Modèle de compte rendu d'entretien d'enquête RH (gratuit)

Un modèle de compte rendu d'entretien d'enquête RH compte huit parties : les données du dossier, qui est présent et pourquoi, les points lus en ouverture, chaque question avec la réponse dans les mots de la personne, les documents montrés, les questions sans réponse, une clôture, et une déclaration qu'elle relit et signe. Copiez ce modèle gratuit, qui fonctionne sur papier.

L'enregistrement est facultatif. Si vous voulez les mots exacts, prévenez d'abord et demandez d'abord l'avis de votre conseil juridique, car un enregistrement change qui peut demander quoi ensuite. Nous faisons un outil de prise de notes par IA, et plus bas nous disons où il a sa place, y compris ce sur quoi nous ne compterions pas dans une enquête.

Un compte rendu par entretien et par personne. Sélectionnez le tableau, copiez-le dans Word, Google Docs ou votre outil de gestion des dossiers, puis remplissez la colonne de droite. Mettez le numéro de dossier dans le nom du fichier, ni l'allégation ni un nom.

Acas, qui conseille les employeurs en Angleterre, en Écosse et au pays de Galles, liste ce que l'enquêteur doit expliquer au début : qui est présent et pourquoi, son rôle, l'objet de l'entretien, le besoin de confidentialité, le fait qu'une déclaration pourra servir dans un rapport d'enquête, et qui la lira. Cette liste fait un bon texte d'ouverture, où que vous soyez.

1. Qui est là : « Je suis [nom], chargé de l'enquête. [Nom] prend les notes. » Nommez un éventuel accompagnant et son rôle.
2. De quoi il s'agit : un entretien pour établir les faits sur [sujet]. Aucune décision n'est prise aujourd'hui.
3. L'objet : énoncez clairement l'allégation, ou pour un témoin, les faits sur lesquels vous l'interrogez.
4. Comment c'est consigné : « Je prends des notes écrites. » Si vous enregistrez, dites-le maintenant et demandez à chacun de l'accepter à voix haute.
5. Confidentialité : ce que la personne doit garder pour elle pendant l'enquête, et votre règle contre toute mesure de représailles liée à sa participation.
6. Qui lit quoi : sa déclaration pourra servir dans le rapport d'enquête, et [qui] la lira.
7. Pauses : la personne peut demander une pause à tout moment.

Une ligne par question. Écrivez la question telle que vous l'avez posée, puis la réponse. Marquez chaque réponse M quand ce sont ses mots exacts et R quand vous la reformulez.

Extrait de l'audition d'un témoin. Le dossier, les personnes et les réponses sont inventés.

1. Posez des questions ouvertes et notez-les telles que posées. Une question orientée (« Il criait, n'est-ce pas ? ») affaiblit la réponse, et vos notes le montreront.
2. Notez les réponses dans les mots de la personne quand vous le pouvez, et signalez ce qui est reformulé.
3. Écrivez ce que vous avez vu et entendu, jamais une conclusion sur la crédibilité ou les motifs.
4. Consignez les silences, les refus de répondre et les pauses, avec l'heure.
5. Désignez chaque document montré par son titre et sa date, pour que personne ne discute ensuite de la version.
6. Un entretien, un compte rendu. Ne fusionnez jamais les réponses de deux personnes dans un même document.
7. Terminez les notes le jour même et validez-les avec l'heure.
8. Après validation, n'écrasez jamais une ligne. Ajoutez une correction datée en dessous.

Acas décrit une déclaration de témoin comme, en général, une copie signée des notes de l'entretien, et indique que la personne doit en recevoir une copie rapidement pour vérifier et confirmer qu'elle est exacte. Une méthode propre :

1. Mettez les notes au propre dans la journée et envoyez-les à la personne entendue avec une date de retour.
2. Prenez ses modifications comme des ajouts. Gardez votre ligne d’origine et placez sa version à côté, datée.
3. Si elle conteste une ligne et que l'entretien a été enregistré, écoutez ce passage ensemble avant toute signature.
4. Si elle refuse de signer, notez-le, avec la date et la raison donnée.
5. Conservez les trois versions : vos notes, la version avec ses modifications et la déclaration signée.

Le modèle est complet sans enregistrement. Un enregistrement donne les mots exacts, et il ajoute des obligations. Vérifiez trois choses avant d'appuyer sur enregistrer.

