Política de notas con IA: plantilla para 50-200 empleados

Sí, una empresa de 50-200 personas puede permitir asistentes de notas con IA, en cuanto una persona sea responsable de la decisión y haya seis controles: una herramienta aprobada, una regla de aviso, reuniones sensibles excluidas, acceso privado por defecto, una regla de conservación aplicable y un DPA firmado sin entrenamiento con tus datos. Abajo: quién decide, una política de una página y un despliegue en una semana.

Si hoy nadie sabe si está permitido, la respuesta honesta es que no está decidido, y no decidido suele significar que ya se usan cuentas personales y herramientas gratuitas que no ves. Esta página es la versión corta para empresas sin equipo de seguridad. Para la revisión completa del proveedor (SSO, SCIM, registros de auditoría, permisos de Slack, ubicación de los datos), usa nuestra checklist para administradores de TI; aquí no la repetimos. Reline hace un asistente de notas con IA, así que donde lo mencionamos decimos qué tiene y qué no.

Elige un responsable, no un comité. A este tamaño suele ser quien lidera TI u operaciones, porque será quien gestione la herramienta. Esa persona redacta la política y reúne tres aprobaciones, cada una una revisión corta y no un proyecto.

La dirección aprueba la página final una vez. Después, el responsable la revisa cada seis meses o cuando cambiéis de herramienta.

Quien lidera TI y está nervioso con los asistentes de notas con IA suele temer cuatro cosas: un bot que nadie invitó, grabaciones de reuniones que nunca debieron grabarse, notas compartidas de más y datos de reuniones que acaban donde no deben. Estos seis controles cubren las cuatro. Pide pruebas en un espacio de prueba, no un sí en una llamada comercial.

Lo que puede esperar a este tamaño: SSO, desaprovisionamiento automático (SCIM), un registro de auditoría y un informe SOC 2. Importan más al crecer, y la checklist de TI explica cómo probar cada uno.

Pégala en tu manual interno, rellena los corchetes y mantenla en una página. Cada cláusula corresponde a uno de los seis controles.

Política de asistentes de notas con IA en reuniones. Responsable: [NOMBRE, CARGO]. Vigente desde: [FECHA]. Próxima revisión: [FECHA + 6 MESES]. Se aplica a todas las personas que graban, transcriben o resumen reuniones de la empresa.

1. Herramienta aprobada. Usa solo [NOMBRE DE LA HERRAMIENTA], con tu cuenta de empresa, para grabar, transcribir o resumir reuniones de la empresa. No se permiten cuentas personales, extensiones del navegador, apps de transcripción gratuitas ni otros bots de notas en reuniones de la empresa. Pide a [RESPONSABLE] que revise cualquier herramienta nueva antes de usarla.
2. Aviso. Si grabas, dilo al inicio de la reunión y, cuando sea posible, en la invitación. Pregunta a los participantes externos antes de grabar. Si alguien se opone, deja de grabar y toma notas a mano.
3. No grabar. Reuniones de RR. HH., de desempeño y disciplinarias; conversaciones legales o protegidas por el secreto profesional; incidentes de seguridad; fusiones y adquisiciones u otra información financiera no pública; reuniones con datos de salud u otros datos personales regulados. Las excepciones requieren aprobación escrita de [LEGAL O RESPONSABLE].
4. Acceso y compartición. Las notas son privadas por defecto. Comparte cada nota solo con quien la necesite. No crees enlaces públicos a notas de reuniones sin aprobación de [RESPONSABLE]. Cuando alguien se va, [SU MANAGER] asume sus notas y [RESPONSABLE] retira su acceso el último día.
5. Conservación. Guarda las grabaciones y transcripciones [N] días y las notas de reunión [N] meses, y después bórralas, salvo retención legal o motivo de negocio documentado. [RESPONSABLE] revisa los borrados cada [MES O TRIMESTRE].
6. Tratamiento de datos. La herramienta aprobada debe tener un DPA firmado y no debe usar nuestras reuniones para entrenar modelos de IA. No pegues contenido de reuniones en herramientas de IA no aprobadas. Trata las transcripciones como confidenciales, igual que la conversación.

Las dudas van a [RESPONSABLE]. Un incumplimiento de esta política se trata como cualquier otro incumplimiento de nuestras normas de uso.

1. Día 1: nombra al responsable y averigua qué se usa ya. Pregunta en el chat del equipo qué asistentes de notas usa la gente, revisa las invitaciones en busca de bots y lista las apps de IA con acceso en la consola de administración de Google Workspace o Microsoft 365.
2. Día 2: prueba una o dos herramientas con tres a cinco voluntarios. Puntúa cada una según los seis controles y guarda las pruebas: capturas de los ajustes de compartición, el DPA, el resultado de la prueba de borrado.
3. Día 3: consigue las aprobaciones. Legal o privacidad revisa el texto del aviso y el DPA, RR. HH. revisa la lista de reuniones que no se graban, e informas al comité de empresa si existe.
4. Día 4: configura antes de que nadie grabe. Fija los ajustes de compartición por defecto, desactiva los enlaces públicos si la herramienta lo permite, escribe la rutina de borrado y añade un aviso de grabación a la plantilla de invitación externa.
5. Día 5: anuncia y cambia. Envía el mensaje de abajo, compra licencias de la herramienta aprobada, retira los bots y permisos de apps no aprobados y pon la revisión a seis meses en el calendario del responsable.

Aplica los seis controles a cualquier proveedor, también a nosotros. Esto es lo que Reline tiene hoy y lo que no.

Precios para un despliegue en la empresa: Free cuesta 0 $ (10 horas de transcripción al mes). Professional cuesta 15 $ por usuario y mes, o 12 $ con facturación anual, con grabación y transcripción ilimitadas. Enterprise cuesta 32 $ por usuario y mes, o 26 $ con facturación anual, y añade SSO, el registro de auditoría, los bloqueos de política y un DPA y un MSA a medida.