Cómo transcribir una reunión de Webex, seas o no anfitrión

Para transcribir una reunión de Webex, activa los subtítulos y descarga el texto desde su panel antes de que termine, si tu sitio lo permite. Anfitriones y coanfitriones también pueden iniciar Cisco AI Assistant o una grabación en la nube. Las grabaciones en el equipo no incluyen transcripción. Reline, app de escritorio sin bot, transcribe tu próxima reunión en directo.

Las opciones 1 y 2 de abajo solo existen en esta plataforma. En una reunión, abre la información de la reunión y luego la sección de seguridad. Fuera de una reunión, inicia sesión en tu sitio Webex y abre las descargas y luego la información de versión. Si la plataforma de reuniones dice Commercial (Webex Suite), estás en ella. Si no aparece ninguna plataforma, tus reuniones aún no se han trasladado. Es una etiqueta de despliegue y no un plan, así que no la confundas con el plan llamado Webex Suite en la página de precios de EE. UU. de Webex.

Es la única vía de Webex que un asistente puede usar por su cuenta, y no necesita grabación. Tu administrador de Webex debe permitir guardar transcripciones en las reuniones.

1. En la reunión, activa los subtítulos. Cualquier participante puede hacerlo. Un mensaje avisa a todos de que la app está grabando la transcripción de la reunión, y quienes se conectan por teléfono oyen un anuncio.
2. Abre el panel de subtítulos si no se ve: haz clic en el botón de más paneles, abajo a la derecha de la ventana de la reunión, y elige los subtítulos.
3. Antes de que termine la reunión, haz clic en el botón de descarga, en la parte superior del panel de subtítulos, y elige dónde guardar el archivo.

Obtienes un archivo de texto que va desde que se activaron los subtítulos hasta que haces clic en descargar. Si te uniste más tarde, el tuyo empieza cuando te uniste. Así que descárgalo cerca del final y no esperes a que el anfitrión termine la reunión. Si un administrador ha desactivado los subtítulos para el anfitrión, o el panel de subtítulos para el sitio, nadie puede guardar una transcripción. Webex también advierte de que este texto automático puede tener errores y no debe usarse como documento legal.

Cisco AI Assistant te da un resumen y una transcripción después de la reunión, sin grabarla. De forma predeterminada, solo el anfitrión y los coanfitriones pueden iniciarlo y detenerlo. Un participante que hace clic en AI Assistant en los controles de la reunión ve una ventana emergente que le indica pedírselo, y un anfitrión puede cambiar el ajuste para que cualquiera pueda iniciarlo. Todos reciben un aviso sonoro y visual mientras está activo.

1. Haz clic en AI Assistant en los controles de la reunión e inicia el resumen. Si no empieza solo, el anfitrión recibe un recordatorio.
2. Revisa el ajuste de guardado: en el panel de AI Assistant, haz clic en el icono del engranaje y busca la opción sobre el contenido disponible después de la reunión. De forma predeterminada se guardan el resumen y la transcripción. Las otras dos opciones no conservan la transcripción.
3. Después de la reunión, el resumen y la transcripción están en la cuenta del anfitrión en Webex App, en el resumen posterior de la reunión. Si la reunión está vinculada a un espacio, los enlaces también aparecen allí.
4. El anfitrión o el coanfitrión puede descargar la transcripción y compartirla con los participantes.

La comparativa de planes de Webex incluye los resúmenes de reunión en los planes de pago y no en Free, y su página de ayuda indica contactar con tu administrador si no ves la función. Si tu sitio aún no está en la plataforma de reuniones Webex Suite, el antiguo Webex Assistant, si tu sitio lo tiene, cumple un papel parecido: los anfitriones lo activan durante la reunión, Webex dice que solo transcribe bien el inglés, y la transcripción aparece en User Hub, en el calendario, entre las reuniones completadas, y luego en la revisión.

Una grabación en la nube te da el vídeo y una transcripción juntos. Tienes que ser anfitrión o coanfitrión con una cuenta de Webex de pago. Una grabación en el equipo no sirve: Webex deja las transcripciones fuera de esos archivos.

1. Antes de la reunión, inicia sesión en User Hub, abre los ajustes, luego reuniones y grabación, y activa la opción que crea transcripciones para todas tus grabaciones MP4. Si no ves el ajuste, puede que tu administrador haya hecho automáticas las transcripciones para todos o que no las permita.
2. En la reunión, abre el control de grabación (en el menú de más opciones si está oculto), elige la opción de la nube e inicia la grabación. Para cuando termines.
3. Espera. La grabación puede tardar hasta 24 horas en llegar. Una transcripción suele aparecer en menos del doble de la duración de la reunión, y en casos raros tarda hasta 24 horas.
4. En User Hub, abre las grabaciones y luego las reuniones, selecciona la grabación y haz clic en el botón de descarga del panel de transcripción. El anfitrión también puede corregir errores con el icono del lápiz durante la reproducción.

