Grille d'évaluation d'entretien : modèle gratuit à copier

Un modèle de grille d'évaluation d'entretien doit contenir cinq choses : des critères liés au poste, la question posée, une échelle avec repères écrits, une colonne de preuves sur ce que le candidat a dit ou fait, et une décision signée par une personne nommée. Copiez le modèle gratuit ci-dessous dans Word, Excel ou Docs. Il fonctionne aussi sur papier.

Une personne remplit cette grille, à partir de preuves, et une personne décide. Nous éditons un outil de prise de notes par IA, et nous disons plus bas ce que le nôtre fait des entretiens, y compris la partie sur laquelle nous ne nous appuierions pas. Vous n'en avez pas besoin pour utiliser ce modèle.

Remplissez une grille par candidat, par recruteur et par tour. Sélectionnez le tableau, copiez-le et collez-le dans Word, Google Docs, Excel ou Sheets. Écrivez les critères et les questions avant le premier entretien, puis n'y touchez plus jusqu'à la fin du recrutement. En haut de la grille, ajoutez le candidat, le poste, le tour, le recruteur, la date et l'heure à laquelle vous avez fini de noter.

Sur une échelle de 1 à 5 sans définitions, chaque recruteur utilise sa propre échelle. Les repères règlent ce problème. L'Office of Personnel Management américain décrit des entretiens très structurés notés selon des niveaux de maîtrise définis à l'avance, et associe davantage de structure à une meilleure validité et fiabilité. Commencez par ces repères généraux.

Écrivez ensuite des repères propres au poste pour vos deux ou trois critères les plus importants. Décrivez un 1, un 3 et un 5 sous forme de comportements que l'on peut entendre dans une réponse. Voici ce que cela donne pour un poste de responsable du support client, un exemple inventé.

Le même poste, un recruteur, un tour. Le candidat et les réponses sont inventés.

1. Tirez les critères du poste, pas d'une liste de traits. Quatre à six suffisent pour un entretien (notre règle pratique, pas une étude).
2. Posez les mêmes questions à tous les candidats. Dans le format le plus structuré décrit par l'OPM, tous reçoivent les mêmes questions de départ et les mêmes relances.
3. Notez les preuves pendant l'entretien, avec ses mots quand c'est possible. Attribuez la note juste après, avant de parler à quiconque dans le jury.
4. Laissez hors de la grille ce dont le poste n'a pas besoin : âge, famille, santé, origine, religion et autres.
5. Supprimez une ligne « culture fit » non définie, car elle collecte des impressions. Si une valeur compte pour le poste, écrivez-la sous forme de comportement sur lequel vous pouvez poser une question, par exemple signaler un problème tôt.
6. Notez seul, puis comparez. L'OPM décrit des jurys où chaque membre note individuellement, puis où le groupe règle les grands écarts.

Donnez à chaque critère un seul responsable, pour que deux recruteurs ne posent pas la même question et que personne n'évite la question difficile.

Rassemblez toutes les grilles avant la réunion, puis commencez par les plus grands écarts, pas par la moyenne. Celui qui a mis 2 et celui qui a mis 4 ont entendu des choses différentes, et la colonne de preuves montre lesquelles.

Terminez la feuille par quatre lignes : la décision, qui a décidé, la raison au regard des critères et la date. Une personne nommée la signe. La moyenne est un élément parmi d'autres de cette décision, pas la décision.

Un enregistrement aide pour une seule colonne : les preuves. Vous cessez de citer de mémoire et vous vérifiez les mots. Il ajoute aussi des obligations, il reste donc facultatif.

Un enregistreur sans bot ne montre rien au candidat : c'est donc à vous de le prévenir par écrit avant l'entretien. Plusieurs États américains, dont la Californie, exigent l'accord de chaque participant avant d'enregistrer un appel, et dans l'UE il vous faut une base légale au titre du RGPD et vous devriez dire pourquoi vous enregistrez. Les règles varient selon le pays et l'État, vérifiez donc les règles là où se trouve chaque participant.

Voici la place de Reline. Il capte votre micro et le son de l'ordinateur en local sur Mac, Windows, Linux (bêta) ou dans le navigateur, et aucun bot ne rejoint l'appel. La transcription, l'IA et le stockage se font dans le cloud. L'enregistrement est conservé : vous pouvez lancer la lecture sur n'importe quelle ligne de transcription avant de coller une citation dans la colonne Preuve. Les résumés ne citent rien, vérifiez-les donc avec la transcription. Les réponses du chat peuvent citer une note ou un moment.

• Intervenants : les étiquettes sont Moi vs Autre, plus une numérotation des voix en bêta que vous nommez vous-même. Les noms ne sont pas automatiques. En salle, tout le monde passe par un seul micro, vérifiez donc qui a parlé avant de citer.
• ATS : aucun connecteur vers un ATS. Vous collez la grille à la main.
• Conservation : aucun calendrier de suppression automatique, votre durée de conservation est donc une règle que votre équipe applique. « Supprimer définitivement » dans la corbeille retire tout de suite la note, ses enregistrements et sa transcription. Ce qui reste dans la corbeille est purgé au bout de 30 jours.
• Accès : les notes sont privées par défaut, et un rôle dans l'espace de travail n'accorde rien à lui seul.
• Documents : un DPA est disponible. Il n'y a ni rapport SOC 2 ni BAA.
• Prix : 15 $ par utilisateur par mois. L'offre gratuite inclut 10 heures de transcription et 1 heure par enregistrement.

Elle peut en rédiger un brouillon, mais nous ne la laisserions pas noter à votre place. L'IA peut vous aider à retrouver ce qui a été dit. Une personne devrait fixer chaque note, et une personne doit prendre la décision. Une note ou une recommandation attire aussi plus l'attention du droit qu'une simple transcription, et c'est là qu'interviennent ces textes.

Disons-le clairement : quand vous la lancez sur un entretien enregistré, la Lens lit la transcription et rédige un brouillon de note de 1 à 5 sur six dimensions fixes, dont Culture Fit, avec une ligne de preuve pour chacune. Elle ajoute un total sur 30, des points forts, des réserves et une recommandation d'embauche allant de Strong Yes à Strong No. Elle a pour consigne de ne noter que ce qui a été abordé et de marquer le reste N/A.

Ce résultat est le brouillon d'un modèle d'IA, et une personne doit décider. Nous ne recopierions pas ses chiffres dans votre grille et nous ne traiterions pas sa recommandation comme un signal d'embauche. Si vous voulez seulement de l'aide pour la colonne Preuve, choisissez « Ajouter à mon espace de travail » sur la Lens, ce qui crée votre propre copie, et modifiez cette copie : retirez les notes, la ligne Culture Fit, le total et la recommandation, et indiquez vos propres critères. Lancez ensuite la lecture sur la ligne derrière chaque citation et notez vous-même.

Le modèle est à vous dans tous les cas. Si vous voulez avoir les mots exacts sous les yeux en remplissant la colonne Preuve, prévenez d'abord le candidat, puis enregistrez.