Plantilla de notas para llamada de descubrimiento (gratis)

Una plantilla de notas para una llamada de descubrimiento con la que acotar un proyecto de consultoría o de agencia debe recoger la situación del cliente, el problema en sus palabras, los criterios de éxito, el alcance, el presupuesto, los interesados, el proceso de decisión, los riesgos y un siguiente paso con responsable y fecha. Copia la plantilla gratis de abajo. Funciona en papel, en Word o en Google Docs.

Grabar es opcional. Si quieres las palabras exactas del cliente para la propuesta, avísale antes. Hacemos un tomador de notas con IA, y más abajo contamos dónde encaja el nuestro y qué no hace. No lo necesitas para usar esta plantilla.

Una nota por llamada. Selecciona la tabla, cópiala en Word, Google Docs o tu app de notas y cambia cada corchete por lo que escuches. La última columna da una pregunta que llena cada campo.

Un orden que cubre cada campo sin convertir la llamada en un cuestionario. Pasa la mayor parte del tiempo escuchando: el cliente debería hablar mucho más que tú.

Cinco preguntas que el cliente responde antes de la llamada, para dedicar la llamada al problema y no a lo básico. Pégalas en la invitación o en un formulario sencillo.

1. ¿A qué se dedica tu organización y con quién trabajaríamos?
2. ¿Qué te llevó a buscar ayuda externa ahora?
3. ¿Cómo sería un buen resultado, y para cuándo?
4. ¿Hay un rango de presupuesto o una fecha límite que debamos conocer?
5. ¿Quién más debería estar en la llamada?

Una consultora acota un proyecto para una empresa de logística mediana. El cliente, las personas y las cifras son inventados.

1. Escribe el problema y los criterios de éxito en palabras del cliente, entre comillas. Van directos a la propuesta.
2. Escribe «desconocido» cuando no averiguaste algo. Una suposición en el campo de presupuesto acaba como cifra en la propuesta.
3. Separa los hechos de tu lectura. Tu lectura va solo en la última fila.
4. Nombra a las personas por su rol además de por su nombre, para que un colega que llegue después entienda las notas.
5. Repasa en voz alta antes de colgar: el problema, el resultado, el siguiente paso. Corrige las notas mientras el cliente sigue ahí.
6. Envía un repaso breve el mismo día, con el siguiente paso y su fecha.

Una plantilla de llamada de descubrimiento de ventas suele seguir un marco de cualificación como BANT: presupuesto, autoridad, necesidad y plazo. Esos cuatro están también en esta plantilla. Una consultora o agencia necesita más, porque la llamada también da forma a la propuesta.

Una grabación ayuda en los campos donde importan las palabras: el problema, los criterios de éxito y el presupuesto. Trabajas con lo que dijo el cliente y no con tu recuerdo. También añade obligaciones, por eso es opcional.

Una grabadora sin bot no le muestra nada al cliente, así que avisarle te toca a ti. Pon una línea en la invitación y repítelo al empezar.

• En la invitación: «Me gustaría grabar nuestra llamada para recoger con exactitud tus requisitos en la propuesta. La grabación se queda en mis notas. Dime si prefieres que no lo haga.»
• Al empezar: «Antes de empezar: estoy grabando esto para mis notas. ¿Os parece bien a todos?» Si alguien dice que no, para y usa la plantilla a mano.

En California, grabar una conversación confidencial sin el consentimiento de todas las partes es un delito (Penal Code, sección 632). En Alemania, grabar sin autorización la palabra no pública de otra persona es un delito penal (artículo 201 del Código Penal alemán). Según el RGPD, una grabación necesita una base legal, y hay que informar a las personas de la finalidad y la base legal cuando sus datos se obtienen de ellas mismas (artículos 6 y 13). Algunos clientes también excluyen las grabaciones en sus propias políticas o acuerdos de confidencialidad. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante.

Después de la llamada, rellena cada campo a partir de la transcripción, no de memoria. Usa los nombres de los campos como títulos de tu resumen, así cada llamada con cada cliente se lee igual. Donde la llamada no tocó un campo, escribe «No se habló» en lugar de suponer. Antes de que las palabras del cliente entren en la propuesta, escucha el momento del que salieron.

Así encaja Reline. Capta tu micrófono y el audio del ordenador en local en Mac, Windows, Linux (beta) o en el navegador, y no se une ningún bot. La transcripción, la IA y el almacenamiento van en la nube. Reline transcribe mientras graba, así que no puede transcribir un archivo de otra grabadora. La grabación se conserva, así que puedes pulsar play en cualquier línea de la transcripción antes de usar esas palabras. Los resúmenes no citan nada, así que compáralos con la transcripción. Las respuestas del chat pueden citar una nota o un momento.

Nuestra Lens Cualificación BANT encaja con una llamada de descubrimiento. Ejecútala sobre la nota de la llamada: lee la transcripción, extrae presupuesto, autoridad, necesidad y plazo, marca como no tratado todo lo que la llamada no cubrió y añade una puntuación global de cualificación del 1 al 10, los riesgos clave y los siguientes pasos recomendados. Está escrita para llamadas de ventas. Para ajustarla a esta plantilla, abre la Lens en la app y elige «Añadir a mi espacio de trabajo», que crea tu propia copia, y edita esa copia: añade criterios de éxito y alcance, y quita la puntuación si no la quieres. Trata lo que escribe como un borrador y compruébalo con la grabación.

• Hablantes: las etiquetas son Yo frente a Otro, más una numeración de voces en beta a la que tú pones nombre. Los nombres no son automáticos. En una sala, todos entran por un solo micrófono, así que comprueba quién habló antes de reproducir una frase.
• Clientes: las notas son privadas por defecto, y un rol en el espacio de trabajo no da acceso por sí solo. Da a cada cliente su propia carpeta y compártela solo con las personas de ese proyecto.
• CRM: no hay conector con ningún CRM. Pegas las notas a mano.
• Documentación: hay un DPA disponible. No hay informe SOC 2.
• Precio: 15 $ por usuario al mes. El plan gratis incluye 10 horas de transcripción y 1 hora por grabación.

La plantilla es tuya en cualquier caso. Si grabas, avisa antes al cliente, y rellena los campos con lo que dijo, no con lo que esperabas oír.