Como transcrever uma reunião do Webex, anfitrião ou não

Para transcrever uma reunião do Webex, ative as legendas ocultas e clique em Baixar no painel Legendas antes do fim, se o seu site permitir. Anfitriões e coanfitriões também podem iniciar o Cisco AI Assistant ou uma gravação na nuvem. Gravações no computador não têm transcrição. A Reline, app de desktop sem bot, transcreve a sua próxima reunião ao vivo.

As opções 1 e 2 abaixo só existem nessa plataforma. Durante uma reunião, abra as informações da reunião e depois a parte de segurança. Fora de uma reunião, entre no seu site Webex e abra os downloads e depois as informações de versão. Se a plataforma de reuniões disser Commercial (Webex Suite), você está nela. Se nenhuma plataforma aparecer, as suas reuniões ainda não migraram. Isso é uma indicação da migração e não um plano, então não confunda com o plano chamado Webex Suite na página de preços dos EUA do Webex.

É o único caminho do Webex que um participante consegue usar sozinho, e não precisa de gravação. O administrador do Webex precisa permitir salvar transcrições nas reuniões.

1. Na reunião, ative as legendas ocultas. Qualquer participante pode fazer isso. Uma mensagem avisa a todos que o app está gravando a transcrição da reunião, e quem entrou por telefone ouve um aviso.
2. Abra o painel Legendas se ele não estiver aparecendo: clique em Mais painéis, no canto inferior direito da janela da reunião, e escolha as legendas.
3. Antes do fim da reunião, clique em Baixar no alto do painel Legendas e escolha onde salvar o arquivo.

Você recebe um arquivo de texto que vai do momento em que as legendas foram ativadas até o seu clique em Baixar. Se você entrou depois, o seu começa quando você entrou. Então baixe perto do final e não espere o anfitrião encerrar a reunião. Se um administrador desativou as legendas para o anfitrião, ou o painel Legendas para o site, ninguém consegue salvar uma transcrição. O Webex também avisa que esse texto automático pode ter erros e não deve ser usado como registro legal.

O Cisco AI Assistant entrega um resumo e uma transcrição depois da reunião, sem gravá-la. Por padrão, só o anfitrião e os coanfitriões podem iniciar e parar. Um participante que clica em AI Assistant nos controles da reunião vê um pop-up dizendo para pedir a eles, e um anfitrião pode mudar o ajuste para que qualquer pessoa consiga iniciar. Todos recebem um aviso sonoro e visual enquanto ele está ativo.

1. Clique em AI Assistant nos controles da reunião e inicie o resumo. Se ele não começar sozinho, o anfitrião recebe um lembrete.
2. Confira o ajuste de salvamento: no painel do AI Assistant, clique na engrenagem e procure a opção sobre o conteúdo disponível depois da reunião. Por padrão, o resumo e a transcrição são salvos. As outras duas opções não guardam a transcrição.
3. Depois da reunião, o resumo e a transcrição ficam na conta do anfitrião no Webex App, no resumo pós-reunião. Se a reunião estiver ligada a um espaço, os links também aparecem lá.
4. O anfitrião ou o coanfitrião pode baixar a transcrição e compartilhar com os participantes.

A comparação de planos do Webex lista os resumos de reunião nos planos pagos e não no Free, e a página de ajuda manda falar com o administrador se você não vir o recurso. Se o seu site ainda não está na plataforma de reuniões Webex Suite, o antigo Webex Assistant, se o seu site tiver, tem um papel parecido: os anfitriões ligam durante a reunião, o Webex diz que ele só transcreve bem em inglês, e a transcrição aparece no User Hub, no calendário, entre as reuniões concluídas, e depois na revisão.

Uma gravação na nuvem entrega o vídeo e uma transcrição juntos. Você precisa ser anfitrião ou coanfitrião com uma conta paga do Webex. Uma gravação no computador não serve: o Webex deixa as transcrições de fora desses arquivos.

1. Antes da reunião, entre no User Hub, abra as configurações, depois reuniões e gravação, e ative a opção que cria transcrições para todas as suas gravações MP4. Se não vir o ajuste, o administrador pode ter deixado as transcrições automáticas para todos ou não permitir.
2. Na reunião, abra o controle de gravação (no menu de mais opções, se estiver oculto), escolha a opção da nuvem e inicie a gravação. Pare quando terminar.
3. Espere. A gravação pode levar até 24 horas para chegar. Uma transcrição costuma aparecer em até duas vezes a duração da reunião, e em casos raros leva até 24 horas.
4. No User Hub, abra as gravações e depois as reuniões, selecione a gravação e clique em Baixar no painel de transcrição. O anfitrião também pode corrigir erros com o ícone de lápis durante a reprodução.

