Política de notas com IA: modelo para 50 a 200 pessoas

Sim, uma empresa de 50 a 200 pessoas pode liberar assistentes de anotações com IA, assim que uma pessoa for dona da decisão e houver seis controles: uma ferramenta aprovada, uma regra de aviso, reuniões sensíveis excluídas, acesso privado por padrão, uma regra de retenção que dá para cumprir e um DPA assinado sem treinamento com seus dados. Abaixo: quem decide, uma política de uma página e uma implantação em uma semana.

Se hoje ninguém sabe se é permitido, a resposta honesta é que não está decidido, e não decidido costuma significar que contas pessoais e ferramentas gratuitas que você não vê já estão em uso. Esta página é a versão curta para empresas sem time de segurança. Para a avaliação completa do fornecedor (SSO, SCIM, logs de auditoria, escopos do Slack, local dos dados), use nosso checklist para admins de TI; não repetimos ele aqui. A Reline faz um assistente de anotações com IA, então onde citamos a ferramenta dizemos o que ela tem e o que não tem.

Escolha um responsável, não um comitê. Nesse porte costuma ser quem lidera TI ou operações, porque vai administrar a ferramenta. Essa pessoa escreve a política e reúne três aprovações, cada uma uma revisão curta e não um projeto.

A diretoria aprova a página final uma vez. Depois, o responsável revisa a cada seis meses ou quando vocês trocarem de ferramenta.

Quem lidera TI e está receoso com assistentes de anotações com IA costuma se preocupar com quatro coisas: um bot que ninguém convidou, gravações de reuniões que nunca deveriam ser gravadas, notas compartilhadas demais e dados de reunião indo parar onde não deviam. Estes seis controles cobrem os quatro. Peça provas num workspace de teste, não um sim numa call de vendas.

O que pode esperar nesse porte: SSO, desprovisionamento automático (SCIM), um log de auditoria e um relatório SOC 2. Eles pesam mais conforme a empresa cresce, e o checklist de TI mostra como testar cada um.

Cole no seu manual interno, preencha os colchetes e mantenha em uma página. Cada cláusula corresponde a um dos seis controles.

Política de assistentes de anotações com IA em reuniões. Responsável: [NOME, CARGO]. Vigência: [DATA]. Próxima revisão: [DATA + 6 MESES]. Vale para todas as pessoas que gravam, transcrevem ou resumem reuniões da empresa.

1. Ferramenta aprovada. Use apenas [NOME DA FERRAMENTA], com sua conta da empresa, para gravar, transcrever ou resumir reuniões da empresa. Contas pessoais, extensões de navegador, apps de transcrição gratuitos e outros bots de anotação não são permitidos em reuniões da empresa. Peça a [RESPONSÁVEL] que avalie qualquer ferramenta nova antes de usar.
2. Aviso. Se você gravar, diga isso no início da reunião e, quando possível, no convite. Pergunte aos participantes externos antes de gravar. Se alguém se opuser, pare a gravação e anote à mão.
3. Não gravar. Reuniões de RH, de desempenho e disciplinares; conversas jurídicas ou protegidas por sigilo profissional; incidentes de segurança; fusões e aquisições ou outras informações financeiras não públicas; reuniões com dados de saúde ou outros dados pessoais regulados. Exceções exigem aprovação por escrito de [JURÍDICO OU RESPONSÁVEL].
4. Acesso e compartilhamento. As notas são privadas por padrão. Compartilhe cada nota só com quem precisa. Não crie links públicos para notas de reunião sem aprovação de [RESPONSÁVEL]. Quando alguém sai, [O GESTOR DA PESSOA] assume as notas e [RESPONSÁVEL] remove o acesso no último dia.
5. Retenção. Guarde gravações e transcrições por [N] dias e notas de reunião por [N] meses, e depois exclua, salvo retenção legal ou motivo de negócio documentado. [RESPONSÁVEL] confere as exclusões a cada [MÊS OU TRIMESTRE].
6. Tratamento de dados. A ferramenta aprovada precisa ter um DPA assinado e não pode usar nossas reuniões para treinar modelos de IA. Não cole conteúdo de reuniões em ferramentas de IA não aprovadas. Trate as transcrições como confidenciais, assim como a própria conversa.

Dúvidas vão para [RESPONSÁVEL]. O descumprimento desta política é tratado como qualquer outro descumprimento das nossas regras de uso.

1. Dia 1: defina o responsável e descubra o que já está em uso. Pergunte no chat do time quais assistentes de anotação as pessoas usam, procure bots nos convites da agenda e liste os apps de IA com acesso no console de administração do Google Workspace ou do Microsoft 365.
2. Dia 2: teste uma ou duas ferramentas com três a cinco voluntários. Pontue cada uma pelos seis controles e guarde as provas: prints das configurações de compartilhamento, o DPA, o resultado do teste de exclusão.
3. Dia 3: colete as aprovações. Jurídico ou privacidade revisa o texto do aviso e o DPA, o RH revisa a lista de reuniões que não são gravadas, e você informa a representação dos trabalhadores, se houver.
4. Dia 4: configure antes de alguém gravar. Defina o padrão de compartilhamento, desligue os links públicos se a ferramenta permitir, escreva a rotina de exclusão e inclua um aviso de gravação no modelo de convite externo.
5. Dia 5: anuncie e troque. Envie a mensagem abaixo, compre as licenças da ferramenta aprovada, remova bots e permissões de apps não aprovados e coloque a revisão de seis meses na agenda do responsável.

Use os seis controles com qualquer fornecedor, inclusive com a gente. Isto é o que a Reline tem hoje e o que não tem.

Preços para uma implantação na empresa: o Free custa US$ 0 (10 horas de transcrição por mês). O Professional custa US$ 15 por usuário por mês, ou US$ 12 no plano anual, com gravação e transcrição ilimitadas. O Enterprise custa US$ 32 por usuário por mês, ou US$ 26 no plano anual, e adiciona SSO, o log de auditoria, os bloqueios de política e um DPA e um MSA personalizados.