• Votre politique. Certaines politiques sur les outils de prise de notes par IA excluent les réunions RH. Notre propre modèle de politique place les réunions RH, de performance et disciplinaires sur la liste « ne pas enregistrer », sauf exception approuvée par écrit.
• Votre conseil juridique. Si un avocat mène l'enquête ou la conseille, demandez avant tout enregistrement ou outil d'IA. Littler, cabinet américain en droit du travail, avertit que partager des échanges couverts par le secret professionnel avec un prestataire peut faire perdre cette protection, et conseille de limiter les outils de prise de notes par IA quand un avis juridique est discuté.
• L'accord. Selon Acas, une organisation peut enregistrer l'entretien si sa politique le permet et si la personne est d'accord, toute décision d'enregistrer doit être acceptée par toutes les parties, et un enregistrement clandestin peut être vu comme une faute ou une atteinte à la confiance.

Un enregistreur sans bot ne signale rien à personne, c'est donc à vous de prévenir tout le monde avant de commencer. En Californie, enregistrer une conversation confidentielle sans le consentement de toutes les parties est une infraction, en personne comme au téléphone (Penal Code, section 632). En Allemagne, enregistrer sans autorisation la parole non publique d'autrui est une infraction pénale (article 201 du Code pénal). Les règles varient selon les pays et les États, vérifiez donc les règles là où se trouvent toutes les personnes présentes.

Vos notes rapportent ce qui a été dit avec vos mots. Un enregistrement et sa transcription contiennent les mots de la personne elle-même, en entier, et plusieurs règles accordent de l'importance à cette différence.

Voici la place de Reline. Il capte votre micro et le son de l'ordinateur en local sur Mac, Windows, Linux (bêta) ou dans le navigateur, et aucun bot ne rejoint l'appel. La transcription, l'IA et le stockage se font dans le cloud. Reline transcrit pendant l'enregistrement, il ne peut donc pas transcrire un fichier venu d'un autre enregistreur. L'enregistrement est conservé : vous pouvez lancer la lecture sur n'importe quelle ligne de transcription.

• En salle, tout le monde passe par un seul micro : il n'y a donc pas de séparation des voix sur laquelle vous pouvez compter. L'option bêta Micro partagé (sous « Qui parle dans ce micro ») numérote les voix, et vous les nommez vous-même. C'est une estimation, pas une preuve de qui a parlé. Écoutez avant de reprendre les mots de quelqu'un.
• En visio, si vous êtes seul devant votre ordinateur, votre côté (Moi) et celui de l'appel (Autre) viennent de flux audio séparés. Un accompagnant du côté de la personne entendue se retrouve avec elle dans Autre.
• Avant que la personne entendue signe, écoutez ensemble toute ligne contestée.
• Toute personne ayant le droit de modification peut changer les mots ou le nom de l'intervenant d'une ligne de transcription, ou supprimer la ligne, et Reline ne garde ni version antérieure ni trace dans le journal. L'audio reste tel qu'il a été enregistré. Écrivez les corrections dans la note, datées, et ne donnez aux autres qu'un accès en lecture.
• Les résumés ne citent rien, et un résumé d'IA n'est pas une déclaration : ne l'envoyez jamais à la signature. Les réponses du chat peuvent citer une note ou un moment, ce qui aide à trouver un passage avant de l'écouter.
• Accès : les notes sont privées par défaut, et un rôle dans l'espace de travail n'accorde rien à lui seul. Créez un dossier par affaire dans Mes notes, pas dans un teamspace, et partagez-le nommément. Sur toutes les offres, Reline journalise pour chaque note des événements comme les partages, les changements de titre, les déplacements et les restaurations, mais pas qui l'a ouverte ni ce qui a changé dans la transcription. Si vous quittez l'espace de travail, son propriétaire peut ouvrir les notes que vous avez laissées hors des teamspaces fermés et privés.
• Conservation : aucun calendrier de suppression automatique, votre durée de conservation est donc une règle que votre équipe applique. « Supprimer définitivement » dans la corbeille retire tout de suite la note, ses enregistrements et sa transcription. Ce qui reste dans la corbeille est purgé au bout de 30 jours.
• Documents : un DPA est disponible. Il n'y a ni rapport SOC 2 ni BAA.
• Prix : 15 $ par utilisateur par mois. L'offre gratuite inclut 10 heures de transcription et 1 heure par enregistrement.

Le modèle vous appartient dans tous les cas. Si vous enregistrez, prévenez tout le monde d'abord et faites accepter chaque personne à voix haute au début de l'enregistrement.