Protokollvorlage für HR-Untersuchungsgespräche (gratis)

Eine Protokollvorlage für HR-Untersuchungsgespräche braucht acht Teile: Falldaten, wer anwesend ist und warum, die Punkte, die Sie zu Beginn vorlesen, jede Frage mit der Antwort im Wortlaut der befragten Person, gezeigte Dokumente, unbeantwortete Fragen, einen Abschluss und eine Aussage, die die Person prüft und unterschreibt. Kopieren Sie die kostenlose Vorlage unten. Sie funktioniert auf Papier.

Eine Aufnahme ist freiwillig. Wenn Sie den genauen Wortlaut wollen, informieren Sie vorher alle und fragen Sie vorher Ihre Rechtsberatung, denn eine Aufnahme ändert, wer später was verlangen kann. Wir bauen einen KI-Notetaker, und weiter unten steht, wo unserer passt, auch was wir in einer Untersuchung nicht für verlässlich halten.

Ein Protokoll pro Gespräch und Person. Markieren Sie die Tabelle, kopieren Sie sie in Word, Google Docs oder Ihr Fallsystem und füllen Sie die rechte Spalte aus. In den Dateinamen gehört die Fallnummer, nicht der Vorwurf und kein Name.

Acas, das Arbeitgeber in England, Schottland und Wales berät, nennt, was die untersuchende Person zu Beginn erklären sollte: wer anwesend ist und warum, die eigene Rolle, den Zweck des Gesprächs, die Pflicht zur Vertraulichkeit, dass eine Aussage in einem Untersuchungsbericht verwendet werden kann und wer sie lesen wird. Das taugt überall als Vorlage.

1. Wer da ist: „Ich bin [Name] und führe die Untersuchung. [Name] schreibt das Protokoll.“ Nennen Sie eine Begleitperson und ihre Rolle.
2. Worum es geht: ein Gespräch zur Klärung des Sachverhalts zu [Thema]. Heute wird nichts entschieden.
3. Der Vorwurf: Benennen Sie ihn klar, bei Zeugen die Ereignisse, nach denen Sie fragen.
4. Wie dokumentiert wird: „Ich schreibe mit.“ Wenn Sie aufnehmen, sagen Sie es jetzt und bitten Sie jede Person, laut zuzustimmen.
5. Vertraulichkeit: was die Person während der Untersuchung für sich behalten soll, und Ihre Regel gegen Benachteiligung wegen der Mitwirkung.
6. Wer was liest: Die Aussage kann im Untersuchungsbericht verwendet werden, und [wer] wird sie lesen.
7. Pausen: Die Person kann jederzeit um eine Pause bitten.

Eine Zeile pro Frage. Schreiben Sie die Frage so auf, wie Sie sie gestellt haben, dann die Antwort. Markieren Sie jede Antwort mit W, wenn es die genauen Worte der Person sind, und mit S, wenn Sie sie sinngemäß wiedergeben.

Ausschnitt aus einer Zeugenbefragung. Fall, Personen und Antworten sind erfunden.

1. Stellen Sie offene Fragen und schreiben Sie sie so auf, wie Sie sie gestellt haben. Eine Suggestivfrage („Er hat geschrien, oder?“) entwertet die Antwort, und Ihr Protokoll zeigt das.
2. Halten Sie Antworten möglichst im Wortlaut fest und kennzeichnen Sie, was sinngemäß ist.
3. Notieren Sie, was Sie gesehen und gehört haben, nie eine Schlussfolgerung über Glaubwürdigkeit oder Motive.
4. Halten Sie Schweigen, verweigerte Antworten und Pausen mit Uhrzeit fest.
5. Bezeichnen Sie jedes gezeigte Dokument mit Titel und Datum, damit später niemand über die Version streitet.
6. Ein Gespräch, ein Protokoll. Legen Sie nie die Antworten zweier Personen in einem Dokument zusammen.
7. Stellen Sie das Protokoll am selben Tag fertig und zeichnen Sie es mit Uhrzeit ab.
8. Überschreiben Sie danach keine Zeile mehr. Fügen Sie eine datierte Korrektur darunter ein.

Acas beschreibt eine Zeugenaussage als in der Regel unterschriebene Kopie des Gesprächsprotokolls und sagt, die Person solle bald eine Kopie erhalten, um zu prüfen und zu bestätigen, dass sie stimmt. Ein sauberer Ablauf:

1. Schreiben Sie das Protokoll innerhalb eines Tages ab und schicken Sie es der befragten Person mit einer Frist für die Antwort.
2. Nehmen Sie Änderungen als Ergänzungen auf. Ihre ursprüngliche Zeile bleibt stehen, die Fassung der Person kommt mit Datum daneben.
3. Bestreitet die Person eine Zeile und wurde das Gespräch aufgenommen, hören Sie diese Stelle gemeinsam an, bevor jemand unterschreibt.
4. Will die Person nicht unterschreiben, halten Sie das fest, mit Datum und dem genannten Grund.
5. Bewahren Sie alle drei Fassungen auf: Ihr Protokoll, die Fassung mit den Änderungen und die unterschriebene Aussage.

Die Vorlage ist ohne Aufnahme vollständig. Eine Aufnahme liefert den genauen Wortlaut und bringt zusätzliche Pflichten. Prüfen Sie drei Dinge, bevor Sie aufnehmen.

