administrador tiene que fijar el borrado para todos: Fellow, Fireflies u Otter en sus planes Enterprise.
• No quieres ningún audio guardado: Granola, que borra el audio tras la transcripción en todos los planes.
• Haces reuniones presenciales de relaciones laborales con un iPhone: Speakwise.
• Tu revisión de seguridad pide un informe SOC 2: Otter, Fireflies, Fellow y Granola mencionan uno. Reline no tiene.
• Un equipo pequeño de RR. HH. que quiere el audio para comprobar una frase, con notas privadas por defecto, a 15 $ por puesto: Reline.

Las entrevistas de selección son otro trabajo, con traspaso al ATS y aviso a candidatos, y tienen su propia página.

En febrero de 2026, el despacho laboralista Littler publicó siete puntos para empresas que valoran herramientas de transcripción y toma de notas con IA: consentimiento para grabar, biometría, exactitud, discriminación y leyes específicas de IA, secreto profesional del abogado, conservación, y confidencialidad y seguridad. La única comparativa de RR. HH. que encontramos, la de Speakwise, pone su propia app primero y no da plazo de conservación ni lugar de almacenamiento de ninguna herramienta. Así que convertimos en preguntas los cinco puntos que cambian según la herramienta que elijas:

1. Consentimiento: ¿algo en la reunión avisa a las personas de que se graba?
2. Biometría: ¿la herramienta guarda un perfil de voz para distinguir a quien habla?
3. Exactitud: ¿puedes reproducir el audio de una línea antes de fiarte de ella?
4. Conservación: ¿un administrador puede fijar el borrado para todos, y qué borra?
5. Confidencialidad: ¿quién puede abrir una grabación por defecto, se registra el acceso y tus datos entrenan una IA?

El secreto profesional y la discriminación dependen más de cómo uses cualquier herramienta, así que dan forma a la lista de reuniones que no conviene grabar, más abajo.

Dos tablas, ordenadas según lo que la web de cada proveedor dice hoy. Cuando una página no dice nada, la celda lo indica.

Littler empieza por las leyes sobre interceptación de comunicaciones. Cuenta una docena de estados de EE. UU., aproximadamente, que exigen que todas las partes acepten una grabación, y señala que la cifra cambia entre llamadas y conversaciones en persona. En la UE necesitas una base legal según el RGPD y deberías explicar para qué grabas. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante. Esto no es asesoramiento legal.

Un bot visible hace parte del aviso: el Note Taker de Fellow publica un mensaje en el chat que dice quién lo añadió y que está grabando. Fellow dice que su modo sin bot sigue avisando a los participantes internos, mientras que los invitados externos no ven ningún bot ni oyen ninguna presentación. Sin bot, Reline no muestra nada en la reunión, así que avisar te toca a ti: informa a la persona por escrito antes de la reunión, pregunta otra vez al empezar y deja de grabar si dice que no. Reline publica una página de aviso para participantes que puedes enlazar: reline.so/participants.

En Alemania, el comité de empresa tiene derecho de codecisión sobre la introducción de sistemas técnicos destinados a vigilar el comportamiento o el rendimiento de los empleados (artículo 87, apartado 1, número 6 de la Ley de Organización de Empresas, BetrVG). Pregunta a tu asesoría jurídica si tu herramienta entra ahí antes de implantarla.

Littler advierte que estas herramientas pueden transcribir mal la jerga, las siglas, los acentos y algunas voces, que hay que revisar un registro antes de fiarse de él, y que los errores sistemáticos en decisiones de desempeño o disciplina podrían perjudicar a grupos protegidos. El audio es la forma de comprobarlo. Granola borra el audio tras la transcripción y el modo Take Notes de Fireflies no guarda ninguno, así que una frase discutida no tiene nada detrás. Otter, el modo sin bot de Fellow y Reline guardan audio para reproducir. En Reline, pulsa reproducir en la línea de la transcripción antes de usarla en una evaluación.

Littler hace la cuenta: una reunión de una hora genera unas 16 páginas de transcripción a espacio sencillo, y ese volumen pesa en los procesos de exhibición de pruebas y en las solicitudes de acceso. Sugiere un plazo de conservación corto, con borrado automático cuando la herramienta lo permita, salvo que tu calendario de conservación de documentos relacionados exija más.

