Les preneurs de notes IA sont-ils sûrs ? Checklist sécurité

Oui, un preneur de notes IA peut être sûr pour la plupart des réunions de travail, mais cela dépend de l'outil. Avant d'en approuver un, vérifiez sept points : bot ou non, lieu et durée de stockage de l'audio et des transcriptions, entraînement d'une IA sur vos réunions, accès aux notes, administration et journaux, consentement, certifications.

Ce guide s'adresse à la personne qui doit dire oui : le responsable informatique, l'équipe sécurité ou le manager à qui l'on pose la question en premier. Chaque information sur un éditeur vient de ses propres pages, lues en novembre 2026. Reline édite un preneur de notes IA : nous répondons donc aussi à chaque point pour Reline, y compris là où il est en retrait.

Collez ce tableau dans votre évaluation fournisseur et demandez des preuves plutôt qu'un oui : une page d'aide, une capture du réglage ou un document signé.

Du point de vue de la sécurité des données, un preneur de notes qui rejoint l'appel comme bot et un outil qui enregistre sur votre ordinateur diffèrent par l'endroit où naît l'enregistrement, ce qu'il peut capter et qui contrôle la porte. Ils se rejoignent sur un point : votre audio finit dans un cloud. La plupart des outils des deux familles, Reline compris, y transcrivent et y stockent.

Microsoft décrit le risque des bots sans détour dans sa documentation d'administration Teams. Les bots externes de prise de notes peuvent, selon lui :

C'est pourquoi Teams détecte désormais les bots externes et, avec la stratégie par défaut, les garde en salle d'attente jusqu'à ce que l'organisateur les admette explicitement. Microsoft précise que la détection manque certains bots et signale parfois un humain (Microsoft Learn, mis à jour en juillet 2026).

Une application sans bot ferme cette porte et en laisse une autre ouverte. Rien n'apparaît dans la liste des participants : les contrôles de l'organisateur ne la voient jamais, et le devoir d'informer repose entièrement sur vous. Et comme elle enregistre ce que diffuse votre ordinateur, elle entend tout ce qui joue pendant qu'elle tourne : fermez la vidéo de l'autre onglet avant de lancer l'enregistrement.

Notre avis : pour les appels internes, et pour les appels clients où l'on s'attend à ce que vous preniez des notes, une application sur votre propre ordinateur est l'exposition la plus faible, car elle capte moins et n'assiste jamais à une réunion sans vous. Un bot se justifie quand il vous faut une trace de réunions auxquelles vous ne pouvez pas assister, ou quand vous voulez que chaque participant voie l'enregistreur par défaut. Dans les deux cas, les questions de cloud ci-dessous pèsent plus que le bot.

Il existe une troisième option : l'assistant intégré à la plateforme de réunion, comme Copilot dans Teams, Gemini dans Google Meet ou l'AI Companion de Zoom. Personne de nouveau ne rejoint l'appel, et les données restent chez un éditeur que vous avez déjà approuvé. Microsoft indique que les prompts, les réponses et les données consultées via Microsoft Graph ne servent pas à entraîner ses modèles de fondation, et Google que Workspace n'utilise pas les données clients pour entraîner des modèles sans autorisation. La limite : la licence et les réglages de l'organisateur décident s'il fonctionne, il aide donc rarement sur l'appel d'une autre entreprise.

Nous avons lu en novembre 2026 la politique de confidentialité, la page sécurité, la page tarifs et le centre d'aide de chaque éditeur. « Non précisé » signifie que nous ne l'avons pas trouvé sur ces pages, pas que la fonction manque. Les politiques changent : vérifiez la date sur la page avant de signer.

Tout preneur de notes IA fait passer vos paroles par trois étapes, et chacune pose sa propre question de stockage :

1. Capture. Un bot enregistre sur les serveurs de l'éditeur ; une application de bureau, sur votre ordinateur.
2. Transcription. Presque toujours un service de reconnaissance vocale dans le cloud, exploité par l'éditeur ou par un prestataire de sa liste de sous-traitants ultérieurs.
3. Stockage et IA. La transcription, les notes et souvent l'audio résident dans la base de données et le stockage de fichiers de l'éditeur, et les résumés ou les réponses du chat viennent de modèles de langage, le plus souvent ceux d'un tiers.

