Cómo tomar notas en una entrevista: plantilla, reglas e IA

Tomar buenas notas en una entrevista es anotar hechos ligados al puesto: la pregunta que hiciste, el ejemplo concreto que dio el candidato, sus palabras exactas cuando importan y una puntuación por criterio con una línea de justificación. Nunca una impresión vaga, ni nada que toque un motivo de discriminación. Escribe como si el candidato fuera a leerlo: puede pedirlo.

La mitad de unas buenas notas se juega antes de que entre el candidato. Sin pauta, cada entrevistador anota lo que le llamó la atención, y dos actas de la misma entrevista dejan de ser comparables. Con una pauta común, anotas lo mismo para cada candidato: la comparación es más justa y la decisión, más fácil de explicar.

1. Elige de 3 a 5 criterios sacados de la descripción del puesto (gestión de proyectos, relación con clientes, dominio de una herramienta). El artículo L1221-6 del Código de Trabajo francés limita lo que se puede preguntar a un candidato a la información que sirve para valorar su capacidad para el puesto o sus aptitudes profesionales, con un vínculo directo y necesario con el puesto.
2. Escribe una o dos preguntas por criterio y hazlas a todos los candidatos, en el mismo orden.
3. Fija una escala del 1 al 5 con una frase por nivel: 1 = ningún ejemplo, 3 = un ejemplo concreto pero parcial, 5 = varios ejemplos detallados con un resultado medible.
4. Añade una casilla «no evaluado» en cada criterio: un hueco honesto vale más que una nota adivinada.
5. Si vas a grabar la entrevista o usar una herramienta de IA, avisa al candidato antes y por escrito (ver más abajo).

Anota lo que pasó, no lo que concluiste. El método STAR ayuda a hacerlo rápido: para cada ejemplo, la Situación, la Tarea de la que era responsable el candidato, la Acción que llevó a cabo él mismo y el Resultado. Cuando una frase importa, escríbela entre comillas con sus palabras, en lugar de una paráfrasis que ya se inclina hacia tu opinión.

Dos tipos de notas dan problemas. El primero son las impresiones sin un hecho detrás: «no hubo química», «le falta energía», «no es el perfil del equipo». Parecen razones pero no prueban nada, y son justo las que debilitan una decisión cuando alguien la impugna. Sustituye cada una por el comportamiento que la provocó, o bórrala.

El segundo es más grave: todo lo que toque un motivo de discriminación. El artículo L1132-1 del Código de Trabajo francés prohíbe excluir a alguien de un proceso de selección por estos motivos, y la mayoría de los países tienen una lista equivalente. Una nota que los menciona deja constancia escrita de que pudieron contar. No los anotes, no los deduzcas, no dejes que pesen en una puntuación:

• el origen, la pertenencia real o supuesta a una etnia, nación o supuesta raza, el apellido, el lugar de residencia;
• la edad, el sexo, la identidad de género, la orientación sexual;
• la situación familiar, el embarazo;
• el estado de salud, la discapacidad, la pérdida de autonomía, las características genéticas;
• la apariencia física;
• las opiniones políticas, las creencias religiosas, la actividad sindical, un cargo electo;
• la capacidad de hablar un idioma distinto del francés, el domicilio bancario, la vulnerabilidad económica, la condición de denunciante.

La CNIL también da ejemplos de preguntas prohibidas en una entrevista: información sobre sus familiares, el deseo de tener hijos, el número de la seguridad social o los datos bancarios (salvo casos concretos como el trabajo temporal), o el lugar de residencia, salvo en puestos con guardias. Si no podías preguntar un dato, no tiene sitio en tus notas.

Esta es la pauta que recomendamos. Cabe en una página, se rellena durante la entrevista y en los diez minutos siguientes, y obliga a que cada puntuación se apoye en un hecho.

Un ejemplo rellenado para un puesto de jefe de proyecto:

En una entrevista de usuario, un estudio cualitativo o un trabajo de campo, no evalúas a la persona: intentas entender qué hace y por qué. La disciplina es la misma, separar lo que se dijo de lo que concluyes, pero la pauta cambia.

• Frases exactas entre comillas, con el momento de la conversación en que se dijeron.
• Lo que la persona hace hoy, separado de lo que dice que haría: lo segundo es mucho menos fiable.
• Los atajos y molestias concretos («cada lunes lo exporto todo a Excel para…»).
• Tus hipótesis en una columna aparte, nunca mezcladas con los hechos.
• Un código de participante (P1, P2) en lugar del nombre en las notas compartidas.

Con el RGPD la lógica es la misma: dile al participante para qué sirve la entrevista, si se graba, quién tendrá acceso y cuánto tiempo la guardas, y anota en el encabezado que aceptó la grabación. Para el paso siguiente, nuestra guía de síntesis de entrevistas de usuario explica cómo pasar de diez entrevistas a conclusiones sin quedarte solo con las frases que te convienen.

Escribir y escuchar a la vez es perder un poco de ambas cosas. Grabar la entrevista te permite mirar al candidato, repreguntar en el momento justo y después redactar el acta a partir de lo que de verdad se dijo. El problema de las herramientas habituales es el bot: un participante «Notetaker» que entra en la videollamada y aparece delante del candidato, y que no sirve de nada en una entrevista presencial, porque no hay llamada a la que unirse.