Esta transcripción solo existe en inglés, y Webex no la genera si prevé mala calidad, por ejemplo con ruido de fondo, mala acústica o habla en otro idioma. En la plataforma de reuniones Webex Suite, una grabación en la nube iniciada por el anfitrión también puede traer un resumen con IA, tareas y capítulos junto con la transcripción. El anfitrión recibe un correo, abre la grabación en User Hub o en el resumen posterior de Webex App y descarga el contenido de la reunión. Si no lo ves, un administrador debe activarlo.

Los planes de pago menores son Starter, Plus y Business en las páginas de ayuda, y Webex Meet y Webex Suite en la página de EE. UU. Las páginas de Webex no coinciden en los idiomas. Sus páginas de ayuda mencionan 15 o 16 idiomas hablados, según la página, y 5 en una cuenta gratis (inglés, francés, alemán, español e italiano), mientras que la comparativa muestra menos en los planes de pago menores. El anfitrión define el idioma hablado, o lo hace la detección automática. La transcripción junto a una grabación solo existe en inglés. Una página de ayuda también describe una transcripción posterior en todos los idiomas hablados, en el calendario, en la revisión, para el tiempo en que la grabación y Webex Assistant o los subtítulos estuvieron activos a la vez. Haz una reunión de prueba corta en tu idioma antes de confiar en esto.

Webex dice que si asistes a una reunión no puedes grabarla tú. Aun así tienes cuatro vías:

• Subtítulos y descarga: la opción 1 de arriba, si tu sitio lo permite. Los subtítulos no están disponibles en seminarios web con vista de webcast.
• Pedir AI Assistant: pide al anfitrión o al coanfitrión que lo inicie. Hacer clic en AI Assistant en los controles de la reunión solo muestra una ventana emergente que te indica pedirlo, salvo que el anfitrión lo haya abierto a todos.
• Pedir la grabación después: el anfitrión puede compartirla como lector o editor, y el enlace muestra la transcripción correspondiente. La página de Webex sobre las transcripciones de Webex Assistant dice que con acceso de solo lectura no se pueden descargar, y su página sobre compartir no trata los permisos de descarga, así que pide permiso de edición si necesitas el archivo. El uso compartido automático solo llega a invitados internos, y compartir desde Webex App se queda dentro de la organización, así que los invitados externos necesitan que se comparta desde web.webex.com o el sitio Webex.
• Usar una app de escritorio en tu propio equipo: Reline, abajo, no depende de ningún ajuste de Webex.

Depende del tipo de grabación. Las páginas de ayuda de Webex no describen ningún paso para añadir una transcripción a una grabación que no la tiene, ni dicen si el ajuste de transcripción alcanza a las grabaciones anteriores. Una página dice que, en la plataforma de reuniones Webex Suite, si los ajustes de grabación estaban desactivados, el anfitrión aún puede generar el resumen y los capítulos después, pero no menciona la transcripción.

• Vidcast: el producto de mensajes de vídeo de Webex puede importar grabaciones de Webex Meetings y Webinars si la grabación permite descargas, y te deja editar la transcripción después. Un administrador puede desactivar la importación. Subir un archivo externo es una función Premium para clientes de Enterprise Webex Suite, hasta 2 GB. Las notas de versión de Webex dicen que los vídeos se pueden transcribir en inglés y en otros 13 idiomas, y que las reuniones de Webex importadas muestran la identificación de hablantes en la transcripción. Su página de importación no dice si una grabación sin transcripción obtiene una, y no lo hemos probado.
• Microsoft Word: la función Transcribir, en Word para la web y en Word para Microsoft 365 en Windows para cuentas de empresa, permite subir archivos .wav, .mp4, .m4a y .mp3, con 300 minutos de audio subido al mes en una suscripción a Microsoft 365.
• Whisper: el reconocimiento de voz de código abierto de OpenAI es gratis con licencia MIT. Lo instalas tú con Python y ffmpeg y lo ejecutas desde la línea de comandos, así que encaja con quien se maneja bien con eso.

• Webex Free: según Webex, las transcripciones de grabaciones y la grabación en la nube no están disponibles en el plan gratis. Una grabación desde la app de escritorio no tiene transcripción, y las reuniones duran hasta 40 minutos. Las páginas de ayuda mencionan subtítulos en 5 idiomas hablados en cuentas gratis, mientras que la comparativa deja los subtítulos en blanco, así que inicia una reunión de prueba y mira si tu panel de subtítulos tiene el botón de descarga.
• Una grabación en el equipo más Whisper: ninguno cuesta nada, pero tienes que ser el anfitrión, y Whisper lo instalas tú.
• El plan Free de Reline: 10 horas de transcripción, en directo, sin cambiar nada en Webex, sea cual sea el plan del anfitrión.

