¿Puede una IA de notas borrar sola las transcripciones?

Algunas pueden, pero ninguna de las que revisamos borra cuando se cubre el puesto. Fellow, Fireflies, Otter, Granola, Tactiq y Ashby borran grabaciones o transcripciones tras un plazo fijo, casi siempre en planes Enterprise. Así que fija un plazo que cubra tu ciclo de selección y los mínimos legales, o borra a mano el día en que se cubre el puesto.

En las herramientas de notas con IA, la conservación sigue un reloj, no tu pipeline. Cuentan los días desde la reunión (en Tactiq, desde la última edición de la transcripción) y borran cuando vence el plazo. La herramienta no sabe cuándo se cierra una vacante: eso vive en tu ATS, y ninguna de las páginas de ayuda que leímos describe un vínculo entre ambos.

Quedan dos opciones viables. Fijar un plazo lo bastante largo para cubrir tu proceso de selección más largo y los mínimos legales, aceptando que algunos datos sobrevivan a la vacante. O agrupar las entrevistas de cada puesto y borrarlas a mano el día en que se cubre. Se pueden combinar: un plazo automático largo como red de seguridad y un borrado manual al cierre.

Esto dice la página de ayuda de cada proveedor a 22 de octubre de 2026. La mayoría de estos controles son de planes Enterprise, y algunos los configura el equipo del proveedor, no tú en la app.

Tres detalles pesan más que el plazo. El alcance: Granola borra transcripciones pero conserva las notas, Fellow nunca borra las notas de IA antes que la grabación de la que salen, y Otter avisa de que, sin la transcripción, el resumen no se puede volver a generar. El momento: Fireflies solo aplica el borrado a reuniones futuras, mientras que Fellow borra el contenido existente que cumpla la regla en menos de una hora tras guardarla, sin aviso, y la política Enterprise de Granola borra las transcripciones antiguas en cuanto se activa. El margen: Tactiq conserva las transcripciones archivadas 30 días antes de eliminarlas del todo.

La conservación de datos de entrevistas tira en dos direcciones. La ley de protección de datos te pide no guardar datos personales más de lo necesario. La ley laboral, sobre todo en EE. UU., te pide guardar los registros de selección durante un mínimo. Una buena política cumple ambas, tipo de dato por tipo de dato.

El artículo 5.1.e del RGPD exige mantener los datos personales de forma que permita identificar a las personas solo el tiempo necesario para la finalidad. La grabación, la transcripción y las notas de IA de una entrevista son datos personales. El candidato también puede pedir la supresión (artículo 17), y debes responder en un mes, salvo que se aplique una excepción, como una obligación legal de conservarlos.

La autoridad francesa de protección de datos, la CNIL, da referencias concretas en su guía de selección: hasta tres meses tras el fin del proceso para un candidato descartado, hasta dos años desde el último contacto para una bolsa de talento (con consentimiento, o información clara y una forma fácil de oponerse) y un archivo con fines de prueba de hasta cinco años tras la decisión. Sobre el audio o el vídeo de la entrevista, considera que conservarlo no parece necesario sin una justificación concreta, ni más allá de la decisión de contratación.

La ley federal de EE. UU. no fija una fecha general para borrar datos de entrevistas. Sobre todo fija mínimos. Los empleadores sujetos al Title VII y a la ADA deben conservar los formularios de solicitud y otros registros relacionados con la contratación durante un año desde su creación o desde la decisión de personal, lo que ocurra después (29 CFR 1602.14). La ADEA también fija un año para las solicitudes (29 CFR 1627.3). Los contratistas federales con 150 empleados o más y un contrato de al menos 150 000 dólares deben guardarlos dos años (41 CFR 60-1.12).

Si se presenta una denuncia por discriminación o una demanda, debes conservar todos los registros pertinentes hasta su resolución final, lo que puede incluir los de otros candidatos al mismo puesto. Es una retención legal (legal hold) y prevalece sobre cualquier borrado automático. Si una transcripción de IA cuenta como registro de contratación que debes guardar es una pregunta para tu asesoría legal. Una forma de cumplir ambos objetivos: guardar la evaluación escrita durante el plazo exigido y borrar antes la grabación en bruto.