Esta es la fila más débil de Reline. No tiene calendario de borrado automático, así que el plazo es una regla que tu equipo aplica a mano. Usa una carpeta privada por cada expediente: eliminar la carpeta definitivamente borra todo lo que contiene, y Eliminar permanentemente en la papelera quita una nota, sus grabaciones y su transcripción a la vez. No se puede borrar solo el audio y conservar la transcripción. Si el borrado tiene que funcionar sin que nadie se acuerde, elige Fellow, Fireflies u Otter en Enterprise, o Appraisd para evaluaciones.

Littler incluye las conversaciones disciplinarias entre el contenido confidencial que captan estas herramientas, y recomienda preguntar a los proveedores por la seguridad, la propiedad de los datos, el borrado y si tus datos pueden entrenar una IA. En el acceso, Appraisd es el más claro: solo la persona evaluada, su responsable y los evaluadores añadidos pueden abrir una grabación de evaluación, y RR. HH. puede saber que hubo una conversación sin tener acceso. En Reline, las notas son privadas por defecto y un rol en el espacio de trabajo no da nada por sí solo, ni siquiera a un administrador o propietario. Guarda las notas de RR. HH. en una carpeta privada, no en un teamspace compartido. En todos los planes, Reline registra las comparticiones, cambios de nombre, traslados y restauraciones de cada nota, pero no quién la abrió ni qué cambió en la transcripción, y ese registro no se muestra en la app. Cualquiera con acceso de edición puede cambiar o borrar una línea de la transcripción sin dejar versión ni entrada en el registro, así que da a los demás solo acceso de lectura. El plan Enterprise añade un registro de auditoría del espacio de trabajo con cambios de miembros, ajustes y políticas.

Sobre el entrenamiento de IA, Speakwise dice que nunca entrena IA con tus datos, Appraisd dice que su Notetaker no usa tus datos para entrenar sus modelos, y la política de privacidad de Fireflies dice que no usa información personal para entrenar modelos de IA. Otter dice que desidentifica los datos de los usuarios antes de entrenar sus propios modelos. Granola permite que cada usuario rechace el entrenamiento de modelos, y que un administrador de Enterprise lo rechace para todo el equipo. Las páginas de Fellow que leímos no lo dicen. Reline no ofrece residencia de datos en la UE, y sus proveedores de IA se nombran en el anexo del DPA a petición, así que léelo antes de decidir. Pide a cada proveedor, nosotros incluidos, que ponga la respuesta en el contrato.

Littler sugiere dejar fuera las herramientas de notas con IA en reuniones con abogados protegidas por el secreto profesional, en conversaciones entre altos directivos y en charlas sobre información de salud protegida de los planes de salud de los empleados. Algunas empresas van más allá: la guía de TI de la Wright State University, por ejemplo, desaconseja con firmeza la toma de notas con IA en evaluaciones de desempeño y asuntos disciplinarios. Revisa primero tu propia política. Así ordenaríamos las reuniones habituales de RR. HH.; es nuestra sugerencia, no asesoramiento legal.

En Reline puedes pausar una grabación cuando la conversación toca algo que no deberías guardar, y reanudarla después. Littler también señala que las prohibiciones suelen fallar porque la plantilla ya usa estas herramientas, y que una herramienta que la empresa elige, configura y controla puede ser la respuesta más realista. Deja por escrito qué reuniones cubre.

El anexo III, punto 4 del reglamento considera de alto riesgo la IA usada para decidir ascensos o despidos, asignar tareas según el comportamiento o los rasgos personales, o vigilar y evaluar el rendimiento y el comportamiento de los trabajadores. La página de la Comisión Europea sobre la Ley de IA dice que esas normas se aplican desde el 2 de diciembre de 2027. Si una herramienta que solo transcribe y resume entra ahí no está claro; una que puntúa a los empleados está más cerca del límite. Pregunta a tu asesoría jurídica antes de fiarte de la lectura de un proveedor, la nuestra incluida. Esto no es asesoramiento legal.

El notetaker de Otter entra en Zoom, Teams y Meet desde tu calendario, y su app de escritorio para Mac y Windows graba sin bot, también en persona. Basic se corta a los 30 minutos por conversación, poco para la mayoría de reuniones de RR. HH. Business cuesta 19,99 $ por usuario al mes con facturación anual y añade registros de actividad; la conservación personalizada es un ajuste de administración de Enterprise, según el blog de Otter. Otter menciona un informe SOC 2 Tipo 2.

El Notetaker de Fireflies entra en la llamada, y su modo de escritorio Take Notes no añade bot pero no guarda archivo de audio, así que no hay nada que reproducir. Pro cuesta 10 $ por puesto al mes con facturación anual y Business 19 $. Las reglas de borrado automático, la conservación personalizada y HIPAA son solo de Enterprise, a 39 $ por puesto al mes, con facturación anual.

