Preneur de notes IA aux USA : que dire aux candidats

Dites à chaque candidat, par écrit et avant l'entretien, qu'un preneur de notes IA va enregistrer et transcrire la conversation, pourquoi, qui verra les notes, combien de temps vous les gardez et comment refuser sans pénalité. Puis obtenez un oui clair. Un outil qui ne rejoint pas l'appel n'affiche rien : votre avis est le seul.

C'est la base partout aux États-Unis. S'y ajoutent environ 11 États où toutes les parties doivent consentir à un enregistrement, trois lois de l'Illinois qui peuvent viser l'IA en entretien, une règle de New York City pour les outils d'IA qui pèsent fortement sur l'embauche, et le droit fédéral contre la discrimination, qui s'applique à tout usage des notes. Ce guide passe chaque point en revue et se termine par un avis et un script de consentement à adapter.

Quand un bot rejoint un entretien sur Zoom, Teams ou Google Meet, le candidat voit un participant de plus, et l'enregistrement natif de la plateforme affiche son propre avis. Un preneur de notes qui capte l'audio sur l'ordinateur du recruteur n'affiche rien de tout cela. Rien n'apparaît dans la liste des participants, la plateforme ne peut pas le détecter, et en entretien physique il n'y a même pas d'écran.

C'est une bonne chose pour l'échange : pas de bot dans la mosaïque, pas de bannière « Notetaker a rejoint » pendant qu'un candidat stressé réfléchit. Mais les lois sur l'enregistrement portent sur le fait d'enregistrer des personnes, pas sur la technique utilisée. Sans bot ni bannière, toute l'information repose sur vous : elle doit être explicite, précoce et écrite.

La loi fédérale n'exige que le consentement d'une partie, et vous en êtes une. Cela ne suffit pas. Selon le Reporters Committee for Freedom of the Press, 11 États exigent principalement le consentement de toutes les parties : Californie, Delaware, Floride, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, New Hampshire, Pennsylvanie et Washington. L'Oregon et le Missouri exigent toutes les parties pour les conversations en personne mais une seule au téléphone ; le Connecticut et le Nevada font l'inverse. Hawaï et le Maine n'exigent toutes les parties que dans des lieux particulièrement privés.

Les entretiens se font à distance et les candidatures viennent de partout. Quand les participants sont dans des États différents, la prudence veut que la règle la plus stricte s'applique. La Cour suprême de Californie l'a fait dans Kearney v. Salomon Smith Barney (2006), en appliquant la règle californienne à des appels enregistrés en Géorgie. Comme vous savez rarement où se trouve un candidat à distance, la règle pratique est simple : traitez chaque entretien comme un cas de consentement de toutes les parties.

• Demandez par écrit avant l'entretien, avec la confirmation, pas le jour même.
• Redemandez à voix haute au début et attendez une vraie réponse.
• Considérez un silence ou une hésitation comme un non.
• Demandez à chaque personne présente, y compris un second recruteur qui arrive en retard.
• Si le candidat refuse, n'enregistrez rien, pas même « juste l'audio pour moi ».

L'Illinois est aujourd'hui l'État qui encadre le plus l'IA dans le recrutement, et c'est aussi un État à consentement de toutes les parties. Trois lois méritent un examen pour tout poste basé là-bas.

Cette loi de 2020 vise les employeurs qui demandent aux candidats d'enregistrer des entretiens vidéo et les font analyser par une IA, pour des postes basés en Illinois. Avant l'entretien, vous devez informer le candidat que l'IA peut analyser la vidéo, expliquer comment elle fonctionne et quels types de caractéristiques elle évalue, et obtenir son consentement. La vidéo ne peut être partagée qu'avec les personnes dont l'expertise ou la technologie est nécessaire à l'évaluation, et vous devez la supprimer, sauvegardes de tiers comprises, dans les 30 jours suivant la demande du candidat. Depuis 2022, les employeurs qui s'appuient uniquement sur l'analyse IA pour décider d'un entretien en personne doivent aussi déclarer chaque année des données démographiques à l'État.

