IA de notas pode apagar transcrições de entrevista sozinha?

Algumas podem, mas nenhuma das que verificamos apaga quando a vaga é preenchida. Fellow, Fireflies, Otter, Granola, Tactiq e Ashby apagam gravações ou transcrições depois de um prazo fixo, quase sempre no plano Enterprise. Então defina um prazo que cubra seu processo seletivo e os mínimos legais, ou apague à mão no dia em que a vaga for preenchida.

Nas ferramentas de notas com IA, a retenção segue um relógio, não o seu pipeline. Elas contam os dias desde a reunião (no Tactiq, desde a última edição da transcrição) e apagam quando o prazo vence. A ferramenta não sabe quando uma vaga é fechada: isso fica no seu ATS, e nenhuma das páginas de ajuda que lemos descreve uma ligação entre os dois.

Sobram duas opções viáveis. Definir um prazo longo o bastante para cobrir seu processo seletivo mais longo e os mínimos legais, aceitando que alguns dados sobrevivam à vaga. Ou reunir as entrevistas de cada vaga e apagá-las à mão no dia em que ela for preenchida. Dá para combinar as duas: um prazo automático longo como rede de segurança e uma exclusão manual no fechamento.

Veja o que diz a página de ajuda de cada fornecedor em 22 de outubro de 2026. A maioria desses controles é do plano Enterprise, e alguns são configurados pela equipe do fornecedor, não por você no app.

Três detalhes pesam mais que o prazo. O alcance: a Granola apaga transcrições, mas mantém as notas, o Fellow nunca apaga notas de IA antes da gravação de onde vieram, e a Otter avisa que, sem a transcrição, o resumo não pode ser gerado de novo. O momento: o Fireflies só aplica a exclusão a reuniões futuras, enquanto o Fellow apaga o conteúdo existente que se enquadre em até uma hora depois de salvar a regra, sem aviso, e a política Enterprise da Granola apaga transcrições antigas assim que é ativada. A carência: o Tactiq mantém transcrições arquivadas por 30 dias antes de removê-las de vez.

A retenção de dados de entrevistas puxa para dois lados. A lei de proteção de dados pede que você não guarde dados pessoais por mais tempo que o necessário. A lei trabalhista, sobretudo nos EUA, pede que você guarde registros de contratação por um prazo mínimo. Uma boa política atende às duas, tipo de dado por tipo de dado.

O artigo 5(1)(e) do GDPR exige manter dados pessoais de forma que identifique as pessoas apenas pelo tempo necessário à finalidade. A gravação, a transcrição e as notas de IA de uma entrevista são dados pessoais. O candidato também pode pedir o apagamento (artigo 17), e você deve responder em até um mês, salvo exceção, como uma obrigação legal de guardar. No Brasil, a LGPD segue a mesma lógica: os dados são eliminados ao fim do tratamento, salvo hipóteses como o cumprimento de obrigação legal.

A autoridade francesa de proteção de dados, a CNIL, dá referências concretas no seu guia de recrutamento: até três meses após o fim do processo para um candidato não aprovado, até dois anos após o último contato para um banco de talentos (com consentimento, ou aviso claro e um jeito fácil de se opor) e um arquivo para fins de prova de até cinco anos após a decisão. Sobre o áudio ou vídeo da entrevista, considera que guardá-lo não parece necessário sem uma justificativa específica, nem além da decisão de contratação.

A lei federal americana não fixa uma data geral para apagar dados de entrevistas. Ela fixa sobretudo pisos. Empregadores sujeitos ao Title VII e à ADA devem guardar formulários de candidatura e outros registros ligados à contratação por um ano a partir da criação do registro ou da decisão de pessoal, o que vier depois (29 CFR 1602.14). A ADEA também prevê um ano para candidaturas (29 CFR 1627.3). Contratados federais com 150 empregados ou mais e um contrato de pelo menos US$ 150.000 devem guardá-los por dois anos (41 CFR 60-1.12).

Se houver uma queixa de discriminação ou um processo, você deve guardar todos os registros relevantes até a decisão final, o que pode incluir os de outros candidatos à mesma vaga. Isso é uma retenção legal (legal hold) e prevalece sobre qualquer exclusão automática. Se uma transcrição de IA conta como registro de contratação que você precisa guardar é uma pergunta para o seu jurídico. Uma forma de atender aos dois objetivos: guardar a avaliação escrita pelo prazo exigido e apagar antes a gravação bruta.

