議事録から検索できるチームのナレッジベースを作る方法

議事録を検索できるチームのナレッジベースにするには、すべての会議を共有ワークスペースに録音し、プロジェクトや顧客ごとのフォルダにノートを整理して、決定事項ログを付けます。あとはタイトルや本文で検索するか、フォルダやワークスペース全体を対象にチャットで質問します。回答は文字起こしをタイムスタンプ付きで示し、元のノート名も挙げます。

この作業の大部分はRelineが担います。Mac、Windows、Linux（ベータ版）、ブラウザで、ボットなしで会議を録音します。音声の取り込みはお使いのデバイス上で行われ、その後の文字起こし、AI処理、保存はクラウドで行われます。各会議は文字起こし、録音、AIのまとめ、アクションアイテムを持つノートとしてワークスペースに入るので、誰かが議事録を書くのを待たずにナレッジベースが育っていきます。

このガイドでは、何を残すか、チームスペース・フォルダ・ノート名の設計、決定事項ログの付け方、会議をまたいだ検索とチャットの仕組み、Notion、Confluence、MCP経由のAIアシスタントとの連携、そして誰が何を見られるかを説明します。

チームのナレッジベースとは、チームが知っていること（決定事項、仕事の進め方、誰が何を担当しているか、その理由）を一か所にまとめ、全員で検索できるようにしたものです。多くのチームは、誰かが手で書くWikiとして作ります。会議のナレッジベースは、Wikiでは拾えない部分を補います。通話や朝会、顧客との打ち合わせで口頭でしか語られず、通話が終わると消えてしまう知識です。

チームの会話を検索できるようにするとは、すべての会議を、キーワードで見つけられて質問もできるノートにすることです。その下には証拠として文字起こしと録音が残ります。Wikiは誰かが文書にしたことを残し、会議のナレッジベースは実際に話され、決まったことを残します。

録音の山はナレッジベースではありません。価値があるのは、後から人が探しに戻ってくる少数の情報です。

• 決定事項：何を、いつ、誰が決めたかを1行ずつ。
• 担当者と期限付きのアクションアイテム：会議をまたいで未完了の作業が見えるようにします。
• 背景：なぜその判断をしたのか、どの選択肢を見送ったのか。新しく加わったメンバーが最も必要とする情報です。
• 次の会議で再び取り上げるべき未解決の論点とリスク。
• 一次情報：文字起こしと録音。どの行も実際の発言と照らし合わせられます。

Relineはすべてのノートに一次情報を残します。文字起こし、各行に再生ボタンが付いた録音、AIのまとめ、抽出されたアクションアイテムです。あなたの仕事は、それらを整理する構造づくりです。

構造が検索とチャットの精度を決めます。ノートを置いた場所は、そのまま質問できる範囲にもなります。整ったワークスペースは、精度の高いナレッジベースです。

• ノートのタイトルはISO形式の日付（2026-10-14）から始めます。時系列に並び、日付での検索にも合います。
• 日付のあとに顧客名かプロジェクト名、コロン、議題を続けます。例：2026-10-14 Acme：価格見直し。
• フォルダ名は会議より長く続くもの（顧客、プロジェクト、シリーズ）にし、個人名は使いません。
• 定例会議はシリーズごとに1フォルダにまとめます。週次定例の全回がそろい、まとめて質問できます。
• 同じ種類の会議には同じLensを使います。顧客との打ち合わせのまとめが、毎回同じ見出しと順序になります。

決定事項ログは、会議のナレッジベースで最も価値のあるページなのに、多くのチームが省いてしまいます。フォルダごとに「決定事項」というノートを1つ作り、会議のたびに決定1件につき1行を追加します。日付、決定内容、担当者、元になった会議ノートのタイトルです。「あれはもう決まった？」と聞かれたら、ログが数秒で答え、その裏の会議ノートに議論の全体が残っています。

特に効果が大きいのは定例会議です。毎回の冒頭でログを読めば、決まったことを蒸し返さずに、そこから議論を始められます。

情報の探し方は2つあり、答えられる問いが違います。検索はノートを見つけます。顧客名、プロジェクト名、フレーズを入力すると、ワークスペース全体のノートのタイトルと本文から探します。チャットは答えを見つけます。普段の言葉で質問すると、Relineは関連するノートと文字起こしの抜粋を取り出してから回答します。

チャットは選んだ範囲で動きます。1つのノート、フォルダ、チームスペース、ワークスペース全体、または人物や企業のページです。1つの顧客やプロジェクトの日常業務にはフォルダを、複数のチームや四半期にまたがる質問にはワークスペース全体を使います。

会議の内容が回答の根拠になった場合、チャットはその出典を示します。使った文字起こしの行を[m:ss]のタイムスタンプ付きで引用し、元のノート名を挙げます。引用された場面を開くとその場で再生できるクリップが表示され、引用されたノートを開くとそのノートに移動します。行動する前に、主張を確かめられます。

• 「第3四半期に価格について何を決めた？」をワークスペース全体で。
• 「Acmeの未完了のアクションアイテムは？」をAcmeフォルダで。
• 「今四半期、解約リスクに触れた商談は？」をカスタマーサクセスのチームスペースで。
• 「顧客は契約拡大の前に何が必要だと言っていた？」を顧客フォルダで。
• 「移行作業のフォローアップの担当は誰？」をプロジェクトフォルダで。