C'est sur la conservation que les outils divergent. Granola supprime l'audio une fois la transcription terminée : seule la transcription reste. Otter et Reline gardent l'enregistrement avec la note jusqu'à ce que vous la supprimiez, même si la page tarifs d'Otter cite aussi une conservation personnalisée parmi ses fonctions d'administration. Fathom et Fireflies proposent une conservation personnalisée en Enterprise, et Granola permet à chaque utilisateur, ou à un admin Enterprise pour tous, de fixer un délai de suppression automatique des transcriptions.

Aucun des deux choix n'est gratuit. Un audio supprimé ne peut pas fuiter, mais il ne peut pas non plus trancher ce qui a vraiment été dit : un chiffre mal entendu ressemble exactement à un chiffre juste. Un audio conservé vous permet de vérifier la transcription contre l'enregistrement, et c'est une chose de plus à gouverner. Demandez ce que vous obtenez, et ce que la suppression efface : l'audio, la transcription, le résumé et chaque résultat IA, ou seulement la note que vous voyez.

Elle est aussi sûre que le service qui la réalise et le contrat qui l'encadre. La plupart des preneurs de notes transcrivent dans le cloud, vérifiez donc quatre points : l'audio est chiffré en transit et au repos, le service de reconnaissance vocale figure dans la liste des sous-traitants ultérieurs, il ne s'entraîne pas sur votre audio, et il ne garde rien une fois le texte renvoyé, ou dit combien de temps il le garde.

Dans Reline, l'audio est envoyé en continu à son service de reconnaissance vocale pendant l'enregistrement, et la transcription s'affiche en direct. Notes, transcriptions et enregistrements restent jusqu'à ce que vous les supprimiez, sans limite de durée sur aucune offre. Une note supprimée attend 30 jours dans la corbeille, puis elle est effacée définitivement avec son enregistrement, sa transcription, son historique de chat et ses résultats IA. Il n'existe pas encore de délai de suppression automatique fixé par un admin, ce qui compte si votre politique en exige un. Demandez à Reline où sont stockées vos données et quels fournisseurs les traitent ; il n'existe pas aujourd'hui d'option de résidence des données dans l'UE.

Posez la question à deux niveaux. D'abord les modèles de l'éditeur : les entraîne-t-il avec vos réunions, même désidentifiées ? Ensuite ses fournisseurs d'IA : l'entreprise derrière les résumés peut-elle s'entraîner sur ce qu'elle reçoit ?

Au premier niveau, les réponses varient beaucoup en novembre 2026. La politique de confidentialité d'Otter prévoit d'entraîner sa propre IA sur de l'audio et des transcriptions désidentifiés. Celle de Fathom indique que des données de réunion désidentifiées peuvent entraîner ses modèles internes, sauf si vous le désactivez dans les réglages du compte. Granola utilise des données anonymisées de ses offres Free et Business sauf si chaque utilisateur s'y oppose, et sa FAQ précise qu'il ne peut pas garantir que les données utilisées avant une opposition ont été écartées. Fireflies, tl;dv et Reline disent ne pas s'entraîner sur les données clients, et Read AI ne le fait qu'avec un accord explicite.

Au second niveau, Otter, Fathom et Granola affirment que leurs fournisseurs d'IA n'ont pas le droit de s'entraîner sur les données clients, et Fireflies décrit une conservation zéro jour chez ses fournisseurs d'IA. Faites inscrire les deux engagements au contrat, car l'absence d'entraînement ne dit rien de la durée pendant laquelle un fournisseur garde ce qu'il reçoit.

La politique de confidentialité de Reline indique que Reline n'utilise ni votre audio, ni vos transcriptions, ni vos notes pour entraîner des modèles d'IA. Les résumés et le chat reposent sur des modèles de langage de tiers, via l'AI Gateway de Vercel ; demandez à Reline quels fournisseurs traitent vos données. Posez la même question à chaque éditeur : c'est ainsi que vous vérifiez qui traite réellement vos réunions.

Le risque du quotidien, c'est une note qui atteint plus de monde que prévu : un compte rendu envoyé à chaque participant, une bibliothèque consultable par toute l'entreprise, un lien qui continue de fonctionner. Vérifiez trois réglages par défaut :

• Nouvelles notes : privées pour la personne qui a enregistré, visibles par tout l'espace de travail, ou partagées par lien ?
• Admins : un admin peut-il ouvrir chaque note ? Fireflies propose un rôle Super Admin avec accès à toutes les réunions de l'espace de travail ; Granola indique que les admins ne peuvent pas voir les notes privées individuelles.
• Comptes rendus et liens : l'outil envoie-t-il les notes aux participants de lui-même, et les liens restent-ils désactivés jusqu'à ce que quelqu'un les active ? La page tarifs d'Otter décrit son assistant rejoignant Zoom, Teams et Meet pour rédiger et partager les notes automatiquement : vérifiez où elles vont.