Para tu próxima llamada de Webex, puedes transcribir tu propio ordenador en lugar de la reunión. La app de escritorio de Reline para Mac, Windows y Linux (beta) capta tu micrófono y el sonido que reproduce tu ordenador, y escribe una transcripción en directo en más de 60 idiomas con detección automática. Nada se une a la reunión, y no necesitas rol de anfitrión, plan de Webex de pago ni ajustes de administrador. Funciona con la app de Webex y con Webex en un navegador.

1. Instala la app de escritorio de Reline e inicia sesión. Puedes empezar con el plan Free.
2. Permite el micrófono cuando te lo pida y, en un Mac, también el audio del sistema.
3. Únete a la reunión de Webex como siempre y avisa a los demás de que grabas el audio para tomar notas.
4. Pulsa Grabar en Reline. La transcripción en directo empieza en cuanto alguien habla.
5. Para al terminar la reunión. Tienes la transcripción, un resumen con IA al lado y el audio guardado, con un botón de reproducir en cada línea.

Nombres de quien habla: la transcripción se etiqueta Yo frente a Otro (tu micrófono frente al audio de la reunión), y Reline no lee los nombres de Webex. En una reunión de grupo, abre «Quién está al otro lado» junto al botón de grabar y elige «Separar hablantes» (beta): Reline numera cada voz del lado de la reunión (una estimación), y haces clic en una voz para ponerle nombre tú.

• Reuniones ya terminadas: sin subida de audio ni vídeo, una grabación terminada queda para las opciones de Webex o una herramienta de transcripción de archivos.
• Vídeo: Reline guarda audio y transcripción, no un vídeo de la reunión ni de la pantalla compartida.
• Nombres desde Webex: la opción beta «Separar hablantes» solo numera las voces para que tú les pongas nombre.
• Sonido en Windows: Reline graba todo el dispositivo de salida predeterminado, no solo Webex. Usa auriculares y silencia otros sonidos.
• Sin conexión: la transcripción, los resúmenes y el almacenamiento van en la nube. Solo la captura es local.
• Tu móvil: no hay app móvil.

Webex anuncia sus propias transcripciones: un mensaje y un anuncio telefónico en la vía de los subtítulos, y un aviso sonoro y visual en AI Assistant y en las grabaciones con resumen. Webex también dice que todos los participantes deben dar su consentimiento antes de que una reunión se grabe, se resuma o se transcriba, y los administradores pueden activar el consentimiento explícito: quien lo rechaza solo puede escuchar, sin audio, vídeo, compartir ni chat. Reline no muestra nada en la reunión, así que avisar te toca a ti, y una transcripción hecha así parte igualmente de una grabación de la voz de los demás. Varios estados de EE. UU., entre ellos California, exigen que todas las partes acepten antes de grabar una llamada, y en la UE necesitas una base legal según el RGPD y deberías explicar para qué grabas. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante. El hábito sencillo: di al empezar la reunión que grabas para tomar notas, y para si alguien se opone.

• Webex Help Center, "Download a meeting transcript without recording the meeting" (lctx8k) and "Allow participants to save a transcript in a meeting" (n57qqe7): help.webex.com
• Webex Help Center, "Show real-time translation and transcription in meetings and webinars" (nqzpeei): help.webex.com
• Webex Help Center, "Cisco AI Assistant in meetings" (nyzkuik), "AI-generated meeting summaries in recordings" (nslyqzx) and "Post-meeting email" (nl0bttab): help.webex.com
• Webex Help Center, "Create recording transcripts in meetings and webinars" (n18892z), "Turn on recording transcripts in meetings, webinars, and events" (uq5009), "Download a recording transcript for meetings and webinars" (npoakae) and "View, search, and edit Webex recording transcripts" (7l12j7): help.webex.com
• Webex Help Center, "Record a meeting or webinar" (n62735y), "Record a meeting and webinar in the cloud" (xl9d60) and "Record a meeting on your computer" (jfgavq): help.webex.com
• Webex Help Center, "Turn on or turn off Webex Assistant" (n91uf2x) and "Review and manage meeting transcripts created by Webex Assistant" (r0jptm): help.webex.com
• Webex Help Center, "Share meeting and webinar content with others" (ngg906s), "About the Webex Suite meeting platform" (m61d8eb) and "Explicit consent in meetings" (a1hui6): help.webex.com
• Webex Help Center, "Import Your Webex Meeting" (na8ors3), "Manage Vidcast in Control Hub" (c7xdou), "External Video Upload" (su8y43) and "Vidcast release notes" (nls5b52): help.webex.com
• Webex plan comparison, US and UK: pricing.webex.com
• Microsoft Support, "Transcribe your recordings": support.microsoft.com
• OpenAI, Whisper: github.com/openai/whisper