Use como gatilho a data em que a vaga é preenchida (ou fechada sem contratação) e dê a cada tipo de dado seu próprio relógio. Trate esta tabela como ponto de partida para ajustar com seu jurídico, não como regra.

Se a sua ferramenta não tem prazo automático, ou só oferece isso num plano que você não tem, uma rotina manual funciona, desde que esteja por escrito e tenha um responsável.

1. Escreva a regra. Uma linha por tipo de dado: o quê, quanto tempo após preencher a vaga e quem apaga. Coloque a mesma informação no aviso aos candidatos.
2. Um lugar só por vaga. Guarde todas as entrevistas de uma vaga numa pasta, para que fechar a vaga seja uma exclusão, não uma busca.
3. Copie antes a decisão. Antes de apagar, confira se a avaliação escrita, baseada nos seus critérios, está no seu ATS.
4. Verifique retenções. Uma reclamação, uma queixa, um processo ou um pedido pendente do candidato suspende a exclusão desses dados.
5. Apague a origem e depois a lixeira. Remova a gravação, a transcrição e as notas de IA, depois esvazie a lixeira ou espere o prazo dela. A maioria das ferramentas guarda itens apagados por um tempo.
6. Vá atrás das cópias. Links compartilhados, arquivos baixados, resumos colados em e-mail ou no Slack, exportações para o Notion ou um drive: nada disso some quando você apaga o original.
7. Registre. Data, vaga, o que foi apagado e por quem. Se alguém perguntar depois, você mostra que a política foi seguida.

O Reline grava entrevistas sem bot: o áudio é capturado no seu computador e depois transcrito e armazenado na nuvem. Você continua avisando o candidato antes de gravar. Veja exatamente como a exclusão funciona, para planejar em torno disso.

• Sem exclusão automática programada. Administradores não podem definir uma regra para todo o workspace, como “apagar gravações após 90 dias”. Se você precisa que a ferramenta imponha a exclusão, escolha uma da tabela acima ou use a rotina manual.
• Lixeira com limite de 30 dias. Uma nota ou pasta apagada vai para a lixeira, e o que ficar lá é excluído de vez após 30 dias, automaticamente.
• Excluir permanentemente, na hora. Na lixeira, “Excluir permanentemente” remove uma nota na hora, junto com suas gravações, sua transcrição e o índice que o chat usa para responder perguntas. Não há um botão separado para apagar só a gravação.
• Uma pasta por vaga. Excluir uma pasta permanentemente apaga tudo o que está dentro, então as entrevistas de uma vaga saem numa só ação.
• Só o criador ou o proprietário. Só quem criou a nota ou o proprietário do workspace pode excluí-la permanentemente. Administradores do workspace não podem expurgar as notas de um membro.
• Privado por padrão. Até você apagá-las, as notas de entrevista só ficam visíveis para quem você der acesso.

Cópias feitas fora do Reline, como um resumo colado no seu ATS, uma mensagem no Slack ou uma exportação para o Notion, seguem as regras de retenção dessas ferramentas.

• O que exatamente é apagado: áudio, vídeo, transcrição, notas de IA, resumos, clipes, o índice de busca ou do chat?
• O que inicia o relógio: a data da reunião, a última edição ou outra coisa?
• Uma regra nova vale para o conteúdo existente ou só para reuniões futuras?
• Existe lixeira ou arquivo, e por quanto tempo os backups guardam dados apagados?
• Um administrador pode impor uma regra para todos, ou cada usuário pode mudá-la?
• Dá para pausar a exclusão por uma retenção legal?
• Qual plano inclui o recurso, e ele é configurado no app ou pela equipe do fornecedor?

Nenhuma ferramenta de notas com IA que verificamos sabe quando uma vaga é preenchida. Várias apagam por prazo se você tiver o plano certo. O arranjo seguro é uma regra escrita por tipo de dado, um prazo automático como rede de segurança onde a ferramenta oferecer, e uma exclusão manual no dia do fechamento, depois que a avaliação escrita estiver segura no seu ATS.