Modelo de ata de entrevista de investigação de RH (grátis)

Um modelo de ata para entrevista de investigação de RH tem oito partes: dados do caso, quem está presente e por quê, o que você lê na abertura, cada pergunta com a resposta nas palavras da pessoa, documentos mostrados, perguntas sem resposta, um encerramento e um depoimento que ela revisa e assina. Copie o modelo grátis abaixo. Funciona no papel.

Gravar é opcional. Se você quer as palavras exatas, avise antes e consulte antes o jurídico, porque uma gravação muda quem pode pedir o quê depois. Nós fazemos uma ferramenta de anotações com IA e, mais abaixo, dizemos onde ela se encaixa, inclusive no que não confiaríamos numa investigação.

Uma ata por entrevista, por pessoa. Selecione a tabela, copie para o Word, o Google Docs ou o seu sistema de casos e preencha a coluna da direita. Coloque o número do caso no nome do arquivo, não a acusação nem nomes de pessoas.

A Acas, que orienta empregadores na Inglaterra, na Escócia e no País de Gales, lista o que o investigador deve explicar no início: quem está presente e por quê, o próprio papel, o objetivo da reunião, a necessidade de confidencialidade, que um depoimento pode ser usado num relatório de investigação e quem vai lê-lo. Serve de roteiro em qualquer lugar.

1. Quem está aqui: "Sou [nome], responsável pela investigação. [Nome] faz as anotações." Apresente qualquer acompanhante e o papel dele.
2. O que é isto: uma reunião para apurar fatos sobre [tema]. Nada é decidido hoje.
3. Do que se trata: diga a acusação com clareza ou, para uma testemunha, os fatos sobre os quais você vai perguntar.
4. Como fica registrado: "Estou fazendo anotações por escrito." Se for gravar, diga agora e peça que cada pessoa concorde em voz alta.
5. Confidencialidade: o que a pessoa deve guardar para si durante a investigação, e a sua regra contra retaliação por participar.
6. Quem lê o quê: o depoimento pode ser usado no relatório de investigação, e [quem] vai lê-lo.
7. Pausas: a pessoa pode pedir uma pausa a qualquer momento.

Uma linha por pergunta. Escreva a pergunta do jeito que você fez e depois a resposta. Marque cada resposta com L quando forem as palavras exatas da pessoa e com P quando for a sua paráfrase.

Parte da entrevista com uma testemunha. O caso, as pessoas e as respostas são inventados.

1. Faça perguntas abertas e anote-as do jeito que foram feitas. Uma pergunta indutiva ("Ele estava gritando, não estava?") tira o valor da resposta, e a sua ata vai mostrar isso.
2. Anote as respostas nas palavras da pessoa sempre que puder e indique o que é paráfrase.
3. Escreva o que você viu e ouviu, nunca uma conclusão sobre credibilidade ou motivos.
4. Registre silêncios, recusas em responder e pausas, com o horário.
5. Identifique cada documento mostrado pelo título e pela data, para ninguém discutir depois qual era a versão.
6. Uma entrevista, uma ata. Nunca junte as respostas de duas pessoas num mesmo registro.
7. Conclua a ata no mesmo dia e feche-a com o horário.
8. Depois do fechamento, nunca sobrescreva uma linha. Acrescente embaixo uma correção datada.

A Acas descreve o depoimento de uma testemunha como, em geral, uma cópia assinada das anotações da reunião, e diz que a pessoa deve receber logo uma cópia para conferir e confirmar que está correta. Um processo limpo:

1. Passe as anotações a limpo em um dia e envie à pessoa entrevistada com um prazo para resposta.
2. Receba as alterações como acréscimos. Mantenha a sua linha original e coloque a versão dela ao lado, com a data.
3. Se ela contestar uma linha e a reunião tiver sido gravada, ouçam juntos aquele trecho antes de qualquer assinatura.
4. Se ela não quiser assinar, registre isso, com a data e o motivo que der.
5. Guarde as três versões: as suas anotações, a versão com as alterações e o depoimento assinado.

O modelo está completo sem gravação. Uma gravação dá as palavras exatas e traz obrigações. Confira três coisas antes de apertar gravar.

