Fireflies Ersatz: DSGVO-Alternative ohne Bot im Call

Ein guter Fireflies-Ersatz für deutsche Teams schickt keinen Bot in den Call und hält der Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten stand. Prüfen Sie vor dem Wechsel drei Punkte: AVV nach Art. 28 DSGVO, Speicher- und Verarbeitungsort, Löschfristen. Brauchen Sie EU-Hosting, sind Jamie und tl;dv naheliegend. Wollen Sie botfrei aufnehmen, mit deutscher Oberfläche und Team-Notizen, passt Reline.

Wir entwickeln Reline, lesen Sie diesen Beitrag also als Vergleich eines Anbieters. Den breiten Überblick über alle Tools finden Sie in unserem DSGVO-Check der KI-Meeting-Assistenten. Hier geht es nur um eine Frage: Was tritt an die Stelle von Fireflies, und worauf achten Sie beim Wechsel? Alle Angaben zu Fireflies, Jamie und tl;dv stammen von deren eigenen Seiten (Stand Oktober 2026) und sind verlinkt.

Fireflies ist ein ausgereiftes Produkt, und viele Teams nutzen es zufrieden. Die Gründe für einen Wechsel sind im deutschsprachigen Raum aber meist dieselben vier.

Standardmäßig schickt Fireflies seinen Notetaker „Fred“ als Teilnehmer in Zoom, Google Meet oder Teams. Kunden, Bewerberinnen und Kollegen sehen ihn in der Teilnehmerliste, und nicht selten fragt jemand, wer da mitschreibt. Fireflies bietet inzwischen auch Wege ohne Bot: laut Hilfe-Center eine Chrome-Erweiterung für Google Meet und einen Modus in der Desktop-App. Laut Fireflies speichert dieser botfreie Desktop-Modus aber keine separate Audio- oder Videodatei; eine abspielbare Aufnahme gibt es nur mit dem Bot.

In Deutschland ist das heimliche Mitschneiden eines nichtöffentlichen Gesprächs keine Frage der Etikette, sondern potenziell eine Straftat. § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. In der Praxis heißt das: Holen Sie vor der Aufnahme die Einwilligung aller Beteiligten ein. Das gilt für Fireflies, für Reline und für jedes andere Tool. Ob ein Bot sichtbar ist oder lokal aufgenommen wird, ändert an dieser Pflicht nichts.

Laut Fireflies’ eigener Sicherheits-FAQ werden alle Daten standardmäßig in US-Cloud-Infrastruktur gespeichert und verarbeitet. Mit „Private Storage“, laut Preisseite nur im Enterprise-Tarif, lassen sich Inhalte in der EU speichern; verarbeitet werden sie laut derselben FAQ trotzdem in den USA. Für die Übermittlung nennt Fireflies das EU-U.S. Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln. Das ist ein anerkannter Weg, aber viele Datenschutzbeauftragte bevorzugen eine Verarbeitung in der EU, wo sie verfügbar ist.

Dazu kommt der AVV: Laut Fireflies’ Hilfeartikel zum Data Processing Addendum handelt Fireflies für Business- und Enterprise-Kunden als Auftragsverarbeiter. Free und Pro nennt der Artikel in diesem Zusammenhang nicht, und der veröffentlichte DPA selbst (Stand 6. März 2026) nennt gar keine Tarife. Wer Fireflies im Pro-Tarif für Kundengespräche nutzt, sollte das vor dem nächsten Audit klären.

Die Checkliste stellt Fireflies und Reline nebeneinander. Sie ersetzt keine eigene Prüfung, zeigt aber, welche Fragen Ihr Datenschutzbeauftragter stellen wird.

Ehrlich gesagt: Beim Datenstandort ist Reline nicht besser als Fireflies, beide verarbeiten in den USA. Reline punktet beim Bot, bei der aufbewahrten Aufnahme ohne Bot und mit einem AVV, der ausdrücklich in jedem Tarif Vertragsbestandteil ist. Fireflies punktet bei formalen Zertifikaten und bietet im Enterprise-Tarif EU-Speicherung an.

Drei Alternativen decken die typischen Wechselgründe ab. Die Preise stammen von den Preisseiten der Anbieter (Stand Oktober 2026) und können sich ändern.

Reline nimmt Mikrofon und System-Audio lokal auf Ihrem Rechner auf: Es tritt kein Teilnehmer bei, keine Beitrittsmeldung erscheint. Danach laufen Live-Transkription (60+ Sprachen), KI-Zusammenfassungen und Speicherung in unserer Cloud. Sie bekommen das vollständige Transkript, die aufbewahrte Aufnahme und einen Notion-artigen Notizblock, den Ihr Team gemeinsam bearbeitet. Notizen sind standardmäßig privat, mit fünf Berechtigungsstufen pro Notiz und Ordner, und die Oberfläche gibt es vollständig auf Deutsch. Der ehrliche Vorbehalt: Reline bietet keine EU-Datenresidenz und hat kein SOC 2.

Jamie nimmt ohne Bot auf und nennt auf seiner Preisseite für alle Tarife „Hosted in EU & GDPR compliant“ sowie kein Modelltraining mit Ihren Daten; ISO 27001 ist gelistet, SOC 2 Type II als „pending“. Zu beachten: DPAs führt die Preisseite erst im Enterprise-Tarif, und der Free-Tarif begrenzt Meetings auf 30 Minuten. Jamie passt, wenn EU-Hosting die harte Anforderung ist.

tl;dv bietet beide Wege: einen Bot, der Meetings auch ohne Sie aufzeichnet, oder die Aufnahme direkt vom Gerät ohne zusätzlichen Teilnehmer. Laut deutscher Website werden Daten in der EU gehostet und gespeichert, und tl;dv nennt SOC 2. tl;dv passt, wenn Ihr Team gelegentlich weiter einen Bot nutzen will, aber EU-Hosting braucht. Den AVV nennt die Preisseite nicht; fragen Sie ihn direkt bei tl;dv an.

Bleiben Sie bei Fireflies, wenn ein Bot jedes Kalender-Meeting automatisch aufzeichnen soll, auch wenn Sie selbst nicht teilnehmen, wenn Sie HIPAA, SSO und SCIM brauchen (laut Preisseite im Enterprise-Tarif) oder wenn Ihr Vertrieb mit Gesprächsanalysen und CRM-Integrationen arbeitet. Mit Private Storage lassen sich Inhalte im Enterprise-Tarif in der EU speichern. Prüfen Sie dann aber den Verarbeitungsort und die Mitbestimmung des Betriebsrats.

1. Den Datenschutzbeauftragten früh einbinden: AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und, wenn nötig, eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
2. Den Betriebsrat informieren und klären, ob eine Betriebsvereinbarung nötig ist.
3. Einen Hinweis für Teilnehmende vorbereiten. Reline veröffentlicht dafür einen Hinweis für Meeting-Teilnehmende unter reline.so/participants.
4. Die Fireflies-Transkripte und -Notizen exportieren, die Sie behalten wollen, und die Markdown-Dateien in Reline einzeln über das •••-Menü einer Notiz importieren. Einen Massen- oder Ordnerimport gibt es nicht.
5. In Fireflies die automatische Teilnahme des Bots an Kalender-Meetings abschalten, damit Fred nicht mehr beitritt.
6. Nach dem Umstieg das Fireflies-Konto löschen. Laut Fireflies werden die Meeting-Daten dann binnen 30 Tagen unwiderruflich gelöscht.