Plantilla de acta de entrevista de investigación de RR. HH.

Una plantilla de acta para una entrevista de investigación de RR. HH. necesita ocho partes: datos del caso, quién está presente y por qué, lo que lees al empezar, cada pregunta con la respuesta en palabras de la persona entrevistada, documentos mostrados, preguntas sin respuesta, un cierre y una declaración que revisa y firma. Cópiala gratis abajo; funciona en papel.

Grabar es opcional. Si quieres las palabras exactas, avisa antes y consulta antes a tu asesoría jurídica, porque una grabación cambia quién puede pedir qué más adelante. Hacemos una herramienta de notas con IA, y más abajo decimos dónde encaja la nuestra, incluido en qué no confiaríamos en una investigación.

Un acta por entrevista y por persona. Selecciona la tabla, cópiala en Word, Google Docs o tu sistema de casos y rellena la columna de la derecha. Pon el número de caso en el nombre del archivo, no la acusación ni ningún nombre.

Acas, que asesora a empleadores en Inglaterra, Escocia y Gales, enumera lo que el investigador debe explicar al empezar: quién está presente y por qué, su papel, el objetivo de la reunión, la necesidad de confidencialidad, que una declaración puede usarse en un informe de investigación y quién la leerá. Sirve como guion en cualquier lugar.

1. Quién está: «Soy [nombre], quien investiga. [Nombre] toma notas». Nombra a cualquier acompañante y su papel.
2. Qué es esto: una reunión para aclarar hechos sobre [tema]. Hoy no se decide nada.
3. De qué trata: expón la acusación con claridad o, a un testigo, los hechos sobre los que vas a preguntar.
4. Cómo se registra: «Estoy tomando notas por escrito». Si grabas, dilo ahora y pide a cada persona que lo acepte en voz alta.
5. Confidencialidad: qué debe guardarse para sí mientras dure la investigación, y tu norma contra las represalias por participar.
6. Quién ve qué: su declaración puede usarse en el informe de investigación, y [quién] la leerá.
7. Pausas: puede pedir una pausa en cualquier momento.

Una fila por pregunta. Escribe la pregunta tal como la hiciste y después la respuesta. Marca cada respuesta con L cuando sean sus palabras exactas y con P cuando sea tu paráfrasis.

Parte de la entrevista a un testigo. El caso, las personas y las respuestas son inventados.

1. Haz preguntas abiertas y anótalas tal como las hiciste. Una pregunta sugestiva («Estaba gritando, ¿verdad?») resta valor a la respuesta, y tu acta lo mostrará.
2. Anota las respuestas con sus palabras siempre que puedas y señala lo que es paráfrasis.
3. Escribe lo que viste y oíste, nunca una conclusión sobre credibilidad o motivos.
4. Registra silencios, negativas a responder y pausas, con la hora.
5. Identifica cada documento mostrado por título y fecha, para que nadie discuta después qué versión era.
6. Una entrevista, un acta. Nunca juntes las respuestas de dos personas en un mismo registro.
7. Termina el acta el mismo día y ciérrala con la hora.
8. Después del cierre, nunca sobrescribas una línea. Añade debajo una corrección con fecha.

Acas describe la declaración de un testigo como, por lo general, una copia firmada de las notas de la reunión, y dice que la persona debe recibir pronto una copia para comprobar y confirmar que es exacta. Un proceso limpio:

1. Pasa a limpio las notas en un día y envíalas a la persona entrevistada con una fecha para responder.
2. Recoge sus cambios como añadidos. Mantén tu línea original y pon su versión al lado, con fecha.
3. Si discute una línea y la reunión se grabó, escuchad juntos ese momento antes de que nadie firme.
4. Si no quiere firmar, anótalo, con la fecha y el motivo que dé.
5. Guarda las tres versiones: tus notas, la versión con sus cambios y la declaración firmada.

La plantilla está completa sin grabación. Una grabación te da las palabras exactas y añade obligaciones. Comprueba tres cosas antes de pulsar grabar.