• Ihre Richtlinie. Manche Richtlinien für KI-Notetaker schließen HR-Gespräche aus. Unsere eigene Richtlinienvorlage setzt HR-, Leistungs- und Disziplinargespräche auf die Liste „nicht aufnehmen“, Ausnahmen nur mit schriftlicher Freigabe.
• Rechtsberatung. Leitet oder begleitet eine Anwältin oder ein Anwalt die Untersuchung, fragen Sie vor jeder Aufnahme und jedem KI-Tool. Littler, eine US-Kanzlei für Arbeitsrecht, warnt, dass das Teilen anwaltlich geschützter Gespräche mit einem Anbieter diesen Schutz gefährden kann, und rät, KI-Notetaker bei Rechtsberatung einzuschränken.
• Zustimmung. Laut Acas darf eine Organisation das Gespräch aufnehmen, wenn ihre Richtlinie es erlaubt und die Person zustimmt, jede Entscheidung zur Aufnahme sollte von allen Beteiligten mitgetragen werden, und eine heimliche Aufnahme kann als Fehlverhalten oder Vertrauensbruch gelten.

Ein Rekorder ohne Bot zeigt niemandem etwas an, also ist es Ihre Aufgabe, vorher alle zu informieren. In Kalifornien ist es strafbar, ein vertrauliches Gespräch ohne Zustimmung aller Beteiligten aufzunehmen, persönlich wie am Telefon (Penal Code § 632). In Deutschland ist es strafbar, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen (§ 201 StGB). Die Regeln unterscheiden sich je nach Land und Bundesstaat, prüfen Sie also die Regeln dort, wo alle Gesprächsteilnehmer sind.

Ihr Protokoll gibt in Ihren Worten wieder, was gesagt wurde. Eine Aufnahme und ihr Transkript enthalten die Worte der Person selbst, vollständig, und mehrere Regelwerke behandeln diesen Unterschied als wichtig.

So passt Reline hinein. Es erfasst Ihr Mikrofon und den Ton des Computers lokal auf Mac, Windows, Linux (Beta) oder im Browser, und kein Bot tritt bei. Transkription, KI und Speicherung laufen in der Cloud. Reline transkribiert während der Aufnahme und kann deshalb keine Datei aus einem anderen Rekorder transkribieren. Die Aufnahme bleibt erhalten, also können Sie auf jeder Transkriptzeile Play drücken.

• Im Raum kommen alle über ein Mikrofon herein, eine Sprechertrennung, auf die Sie sich verlassen können, gibt es also nicht. Die Beta-Option Geteiltes Mikrofon (unter „Wer spricht in dieses Mikrofon“) nummeriert die Stimmen, und Sie benennen sie selbst. Das ist eine Schätzung, kein Beweis dafür, wer gesprochen hat. Hören Sie nach, bevor Sie jemanden wörtlich wiedergeben.
• In einem Videocall, bei dem Sie allein am Computer sitzen, kommen Ihre Seite (Ich) und die Seite des Calls (Andere) aus getrennten Audiostreams. Eine Begleitperson auf der Seite der befragten Person landet mit ihr bei Andere.
• Bevor die befragte Person unterschreibt, hören Sie jede bestrittene Zeile gemeinsam an.
• Wer Bearbeitungsrechte hat, kann Wortlaut oder Sprechernamen einer Transkriptzeile ändern oder die Zeile löschen, und Reline bewahrt keine frühere Fassung auf und protokolliert die Änderung nicht. Der Ton bleibt, wie er aufgenommen wurde. Schreiben Sie Korrekturen mit Datum in die Notiz und geben Sie allen anderen nur Leserechte.
• Zusammenfassungen zitieren nichts, und eine KI-Zusammenfassung ist keine Aussage: Schicken Sie nie eine zur Unterschrift. Chat-Antworten können eine Notiz oder einen Moment zitieren, so finden Sie eine Stelle, bevor Sie sie anhören.
• Zugriff: Notizen sind standardmäßig privat, und eine Workspace-Rolle allein gewährt nichts. Legen Sie pro Fall einen Ordner unter Meine Notizen an, nicht in einem Teamspace, und teilen Sie ihn mit Namen. In jedem Plan protokolliert Reline für jede Notiz Ereignisse wie Freigaben, Umbenennungen, Verschiebungen und Wiederherstellungen, aber nicht, wer sie geöffnet hat oder was sich im Transkript geändert hat. Verlassen Sie den Workspace, kann sein Owner die Notizen öffnen, die Sie außerhalb geschlossener und privater Teamspaces hinterlassen haben.
• Aufbewahrung: kein automatischer Löschplan, Ihre Frist ist also eine Regel, an die sich Ihr Team hält. „Endgültig löschen“ im Papierkorb entfernt die Notiz, ihre Aufnahmen und ihr Transkript sofort. Was im Papierkorb liegen bleibt, wird nach 30 Tagen gelöscht.
• Unterlagen: Ein AVV ist verfügbar. Es gibt keinen SOC-2-Bericht und kein BAA.
• Preis: 15 $ pro Nutzer im Monat. Der Gratis-Plan enthält 10 Stunden Transkription und 1 Stunde pro Aufnahme.

Die Vorlage gehört Ihnen so oder so. Wenn Sie aufnehmen, informieren Sie vorher alle und lassen Sie jede Person zu Beginn der Aufnahme laut zustimmen.