Reline est privé par défaut. Une nouvelle note n'est visible que par vous jusqu'à ce que vous la partagiez ou la placiez dans un dossier ou un espace d'équipe partagé. Cliquez sur Partager pour ajouter des personnes ou un espace d'équipe avec Accès complet, Peut modifier, Peut commenter ou Peut consulter ; un rôle dans l'espace de travail, à lui seul, n'ouvre rien, Propriétaire et Administrateur compris. L'interrupteur Partager sur le Web reste désactivé jusqu'à ce que vous l'activiez, puis vous choisissez Toute personne disposant du lien ou Uniquement les personnes invitées. La seule grande porte est un espace d'équipe Ouvert, où tous les détenteurs du rôle Membre peuvent modifier le contenu : gardez les appels sensibles dans un espace Fermé ou Privé. Une exception évite de perdre du travail : quand le créateur d'une note quitte l'espace de travail, le Propriétaire de l'espace peut ouvrir les notes qu'il a laissées hors des espaces d'équipe Fermés et Privés.

Pour la DSI, les questions sont concrètes : pouvons-nous imposer la connexion via notre fournisseur d'identité, retirer automatiquement les départs, bloquer les liens publics, fixer la conservation pour tous et montrer ensuite qui a fait quoi ? Voici ce que publient les éditeurs :

• Fireflies documente des événements d'audit Enterprise, interrogeables via son API, dont les consultations, partages, téléchargements et suppressions de réunions, les changements de rôle et les connexions.
• Otter mentionne des journaux d'activité dans son offre Business, et le SSO et le SCIM à partir de 100 licences.
• Fathom mentionne le SSO et le provisionnement SCIM en Enterprise. Granola propose le SSO en Enterprise à partir de 50 postes, avec des limites de partage et une conservation à l'échelle de l'organisation.
• Jamie, un autre preneur de notes sans bot, documente un journal d'audit Enterprise couvrant 14 catégories, connexions comprises, avec un export CSV.

Chez Reline, les journaux sont plus minces. Sur toutes les offres, l'onglet Activité d'un dossier indique quand il a été créé, renommé, déplacé, partagé ou mis à la corbeille. Les notes gardent un historique semblable, que l'application n'affiche pas encore et qui est supprimé avec la note. Aucun de ces journaux ne consigne les connexions, les exports, les consultations de notes ni celles des liens publics. Les espaces de travail Enterprise enregistrent aussi les invitations et les changements de rôles, d'espaces d'équipe, de réglages et de politiques dans un journal d'audit, mais sa page ne figure pas encore dans le menu des réglages de l'application. Les contrôles vont plus loin : sur toutes les offres, les admins peuvent, dans Contrôles des données, empêcher les membres de copier ou de déplacer des notes vers un autre espace de travail, et en Enterprise le Propriétaire de l'espace peut désactiver les liens publics pour tout l'espace de travail, ce qui empêche aussi les liens existants de s'ouvrir, et limiter les invitations à vos domaines e-mail. La connexion se fait avec Google, Microsoft ou un e-mail ; Reline ne peut pas encore imposer la connexion via votre fournisseur d'identité, et SAML et SCIM sont sur la feuille de route. S'il vous faut aujourd'hui du SSO, des journaux jusqu'aux consultations ou un départ automatisé des comptes, Reline n'y est pas encore.

Le droit de l'enregistrement s'applique qu'un bot rejoigne l'appel ou non. Le droit fédéral américain exige le consentement d'une partie, mais une douzaine d'États environ, dont la Californie, la Floride et l'Illinois, exigent en général celui de tous. Dans l'UE et au Royaume-Uni, le droit de la protection des données couvre les enregistrements de personnes. Quand les participants sont dans des lieux différents, suivez la règle la plus stricte.

Les tribunaux examinent les deux types d'outils. En août 2026, un tribunal fédéral de Californie a refusé de rejeter des demandes contre Otter fondées sur les écoutes et sur la loi de l'Illinois sur les données biométriques (In re Otter.AI Privacy Litigation) ; ce sont toujours des allégations, pas des constats. Une action de groupe envisagée, déposée devant le même tribunal le 30 juillet 2026, Chamberlain v. Granola, reproche à une capture sans bot d'avoir enregistré des personnes sans les prévenir ; ces allégations n'ont pas été jugées. Se passer du bot ne dispense pas de la question du consentement.