• A sua política. Algumas políticas sobre ferramentas de anotações com IA excluem reuniões de RH. O nosso próprio modelo de política coloca reuniões de RH, de desempenho e disciplinares na lista de "não gravar", com exceções aprovadas por escrito.
• O jurídico. Se um advogado conduz ou orienta a investigação, pergunte antes de qualquer gravação ou ferramenta de IA. A Littler, escritório trabalhista dos EUA, alerta que compartilhar conversas protegidas pelo sigilo advogado-cliente com um fornecedor pode pôr esse sigilo em risco, e sugere limitar ferramentas de anotações com IA quando se discute orientação jurídica.
• O acordo. Segundo a Acas, uma organização pode gravar a reunião se a política dela permitir e a pessoa concordar, qualquer decisão de gravar deve ser aceita por todas as partes, e uma gravação às escondidas pode ser vista como falta grave ou quebra de confiança.

Um gravador sem bot não mostra nada a ninguém, então avisar todo mundo antes de começar é tarefa sua. Na Califórnia, gravar uma conversa confidencial sem o consentimento de todas as partes é crime, pessoalmente ou por telefone (Código Penal, seção 632). Na Alemanha, gravar sem autorização a palavra não pública de outra pessoa é crime (artigo 201 do Código Penal). As regras variam por país e por estado, então confira as regras onde cada participante da reunião está.

As suas anotações contam o que foi dito com as suas palavras. Uma gravação e a transcrição dela guardam as palavras da própria pessoa, por inteiro, e várias regras dão peso a essa diferença.

Veja onde o Reline entra. Ele captura o seu microfone e o áudio do computador localmente no Mac, Windows, Linux (beta) ou no navegador, e nenhum bot entra na chamada. A transcrição, a IA e o armazenamento rodam na nuvem. O Reline transcreve enquanto grava, então não consegue transcrever um arquivo de outro gravador. A gravação fica guardada, então você pode dar play em qualquer linha da transcrição.

• Numa sala, todo mundo chega por um único microfone, então não há separação de vozes em que você possa confiar. A opção beta Microfone partilhado (em "Quem está neste microfone") numera as vozes, e você mesmo dá os nomes. É uma estimativa, não uma prova de quem falou. Ouça antes de reproduzir as palavras de alguém.
• Numa videochamada em que você está sozinho no computador, o seu lado (Eu) e o lado da chamada (Outro) chegam por fluxos de áudio separados. Um acompanhante do lado da pessoa entrevistada fica com ela em Outro.
• Antes de a pessoa entrevistada assinar, ouçam juntos qualquer linha contestada.
• Quem tem permissão de edição pode alterar as palavras ou o nome do falante de uma linha da transcrição, ou apagar a linha, e o Reline não guarda a versão anterior nem registra a mudança. O áudio continua como foi gravado. Escreva as correções na nota, com data, e dê aos demais apenas acesso de leitura.
• Os resumos não citam nada, e um resumo de IA não é um depoimento: nunca envie um para assinatura. As respostas do chat podem citar uma nota ou um momento, o que ajuda a achar um trecho antes de ouvi-lo.
• Acesso: as notas são privadas por padrão, e um papel no workspace não dá acesso por si só. Crie uma pasta por caso em Minhas notas, não num teamspace, e compartilhe com pessoas nomeadas. Em todos os planos, o Reline registra em cada nota eventos como compartilhamentos, mudanças de título, movimentações e restaurações, mas não quem a abriu nem o que mudou na transcrição. Se você sair do workspace, o proprietário dele pode abrir as notas que você deixou fora de teamspaces fechados e privados.
• Retenção: não há calendário de exclusão automática, então o prazo é uma regra que o seu time segue. "Excluir permanentemente" na lixeira remove na hora a nota, as gravações e a transcrição. O que fica na lixeira é apagado em 30 dias.
• Documentos: há um DPA disponível. Não há relatório SOC 2 nem BAA.
• Preço: US$ 15 por usuário por mês. O plano grátis inclui 10 horas de transcrição e 1 hora por gravação.

O modelo é seu de qualquer forma. Se for gravar, avise todo mundo antes e peça que cada pessoa concorde em voz alta no início da gravação.