Como transcrever uma reunião do Teams, ao vivo ou depois

Para transcrever uma reunião do Teams, escolha Mais ações e depois Transcrever, ou inicie uma gravação, que transcreve automaticamente. A transcrição vai para o OneDrive do organizador e aparece no chat da reunião e na guia Recapitulação. Convidados e pessoas de outra organização não podem iniciá-la. Para eles, a Reline transcreve a próxima reunião do próprio computador, sem bot.

1. Entre na reunião pelo app de desktop do Teams.
2. Nos controles da reunião, escolha Mais ações e depois Transcrever.
3. Confira o idioma falado e escolha Confirmar. Use o idioma que as pessoas realmente falam: a configuração vale para todos, e um idioma errado prejudica a precisão.
4. Todos na reunião veem um aviso de que ela está sendo transcrita. Para acompanhar o texto, abra Mais ações, escolha a seta ao lado da opção de transcrição e depois Mostrar transcrição.
5. Para parar, abra Mais ações de novo e pare pela opção de gravação ou de transcrição. Ela também para sozinha quando todos saem.

Iniciar uma gravação também inicia a transcrição, então você não precisa das duas coisas. Segundo a Microsoft, a visualização ao vivo só existe no Teams para desktop. O app móvel pode iniciar e parar a transcrição e mostra o texto depois da reunião, e os passos da Microsoft não cobrem o Teams na web.

Funções: convidados também não podem iniciar. Com o Teams Premium ou uma licença do Copilot, os organizadores escolhem quem pode gravar e transcrever: organizadores e coorganizadores, também apresentadores, ou ninguém.

Licença: a ajuda da Microsoft sobre transcrição não nomeia uma licença específica para a transcrição comum, só funções e políticas. Para gravar, há uma lista: o organizador e quem grava precisam do Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 ou A5, ou do Microsoft 365 Business, Business Premium ou Business Essentials. Os complementos trazem os extras: a transcrição traduzida ao vivo exige o Teams Premium no organizador, o resumo inteligente exige o Teams Premium ou o Microsoft Copilot, e o próprio Copilot é uma licença adicional separada.

Políticas: a transcrição é uma configuração por organizador e por usuário ao mesmo tempo. O organizador precisa estar com ela ligada, e quem inicia também. Segundo a Microsoft, ela vem ligada por padrão nas novas políticas de reunião, e as chamadas 1:1 seguem uma política de chamadas separada.

A Microsoft prevê uma dica de ferramenta para cada caso, então olhe primeiro a da opção. Os motivos mais comuns:

• Você é convidado, está em outra organização que não a do organizador, ou não entrou na conta.
• A política do seu administrador ou a do organizador não permite transcrição, ou uma mudança recente ainda não entrou em vigor.
• Você não é apresentador, e nesta reunião só organizadores e apresentadores podem iniciar.
• O organizador limitou gravação e transcrição a organizadores e coorganizadores, ou não permite a ninguém.
• O organizador desligou o Copilot na reunião, o que também desliga a gravação e a transcrição.

A transcrição fica junto com a gravação, se houver, no OneDrive do organizador, ou no site do SharePoint do canal em uma reunião de canal.

Dá para fazer. Inicie só a transcrição com os passos acima: nenhuma gravação é criada, você continua com uma transcrição salva, e todos continuam vendo o aviso. Duas outras opções também não criam gravação, mas também não deixam transcrição:

• Legendas ao vivo: na sua própria tela, em Mais ações. O Teams não as salva.
• Copilot com "Somente durante a reunião": anotações e respostas durante a reunião para quem tem licença do Copilot. Os dados de fala para texto não são salvos depois da reunião.

O Copilot não escreve uma transcrição sozinho: ele é um assistente de IA, e precisa de uma licença adicional separada. O que acontece depende da opção que o organizador escolhe nas opções da reunião, na parte do Copilot e da IA:

• Durante e após a reunião: ao escolher o Copilot nos controles da reunião, você é convidado a iniciar a transcrição. Assim que alguém transcreve, quem tem licença pode usar o Copilot durante a reunião e depois pelo chat da reunião e pela guia Recapitulação, e a transcrição é salva normalmente. Na política de administração padrão da Microsoft, essa opção é imposta e os organizadores não podem mudá-la.
• "Somente durante a reunião": o Copilot começa quando você o escolhe, sem precisar de transcrição. Os dados de fala para texto não são salvos, então depois o Copilot não fica na guia Recapitulação, a não ser que alguém também tenha transcrito ou gravado. A sua organização ainda pode reter os prompts e as respostas do Copilot.
• "Desativado": ninguém pode usar o Copilot, e ninguém pode gravar nem transcrever a reunião.