1. Ajoutez une ligne à l'invitation : qui enregistre, pourquoi et où vont les notes.
2. Redites-le au début, avant d'enregistrer, et demandez si quelqu'un s'y oppose.
3. Si quelqu'un refuse, arrêtez et prenez des notes à la main.

Certaines applications sans bot peuvent annoncer l'enregistrement à votre place : l'application de bureau de Fireflies propose un message dans le chat de la réunion sur Mac et un message audio de consentement. Reline n'a pas d'avertissement pendant l'appel. Il ne rejoint jamais l'appel, personne ne voit donc d'enregistreur, et prévenir les autres vous revient. Pour vous aider, Reline publie une notice claire pour les participants aux réunions sur reline.so/participants : ce qui a pu être collecté, qui décide de son sort, et comment s'y opposer ou en demander la suppression sans compte. Mettez le lien dans votre invitation.

• SOC 2 Type II : un auditeur indépendant a testé les contrôles de sécurité de l'éditeur sur une période, souvent de 3 à 12 mois. Le résultat est un rapport que vous demandez sous NDA ; vérifiez ses dates et son périmètre.
• ISO 27001 : un certificat pour un système de management de la sécurité de l'information, audité selon une norme publiée.
• HIPAA : il n'existe pas de certificat HIPAA. Si vous enregistrez des données de santé pour une entité couverte, il vous faut un Business Associate Agreement signé, souvent réservé à une offre entreprise.
• RGPD : pas de certificat non plus. Cherchez un DPA, une liste publique des sous-traitants ultérieurs et un mécanisme de transfert comme les clauses contractuelles types de l'UE.

Reline n'a aujourd'hui ni rapport SOC 2, ni certificat ISO 27001, ni BAA HIPAA. Ne l'utilisez pas pour des données de santé, et si votre revue de sécurité exige un rapport SOC 2, Reline ne la passe pas encore. Ce qu'il a : un DPA public avec clauses contractuelles types, une liste publique des sous-traitants ultérieurs, le chiffrement en transit et au repos, et un tableau de statut sur sa page sécurité qui place SOC 2 Type II sur la feuille de route.

• Les données de santé, sauf si votre offre inclut un BAA signé.
• Les conseils juridiques qui doivent rester couverts par le secret professionnel. Des cabinets d'avocats avertissent qu'un tiers qui traite la conversation peut mettre ce secret en jeu ; demandez d'abord à votre conseil.
• Les entretiens disciplinaires ou d'enquête quand les personnes concernées n'ont pas accepté l'enregistrement.
• Toute réunion où quelqu'un dit non.

Pour tout le reste, nous pensons qu'approuver un outil qui passe ces vérifications vaut mieux qu'une interdiction. Une interdiction pousse plutôt vers des comptes personnels que personne n'a examinés ; un outil approuvé apporte des réglages, un contrat et des journaux.

Les sept mêmes points, appliqués à Reline en novembre 2026, lacunes comprises.

Essayez-le d'abord sur un appel sans enjeu. Installez l'application de bureau, ouvrez une note et cliquez sur Démarrer : la transcription s'affiche pendant que les gens parlent. Quand vous arrêtez, cliquez sur Générer des notes, puis sur Partager, et lisez la liste d'accès avant d'ajouter qui que ce soit. L'offre Free inclut 10 heures de transcription et jusqu'à 1 heure d'enregistrement par note ; Professional coûte 15 $ par mois, ou 12 $ par mois en annuel.

Sources, consultées en novembre 2026 sur les propres pages des éditeurs : politique de confidentialité d'Otter (en vigueur le 16 juin 2026), page confidentialité et sécurité, pages tarifs et bureau ; page sécurité de Fireflies, son guide sur l'enregistrement sans bot et sa documentation API sur les événements d'audit ; politique de confidentialité de Fathom (mise à jour le 16 août 2026), pages de présentation et de tarifs ; FAQ sécurité, confidentialité et données de Granola ; page confidentialité de Read AI ; pages Security Commitment et application de bureau de tl;dv ; documentation du journal d'audit de Jamie ; Microsoft Learn sur les bots externes dans Teams et sur la confidentialité de Copilot ; Privacy Hub de Google sur l'IA générative dans Google Workspace ; Barnes & Thornburg (12 août 2026) et Baird Holm (24 août 2026) sur les affaires Granola et Otter ; Polsinelli (février 2026) sur le secret professionnel ; politique de confidentialité, DPA, liste des sous-traitants et page sécurité de Reline.