Reline graba desde tu lado: la aplicación capta tu micrófono y el sonido de tu ordenador en macOS, Windows y Linux (beta), o desde el navegador. Ningún bot entra en la llamada, y una entrevista en una sala se graba igual, con el micrófono del ordenador. La transcripción cubre más de 60 idiomas, entre ellos el español y el francés, detectados automáticamente; en videollamada separa tu micrófono del audio de la llamada (Yo y Otro). Para comprobar una frase, pulsas reproducir en esa línea de la transcripción y vuelves a oír el momento exacto.

La advertencia honesta: solo la captura es local. La transcripción, los resúmenes con IA y el almacenamiento pasan por la nube de Reline, bajo un contrato de encargo de tratamiento (DPA), y tus reuniones nunca se usan para entrenar modelos de terceros.

• Avisar antes, no durante. La CNIL considera recogida desleal filmar o grabar una entrevista de trabajo sin informar antes al candidato. El artículo L1221-9 del Código de Trabajo francés prohíbe recoger información sobre un candidato mediante un dispositivo que no se le haya dado a conocer previamente, y el artículo L1221-8 obliga a informarle de los métodos de selección utilizados.
• Justificar la necesidad. Tanto en videollamada como en persona, la guía de la CNIL considera que conservar el audio o el vídeo no parece necesario sin una justificación concreta y que, salvo justificación particular, esos datos no tienen por qué guardarse más allá de la decisión de contratación.
• Minimizar. Quien selecciona sigue siendo responsable de la herramienta elegida: comprueba que el proveedor no trate los datos de los candidatos para fines distintos de la selección.
• Nada de análisis de emociones. Desde el 2 de febrero de 2025, el AI Act prohíbe los sistemas de IA que infieren las emociones de una persona en el lugar de trabajo (artículo 5), y las directrices no vinculantes de la Comisión Europea lo aplican también a la selección. Reline transcribe y resume lo que se dijo; no analiza emociones a partir de la voz.
• La decisión sigue siendo humana. El AI Act clasifica como de alto riesgo los sistemas de IA destinados a la contratación o selección de personas (anexo III). Que una herramienta que transcribe y resume una entrevista entre o no en esa categoría depende de su uso y hay que valorarlo caso por caso. Trata lo que produce la IA como un borrador que lees, corriges y asumes, nunca como un veredicto.

1. En la invitación, anuncia la toma de notas con IA: finalidad (acta de la entrevista), quién tendrá acceso, cuánto tiempo se conserva y que puede negarse.
2. Al empezar la entrevista, vuelve a preguntar en voz alta. Si se niega, toma notas a mano con la misma pauta, sin que eso pese en la evaluación.
3. Inicia la grabación en Reline en tu ordenador. Ningún bot entra en la llamada.
4. Durante la entrevista, anota solo tus puntuaciones y repreguntas: el audio guarda el resto.
5. Después, aplica la Lens «Evaluación del candidato» o escribe tu propia Lens con tus criterios. Solo puntúa lo que se trató y marca el resto como «N/A». La Lens incluida tiene una dimensión de encaje cultural: quítala si no puedes anclarla en hechos. Lee, corrige y borra todo lo que quede fuera de los criterios.
6. Comparte la nota solo con el comité. En Reline, las notas son privadas por defecto: un rol en el espacio de trabajo no da acceso por sí solo, y cada lector recibe un permiso explícito y revocable.
7. Cuando llegue el plazo de tu política (para el audio, como tarde en la decisión salvo justificación), copia el acta escrita en el expediente del candidato y borra la nota de Reline que contiene la grabación, y después también de la papelera: la grabación se elimina con la nota (no se puede borrar por separado), y una nota que se queda en la papelera solo se purga a los 30 días.

Para un candidato descartado, la guía de la CNIL describe tres plazos: hasta tres meses tras el final del proceso, para poder explicarle el rechazo; hasta dos años desde el último contacto si entra en una bolsa de candidatos, con su consentimiento o con información clara y un derecho de oposición sencillo; y un archivo intermedio con fines probatorios, hasta cinco años después de la decisión. Para la grabación de audio en sí, la referencia es más corta: la decisión de contratación, salvo justificación. Fuera de Francia los plazos varían; escribe tu regla, aplícala a todos y borra en la fecha prevista.

El acceso importa tanto como el plazo. El acta de un candidato no tiene por qué poder leerla toda la empresa, solo quienes participan en la decisión. Ese es el modelo por defecto de Reline: ninguna nota es visible sin un acceso concedido de forma explícita, y no hay puerta trasera silenciosa para los administradores.

Tomar buenas notas en una entrevista se resume en cuatro reglas: la misma pauta para todos, hechos en lugar de impresiones, nada que toque un motivo de discriminación y notas que podrías enseñar al candidato. La IA ayuda a cumplirlas sin renunciar a escuchar, siempre que avises antes, mantengas la decisión en manos humanas y borres el audio cuando ya no sirva.