• Tu política. Algunas políticas sobre herramientas de notas con IA excluyen las reuniones de RR. HH. Nuestra propia plantilla de política pone las reuniones de RR. HH., de rendimiento y disciplinarias en la lista de «no grabar», con excepciones aprobadas por escrito.
• Tu asesoría jurídica. Si un abogado dirige o asesora la investigación, pregunta antes de cualquier grabación o herramienta de IA. Littler, un bufete laboralista de EE. UU., advierte que compartir conversaciones protegidas por el secreto profesional con un proveedor puede poner en riesgo esa protección, y sugiere limitar las herramientas de notas con IA cuando se habla de asesoramiento legal.
• El acuerdo. Según Acas, una organización puede grabar la reunión si su política lo permite y la persona está de acuerdo, cualquier decisión de grabar debe acordarse entre todas las partes, y una grabación encubierta puede considerarse una falta o una ruptura de la confianza.

Una grabadora sin bot no muestra nada a nadie, así que avisar a todos antes de empezar es tu tarea. En California, grabar una conversación confidencial sin el consentimiento de todas las partes es un delito, en persona o por teléfono (Código Penal, sección 632). En Alemania, grabar sin autorización la palabra no pública de otra persona es un delito (artículo 201 del Código Penal). Las normas cambian según el país y el estado, así que comprueba las normas allí donde esté cada persona de la reunión.

Tus notas cuentan lo que se dijo con tus palabras. Una grabación y su transcripción guardan las palabras de la propia persona, completas, y varias normas dan importancia a esa diferencia.

Así encaja Reline. Capta tu micrófono y el audio del ordenador en local en Mac, Windows, Linux (beta) o en el navegador, y no se une ningún bot. La transcripción, la IA y el almacenamiento van en la nube. Reline transcribe mientras graba, así que no puede transcribir un archivo de otra grabadora. La grabación se conserva, así que puedes pulsar play en cualquier línea de la transcripción.

• En una sala, todos entran por un solo micrófono, así que no hay una separación de voces en la que puedas confiar. La opción beta Micrófono compartido (en «Quién está en este micrófono») numera las voces y tú les pones nombre. Es una estimación, no una prueba de quién habló. Escucha antes de reproducir las palabras de nadie.
• En una videollamada en la que estás solo ante tu ordenador, tu lado (Yo) y el de la llamada (Otro) llegan por flujos de audio separados. Un acompañante del lado de la persona entrevistada queda con ella en Otro.
• Antes de que la persona entrevistada firme, escuchad juntos cualquier línea discutida.
• Quien tenga permiso de edición puede cambiar las palabras o el nombre del hablante de una línea de la transcripción, o borrar la línea, y Reline no guarda la versión anterior ni registra el cambio. El audio sigue tal como se grabó. Escribe las correcciones en la nota, con fecha, y da a los demás solo acceso de lectura.
• Los resúmenes no citan nada, y un resumen de IA no es una declaración: nunca lo envíes a firmar. Las respuestas del chat pueden citar una nota o un momento, lo que ayuda a encontrar un pasaje antes de escucharlo.
• Acceso: las notas son privadas por defecto, y un rol en el espacio de trabajo no da acceso por sí solo. Crea una carpeta por caso en Mis notas, no en un teamspace, y compártela con nombres concretos. En todos los planes, Reline registra en cada nota eventos como compartir, cambiar el título, mover y restaurar, pero no quién la abrió ni qué cambió en la transcripción. Si dejas el espacio de trabajo, su propietario puede abrir las notas que dejaste fuera de los teamspaces cerrados y privados.
• Conservación: no hay calendario de borrado automático, así que tu plazo es una regla que sigue tu equipo. «Eliminar permanentemente» en la papelera borra al momento la nota, sus grabaciones y su transcripción. Lo que quede en la papelera se purga a los 30 días.
• Documentación: hay un DPA disponible. No hay informe SOC 2 ni BAA.
• Precio: 15 $ por usuario al mes. El plan gratis incluye 10 horas de transcripción y 1 hora por grabación.

La plantilla es tuya en cualquier caso. Si grabas, avisa a todos antes y pide a cada persona que lo acepte en voz alta al empezar la grabación.