チャットの回答はあなたのチームの会議から作られますが、モデルが文脈を読み違えることはあります。重要な判断の前には、示された場面を開いて確認してください。

会議のナレッジベースは、Wikiの代わりではなく、Wikiと並べて使うのが最適です。Wikiには誰かが腰を据えて書いた情報が入ります。Relineには、会議で実際に話され決まったことが入ります。現在つながるものは次のとおりです。

Notionへの複製は一方向です。Relineが正となる情報源で、Notion側での編集はRelineに戻りません。ノートはRelineで編集し、複製の更新に任せてください。

社内WikiがConfluenceなら、会議ごとに適切なスペースへページを作るWebhookフローを組むのが現実的です。スプリントの終わりに決定事項ログを転記する方法もあります。

ナレッジベースはRelineの中だけで使うものではありません。RelineはMCPサーバーをhttps://mcp.reline.so/mcpで提供しており、Claude、ChatGPT、CursorなどのMCPクライアントから、許可したワークスペースの範囲で、ノートの検索、文字起こしやアクションアイテムの読み取り、ノートの作成ができます。RelineはClaudeのコネクタディレクトリに掲載されています。ChatGPTではPluginsページからカスタムMCPサーバーとして追加し（Business、Enterprise、Edu。Proは読み取りのみ）、CursorではサーバーURLで追加します。

すべての呼び出しはあなた自身の権限で実行されます。アシスタントが見られるのは、あなたがRelineで見られるものだけです。

会社全体にまたがるナレッジベースでは、見える範囲の管理が欠かせません。Relineは初期設定で非公開です。ワークスペースのロールだけでは、どのノートやフォルダにもアクセスできず、ノートとフォルダには5段階の権限があります。検索、チャット、MCPはすべて同じ権限に従うため、ワークスペース全体への質問でも、質問した人が開けるノートだけが使われます。

チームスペースが境界を作ります。公開チームスペースではワークスペースのメンバーに編集権限が付きますが、オーナーや管理者が、共有されていないノートに黙ってアクセスすることはできません。顧客ごとのフォルダはアカウントチーム間で分かれたままで、公開Webリンクは意図して行う別の操作であり、ワークスペース内での公開とは別物です。

処理について正直にお伝えすると、音声の取り込みは通話にボットを入れずにお使いのデバイス上で行い、その後の文字起こし、AI処理、保存はクラウドで行われます。音声と文字起こしが第三者のモデルの学習に使われることはありません。EnterpriseプランではSSOと追記専用の監査ログが加わります。

会議から作るナレッジベースは、メンバーに信頼されて初めて機能します。Relineはボットなしで録音するため、通話に誰かが参加して録音を知らせることはありません。知らせるのは録音する人の役目です。同意のルールは法域によって異なります。米国のいくつかの州は参加者全員の同意を求めており、多くの国が録音や個人データについて独自のルールを持っています。自分のいる場所だけでなく、参加者全員がいる場所のルールを確認してください。

チームのシンプルな基本ルール：各通話の冒頭で記録のために録音すると伝え、定例の招待状に一文を加え、誰かが反対したら録音を止めます。これは一般的な情報であり、法的助言ではありません。

多くのAI議事録ツールで、過去の会議をまたいで質問できるようになりました。違いは、会議の録音方法、回答を録音で確かめられるかどうか、ノートの整理と共有の仕方です。各社の公式ページに基づく内容です（2026-10-20確認）。

選ぶ基準は、長く効いてくる点です。ボットが通話に参加する必要があるか、回答を録音で確かめられるか、ナレッジベースが大きくなっても権限が初期設定で非公開のままか。

1. チームごとにチームスペースを、進行中のプロジェクト、顧客、定例会議シリーズごとにフォルダを作ります。
2. 会議の種類ごとにLensを1つ決め、どの要約も同じセクションが同じ順序で並ぶようにします。
3. Mac、Windows、Linux（ベータ）にデスクトップアプリを入れるかブラウザを使い、GoogleまたはMicrosoftのカレンダーを接続します。
4. 録音していることを参加者にどう伝えるかをチームで決め、その一文を会議の招待状に加えます。
5. 1週間、決定が行われる会議をすべて録音し、ノートをその都度フォルダに入れます。
6. 各フォルダに「決定事項」ノートを作り、その週の分をさかのぼって記入します。
7. フォルダを範囲にしてチャットに最初の質問をし、引用された箇所を再生して答えを確かめます。
8. 任意：フォルダでNotionの自動同期をオンにするか、MCPでClaudeを接続します。

• チームスペースごとに担当者を決め、新しいノートが正しいフォルダに入っているか確認してもらいます。
• 終わったプロジェクトのフォルダはアーカイブし、進行中の作業を見やすく保ちます。
• 決定事項ログは月に1回見直し、覆った決定に印を付けます。
• 会議の種類が変わったらLensを更新し、新しいまとめの形をそろえます。
• チャットでどんな質問が出ているかを見ます。繰り返し出る質問は、決定事項ログかWikiに載せるべき内容です。

まずは小さく始めましょう。いくつかの会議を1つのフォルダに録音し、共有のLensを適用して、まとめて最初の質問をしてみてください。無料で始められます。