AIで議事録を作成する方法（無料テンプレート付き）

議事録とは、会議で何が決まったかを短く構造化して記録したものであり、一言一句の文字起こしではありません。良い議事録は1ページに収まり、3つの問いに答えます。誰が出席したか、何が決まったか、次の一歩を誰が担うか。以下に、あらゆる会議で再利用できるコピペ用テンプレートと、実際に話された内容に基づいてAIに録音から下書きさせる方法を紹介します。

議事録の狙いは、会議に出られなかった人が1分で読んで、何が変わったかを把握できることです。つまり、あなたは文字起こしではなく取捨選択をしています。5つのセクションでほぼすべての仕事が片づき、毎回同じ5つを再利用することで、形式が予測可能で検索しやすくなります。

2つのセクションが重みを担います。決定事項とアクションアイテムです。議事録を書く時間が30秒しかないなら、この2つを書くはずです。誰も記録しなかった決定は翌週に蒸し返され、担当者のないアクションは願望にすぎず、期限のないものは決して予定に入りません。

以下は記入式の骨組みです。任意のドキュメントに貼り付け、ラベルはそのままにして、角かっこ内の指示を置き換えてください。週次の同期、顧客との通話、プロジェクトのキックオフのいずれにも、毎回作り直さずに使えるよう、あえてシンプルにしています。

これがテンプレートのすべてです — 過去形で埋める、ラベル付きの5つの枠で、意見は入れません。6部構成の物語的な構造、正式版と略式版の違い、会議の前・中・後に書く手順まで含む長編版が必要なら、それは別途取り上げています。

ここは多くの人がつまずくので、はっきり述べます。文字起こしは、発話順にすべての語を一言一句記したものです。議事録は結果の要約 — 決定事項とフォローアップ — で、その場にいなかった人のために書かれます。文字起こしは素材であり、議事録は完成した記録です。文字起こしから議事録を作ることはできますが、文字起こしをそのまま議事録として送ってはいけません。

はい — AIは録音からこの正確な形で議事録を下書きでき、その場で入力するよりはるかに速いです。コツは、AIは下書きするのであって、送信はしないという点です。最良の構成は、ボットなしで会議を録音し、文字起こしし、その後に再利用可能な形式を適用して、出力が常に上で定義した同じ5セクションの骨組みに収まるようにします。

Relineはこれをボットなしで行います。デスクトップアプリがあなたのマイクとシステム音声を端末上でローカルに取り込むため、通話に参加者は加わらず、参加者一覧に何も現れません。正確に言えば、取り込みはローカルで行われ、文字起こしとAI要約はデータ処理契約のもとで当社のクラウドで実行され、あなたの会議がモデルの学習に使われることはありません。文字起こしは自動検出で60以上の言語に対応します。

会議のあとは、録音にLensを向けます。Lensは再利用可能な出力形式です — 上のテンプレートの形（出席者、議題、決定事項、担当者付きアクションアイテム、次のステップ）で1つ保存すれば、それを実行するどの会議もその構造で返ってきます。要約は引用付きなので、各行はそれが由来する文字起こしの正確なセグメントにリンクし、決定をクリックすればそれが下された瞬間を聞けます。このリンクこそ、聞き直しではなく2分で確認を終えられる理由です。

一貫性は規律の問題ではなく、形式に仕事をさせられるかの問題です。すべての会議が同じ5セクションの骨組みから始まれば — 人が埋めても、Lensが下書きしても — 議事録は毎週同じように読め、自分に関係する決定をどこで探せばよいかが皆に分かります。保存したLensは、その骨組みを、思い出して適用するものではなく、既定の出力にします。

• 毎回同じ5セクションを、同じ順序で使う。
• 決定事項は確定した結果として、過去形で、意見なしで書く。
• すべてのアクションアイテムに担当者と期限を付ける — 例外なし。
• 出席者だけでなく、招待した全員に配布する。
• 文字起こしを源として残し、後で任意の行を検証できるようにする。