Plantilla de entrevista a stakeholders: preguntas y ejemplo

Una plantilla de entrevista a stakeholders para un proyecto de consultoría tiene tres partes: la lista de a quién entrevistar, un banco de preguntas por tema (objetivos, situación actual, problemas, restricciones, éxito y cómo se toman las decisiones) y una hoja de notas de una página que llenas en cada entrevista de 45 minutos. Abajo están las tres, con un ejemplo y un método de síntesis.

Grabar es opcional. Hacemos un tomador de notas con IA, y más abajo decimos dónde encaja el nuestro y qué no hace. No lo necesitas para usar esta plantilla.

Al inicio de un proyecto, estas entrevistas te muestran cómo funciona de verdad el cliente antes de proponer nada: qué quiere cada directivo, dónde se atasca el trabajo, qué no puede cambiar y quién decidirá sobre tu recomendación. No son la llamada comercial que ganó el proyecto (esa es la llamada de descubrimiento). Vienen después del contrato, con las personas a las que afecta tu trabajo.

Acuerda la lista con tu sponsor en el kickoff. La mayoría de los proyectos necesitan de 8 a 15 entrevistas. Para cuando las nuevas entrevistas ya no aporten temas nuevos, y pregunta siempre al final: «¿Con quién más deberíamos hablar?»

Envía una invitación corta que diga por qué quieres hablar con la persona, cuánto dura, cómo se usarán sus palabras y si quieres grabar. Por ejemplo:

No las harás todas. Elige dos o tres por tema para cada persona, y sigue cada respuesta con «¿Me das un ejemplo reciente?»

• ¿Cuál es tu rol y cómo toca este proyecto tu trabajo?
• ¿Qué cambiaría para tu equipo si sale bien?
• ¿Cómo participaste en la decisión de empezarlo?

• Con tus palabras, ¿qué debe lograr este proyecto?
• Si solo pudiéramos lograr un objetivo, ¿cuál sería?
• ¿Por qué ahora y no el año pasado?

• Explícame paso a paso cómo funciona hoy [el proceso].
• ¿Dónde viven los atajos: hojas de cálculo, correos paralelos, una persona que lo sabe todo?
• ¿En qué cifras confías y en cuáles no?

• ¿Qué es lo más frustrante de esto hoy?
• ¿Cuándo salió mal por última vez y cuánto costó: tiempo, dinero, clientes?
• ¿Qué se intentó antes y por qué se estancó?

• ¿Qué no puede cambiar: sistemas, contratos, fechas, normas?
• ¿Qué más compite este año por las mismas personas?
• ¿Hay un periodo en que nada puede cambiar, como un cierre anual o una temporada alta?

• Dentro de un año, ¿cómo sabrías que funcionó?
• ¿Qué cifra se movería, y de cuánto a cuánto?
• ¿Qué te haría llamarlo un fracaso aunque entregáramos todo?

• ¿Quién decidirá sobre nuestra recomendación, y cómo?
• ¿Qué opinión pesa para esas personas?
• ¿Quién podría perder algo si esto cambia?
• ¿En qué no están de acuerdo tú y tus colegas sobre esto?
• ¿Qué haría difícil aceptar una recomendación aquí?

Una hoja por entrevista. Copia la tabla en Word, Google Docs o tu app de notas y reemplaza cada corchete con lo que oigas. Pon las citas textuales entre comillas para distinguirlas luego de tu paráfrasis.

Una consultora rediseña el proceso de pedido a cobro de un distribuidor mayorista regional. El cliente, la persona y todas las cifras son inventados.

El riesgo es una presentación que solo repite lo que dijo el sponsor. Un método corto te mantiene honesto:

1. Arma una matriz: una fila por persona, una columna por tema. Cada celda lleva una paráfrasis corta y de dónde salió.
2. Cuenta antes de concluir. «7 de 11 señalaron las promociones como origen de las reclamaciones» es un hallazgo. «Los precios son un problema» es una impresión.
3. Llena el campo «Diferencias» en cada tema. Un hallazgo sin voces en contra no se ha comprobado.
4. Separa por grupos en lugar de promediar. Directivos y primera línea suelen describir procesos distintos, y esa brecha suele ser el hallazgo.
5. Cita solo lo que puedes rastrear hasta una entrevista, y vuelve a escuchar el momento si grabaste.
6. Cumple la promesa de atribución. Si acordaste solo rol, un grupo de una persona (la única directora financiera) aún la identifica: une grupos o pregunta antes.
7. Presenta los temas a tu sponsor antes de la presentación final, para que nadie se sorprenda ante el comité.

Una grabación ayuda con las citas y a contrastar un tema con lo que la gente dijo de verdad. También añade obligaciones, así que es opcional.

Una grabadora sin bot no le muestra nada a la otra persona, así que avisar es tu trabajo. Dilo en la invitación y otra vez al empezar: «Grabo esto para mis notas. ¿Te parece bien?» Si alguien dice que no, para y usa la hoja a mano.

En California, grabar una conversación confidencial sin el consentimiento de todas las partes es un delito (Penal Code, sección 632). En Alemania, grabar sin autorización las palabras no públicas de otra persona es un delito penal (artículo 201 del Código Penal). Según el RGPD, una grabación necesita una base jurídica, y hay que informar a las personas de la finalidad y la base jurídica cuando sus datos se obtienen de ellas (artículos 6 y 13). Algunos clientes también prohíben grabar en sus políticas o contratos. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante de la entrevista.

Algo que otras plantillas omiten: una promesa de «solo rol» cubre tu presentación, no la grabación. La transcripción conserva la voz y el nombre. Define quién de tu equipo puede abrirla y limítala a esas personas.

Reline captura tu micrófono y el audio del ordenador localmente en Mac, Windows, Linux (beta) o en el navegador, y ningún bot se une. La transcripción, la IA y el almacenamiento se hacen en la nube. Reline transcribe mientras graba, así que no puede transcribir un archivo de otra grabadora. La grabación se conserva, así que puedes reproducir cualquier línea de la transcripción antes de citarla. Los resúmenes no citan nada, así que compruébalos con la transcripción.

Para una serie de entrevistas, dale al cliente su propia carpeta y pon ahí cada entrevista del proyecto. El chat con alcance de carpeta responde una pregunta sobre todas, como «¿Qué dijo la gente sobre las reclamaciones?», y la respuesta cita líneas de la transcripción con marcas de tiempo que puedes reproducir. Eso ayuda a llenar la matriz, incluidas las personas que discrepan. Toma cada respuesta como una pista y revisa la línea antes de que entre en una presentación.

• Hablantes: las etiquetas son Yo y Otro, más una numeración de voces en beta que nombras tú. Los nombres no son automáticos. En una sala, todos entran por un solo micrófono, así que comprueba quién habló antes de citar a alguien.
• Acceso: las notas son privadas por defecto, y un rol en el espacio de trabajo por sí solo no da acceso a nada. Comparte la carpeta del cliente solo con las personas de ese proyecto.
• Documentación: hay un DPA disponible. No hay informe SOC 2.
• Precio: 15 $ por puesto al mes. El plan gratuito incluye 10 horas de transcripción y 1 hora por nota.

La plantilla funciona en papel. Si grabas, avisa primero, cumple lo que prometiste sobre los nombres y deja que decidan los conteos, no la voz más fuerte.