Cómo transcribir una reunión de Teams, en directo o después

Para transcribir una reunión de Teams, elige Más acciones, luego Transcribir, o inicia una grabación, que transcribe automáticamente. La transcripción va al OneDrive del organizador y aparece en el chat de la reunión y la pestaña Resumen. Los invitados y las personas de otra organización no pueden iniciarla. Para ellos, Reline transcribe la próxima reunión desde su ordenador, sin bot.

1. Únete a la reunión en la app de escritorio de Teams.
2. En los controles de la reunión, elige Más acciones y luego Transcribir.
3. Comprueba el idioma hablado y elige Confirmar. Pon el idioma que se habla de verdad: el ajuste se aplica a todos, y si no coincide, la precisión baja.
4. Todos en la reunión ven un aviso de que se está transcribiendo. Para seguir el texto, abre Más acciones, elige la flecha junto a la opción de transcripción y luego Mostrar transcripción.
5. Para detenerla, vuelve a abrir Más acciones y deténla desde la opción de grabación o de transcripción. También se detiene sola cuando todos salen.

Iniciar una grabación también inicia la transcripción, así que no hacen falta las dos cosas. Según Microsoft, la vista en directo solo está en Teams para escritorio. La app móvil puede iniciar y detener la transcripción y muestra el texto después de la reunión, y los pasos de Microsoft no cubren Teams en la web.

Roles: los invitados tampoco pueden iniciarla. Con Teams Premium o una licencia de Copilot, los organizadores eligen quién puede grabar y transcribir: organizadores y coorganizadores, también moderadores, o nadie.

Licencia: la ayuda de Microsoft sobre transcripción no nombra ninguna licencia concreta para la transcripción normal, solo roles y directivas. Para grabar sí hay una lista: el organizador y quien graba necesitan Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3 o A5, o Microsoft 365 Business, Business Premium o Business Essentials. Los complementos añaden extras: la transcripción traducida en directo pide Teams Premium en el organizador, el resumen inteligente pide Teams Premium o Microsoft Copilot, y Copilot es en sí una licencia adicional aparte.

Directivas: la transcripción es un ajuste por organizador y por usuario a la vez. El organizador tiene que tenerla activada, y también quien la inicia. Según Microsoft, está activada por defecto en las directivas de reunión nuevas, y las llamadas 1:1 siguen una directiva de llamadas aparte.

Microsoft prevé un mensaje emergente para cada caso, así que mira primero el de la opción. Los motivos habituales:

• Eres invitado, estás en otra organización que el organizador o no has iniciado sesión.
• La directiva de tu administrador o la del organizador no permite transcribir, o un cambio reciente aún no ha surtido efecto.
• No eres moderador, y en esta reunión solo pueden iniciarla los organizadores y moderadores.
• El organizador limitó la grabación y la transcripción a organizadores y coorganizadores, o no las permite a nadie.
• El organizador desactivó Copilot en la reunión, lo que también desactiva la grabación y la transcripción.

La transcripción se guarda junto con la grabación, si la hay, en el OneDrive del organizador, o en el sitio de SharePoint del canal si es una reunión de canal.

Se puede. Inicia solo la transcripción con los pasos de arriba: no se crea ninguna grabación, sigues teniendo una transcripción guardada y todos siguen viendo el aviso. Otras dos opciones tampoco crean grabación, pero tampoco dejan transcripción:

• Subtítulos en directo: en tu propia pantalla, desde Más acciones. Teams no los guarda.
• Copilot con "Solo durante la reunión": notas y respuestas durante la reunión para quienes tienen licencia de Copilot. Los datos de voz a texto no se guardan al terminar.

Copilot no escribe una transcripción por sí solo: es un asistente de IA, y necesita una licencia adicional aparte. Lo que ocurre depende de la opción que el organizador elija en las opciones de la reunión, en la parte dedicada a Copilot y la IA:

• Durante y después de la reunión: al elegir Copilot en los controles de la reunión, te pide iniciar la transcripción. En cuanto alguien transcribe, quienes tienen licencia pueden usar Copilot durante la reunión y después desde el chat de la reunión y la pestaña Resumen, y la transcripción se guarda como siempre. En la directiva de administración predeterminada de Microsoft esta opción es obligatoria y los organizadores no pueden cambiarla.
• "Solo durante la reunión": Copilot arranca al elegirlo, sin necesidad de transcripción. Los datos de voz a texto no se guardan, así que después Copilot no está en la pestaña Resumen, salvo que alguien también haya transcrito o grabado. Tu organización aún puede conservar las indicaciones y respuestas de Copilot.
• Copilot desactivado: nadie puede usarlo, y nadie puede grabar ni transcribir la reunión.