Selon son texte, la loi vise l'analyse IA de vidéos de candidats. Un preneur de notes audio sur un appel en direct est un autre cas de figure. Mais si votre outil analyse la vidéo ou note l'impression que donne un candidat à l'écran, lisez la loi de près, et prenez ses règles d'avis et de suppression comme modèle même là où elle ne s'applique peut-être pas strictement.

Depuis le 1er janvier 2026, l'Illinois Human Rights Act fait une violation des droits civiques de l'usage de l'IA dans le recrutement, l'embauche, la promotion et d'autres décisions RH avec un effet discriminatoire, ou de l'usage des codes postaux comme substitut à des catégories protégées. Utiliser l'IA à ces fins sans en informer les personnes est aussi une violation. L'Illinois Department of Human Rights peut fixer quand et comment cet avis est donné : vérifiez ses règles en vigueur. Si des notes ou des scores IA d'entretien nourrissent vos décisions, la lecture prudente est d'en informer les candidats.

BIPA classe les empreintes vocales parmi les identifiants biométriques. Avant d'en collecter une, une entreprise privée doit indiquer par écrit ce qu'elle collecte, pourquoi et pour combien de temps, obtenir une autorisation écrite et publier un calendrier de conservation et de destruction. Les personnes concernées peuvent agir en justice, avec des dommages forfaitaires de 1 000 dollars par violation par négligence et 5 000 dollars par violation intentionnelle ou imprudente.

La Local Law 144 de NYC encadre les outils automatisés de décision d'emploi (AEDT). Selon la FAQ de la ville, un AEDT est un outil informatique qui utilise l'apprentissage automatique, la modélisation statistique, l'analyse de données ou l'IA, aide à prendre des décisions d'emploi et assiste de façon substantielle ou remplace la décision discrétionnaire. Les règles parlent d'assistance substantielle quand le résultat simplifié, comme un score ou un classement, est le seul facteur, pèse plus que tout autre critère, ou sert à renverser le jugement humain.

Une transcription seule n'est pas un score. Mais beaucoup de preneurs de notes notent désormais les candidats, classent les réponses ou suggèrent d'embaucher ou non. Si votre équipe s'appuie sur ce résultat de l'une de ces trois façons pour un poste situé à NYC, la loi exige un audit de biais dans l'année précédant l'usage, une synthèse publique des résultats et un avis aux candidats résidant à NYC au moins 10 jours ouvrés avant l'usage. L'avis peut figurer dans l'offre d'emploi, partir par courrier ou e-mail, ou être publié dans la rubrique carrières de votre site. Il doit indiquer qu'un AEDT est utilisé, quelles qualifications ou caractéristiques il évalue et comment demander un aménagement raisonnable.

Le contrôle devrait se renforcer. En décembre 2025, un audit du New York State Comptroller a jugé inefficace l'application de la loi par la ville, et l'agence municipale s'est engagée à mettre en œuvre la plupart des recommandations. La posture la plus simple pour un preneur de notes d'entretien : ses résultats sont des notes qu'une personne lit, jamais la décision.

En janvier 2025, l'EEOC a retiré de son site ses documents d'assistance technique sur l'IA dans l'embauche (un document de mai 2022 sur l'ADA et un de mai 2023 sur le Title VII). Les lois elles-mêmes n'ont pas changé. Le Title VII interdit toujours les procédures de sélection ayant un effet discriminatoire injustifié sur un groupe protégé, et l'ADA impose toujours des aménagements raisonnables pour les candidats en situation de handicap, qu'une personne ou un logiciel soit en jeu.

• Prévoyez dans l'avis une voie pour demander un aménagement : un candidat avec un trouble de la parole ou de l'audition peut avoir besoin d'un autre format.
• Ne jugez pas l'aisance à l'oral sur la qualité de la transcription. Elle est moins précise pour certains accents et façons de parler, et c'est une limite de l'outil, pas du candidat.
• Ne notez aucune information protégée : âge, situation familiale, santé, religion, origine.
• Évaluez selon des critères liés au poste et gardez une personne responsable de chaque décision.