El Note Taker de Fellow entra y publica un mensaje en el chat, y su app de escritorio graba sin bot en Mac y Windows y guarda el audio para reproducirlo. En Enterprise, los administradores fijan cuántos días se guardan las grabaciones y las notas de IA en todo el espacio de trabajo, hasta borrarlas justo después del procesamiento; sin ese ajuste, su página de seguridad dice que las grabaciones guardadas no tienen límite de tiempo. Team cuesta 7 $ por usuario al mes con facturación anual y Enterprise 25 $. Fellow menciona SOC 2 Tipo II y HIPAA.

Granola capta desde tu dispositivo sin bot y borra el audio tras la transcripción en todos los planes. Si tu empresa prefiere no guardar audio de RR. HH., es una ventaja real; el precio es que nadie puede reproducir una frase discutida. Cada usuario puede fijar el borrado automático de transcripciones y rechazar el entrenamiento de modelos, y Enterprise fija ambos para todo el espacio de trabajo. Business cuesta 14 $ por usuario al mes, Enterprise 35 $, y Granola menciona SOC 2 Tipo II.

Speakwise es una app de iPhone que graba con el micrófono del teléfono, sin bot, y su propia comparativa de RR. HH. la pone primera. El audio se queda en el teléfono hasta sincronizar, y su web nombra a los proveedores que lo transcriben: fal.ai, ElevenLabs y Replicate. Dice que nunca entrena IA con tus datos, y puedes borrar una grabación y su transcripción cuando quieras. Su artículo de RR. HH. la ofrece desde 69,99 $ al año. Las páginas leídas no dan plazo de conservación ni describen ajustes de equipo.

Appraisd es una plataforma de gestión del desempeño, y su AI Notetaker funciona dentro de una evaluación o un seguimiento: en una llamada compartes el audio de tu ordenador, y en persona lo arrancas en tu dispositivo. Solo la persona evaluada, su responsable y los evaluadores añadidos pueden abrir la grabación; RR. HH. puede saber que hubo una conversación pero no tiene acceso por defecto, y los participantes pueden borrar grabaciones cuando quieran. Cada organización fija la conservación, y Appraisd dice que el Notetaker no usa tus datos para entrenar sus modelos. No muestra precio, y sirve para evaluaciones, no para cada conversación de RR. HH.

Reline graba tu micrófono y el audio del sistema en local en Mac, Windows o Linux (beta), o en el navegador, así que no entra ningún bot. Obtienes una transcripción en directo en más de 60 idiomas, un resumen de IA y el audio guardado, con un botón de reproducción en cada línea de la transcripción, para comprobar una frase antes de que entre en una evaluación. La captura es local; la transcripción, la IA y el almacenamiento van en la nube.

Los resúmenes no citan nada. Las respuestas del chat pueden citar una nota o un momento. Las notas son privadas por defecto: un rol en el espacio de trabajo no da nada por sí solo. Professional cuesta 15 $ por puesto al mes (12 $ anual). Free incluye 10 horas de transcripción y 1 hora por grabación. No hay conector con ningún sistema de RR. HH., así que exportas la nota o la pegas en tu expediente.

• Necesitas borrar según un calendario. Reline no lo tiene, así que se borra a mano. Fellow, Fireflies y Otter lo ofrecen en Enterprise, y Appraisd por organización.
• Tu revisión de seguridad exige un informe SOC 2 o un BAA, por ejemplo para conversaciones sobre planes de salud. Reline no tiene ninguno; hay un DPA disponible.
• Necesitas ver quién abrió una nota o cambió una transcripción. Reline no registra ninguna de las dos cosas, y el registro de actividad de cada nota no se muestra en la app.
• Quieres que las notas lleguen solas a tu sistema de RR. HH. o tu gestor de expedientes. Reline no tiene conector; exportas o pegas.
• Necesitas nombres en una sala de reuniones. Todo el mundo llega por un solo micrófono; las etiquetas son Yo vs Otro, más una numeración beta de voces que tú mismo nombras.
• Hablas por un teléfono fijo o un móvil. Reline solo capta llamadas que suenan en el ordenador, y no tiene app móvil.
• Necesitas procesar grabaciones pasadas. Reline solo transcribe en directo, sin subida de archivos.
• Necesitas residencia de datos en la UE, o una herramienta que envíe el aviso por ti. Reline no ofrece ninguna de las dos.