Granola vs. Otter vs. Fathom 2026: welches Tool zu welchem Workflow passt — und wann keines passt

Granola, Otter und Fathom sind drei verschiedene Ausprägungen derselben Idee. Granola ist ein bot-freier KI-Notizblock für Einzelnutzer auf Mac und Windows; Otter ist der Transkriptions-Veteran, dessen Bot Calls für Sie besucht; Fathom ist ein Recorder-first-Tool mit einem ungewöhnlich großzügigen Free-Plan und tiefen CRM-Anbindungen. Wählen Sie nach Workflow, nicht nach Marke.

Die meisten Dreier-Vergleiche behandeln diese Tools als austauschbare „KI-Notetaker". Das sind sie nicht — sie beantworten die grundlegendste Frage der Kategorie unterschiedlich: Was passiert während des Meetings? Granola bleibt dem Call fern und veredelt die Notizen, die Sie tippen. Otter schickt standardmäßig einen Bot in den Call. Fathom zeichnet den Call auf und behandelt die Aufnahme als das Produkt. Alles andere — Preise, Kollaboration, Integrationen — folgt aus dieser Entscheidung.

Granola hat die bot-freie Haltung populär gemacht: Es nimmt Geräte-Audio lokal über die Desktop-App auf — kein Teilnehmer tritt Ihrem Call bei — und verwandelt die groben Notizen, die Sie während des Meetings tippen, in eine saubere Zusammenfassung. Es ist Mac-first, mit einer Windows-App und einer polierten iPhone-App für unterwegs, und hält laut Granolas Security-Seite eine SOC 2 Type 2-Zertifizierung. Die Kompromisse: Es ist Desktop-only — einen vollständigen Web-Editor gibt es nicht —, der kostenlose Basic-Plan hält Notizen laut Granolas Preisseite nur 30 Tage sichtbar, und Berechtigungen greifen nur auf Workspace-Ebene, die Team-Seite reift also noch. Business kostet 14 $/Nutzer/Monat, Enterprise 35 $/Nutzer/Monat.

Otter transkribiert Meetings länger als fast alle anderen, und man merkt es: vollständige Web-App, mobile Apps für iOS und Android, OtterPilot for Sales und Enterprise-Compliance-Tiefe — SOC 2 Type 2, HIPAA im Enterprise-Plan, SSO/SCIM. Die prägende Entscheidung ist der Bot: OtterPilot tritt Zoom-, Google-Meet- und Teams-Calls standardmäßig als sichtbarer Teilnehmer bei (eine bot-freie Desktop-/Chrome-Option existiert). Die Kosten sind Deckelung und Dokument: Der Free-Plan bietet 300 Minuten pro Monat mit 30-Minuten-Limit pro Meeting, und Otter Business kostet 19,99 $/Nutzer/Monat jährlich (30 $ monatlich), deckelt In-App-Transkription aber weiterhin bei 1.200 Minuten pro Monat, laut Otters Preisseite. Es gibt keinen Echtzeit-kollaborativen Editor, Otter Chat arbeitet nur auf einem Meeting zugleich, und Otter hat laut seiner Datenschutzerklärung historisch Kundendaten zur Modellverbesserung genutzt.

Fathoms Free-Plan ist wirklich schwer zu schlagen: unbegrenzte Aufnahmen, Transkription und Speicher, mit KI-Zusammenfassungen gedeckelt bei 5 pro Monat, laut Fathoms Preisseite. Es ist ein polierter, reifer Recorder — Transkription in 28 Sprachen, Highlight-Clips und tiefe native Integrationen in HubSpot, Salesforce, Close und Slack, die es zum Favoriten von Sales-Teams machen. Historisch trat es Calls als Bot bei und ergänzte im April 2026 bot-freie Modi — beide Haltungen sind also verfügbar. Der Kompromiss ist die Schreibfläche: Fathom ist Recorder-first — der Notizblock ist eine Seitenleiste, es gibt kein in Echtzeit gemeinsam bearbeitetes Dokument, und der Web-Zugriff dient dem Ansehen von Aufnahmen und der Verwaltung, nicht als voller Editor. Bezahlpläne: Team für 19 $/Monat (15 $ jährlich) und Business für 34 $/Monat (25 $ jährlich).

Granola ist besser, wenn Sie Ihre Meetings selbst besuchen und Notizen ohne Bot wollen: lokale Aufnahme, ein echter Notizblock und ein günstigerer Business-Tarif für 14 $/Nutzer/Monat. Otter ist besser, wenn Meetings abgedeckt werden müssen, an denen Sie nicht teilnehmen — sein Bot tritt für Sie bei — oder wenn Sie mobile Apps, eine vollständige Web-App und Enterprise-Compliance wie HIPAA und SSO/SCIM brauchen. Der philosophische Unterschied ist real: Granola nimmt an, dass Sie anwesend sind und tippen; Otter nimmt an, dass ein Recorder in Ihrem Namen teilnimmt. Entscheiden Sie, in welchem Meeting Sie tatsächlich sitzen — dann trifft sich die Wahl fast von selbst.