A Microsoft também diz que o Copilot não funciona em reuniões hospedadas fora da sua organização, então uma licença do Copilot não ajuda quando você é convidado.

Depende do que existe. Uma gravação normalmente inicia a transcrição automaticamente, então procure primeiro uma transcrição.

1. Existe transcrição: abra a reunião no calendário do Teams, o chat da reunião ou a guia Recapitulação. Organizadores e coorganizadores podem baixar um arquivo .docx ou .vtt.
2. Gravação sem transcrição: abra o vídeo no OneDrive ou no SharePoint. Se ele for seu ou você puder editá-lo, abra as configurações do vídeo na página do player e gere a transcrição ali. A Microsoft limita isso a vídeos com menos de 4 GB e menos de 4 horas, os administradores podem desligar, e o artigo não diz se funciona com uma gravação do Teams sem transcrição. O resultado é baixado como arquivo WebVTT.
3. Sem opção para gerar: baixe a gravação e carregue no Word, em Página Inicial (Início no Word para a Web), Ditar, Transcrever, Carregar áudio. O Word aceita arquivos .wav, .mp4, .m4a e .mp3, separa os oradores e permite 300 minutos de upload por mês com uma assinatura do Microsoft 365 (30.000 com licença do Copilot). Funciona no Word para a Web no Edge ou no Chrome, e no Word para Microsoft 365 no Windows em locatários comerciais.
4. Sem gravação e sem transcrição: não resta nada para transcrever. O Teams não salva legendas.

Participantes da organização do organizador costumam poder assistir a uma gravação, mas não baixá-la, e pessoas de outras organizações não têm acesso até o organizador compartilhar. Se você não é o organizador, comece pedindo o arquivo.

Com uma conta Microsoft pessoal, a ajuda da Microsoft cobre as legendas ao vivo, não uma transcrição salva. Assinantes do Microsoft 365 Personal, Family e Premium podem gravar, e a gravação fica 30 dias no chat. O caminho é gravar, baixar o arquivo e carregar em Transcrever, no Word para a Web, porque o Word no Windows só oferece isso em locatários comerciais.

Quando o Teams não deixa você iniciar nem guardar uma transcrição, você pode captar a reunião no seu próprio computador. O app de desktop da Reline (Windows, Mac e Linux (beta)) grava localmente o seu microfone e o áudio da reunião e os transcreve ao vivo. Nada entra na reunião, e você não precisa de licença do Copilot, da política do organizador nem de uma conta na organização dele.

1. Instale o app de desktop da Reline e entre na sua conta. Dá para começar no plano Free.
2. Permita o microfone quando for solicitado. No Mac, permita também o áudio do sistema.
3. Entre na reunião como sempre, pelo app do Teams ou pelo Teams na web.
4. Clique em Gravar na Reline. A transcrição ao vivo começa assim que alguém fala, em mais de 60 idiomas com detecção automática.
5. Pare quando a reunião acabar. Você recebe a transcrição, um resumo com IA ao lado e o áudio salvo, com um botão de reproduzir em cada linha.

Nomes de quem fala: a transcrição é marcada como Eu vs Outro (o seu microfone vs o áudio da reunião), e a Reline não lê nomes do Teams. Em uma reunião em grupo, abra "Quem está do outro lado" ao lado do botão de gravar e escolha "Separar oradores" (beta): a Reline numera cada voz do lado da reunião (uma estimativa), e você clica em uma voz para dar o nome você mesmo.

• Sem transcrição de reuniões passadas: ela não aceita uma gravação do Teams nem qualquer outro arquivo de áudio ou vídeo.
• Sem vídeo: a Reline guarda áudio e transcrição, não uma gravação de tela.
• Sem nomes de quem fala vindos do Teams: a opção beta "Separar oradores" só numera as vozes para você dar os nomes.
• No Windows ela grava toda a saída padrão, não uma janela só, então outros sons do PC também entram.
• Sem IA no dispositivo: a transcrição, os resumos e o armazenamento rodam na nuvem. Só a captura é local.
• A transcrição fica na Reline: ela não aparece no chat do Teams nem na guia Recapitulação, e você mesmo clica em Gravar.

O aviso do Teams vale só para a transcrição e a gravação dele. A Reline não mostra nada na reunião, então avisar é com você. Vários estados dos EUA, entre eles a Califórnia, exigem que todas as partes concordem antes de gravar uma chamada, e na UE você precisa de uma base legal pelo GDPR e deveria dizer por que está gravando. As regras mudam de país para país e de estado para estado, então confira as regras de onde cada participante está. O hábito simples: diga no início da reunião que está gravando para tomar notas, e pare se alguém se opuser. Como convidado, você está na reunião de outra empresa, então pergunte primeiro ao organizador.