En Californie, les règles du Civil Rights Council sur les systèmes de décision automatisée dans l'emploi s'appliquent depuis le 1er octobre 2025, avec une conservation des documents liés pendant quatre ans. Les règles de la California Privacy Protection Agency sur les technologies de décision automatisée imposent une mise en conformité des entreprises concernées au 1er janvier 2027. Le Colorado a remplacé sa loi IA de 2024 par la SB 26-189, signée le 14 mai 2026 et applicable au 1er janvier 2027. Si vous recrutez dans ces États, ajoutez-les à la revue juridique.

Envoyez-le avec la confirmation d'entretien, pour que le candidat ait le temps de le lire et de refuser sans pression. Remplacez tout ce qui est entre crochets et supprimez toute ligne fausse pour votre outil. Pour un candidat aux États-Unis, envoyez bien sûr la version anglaise.

• Postes en Illinois : si une analyse IA éclaire votre décision, ajoutez une description simple de son fonctionnement et de ce qu'elle évalue, et donnez l'avis prévu par le Human Rights Act.
• Postes à NYC où un score IA aide de façon substantielle la décision : envoyez l'avis au moins 10 jours ouvrés avant l'usage, nommez les qualifications évaluées et donnez le lien vers la synthèse de l'audit de biais.
• Si l'outil crée des empreintes vocales et que le candidat est en Illinois : obtenez une autorisation écrite distincte au titre de BIPA avant l'entretien.

Puis taisez-vous et attendez. Ne lancez l'enregistrement qu'après un oui clair. Si le candidat hésite, dites « pas de problème » et prenez des notes à la main. Un candidat qui sent qu'il avait vraiment le choix fait confiance à votre processus.

1. Repérez où se trouvent postes, recruteurs et candidats, et partez par défaut du consentement de toutes les parties.
2. Demandez par écrit à votre fournisseur : où l'audio est traité et stocké, s'il entraîne des modèles sur vos données, s'il crée des empreintes vocales.
3. Décidez si l'outil prend seulement des notes ou note aussi les candidats. S'il note, vérifiez la Local Law 144 de NYC et les lois de l'Illinois.
4. Envoyez l'avis écrit avec la confirmation d'entretien et conservez la réponse.
5. Redemandez au début de l'entretien, et respectez un refus avec des notes manuscrites.
6. Limitez l'accès à l'équipe de recrutement et fixez une durée de conservation que vous respectez vraiment.
7. Supprimez sur demande et selon le calendrier, et gardez des personnes responsables de chaque décision.

Reline est un preneur de notes qui ne rejoint pas l'entretien. Il capte votre micro et l'audio de votre ordinateur en local, sur Mac, Windows ou Linux (bêta), donc aucun bot n'apparaît dans l'appel. Seule la capture est locale : la transcription, les notes IA et le stockage passent par notre cloud, ce qui doit figurer dans votre avis aux candidats. Reline distingue votre côté de l'autre côté selon la source audio et ne crée pas d'empreinte vocale enregistrée pour reconnaître une personne d'un enregistrement à l'autre.

Les notes sont privées par défaut : un rôle dans l'espace de travail ne donne aucun accès à lui seul, chaque lecteur a besoin d'un partage explicite, donc les notes de candidats restent dans l'équipe de recrutement. La Candidate Scorecard Lens n'évalue que ce qui a été abordé et marque le reste N/A, mais elle rédige aussi des scores et une recommandation d'embauche : traitez son résultat comme des notes qu'une personne relit ; si quelqu'un commence à traiter ses scores comme la décision, la Local Law 144 de NYC entre en jeu. Reline ne supprime pas les notes selon un calendrier de lui-même, votre durée de conservation est donc une règle d'équipe à suivre. Pour honorer une demande de suppression, supprimez la note puis supprimez-la définitivement de la corbeille (sinon les notes de la corbeille sont purgées après 30 jours), ce qui efface aussi son enregistrement. Reline n'envoie pas l'avis à votre place. Le script ci-dessus est votre travail, et c'est la partie qui compte le plus.