Essa transcrição existe só em inglês, e o Webex não gera uma se esperar má qualidade, por exemplo com ruído de fundo, acústica ruim ou fala em outro idioma. Na plataforma de reuniões Webex Suite, uma gravação na nuvem iniciada pelo anfitrião também pode trazer um resumo com IA, tarefas e capítulos junto com a transcrição. O anfitrião recebe um e-mail, abre a gravação no User Hub ou no resumo pós-reunião do Webex App e baixa o conteúdo da reunião. Se não vir isso, um administrador precisa ativar.

Os planos pagos menores são Starter, Plus e Business nas páginas de ajuda, e Webex Meet e Webex Suite na página dos EUA. As páginas do Webex não concordam sobre os idiomas. As páginas de ajuda citam 15 ou 16 idiomas falados, dependendo da página, e 5 numa conta grátis (inglês, francês, alemão, espanhol e italiano), enquanto a comparação mostra menos nos planos pagos menores. O anfitrião define o idioma falado, ou a detecção automática faz isso. A transcrição ao lado de uma gravação existe só em inglês. Uma página de ajuda também descreve uma transcrição pós-reunião em todos os idiomas falados, no calendário, na revisão, para o tempo em que a gravação e o Webex Assistant ou as legendas estiveram ativos juntos. Faça uma reunião de teste curta no seu idioma antes de confiar nisso.

O Webex diz que quem participa de uma reunião não pode gravá-la por conta própria. Ainda assim, você tem quatro caminhos:

• Legendas e Baixar: a opção 1 acima, se o seu site permitir. As legendas não ficam disponíveis em webinars na visualização de webcast.
• Pedir o AI Assistant: peça ao anfitrião ou ao coanfitrião que inicie. Clicar em AI Assistant nos controles da reunião só mostra um pop-up dizendo para pedir, a menos que o anfitrião tenha aberto para todos.
• Pedir a gravação depois: o anfitrião pode compartilhar como leitor ou editor, e o link mostra a transcrição que vem com ela. A página do Webex sobre transcrições do Webex Assistant diz que quem só tem acesso de leitura não pode baixá-las, e a página de compartilhamento não trata de direitos de download, então peça direito de edição se precisar do arquivo. O compartilhamento automático só chega a convidados internos, e compartilhar pelo Webex App fica dentro da organização, então convidados externos precisam de um compartilhamento por web.webex.com ou pelo site Webex.
• Usar um app de desktop no seu próprio computador: a Reline, abaixo, não depende de nenhum ajuste do Webex.

Depende do tipo de gravação. As páginas de ajuda do Webex não descrevem nenhum passo para adicionar uma transcrição a uma gravação feita sem ela, nem dizem se o ajuste de transcrição vale para gravações mais antigas. Uma página diz que, na plataforma de reuniões Webex Suite, se os ajustes de gravação estavam desativados, o anfitrião ainda pode gerar o resumo e os capítulos depois, mas não menciona transcrição.

• Vidcast: o produto de mensagens em vídeo do Webex pode importar gravações do Webex Meetings e Webinars se a gravação permitir downloads, e deixa você editar a transcrição depois. Um administrador pode desativar a importação. Enviar um arquivo externo é um recurso Premium para clientes Enterprise Webex Suite, até 2 GB. As notas de versão do Webex dizem que os vídeos podem ser transcritos em inglês e em mais 13 idiomas, e que as reuniões do Webex importadas indicam na transcrição quem está falando. A página de importação não diz se uma gravação sem transcrição passa a ter uma, e nós não testamos.
• Microsoft Word: o recurso Transcrever, no Word para a web e no Word para Microsoft 365 no Windows em contas corporativas, permite enviar arquivos .wav, .mp4, .m4a e .mp3, com 300 minutos de áudio enviado por mês numa assinatura do Microsoft 365.
• Whisper: o reconhecimento de voz de código aberto da OpenAI é grátis sob a licença MIT. Você instala por conta própria com Python e ffmpeg e roda na linha de comando, então ele serve para quem se sente à vontade com isso.

• Webex Free: segundo o Webex, as transcrições de gravações e a gravação na nuvem não estão disponíveis no plano grátis. Uma gravação pelo app de desktop não tem transcrição, e as reuniões vão até 40 minutos. As páginas de ajuda citam legendas em 5 idiomas falados em contas grátis, enquanto a comparação deixa as legendas em branco, então inicie uma reunião de teste e veja se o seu painel Legendas tem o botão Baixar.
• Uma gravação no computador mais o Whisper: nenhum dos dois custa nada, mas você precisa ser o anfitrião, e instala o Whisper por conta própria.
• O plano Free da Reline: 10 horas de transcrição, ao vivo, sem mudar nada no Webex, seja qual for o plano do anfitrião.