Microsoft también dice que Copilot no funciona en reuniones organizadas fuera de tu organización, así que una licencia de Copilot no sirve cuando eres invitado.

Depende de lo que exista. Una grabación normalmente inicia la transcripción de forma automática, así que busca primero una transcripción.

1. Hay transcripción: abre la reunión en tu calendario de Teams, el chat de la reunión o la pestaña Resumen. Los organizadores y coorganizadores pueden descargar un archivo .docx o .vtt.
2. Hay grabación pero no transcripción: abre el vídeo en OneDrive o SharePoint. Si eres su propietario o puedes editarlo, abre la configuración del vídeo en la página del reproductor y genera ahí la transcripción. Microsoft lo limita a vídeos de menos de 4 GB y menos de 4 horas, los administradores pueden desactivarlo y el artículo no dice si funciona con una grabación de Teams sin transcripción. El resultado se descarga como archivo WebVTT.
3. No hay opción para generarla: descarga la grabación y súbela a Word, en Inicio, Dictar, Transcripción, Cargar audio. Word admite archivos .wav, .mp4, .m4a y .mp3, separa a los hablantes y permite 300 minutos de subida al mes con una suscripción a Microsoft 365 (30.000 con licencia de Copilot). Funciona en Word para la web con Edge o Chrome, y en Word para Microsoft 365 en Windows con inquilinos comerciales.
4. Sin grabación ni transcripción: no queda nada que transcribir. Teams no guarda los subtítulos.

Los asistentes de la organización del organizador normalmente pueden ver una grabación, pero no descargarla, y las personas de otras organizaciones no tienen acceso hasta que el organizador la comparte. Si no eres el organizador, empieza por pedir el archivo.

Con una cuenta personal de Microsoft, la ayuda de Microsoft cubre los subtítulos en directo, no una transcripción guardada. Los suscriptores de Microsoft 365 Personal, Familia y Premium pueden grabar, y la grabación se queda 30 días en el chat. El camino es grabar, descargar el archivo y subirlo a Transcripción en Word para la web, porque Word en Windows solo lo ofrece con inquilinos comerciales.

Cuando Teams no te deja iniciar ni conservar una transcripción, puedes captar la reunión en tu propio ordenador. La app de escritorio de Reline (Windows, Mac y Linux (beta)) graba en local tu micrófono y el audio de la reunión y los transcribe en directo. Nada se une a la reunión, y no necesitas una licencia de Copilot, la directiva del organizador ni una cuenta en su organización.

1. Instala la app de escritorio de Reline e inicia sesión. Puedes empezar con el plan Free.
2. Permite el micrófono cuando te lo pida. En Mac, permite también el audio del sistema.
3. Únete a la reunión como siempre, en la app de Teams o en Teams en la web.
4. Pulsa Grabar en Reline. La transcripción en directo empieza en cuanto alguien habla, en más de 60 idiomas con detección automática.
5. Para al terminar la reunión. Tienes la transcripción, un resumen con IA al lado y el audio guardado, con un botón de reproducir en cada línea.

Nombres de quien habla: la transcripción se etiqueta Yo frente a Otro (tu micrófono frente al audio de la reunión), y Reline no lee los nombres de Teams. En una reunión de grupo, abre «Quién está al otro lado» junto al botón de grabar y elige «Separar hablantes» (beta): Reline numera cada voz del lado de la reunión (una estimación), y haces clic en una voz para ponerle nombre tú.

• Sin transcripciones de reuniones pasadas: no acepta una grabación de Teams ni ningún otro archivo de audio o vídeo.
• Sin vídeo: Reline guarda audio y transcripción, no una grabación de pantalla.
• Sin nombres de quien habla desde Teams: la opción beta «Separar hablantes» solo numera las voces para que tú les pongas nombre.
• En Windows graba toda la salida predeterminada, no una sola ventana, así que también capta otros sonidos de tu PC.
• Sin IA en el dispositivo: la transcripción, los resúmenes y el almacenamiento van en la nube. Solo la captura es local.
• La transcripción se queda en Reline: no aparece en el chat de Teams ni en la pestaña Resumen, y tú pulsas Grabar.

El aviso de Teams solo cubre su propia transcripción y grabación. Reline no muestra nada en la reunión, así que avisar te toca a ti. Varios estados de EE. UU., entre ellos California, exigen que todas las partes acepten antes de grabar una llamada, y en la UE necesitas una base legal según el RGPD y deberías explicar para qué grabas. Las normas cambian según el país y el estado, así que revisa las normas de donde esté cada participante. El hábito sencillo: di al empezar la reunión que grabas para tomar notas, y para si alguien se opone. Como invitado estás en la reunión de otra empresa, así que pregunta primero al organizador.