Usa como disparador la fecha en que se cubre el puesto (o se cierra sin contratar) y da a cada tipo de dato su propio reloj. Toma esta tabla como punto de partida para adaptar con tu asesoría, no como norma.

Si tu herramienta no tiene plazos automáticos, o los reserva a un plan que no tienes, una rutina manual funciona siempre que esté por escrito y alguien sea responsable.

1. Escribe la regla. Una línea por tipo de dato: qué, cuánto tiempo tras cubrir el puesto y quién lo borra. Pon la misma información en el aviso a candidatos.
2. Un solo lugar por puesto. Guarda todas las entrevistas de una vacante en una carpeta, para que cerrarla sea un borrado y no una búsqueda.
3. Copia antes la decisión. Antes de borrar, comprueba que la evaluación escrita, basada en tus criterios, está en tu ATS.
4. Revisa las retenciones. Una queja, una denuncia, una demanda o una solicitud pendiente del candidato pausa el borrado de esos datos.
5. Borra el origen y luego la papelera. Elimina la grabación, la transcripción y las notas de IA, y vacía la papelera o espera a que venza su plazo. Casi todas las herramientas guardan un tiempo lo borrado.
6. Persigue las copias. Enlaces compartidos, archivos descargados, resúmenes pegados en un correo o en Slack, exportaciones a Notion o a una unidad: nada de eso desaparece al borrar el original.
7. Déjalo registrado. Fecha, puesto, qué se borró y quién lo hizo. Si alguien pregunta después, puedes demostrar que se siguió la política.

Reline graba entrevistas sin bot: el audio se capta en tu ordenador y después se transcribe y se guarda en la nube. Aun así, avisas al candidato antes de grabar. Así funciona exactamente el borrado, para que puedas planificar.

• Sin plazo de borrado automático. Los administradores no pueden fijar una regla para todo el espacio, del tipo «borrar las grabaciones a los 90 días». Si necesitas que la herramienta imponga el borrado, elige una de la tabla de arriba o aplica la rutina manual.
• Papelera con límite de 30 días. Una nota o carpeta borrada va a la papelera, y lo que quede allí se elimina definitivamente a los 30 días, de forma automática.
• Eliminar permanentemente, al momento. En la papelera, «Eliminar permanentemente» borra una nota en el acto, junto con sus grabaciones, su transcripción y el índice que usa el chat para responder preguntas. No hay un botón aparte para borrar solo la grabación.
• Una carpeta por puesto. Eliminar permanentemente una carpeta borra todo lo que contiene, así que las entrevistas de un puesto se van en un solo paso.
• Solo el creador o el propietario. Solo quien creó la nota o el propietario del espacio puede eliminarla definitivamente. Los administradores no pueden purgar las notas de un miembro.
• Privado por defecto. Mientras no las borres, las notas de entrevista solo las ven las personas a las que das acceso.

Las copias hechas fuera de Reline, como un resumen pegado en tu ATS, un mensaje de Slack o una exportación a Notion, siguen las reglas de conservación de esas herramientas.

• ¿Qué se borra exactamente: audio, vídeo, transcripción, notas de IA, resúmenes, clips, el índice de búsqueda o del chat?
• ¿Qué pone en marcha el reloj: la fecha de la reunión, la última edición u otra cosa?
• ¿Una regla nueva se aplica al contenido existente o solo a reuniones futuras?
• ¿Hay papelera o archivo, y cuánto tiempo guardan las copias de seguridad los datos borrados?
• ¿Puede un administrador imponer una regla para todos, o cada usuario puede cambiarla?
• ¿Se puede pausar el borrado por una retención legal?
• ¿Qué plan lo incluye, y se configura en la app o lo hace el equipo del proveedor?

Ninguna herramienta de notas con IA que revisamos sabe cuándo se cubre un puesto. Varias borran según un plazo si tienes el plan adecuado. Lo seguro es una regla escrita por tipo de dato, un plazo automático como red de seguridad donde la herramienta lo ofrezca y un borrado manual el día del cierre, cuando la evaluación escrita ya esté a salvo en tu ATS.