Na sua próxima chamada do Webex, você pode transcrever o seu próprio computador em vez da reunião. O app de desktop da Reline para Mac, Windows e Linux (beta) capta o seu microfone e o som que o computador toca, e escreve uma transcrição ao vivo em mais de 60 idiomas com detecção automática. Nada entra na reunião, e você não precisa de papel de anfitrião, de plano pago do Webex nem de ajuste do administrador. Funciona com o app do Webex e com o Webex no navegador.

1. Instale o app de desktop da Reline e entre na sua conta. Dá para começar no plano Free.
2. Permita o microfone quando for solicitado e, no Mac, também o áudio do sistema.
3. Entre na reunião do Webex como sempre e avise os outros que está gravando o áudio para tomar notas.
4. Clique em Gravar na Reline. A transcrição ao vivo começa assim que alguém fala.
5. Pare quando a reunião acabar. Você recebe a transcrição, um resumo com IA ao lado e o áudio salvo, com um botão de reproduzir em cada linha.

Nomes de quem fala: a transcrição é marcada como Eu vs Outro (o seu microfone vs o áudio da reunião), e a Reline não lê nomes do Webex. Em uma reunião em grupo, abra "Quem está do outro lado" ao lado do botão de gravar e escolha "Separar oradores" (beta): a Reline numera cada voz do lado da reunião (uma estimativa), e você clica em uma voz para dar o nome você mesmo.

• Reuniões que já acabaram: sem envio de áudio ou vídeo, uma gravação pronta fica com as opções do Webex ou uma ferramenta de transcrição de arquivos.
• Vídeo: a Reline guarda áudio e transcrição, não um vídeo da reunião nem da tela compartilhada.
• Nomes vindos do Webex: a opção beta "Separar oradores" só numera as vozes para você dar os nomes.
• Som no Windows: a Reline grava todo o dispositivo de saída padrão, não só o Webex. Use um headset e silencie outros sons.
• Uso offline: a transcrição, os resumos e o armazenamento rodam na nuvem. Só a captura é local.
• Seu celular: não há app para celular.

O Webex anuncia as próprias transcrições: uma mensagem e um aviso por telefone no caminho das legendas, e um aviso sonoro e visual no AI Assistant e nas gravações com resumo. O Webex também diz que todos os participantes precisam dar consentimento antes de uma reunião ser gravada, resumida ou transcrita, e os administradores podem ativar o consentimento explícito: quem recusa só pode ouvir, sem áudio, vídeo, compartilhamento e chat. A Reline não mostra nada na reunião, então avisar é com você, e uma transcrição feita assim também parte de uma gravação da voz dos outros. Vários estados dos EUA, entre eles a Califórnia, exigem que todas as partes concordem antes de gravar uma chamada, e na UE você precisa de uma base legal pelo GDPR e deveria dizer por que está gravando. As regras mudam de país para país e de estado para estado, então confira as regras de onde cada participante está. O hábito simples: diga no início da reunião que está gravando para tomar notas, e pare se alguém se opuser.

• Webex Help Center, "Download a meeting transcript without recording the meeting" (lctx8k) and "Allow participants to save a transcript in a meeting" (n57qqe7): help.webex.com
• Webex Help Center, "Show real-time translation and transcription in meetings and webinars" (nqzpeei): help.webex.com
• Webex Help Center, "Cisco AI Assistant in meetings" (nyzkuik), "AI-generated meeting summaries in recordings" (nslyqzx) and "Post-meeting email" (nl0bttab): help.webex.com
• Webex Help Center, "Create recording transcripts in meetings and webinars" (n18892z), "Turn on recording transcripts in meetings, webinars, and events" (uq5009), "Download a recording transcript for meetings and webinars" (npoakae) and "View, search, and edit Webex recording transcripts" (7l12j7): help.webex.com
• Webex Help Center, "Record a meeting or webinar" (n62735y), "Record a meeting and webinar in the cloud" (xl9d60) and "Record a meeting on your computer" (jfgavq): help.webex.com
• Webex Help Center, "Turn on or turn off Webex Assistant" (n91uf2x) and "Review and manage meeting transcripts created by Webex Assistant" (r0jptm): help.webex.com
• Webex Help Center, "Share meeting and webinar content with others" (ngg906s), "About the Webex Suite meeting platform" (m61d8eb) and "Explicit consent in meetings" (a1hui6): help.webex.com
• Webex Help Center, "Import Your Webex Meeting" (na8ors3), "Manage Vidcast in Control Hub" (c7xdou), "External Video Upload" (su8y43) and "Vidcast release notes" (nls5b52): help.webex.com
• Webex plan comparison, US and UK: pricing.webex.com
• Microsoft Support, "Transcribe your recordings": support.microsoft.com
• OpenAI, Whisper: github.com/openai/whisper