Como fazer anotações em entrevista: modelo, regras e IA

Fazer boas anotações numa entrevista é registrar fatos ligados à vaga: a pergunta feita, o exemplo concreto que o candidato deu, as palavras exatas dele quando importam e uma nota por critério com uma linha de justificativa. Nunca uma impressão vaga, nem nada que toque um motivo de discriminação. Escreva como se o candidato fosse ler depois: ele pode pedir.

Metade de uma boa anotação acontece antes de o candidato entrar. Sem roteiro, cada entrevistador anota o que chamou a atenção dele, e dois registros da mesma entrevista deixam de ser comparáveis. Com um roteiro comum, você anota a mesma coisa para cada candidato: a comparação fica mais justa e a decisão, mais fácil de explicar.

1. Escolha de 3 a 5 critérios tirados da descrição da vaga (gestão de projetos, relacionamento com clientes, domínio de uma ferramenta). O artigo L1221-6 do Código do Trabalho francês limita o que se pode perguntar a um candidato às informações que servem para avaliar a capacidade dele para a vaga ou as aptidões profissionais, com vínculo direto e necessário com o cargo.
2. Escreva uma ou duas perguntas por critério e faça as mesmas a todos os candidatos, na mesma ordem.
3. Defina uma escala de 1 a 5 com uma frase por nível: 1 = nenhum exemplo, 3 = um exemplo concreto mas parcial, 5 = vários exemplos detalhados com resultado mensurável.
4. Inclua um campo «não avaliado» em cada critério: uma lacuna honesta vale mais que uma nota chutada.
5. Se for gravar a entrevista ou usar uma ferramenta de IA, avise o candidato antes, por escrito (veja abaixo).

Anote o que aconteceu, não o que você concluiu. O método STAR ajuda a fazer isso rápido: para cada exemplo, a Situação, a Tarefa pela qual o candidato era responsável, a Ação que ele mesmo realizou e o Resultado. Quando uma frase importa, escreva entre aspas com as palavras do candidato, em vez de uma paráfrase que já puxa para a sua opinião.

Dois tipos de anotação dão problema. O primeiro são impressões sem fato por trás: “não bateu”, “falta energia”, “não tem o perfil do time”. Parecem motivos mas não provam nada, e são justamente elas que enfraquecem uma decisão quando alguém a contesta. Troque cada uma pelo comportamento que a provocou, ou apague.

O segundo é mais grave: tudo o que toca um motivo de discriminação. O artigo L1132-1 do Código do Trabalho francês proíbe excluir alguém de um processo seletivo por esses motivos, e a maioria dos países tem uma lista equivalente. Uma anotação que os menciona deixa um registro escrito de que eles podem ter pesado. Não anote, não deduza, não deixe que influenciem uma nota:

• origem, pertencimento real ou suposto a uma etnia, nação ou suposta raça, sobrenome, local de residência;
• idade, sexo, identidade de gênero, orientação sexual;
• situação familiar, gravidez;
• estado de saúde, deficiência, perda de autonomia, características genéticas;
• aparência física;
• opiniões políticas, convicções religiosas, atividade sindical, um mandato eletivo;
• a capacidade de falar outro idioma que não o francês, o domicílio bancário, a vulnerabilidade econômica, a condição de denunciante.

A CNIL também dá exemplos de perguntas proibidas em entrevista: informações sobre familiares, planos de ter filhos, número da previdência social ou dados bancários (salvo casos específicos como o trabalho temporário) ou local de residência, exceto em cargos com plantão. Se você não podia perguntar um dado, ele não tem lugar nas suas anotações.

Este é o roteiro que recomendamos. Cabe numa página, é preenchido durante a entrevista e nos dez minutos seguintes, e obriga cada nota a se apoiar num fato.

Um exemplo preenchido para uma vaga de gerente de projetos:

Numa entrevista com usuário, num estudo qualitativo ou numa pesquisa de campo, você não está avaliando a pessoa: quer entender o que ela faz e por quê. A disciplina é a mesma, separar o que foi dito do que você conclui, mas o roteiro muda.

• Frases exatas entre aspas, com o momento da conversa em que foram ditas.
• O que a pessoa faz hoje, separado do que ela diz que faria: o segundo é bem menos confiável.
• Gambiarras e incômodos concretos (“toda segunda eu exporto tudo para o Excel para…”).
• Suas hipóteses numa coluna à parte, nunca misturadas aos fatos.
• Um código de participante (P1, P2) em vez do nome nas anotações compartilhadas.

Pela LGPD e pelo RGPD a lógica é a mesma: diga ao participante para que serve a entrevista, se ela é gravada, quem terá acesso e por quanto tempo você guarda, e anote no cabeçalho que ele concordou com a gravação. Para a etapa seguinte, nosso guia de síntese de entrevistas com usuários mostra como ir de dez entrevistas a conclusões sem ficar só com as frases que convêm.

Escrever e ouvir ao mesmo tempo é perder um pouco das duas coisas. Gravar a entrevista deixa você olhar para o candidato, aprofundar na hora certa e depois redigir o registro a partir do que foi dito de verdade. O problema das ferramentas comuns é o bot: um participante “Notetaker” que entra na videochamada e aparece na frente do candidato, e que não serve para nada numa entrevista presencial, porque não há chamada para entrar.