Wählen Sie Granola, wenn die Notizen der Punkt sind: Sie tippen während des Calls, und Granola macht aus Ihren Fragmenten eine strukturierte Zusammenfassung — bot-frei. Wählen Sie Fathom, wenn die Aufnahme der Punkt ist: unbegrenzte kostenlose Aufnahmen, Highlight-Clips und CRM-Pushes nach HubSpot oder Salesforce machen es laut Fathoms Preisseite zum stärkeren Sales-Werkzeug. Fathoms Free-Plan ist beim Volumen deutlich großzügiger; Granolas Free-Plan begrenzt die Sichtbarkeit von Notizen auf 30 Tage. Für ein Sales-Team, das im CRM lebt: Fathom. Für Gründer oder PMs, die schreiben: Granola.

Beide schicken einen Recorder in Ihre Calls — Otter standardmäßig, Fathom als einen von zwei Modi. Fathom gewinnt beim Preis für kleines Volumen: Der Free-Plan nimmt ohne Limit auf, wo Otters Free-Plan Sie bei 300 Minuten pro Monat deckelt, und Fathom Team für 19 $/Monat (15 $ jährlich) unterbietet Otter Business für 19,99 $/Nutzer/Monat jährlich mit seinem 1.200-Minuten-Limit, laut den Preisseiten beider Anbieter. Otter gewinnt bei der Breite: mobile Apps, vollständige Web-App, Live-Transkriptions-Erfahrung und tiefere Compliance (HIPAA im Enterprise-Plan, SSO/SCIM). Sales-Teams tendieren zu Fathom; verteilte Teams, die alles transkribieren, zu Otter.

• Sie besuchen Ihre Meetings selbst, tippen Notizen und wollen keinen Bot: Granola.
• Meetings finden ohne Sie statt und etwas muss sie besuchen: Otter — sein Bot ist der Zweck, kein Makel.
• Sie führen viele Sales-Calls und leben in HubSpot oder Salesforce: Fathom.
• Sie wollen den günstigsten Weg, alles aufzunehmen: Fathom Free — mit dem Limit von 5 Zusammenfassungen pro Monat im Hinterkopf.
• Sie brauchen heute HIPAA oder SSO/SCIM: Otter Enterprise.
• Ihre Notizen müssen in einem gemeinsamen Team-Workspace leben, den alle zusammen bearbeiten: Dafür ist keines der drei gebaut — genau die Lücke, um die es im nächsten Abschnitt geht.

Hier zählt die Offenlegung: Reline ist unser Produkt — lesen Sie diesen Abschnitt also als Anbieter, der seinen Fall vorträgt, nicht als neutralen Schiedsrichter. Der Fall ist eine Lücke, die die Tabelle oben offen lässt. Granola ist bot-frei, aber solo-geformt und Desktop-only. Otter ist team-tauglich, schickt aber einen Bot und gibt Ihnen kein gemeinsames Dokument. Fathom nimmt großzügig auf, ist aber ein Recorder, kein Notizblock. Wenn Ihr Team bot-freie Aufnahme und einen gemeinsamen Workspace will, deckt keines der drei das ganz ab.

Reline ist für genau diese Kombination gebaut. Die Desktop-App erfasst Mikrofon und System-Audio lokal auf macOS und Windows — kein Bot tritt bei, und es funktioniert mit allem, was Ton erzeugt, von Zoom über Meet und Teams bis vor Ort (Linux ist in der Beta: Mikrofonaufnahme funktioniert, System-Audio wird getestet). Die Aufnahme ist lokal; Transkription, KI und Speicherung laufen in unserer Cloud und trainieren nie Modelle. Notizen landen auf einer Notion-artigen Seite, die Ihr Team in Echtzeit gemeinsam bearbeitet, mit fünf Berechtigungsstufen; das Live-Transkript arbeitet mit Sprechertrennung, Zusammenfassungen zitieren das exakte Transkript-Segment, die Transkription deckt 60+ Sprachen ab, und der RAG-Chat beantwortet Fragen über Ihren gesamten Workspace. Der Free-Plan bietet 10 Stunden Transkription pro Monat, 1 Stunde pro Notiz, unbegrenzte Notizen, ohne Karte; Professional kostet 15 $/Nutzer/Monat (12 $ jährlich) mit unbegrenzter Aufnahme; Enterprise 32 $/Nutzer/Monat (26 $ jährlich) mit SSO und Audit-Log.

Und die ehrliche Kehrseite — Reline ist die falsche Wahl, wenn:

• Sie einen Recorder brauchen, der Meetings besucht, die Sie auslassen. Reline hat bewusst keinen Bot; Otter oder Fathom decken das ab.
• Sie heute mobile Apps brauchen. Granola hat eine polierte iPhone-App, Otter liefert iOS + Android; Reline noch nicht.
• Sie jetzt eine SOC 2-Zertifizierung verlangen. Granola und Otter halten SOC 2 Type 2; Reline hat das Zertifikat heute nicht.
• Sie unbegrenztes kostenloses Aufnahmevolumen wollen. Fathoms Free-Plan nimmt mehr auf als alle anderen — Reline eingeschlossen.
• Sie heute tiefe native CRM-Pushes brauchen. Fathom (HubSpot, Salesforce, Close) und Granola (Attio, HubSpot, Affinity) sind voraus; Relines Integrationen werden noch ausgerollt.