O Reline grava do seu lado: o aplicativo capta seu microfone e o som do seu computador no macOS, Windows e Linux (beta), ou pelo navegador. Nenhum bot entra na chamada, e uma entrevista numa sala é gravada do mesmo jeito, pelo microfone do computador. A transcrição cobre mais de 60 idiomas, entre eles português e francês, detectados automaticamente; na videochamada, ela separa seu microfone do áudio da chamada (Eu e Outro). Para conferir uma frase, você aperta o play naquela linha da transcrição e ouve o momento exato de novo.

A ressalva honesta: só a captura é local. A transcrição, os resumos com IA e o armazenamento passam pela nuvem do Reline, sob um contrato de tratamento de dados (DPA), e suas reuniões nunca são usadas para treinar modelos de terceiros.

• Avisar antes, não durante. A CNIL considera coleta desleal filmar ou gravar uma entrevista de emprego sem informar o candidato antes. O artigo L1221-9 do Código do Trabalho francês proíbe coletar informação sobre um candidato por um meio que não tenha sido levado previamente ao conhecimento dele, e o artigo L1221-8 exige informá-lo sobre os métodos de seleção usados.
• Justificar a necessidade. Em entrevistas por vídeo ou presenciais, o guia da CNIL considera que guardar o áudio ou o vídeo não parece necessário sem uma justificativa específica e que, salvo justificativa particular, esses dados não precisam ser mantidos além da decisão de contratação.
• Minimizar. Quem recruta continua responsável pela ferramenta escolhida: confira se o fornecedor não trata os dados dos candidatos para outros fins além do recrutamento.
• Nada de análise de emoções. Desde 2 de fevereiro de 2025, o AI Act proíbe sistemas de IA que inferem as emoções de uma pessoa no local de trabalho (artigo 5), e as diretrizes não vinculantes da Comissão Europeia aplicam isso também ao recrutamento. O Reline transcreve e resume o que foi dito; não analisa emoções a partir da voz.
• A decisão continua humana. O AI Act classifica como de alto risco os sistemas de IA destinados ao recrutamento ou à seleção de pessoas (anexo III). Se uma ferramenta que transcreve e resume uma entrevista entra ou não nessa categoria depende do uso e precisa ser avaliado caso a caso. Trate o que a IA produz como um rascunho que você lê, corrige e assume, nunca como um veredito.

1. No convite, avise sobre as anotações com IA: finalidade (registro da entrevista), quem terá acesso, por quanto tempo fica guardado e que a pessoa pode recusar.
2. No início da entrevista, pergunte de novo em voz alta. Se houver recusa, anote à mão com o mesmo roteiro, sem que isso pese na avaliação.
3. Inicie a gravação no Reline no seu computador. Nenhum bot entra na chamada.
4. Durante a entrevista, anote só as notas por critério e as perguntas de aprofundamento: o áudio guarda o resto.
5. Depois, aplique a Lens “Avaliação do candidato” ou escreva sua própria Lens com seus critérios. Ela só avalia o que foi abordado e marca o resto como “N/A”. A Lens pronta inclui uma dimensão de fit cultural: tire-a se não conseguir ancorá-la em fatos. Leia, corrija e apague tudo o que estiver fora dos critérios.
6. Compartilhe a nota só com a banca. No Reline, as notas são privadas por padrão: um papel no espaço de trabalho não dá acesso sozinho, e cada leitor recebe uma permissão explícita e revogável.
7. Quando chegar o prazo da sua política (para o áudio, no máximo na decisão, salvo justificativa), copie o registro escrito para a ficha do candidato e exclua a nota do Reline que contém a gravação, depois também da lixeira: a gravação é apagada junto com a nota (não dá para apagá-la separadamente), e uma nota deixada na lixeira só é eliminada após 30 dias.

Para um candidato não aprovado, o guia da CNIL descreve três prazos: até três meses depois do fim do processo, para poder explicar a recusa; até dois anos depois do último contato se ele entrar num banco de talentos, com consentimento ou com informação clara e um direito de oposição simples; e um arquivamento intermediário para fins de prova, até cinco anos depois da decisão. Para a gravação de áudio em si, a referência é mais curta: a decisão de contratação, salvo justificativa. No Brasil os prazos seguem a LGPD e a legislação trabalhista; escreva sua regra, aplique a todos e exclua na data prevista.

O acesso importa tanto quanto o prazo. O registro de um candidato não precisa ser legível pela empresa inteira, só por quem participa da decisão. Esse é o padrão do Reline: nenhuma nota fica visível sem um acesso concedido explicitamente, e não há porta dos fundos silenciosa para administradores.

Boas anotações de entrevista se resumem a quatro regras: o mesmo roteiro para todos, fatos em vez de impressões, nada que toque um motivo de discriminação e anotações que você poderia mostrar ao candidato. A IA ajuda a cumpri-las sem abrir mão de ouvir, desde que você avise antes, mantenha a decisão humana e apague o áudio quando ele não servir mais.